Hvorfor er det beslutningsdyktig?

Tenk deg dette scenariet: Dagen før styremøtet ditt i desember begrunner en snøstorm alle flyreiser og forhindrer alle unntatt to styremedlemmer fra å delta. På dette styremøtet stemmer de to medlemmene ut tre av sine medmedlemmer og tildeler seg selv en signaturmyndighet for alle kontroller over $ 200. Dette er et overdrevet eksempel, men det gjør et viktig poeng: En beslutningsdyktighet sørger for at et lite antall styremedlemmer ikke tar ikke-representative handlinger som binder organisasjonen.

Hvordan setter man et quorum

Mange organisasjoner spør om det finnes en magisk formel for å bestemme hva som skal utgjøre et quorum. Dessverre er det ikke det. Hvis organisasjonens vedtekter for øyeblikket ikke definerer beslutningsdyktigheten din – som enten kan være et antall eller en prosentandel av medlemmene – sjekk først statens lover for å avgjøre hva som er minimumskravet. Mange statslover setter beslutningsdyktighet som et flertall av stemmeberettigede medlemmer, men noen tillater at beslutningsdyktigheten er så lav som en tredjedel av styret. Disse lovene vil også omfatte annen nyttig informasjon, for eksempel om ting som fullmakter eller delegering av fullmakt til å stemme er tillatt.

Det er alltid nyttig å tenke på de verste tilfellene når man definerer beslutningsdyktige quorumstandarder for styret. For eksempel betyr et styre med 16 medlemmer og et quorumskrav på 40 prosent at det kan holdes et møte når syv medlemmer er til stede. Hvis vedtektene krever et «majoritet av beslutningsdyktig antall» for å avgi stemme, kan fire medlemmer (et flertall av de syv fremmøtte) avgjøre skjebnen til en sak. Dette er en fjerdedel av styret som tar grep som binder hele organisasjonen. Du bør strebe etter å sette et beslutningsnummer som er representativt for fullstyre.

Noen styrer setter et høyt quorum, for eksempel til 100 prosent, i håp om å sikre full representasjon. Dette gir ofte tilbakeslag og styrer finner seg aldri i stand til å nå beslutningsdyktig antall. Det er opp til organisasjonen din å avgjøre hva som er en god balanse mellom behovet for full representasjon og hva som er realistisk. Et eksempel på quorumpolitikk er gitt nedenfor. Vær oppmerksom på at dette kun er et utvalg. Den bør tilpasses for å oppfylle organisasjonens behov.

Hva om det å komme til quorum er et hyppig problem?

Når en person godtar en invitasjon til å sitte i et styre, er plikten nummer én å komme til møter. Mens de fleste styremedlemmene savner møter nå og t nb, problemer med kronisk oppmøte må tas opp. Hvis du konsekvent sliter med å nå et beslutningsdyktig quorum, er saken mer enn en eller to personer som ofte er fraværende – det er et problem for hele brettet. Ta et skritt tilbake og prøv å avgjøre hvorfor medlemmene mangler møter.

• Prioriterer de ikke møter i timeplanene sine? I så fall kan det være på tide å diskutere forbedring av oppmøtet ved å fokusere på omsorgsplikten og hvordan dårlig oppmøte skader organisasjonen. Noen styrer som sliter med fraværet fra styremedlemmene, vurderer å senke beslutningsdyktigheten. Dette er en tilnærming som til slutt prøver å rette opp en dårlig situasjon med et dårligere middel, og sende feil melding til medlemmene om deres forpliktelse til å delta på møter.
• Er møtene dine riktig strukturert? Tatt i betraktning styrets arbeidsmengde og gjeldende struktur, kan det være fornuftig for styret å vurdere å redusere frekvensen på møtene. Og selv om det ofte er å foretrekke å ha medlemmer på møter personlig, kan det å etablere en policy som gjør at styremedlemmer kan delta praktisk talt via telefon eller webkamera gi rom for fleksibilitet hvis noe skulle dukke opp, for eksempel uforutsette forretningsreiser?

Eksempel på kvorumpolitikk

Flertallet av styremedlemmene skal utgjøre et beslutningsdyktig antall for å gjennomføre selskapets offisielle virksomhet. Når medlemmene ikke kan være fysisk til stede, kan de delta fullt ut via telefonkonferanse. Teknologien må gjøre det mulig for styremedlemmene å høre det / de andre medlemmene som ikke er fysisk til stede, og gjøre det mulig for medlemmene som ikke er fysisk til stede å høre styrets diskusjon.