Hvorfor er der beslutningsdygtighed?

Forestil dig dette scenarie: Dagen før dit bestyrelsesmøde i december er en snestorm grundet alle flyvninger og forhindrer alle undtagen to bestyrelsesmedlemmer fra at deltage. På dette bestyrelsesmøde stemmer de to medlemmer ud af tre af deres kolleger og tildeler sig selv en underskriftsmyndighed for alle checks over $ 200. Dette er et overdrevet eksempel, men det gør et vigtigt punkt: Et beslutningsdygtighed sikrer, at et lille antal bestyrelsesmedlemmer ikke tager ikke-repræsentative handlinger, der binder organisationen.

Hvordan indstiller man et beslutningsdygtigt antal

Mange organisationer spørger, om der er en magisk formel til at bestemme, hvad der skal udgøre et beslutningsdygtigt antal. Desværre er der ikke. Hvis din organisations vedtægter i øjeblikket ikke definerer dit beslutningsdygtighed – som enten kan være et antal eller en procentdel af medlemmerne – skal du først kontrollere dine statslove for at bestemme, hvad minimumskravet er. Mange statslovgivninger sætter beslutningsdygtighed som et flertal af de stemmeberettigede medlemmer, men nogle tillader, at beslutningsdygtigheden er så lav som en tredjedel af bestyrelsen. Disse love vil også omfatte andre nyttige oplysninger, såsom om ting som fuldmagter eller delegation af autoritet til at stemme er tilladt.

Det er altid nyttigt at overveje de værst tænkelige scenarier, når man definerer beslutningsdygtige kvorumrormer for bestyrelsen. For eksempel betyder et bestyrelse med 16 medlemmer og et kvorumkrav på 40 procent, at der kan afholdes et møde, når syv medlemmer er til stede. Derefter, hvis vedtægterne kræver et simpelt “flertal i beslutningsdygtighed” for at kunne afstemme, kan fire medlemmer (et flertal af de syv fremmødte) bestemme skæbnen for et spørgsmål. Dette er en fjerdedel af bestyrelsen, der tager handling, der binder hele organisationen. Du bør stræbe efter at indstille et beslutningsdygtighedsnummer, der er repræsentativt for fuld bestyrelse.

Nogle bestyrelser sætter et højt beslutningsdygtighed, f.eks. til 100 procent, i håb om at sikre fuld repræsentation. Dette giver ofte bagslag bestyrelser finder sig aldrig i stand til at nå beslutningsdygtighed. Det er op til din organisation at afgøre, hvad der er en god balance mellem behovet for fuld repræsentation og hvad der er realistisk. Nedenfor gives et eksempel på en kvorumspolitik. Bemærk, at dette kun er en prøve. Det skal tilpasses for at imødekomme din organisations behov.

Hvad hvis det er et hyppigt emne at nå beslutningsdygtighed?

Når en person accepterer en invitation til at være medlem af et bestyrelse, er forpligtelsen nummer et at komme til møder. Mens de fleste bestyrelsesmedlemmer savner møder nu og th da, der skal løses problemer med kronisk fremmøde. Hvis du konsekvent kæmper for at nå et beslutningsdygtigt antal, er spørgsmålet mere end en eller to ofte fraværende mennesker – det er et problem, der dækker hele bordet. Tag et skridt tilbage, og prøv at finde ud af, hvorfor medlemmer mangler møder.

• Prioriterer de ikke møder i deres tidsplaner? I så fald kan det være på tide at diskutere forbedring af fremmøde ved at fokusere på pligten til omhu og hvordan dårlig tilstedeværelse skader organisationen. Nogle bestyrelser, der kæmper med fravær fra bestyrelsesmedlemmer, overvejer at sænke beslutningsdygtigheden. Dette er en tilgang, der i sidste ende forsøger at rette op på en dårlig situation med et dårligere middel og sende den forkerte besked til medlemmerne om deres forpligtelse til at deltage i møder.
• Er dine møder ordentligt strukturerede? Under hensyntagen til bestyrelsens arbejdsbyrde og nuværende struktur kan det være fornuftigt for bestyrelsen at overveje at reducere hyppigheden af sine møder. Og selvom det ofte er at foretrække at have medlemmer til at deltage i møder, er det muligt at fastlægge en politik, der gør det muligt for bestyrelsesmedlemmer at deltage næsten via telefon eller webcam, hvis der skulle komme noget op, såsom uforudsete forretningsrejser?

Eksempel på kvorumspolitik

Størstedelen af bestyrelsesmedlemmerne udgør et beslutningsdygtigt antal til at gennemføre selskabets officielle virksomhed. Når medlemmer ikke er i stand til at være fysisk til stede, kan de deltage fuldt ud via telekonference. Teknologien skal gøre det muligt for bestyrelsesmedlemmer at høre det eller de andre medlemmer, der ikke er fysisk til stede, og gøre det muligt for det eller de medlemmer, der ikke er fysisk til stede, at høre bestyrelsesdiskussionen.