Warum ist ein Quorum erforderlich?

Stellen Sie sich dieses Szenario vor: Am Tag vor Ihrer Vorstandssitzung im Dezember begründet ein Schneesturm alle Flüge und verhindert alle bis auf zwei Vorstandsmitglieder von der Teilnahme. Bei dieser Vorstandssitzung stimmen die beiden Mitglieder drei ihrer Kollegen ab und weisen sich selbst eine Unterschriftsberechtigung für alle Schecks über 200 USD zu. Dies ist ein übertriebenes Beispiel, aber es macht einen wichtigen Punkt aus: Ein Quorum stellt sicher, dass eine kleine Anzahl von Vorstandsmitgliedern keine nicht repräsentativen Maßnahmen ergreift, die die Organisation binden.

Wie legt man ein Quorum fest

Viele Organisationen fragen, ob es eine Zauberformel gibt, um zu bestimmen, was ein Quorum darstellen soll. Leider nicht. Wenn die Satzung Ihrer Organisation derzeit Ihr Quorum nicht definiert – dies kann entweder eine Anzahl oder ein
Prozentsatz der Mitglieder sein – überprüfen Sie zuerst die Gesetze Ihres Bundesstaates, um die Mindestanforderung zu ermitteln. Viele Landesgesetze sehen ein Quorum als Mehrheit der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder vor, aber einige erlauben ein Quorum von nur einem Drittel des Vorstands. Diese Gesetze enthalten auch andere nützliche Informationen, z. B. ob Proxies oder die Übertragung von Stimmrechten zulässig sind.

Es ist immer nützlich, die Worst-Case-Szenarien bei der Definition von Quorum-Standards für die Entscheidungsfindung zu berücksichtigen Die Tafel. Ein Vorstand mit 16 Mitgliedern und einer Quorum-Anforderung von 40 Prozent bedeutet beispielsweise, dass eine Sitzung abgehalten werden kann, wenn sieben Mitglieder anwesend sind. Wenn die Satzung eine einfache „Mehrheit eines Quorums“ erfordert, um eine Abstimmung durchzuführen, können vier Mitglieder (eine Mehrheit der sieben anwesenden) das Schicksal eines Problems bestimmen. Dies ist ein Viertel des Vorstands, der Maßnahmen ergreift, die die Abstimmung binden Sie sollten sich bemühen, eine Quorum-Nummer festzulegen, die für die Vollpension repräsentativ ist.

Einige Boards legen ein hohes Quorum fest, z. B. 100 Prozent, in der Hoffnung, eine vollständige Repräsentation zu gewährleisten Die Boards sind nie in der Lage, das Quorum zu erreichen. Es liegt an Ihrer Organisation, zu bestimmen, wie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Notwendigkeit einer vollständigen Vertretung und dem, was realistisch ist, besteht. Eine Muster-Quorum-Richtlinie finden Sie unten. Bitte beachten Sie, dass dies nur ein Beispiel ist. Es sollte an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Was ist, wenn das Erreichen des Quorums ein häufiges Problem ist?

Wenn eine Person eine Einladung zum Vorstandsmitglied annimmt, ist die Verpflichtung Nummer eins zu Sitzungen kommen. Während die meisten Vorstandsmitglieder ab und zu Sitzungen verpassen de, chronische Anwesenheitsprobleme müssen angegangen werden. Wenn Sie ständig darum kämpfen, ein Quorum zu erreichen, sind mehr als ein oder zwei häufig abwesende Personen das Problem – es handelt sich um ein Problem im gesamten Vorstand. Machen Sie einen Schritt zurück und versuchen Sie herauszufinden, warum Mitglieder Besprechungen verpassen.

• Priorisieren sie Besprechungen nicht in ihren Zeitplänen? In diesem Fall kann es an der Zeit sein, die Verbesserung der Anwesenheit zu erörtern, indem Sie sich auf die Sorgfaltspflicht konzentrieren und darauf, wie schlecht die Anwesenheit der Organisation schadet. Einige Gremien, die mit Fehlzeiten von Vorstandsmitgliedern zu kämpfen haben, erwägen, das Quorum zu senken. Dies ist ein Ansatz, der letztendlich versucht, eine schlechte Situation mit einem schlechteren Mittel zu korrigieren und den Mitgliedern die falsche Nachricht über ihre Verpflichtung zur Teilnahme an Besprechungen zu senden.
• Sind Ihre Besprechungen richtig strukturiert? Unter Berücksichtigung der Arbeitsbelastung und der aktuellen Struktur des Boards kann es für das Board sinnvoll sein, die Häufigkeit seiner Sitzungen zu reduzieren. Und obwohl es oft vorzuziehen ist, dass Mitglieder persönlich an Besprechungen teilnehmen, kann die Festlegung einer Richtlinie, die es Vorstandsmitgliedern ermöglicht, virtuell per Telefon oder Webcam teilzunehmen, Flexibilität ermöglichen, falls etwas auftaucht, z. B. unvorhergesehene Geschäftsreisen?

Muster-Quorum-Richtlinie

Die Mehrheit der Vorstandsmitglieder ist beschlussfähig, um die offiziellen Geschäfte der Gesellschaft abzuwickeln. Wenn Mitglieder nicht physisch anwesend sein können, können sie per Telefonkonferenz vollständig teilnehmen. Die Technologie muss es den Vorstandsmitgliedern ermöglichen, die anderen nicht physisch anwesenden Mitglieder zu hören, und es den nicht physisch anwesenden Mitgliedern ermöglichen, die Boarddiskussion zu hören.