Hvis du leder en virksomhet som er åpen i fjorten, seksten eller til og med tjuefire timer, hvordan planlegger du dine ansatte ? Gjør du at det ene laget alltid jobber netter og det andre teamet alltid jobber? Når får de ansatte fri?

Når du begynner å tenke på logistikken til det hele, kan du se hvordan planlegging kan bli et kaotisk mareritt veldig raskt. Heldigvis er det en enkel løsning på dette dilemmaet: det roterende skiftet.

I en roterende tidsplan jobber de ansatte dagskiftet i en eller to uker og bytter deretter til å jobbe nattskiftet i en eller to uker. . Dette holder alle driftstidene dine dekket, mens du fortsatt gir dine ansatte jevnlig fri.

Det roterende skiftet har også fordeler for restauranter hvor middagsrestauranten kan tjene mer penger enn lunsjtjenesten. Hvis du begrenser ett team til det mindre ønskelige skiftet, kan dette alvorlig påvirke ansattes moral og produktivitet.

Den roterende skiftplanen gir alle teammedlemmer muligheten til å sykle gjennom å jobbe både middagsgudstjenesten og lunsjtjenesten.

Vi har laget denne guiden for å vise inn-og- outs av den roterende skiftplanen, inkludert fordeler og ulemper, og hvordan du setter opp en egen rotasjonsplan. La oss komme i gang.

Hva er en roterende skift?

Rotasjonsskiftarbeid – eller roterende skift for kort – er et planleggingssystem der ansatte beveger seg gjennom en syklus med å jobbe dagvakt, nattevakt og eventuelle svingvakter som måtte være nødvendige.

Det «motsatte» av et roterende skift er en fast Den faste tidsplanen betyr at en gruppe ansatte vil jobbe dagvakt, en gruppe vil jobbe på nattevakt, og en gruppe vil jobbe swing-skiftet. Den faste timeplanen endres ikke, så ansatte vil alltid jobbe disse timene med mindre du med vilje flytte dem til et annet skift.

For å hjelpe deg med å forstå det roterende skiftet bedre, la oss undersøke en kort illustrasjon. La oss si at du driver en restaurant som opererer fra kl. 08.00 til 12.00. Restauranten er kanskje ikke åpen i alle disse seksten timene, men de ansatte i det minste forbereder og rengjør mellom disse tidene.

Den enkleste måten å planlegge arbeidstakere på er å bryte de seksten timene i to åtte timers skift. Det første skiftet gikk fra klokka 8 til 16. Det andre skiftet ville løpe fra kl. til kl. 12

Så vi er tilbake på et av spørsmålene vi stilte i starten: gjør du at det ene laget alltid jobber netter og det andre teamet alltid jobber? For kontorarbeid eller produksjon kan dette være det beste valget fordi ett skifte er som alle andre.

Men for bedrifter som restauranter, kan et skifte tjene mer penger enn de andre. Å begrense en gruppe medarbeidere til det mindre ønskelige skiftet er ikke en god måte å fremme et produktivt team.

For å sikre at alle dine ansatte kan jobbe med det høyere betalte skiftet, kan du utnytte det roterende skiftesystemet . I et roterende skiftesystem, en uke, jobber team A åpningsskiftet (kl. 08.00 til 16.00) mens team B jobber med avslutningsskiftet (kl. 16.00 til 12.00).

Neste uke, lag B jobber åpningsvakt mens team A jobber avslutningsvakt. Uken etter er lag A tilbake på åpningsskiftet mens lag B er på avslutningsskiftet. Det er de store slagene fra et roterende skifte.

Igjen vil vi vise deg hvordan du får det til å fungere for din virksomhet senere i denne guiden. Først skal vi imidlertid undersøke fordelene og ulempene med det roterende skiftet.

Fordelene med det roterende skiftet

For en restaurant gir den roterende skiftplanen alle en sjanse til å jobbe både høyt skift i dollar (middagsservering) og en dagskift (lunsjtjeneste). Å tillate alle ansatte å jobbe med en høy dollarskift regelmessig, har to viktige formål:

• Det holder ansatte engasjert fordi de vet at de vil ha sin del med travle skift.
• Det gir alle ansatte muligheten til å lære å jobbe i løpet av topptid.

Tilsvarende roterer til og med dine mest senior og dyktige arbeidere gjennom dagskiftet bidrar til å etablere lunsjtjenesten som en sterk kundeopplevelse. Det kan øke salget og være bra for alle – ansatte og virksomheter.

En annen fordel med det roterende skiftet er at det gir deg tid til å trene alle dine ansatte uten å kutte i middagsservicen. Åpningstiden er vanligvis mindre opptatt enn ettermiddagen og kvelden, så det er lettere å sette opp et kort treningsmøte først om morgenen.

Lag A får utbytte av treningen en uke, og lag B får utbytte av treningen neste uke.

Ulemper med det roterende skiftet

Den primære ulempen med det roterende skiftet er at ansatte kanskje foretrekker å ha en jevn tidsplan (det faste skiftet). Når de ansatte er på fast skift, blir det enklere å planlegge resten av livet.

Dette er fordi arbeidstakeren vet at de alltid er arbeidsdager eller alltid jobber netter. De trenger ikke å holde rede på hvilken uke i det roterende skiftet de er for øyeblikket.

Den andre ulempen med det roterende skiftet er den fysiske innvirkningen det kan ha på dine ansatte. Kroppen din opererer på en tjuefire timers syklus (din døgnrytme) der aktivitet på dagtid og å bremse i søvn i løpet av kveldstiden er «naturlig.»

Å tvinge døgnrytmen til å endre seg – ved å jobbe på nattskift – kan føre til søvnmangel, gastrointestinale lidelser og hjerte- og karsykdommer. Noen mennesker kan tilpasse seg på to eller tre dager, mens andre tar lengre tid. Noen menneskers sirkadiske lidelser rytmer justeres aldri.

En måte å gjøre justeringen til et roterende skift lettere på ansattes kropper er å forlenge det roterende skiftet til to eller tre uker i stedet for en. Det vil bety at team A jobber med åpningsvakt i to uker og team B jobber i avsluttende vakt i to uker. Deretter jobber team B åpningsvakt i to uker og team A jobber i avslutningsvakt.

Neste måned starter syklusen igjen . Det er også viktig å få tilbakemelding fra de ansatte om hvilket system som fungerer best for dem.

Slik setter du opp et roterende skift

Den mest grunnleggende rotasjonsplanen er den som er nevnt ovenfor der lag A og team B bytter hver annen uke. det scenariet er litt for forenklet. Du må ta hensyn til hvor mange dager i uken de ansatte jobber. Du må også gjøre rede for helger, avspasering og lignende.

Vi skal vise deg hvordan du setter opp det som kalles en «2-2 3-2 2-3» roterende skiftplan. Dette roterende skiftet får navnet sitt fra mønsteret av dager som hver ansatt jobber:

• To dager eller netter på, to av (2-2)
• Tre dager eller netter på, to av (3-2)
• To dager eller netter på, tre av (2-3)

For å illustrere tidsplanen 2-2 3-2 2-3, går vi tilbake til restauranteksemplet som ble brukt i begynnelsen av denne artikkelen. Her er detaljene i restauranten:

• Restauranten er åpen i seksten timer om dagen.
• Den er åpen syv dager i uken.
• Det sysselsetter førti mennesker i forskjellige jobber.
• Et skifte krever ti ansatte.
• En hel dags drift krever to skift.

Når disse detaljene er etablert, kan vi nå lag den roterende tidsplanen.

1) Del de førti ansatte i fire lag

La oss si at du trenger to kokker, to matløpere, fire servere, en bartender og en vert å fylle ut skiftet ditt. Hvert team skal bestå av ansatte som kan gjøre disse jobbene.

Du kan bytte kokker eller servere eller bartendere mellom lagene for å virkelig få ting til å rotere, men foreløpig er det bare å sette alle i ett lag og la dem være der . I denne fremgangsmåten merker vi lagene A, B, C og D.

2) Tildel lag til en av fire roterende skiftplaner

Dette roterende skiftplan er bygget på en to-ukers rotasjon. Det betyr at hvert team vil jobbe et spesifikt skift i to uker før det byttes.

Hvis du har balansert lagene dine dyktig, spiller det ingen rolle hvilket lag som går i hvilket skift. Lagene vil bli rotert gjennom alle fire noen få uker. Her er et eksempel. D = Day Shift, N = Night Shift, O = Off og bindestreket indikerer en ny uke.

1. Lag A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. Lag B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. Team C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. Team D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Alle roterer gjennom det samme mønsteret av dager, netter, og fri. De starter bare på forskjellige punkter slik at alle dager og tider dekkes.

Andre vanlige typer roterende skiftplan

De vanlige typene av roterende skiftplan i dette avsnittet bruker enten en 10-timers skift eller en 12-timers skift for å gi deg dekning døgnet rundt hvis du trenger det.

Hvis virksomheten din ikke er åpen 24 timer i døgnet, kan du endre disse timeplanene slik at de passer til arbeidstiden som passer for deg og dine ansatte.

DuPont

DuPont roterende skiftplan bruker fire lag som jobber med to 12-timers skift.

Hvert team jobber med en fire ukers syklus som består av:

• Fire netter eller kvelder PÅ
• Tre dager AV
• Tre dager PÅ
• En dag AV
• Tre netter eller kvelder PÅ
• Tre dager AV
• Fire dager PÅ
• Syv dager AV

I denne typen roterende tidsplan jobber teammedlemmer, i gjennomsnitt 42 timer per uke, så du må holde øye med overtid for å kontrollere arbeidskostnadene.

Pitman

Som DuPont-timeplanen bruker Pitman-timeplanen fire lag som arbeider med to 12-timers skift.

I Pitman jobber imidlertid hvert lag en to-ukers syklus som ser slik ut («D» = Dager, «O» = Av, «N» = Netter):

• Team 1: DDOODDD-OODDOOO
• Team 2: NNOONNN- OONNOOO

Team 3: OODDOOO-NNOONNN

• Team 4: OONNOOO-DDOODDD

Med Pitman, Du kan enten holde skiftene de samme i løpet av den neste fire ukers syklusen eller rotere lagene til et annet format (f.eks. Team 2 fungerer DDOODDD-OODDOOO og Team 4 fungerer NNOOONNN-OONNOO).

I gjennomsnitt , ansatte vil jobbe 42 timer per uke etter Pitman-timeplanen.

24-48

Skiftemønsteret 24-48 (aka ABC) bruker tre team som jobber 24-timersvakter.

I tidsplanen 24-48 jobber hvert team en tredagers syklus som består av:

• 24 timer PÅ
• 48 timer AV

Så team 1 (eller A) jobber mandag og har da tirsdag og onsdag fri. Team 2 (eller B) jobber tirsdag og har deretter onsdag og torsdag fri. Team 3 (eller C) jobber onsdag og har deretter torsdag og fredag fri.

4-3

4-3-timeplanen bruker seks lag som jobber overlappende 10-timers skift i 24 / 7 dekning. Du kan skreddersy 4-3-timeplanen til å dekke den tiden som virksomheten din er åpen.

I 4-3-timeplanen jobber hvert team en tre-ukers syklus som består av:

• Fire dager PÅ (første skift)
• Tre dager AV
• Fire dager PÅ (andre skift)
• Tre dager AV
• Fire dager PÅ (tredje skift)

Denne tidsplanstypen er nyttig fordi team overlapper arbeidstiden. Du kan bruke denne overlappingen til å dekke perioder med høy aktivitet.

6-4 6-4 6-4

I tidsplanen 6-4 6-4 6-4 brukes fem team som jobber overlappende 10-timersvakter. I denne skiftplanen jobber hvert team en 30-dagers syklus som består av:

• Seks dager PÅ (første skift)
• Fire dager AV
• Seks dager PÅ (andre skift)
• Fire dager AV
• Seks dager PÅ (tredje skift)
• Fire dager AV

5-3 5-4 5-3

Den roterende skiftplanen 5-3 5-4 5-3 bruker fem team som jobber med overlappende vakter for å gi full dekning for virksomheten din.

I tidsplanen 5-3 5-4 5-3 jobber hvert lag en 25-dagers syklus som består av:

• Fem dager PÅ (første skift)
• Tre dager AV
• Fem dager PÅ (andre skift)
• Fire dager AV
• Fem dager PÅ (tredje skift)
• Tre dager AV

En nøkkelvariabel for 5-3 5 -4 5-3 planen er at du kan blande skiftene fra en uke til den neste. Lagene trenger ikke å jobbe første skift så andre skift og deretter tredje skift. Du kan sette den opp slik at team 1 jobber første skift en uke, tredje skift neste uke og andre skift den siste uken.

4-2 4-3 4-3

Planen 4-2 4-3 4-3 bruker fem team som jobber med overlappende skift med variabel lengde for å gi virksomheten full dekning gjennom arbeidsdagen.

I planen 4-2 4-3 4-3 , hvert team jobber med en 20-dagers syklus som består av:

• Fire dager PÅ (første skift)
• To dager AV
• Fire dager PÅ (andre skift)
• Tre dager AV
• Fire dager PÅ (tredje skift)
• Tre dager AV

Hvis bedriften din er åpen 24 timer i døgnet, varer hvert skift i 10 timer. Den 10-timers arbeidsdagen gir spesifikke timer når det er ekstra arbeidskraft til stede for å dekke økt aktivitet. Du kan redusere lengden på hvert skift hvis du ikke trenger overlappingen.

Bruk riktig verktøy for å organisere timeplanen din

Enten du velger å bruke en fast skiftplan , en roterende skiftplan, et delt skift eller til og med en komprimert arbeidsuke for virksomheten din, trenger du fortsatt riktig verktøy for å gjøre planleggingssystemet ditt vellykket.

Vi utviklet Sling for å effektivisere planleggingsprosessen og lage selv den mest kompliserte roterende skiftplanen går som smurt.

Og Sling handler om mer enn bare å koble navn til tidsluker. Det handler om å gjøre alle aspekter av jobben din – fra planlegging og distribusjon til kommunikasjon og sporing – enklere og raskere.

De intuitive og velorganiserte planleggingsverktøyene Sling tilbyr gjør det enkelt å lage klare, enkle å- les tidsplaner med bare noen få museklikk eller trykk på skjermen. Og Slings skybaserte plattform strømlinjeformer prosessen med å sende tidsplanen til alle som trenger den. Bare legg ut timeplanen din i skyen slik at alle kan se dem.

Du kan til og med kontrollere nøyaktig hvem som kan se timeplanen og hvem som kan gjøre endringer i den. Alt du trenger å gjøre er å gi enkeltpersoner tillatelse eller sende dem en lenke. Deretter kan de logge på Sling for å se eller redigere tidsplanen når som helst og hvor som helst.

Slings skybaserte program gir også en sentral beliggenhet der ansatte kan indikere når de er tilgjengelige for å jobbe. Sling viser deretter påminnelser om dobbeltbestillinger, tidsavbruddsforespørsler og utilgjengelighet mens du oppretter timeplanen.

Men husk, Sling handler om mer enn bare planlegging. I tillegg til kraften til den innebygde timeplanprodusenten, samler Sling to ekstra verktøysett for å gjøre arbeidslivet ditt enklere: tidssporing og lønnskostnadskontroll.

I løpet av arbeidsuken gir Slings unike tidssporingsfunksjoner deg for å gjøre hvilken som helst telefon, nettbrett eller datamaskin til en fullt funksjonell klokke som de ansatte kan bruke til å klokke inn og ut.

Sling vil til og med varsle deg (og dem) om kommende skift og om en ansatt er sent ute eller har glemt å sjekke inn.

På slutten av arbeidsuken er bare noen få klikk eller trykk det tar å eksportere de ansattes timelister for lønnsbehandling. Bare les timelistene, rediger og godkjenne, og send dem deretter til ditt valg av tredjepartsprogram for sømløs lønnsberegning og distribusjon.

Du kan deretter gå tilbake og bruke Slings arbeidskraftverktøy for å måle, administrere , og optimaliser utgiftene dine etter planen.

Ikke flere endeløse revisjoner som prøver å presse alle skiftene og arbeidet som er nødvendig under ditt eksisterende budsjett. Hvis du går gjennom tidsplanen, vet du om du har overskredet arbeidskostnadene dine eller ikke. Så er det bare noen få klikk her og der for å bringe utgiftene tilbake i det svarte.

Alt det og mer hjelper ledere å bringe team sammen, holde alle informert og engasjert, og bygge en bedre arbeidskultur uavhengig av tidsplanen de bruker.