For at bedrifter skal se tilbake på hvordan de gjorde det tidligere, må de følge et bestemt sett med trinn for å bekrefte at økonomien deres er nøyaktig. Disse trinnene blir ofte referert til som regnskapssyklusen, etter at hver regnskapsperiode er avsluttet, gjentar bedrifter de samme grunnleggende trinnene.

Målet med trinnene i regnskapssyklusen er å sikre at hvert øre som skiftet hender i løpet av regnskapsperioden blir regnskapsført riktig og reflektert i et selskaps regnskap. Regnskap tjener som den ultimate historiske rekorden for en virksomhet, og innsatsen er høy for å få dem riktig. Utenfor parter som banker, investorer og skattemyndighetene vil se på regnskapet ditt for å avgjøre ting som om de skal gi deg et lån eller om du har betalt riktig beløp i skatt.

Du kan tenke på regnskapssyklusen som en sjekkliste som må fullføres på slutten av regnskapsperioden. Når alle trinnene er merket av, kan du gå videre til neste regnskapsperiode med et rent skifer.

En regnskapsperiode kan være en måned, et kvartal eller et år, avhengig av hvor ofte bedriften din trenger økonomiske rapporter.

Før vi går gjennom hver trinn i syklusen og regnskapsbetingelsene knyttet til hver, er det viktig å huske at denne prosessen oppsto da regnskapsførere fullførte disse trinnene for hånd i fysiske hovedbøker og tidsskrifter. Vi vil fremheve hvilke av disse trinnene som nå skjer bak kulissene takket være datamaskiner, men vi vil gå gjennom hver for å få full forståelse av prosessen.

Regnskapssyklusstrinn

Avhengig av hvem du spør, kan det være alt fra seks til ni trinn i regnskapsyklusen. Noen foretrekker å konsolidere noen få trinn i ett, men det er egentlig et spørsmål om personlig preferanse. For enkelhets skyld begynner vi med å vise deg den lange versjonen av regnskapssyklusen, med hvert trinn tydelig.

Identifiser transaksjoner

Trinn 1: samle all informasjonen du har om hver transaksjon som fant sted i løpet av perioden. Forhåpentligvis gjør du eller din bokholder dette gjennom hele perioden i stedet for å vente til måneden slutter og krype for å finne kvitteringer.

Husk at når du innregner inntekter og utgifter, avhenger av hvilken type regnskap du bruker. Hvis du kjører på kontantregnskap, ser du etter hver gang kontanter byttet hender i løpet av perioden. Hvis du bruker periodiseringsregnskap, vil du bare gjenkjenne finansielle transaksjoner når de påløper.

Registrer transaksjoner

I gamle dager betydde det å registrere en transaksjon å skrive ned transaksjonen i de aktuelle tidsskriftene. Disse tidsskriftene, eller «bøkene», er hvordan bokføring fikk navnet sitt. I henhold til bokføring med dobbelt oppføring skal hver transaksjon registreres som både kreditering og belastning i separate tidsskrifter.

Nå, så lenge du klassifisere transaksjonen i regnskapsprogramvaren din, resten vil skje mer eller mindre automatisk.

Post til hovedbok

Et annet kjennetegn på svunne dager er hovedboken. Hovedboka var en hovedliste over alle transaksjoner. Hvis det oppsto en brann på kontoret ditt, ville dette være tingen å spare. Etter å ha registrert en transaksjon i de aktuelle tidsskriftene, vil du også legge den til hovedboken.

Takket være internettets magi og automatisering lever hovedboken nå i bakgrunnen av regnskapssyklusen i dag. Den overgår fra en fysisk bok til en del av skyen, og regnskapsførere trenger ikke å berøre den.

Beregn ujustert prøvebalanse

De første tre trinnene i regnskapsyklusen kan (en d bør) finne sted gjennom hele regnskapsperioden. Beregning av den ujusterte prøvebalansen er det første trinnet som bare kan finne sted når perioden er avsluttet og alle transaksjoner er identifisert, registrert og bokført til hovedboken.

Å lage en ujustert prøvebalanse er i likhet med å sjekke leksene dine. Fordi hver transaksjon er registrert som debet og kreditt, er målet med dette trinnet å sikre at den totale belastningsbalansen og den totale kredittbalansen er like. Hvis ikke, ble noe savnet eller feilklassifisert. Det er normalt å oppdage avvik på dette stadiet. Fakturaer du forventet å få betalt (men ikke var) kan kaste den av. Betalinger du forventet at leverandørene skulle samle inn (men ikke gjorde), kan også forårsake problemer.

Uansett, en ujustert prøvebalanse viser deg bare alle debetene og kredittene dine i en tabell.Og hvis de ikke legger opp til samme beløp, kan du bruke denne tabellen til å undersøke hvorfor.

Foreta justering av journaloppføringer

Dette trinnet løser ganske enkelt alle uregelmessigheter som blir funnet. Først identifiserer du hva som fører til at debet og kreditter blir feiljustert. Deretter lager du journaloppføringer for å fikse dem.

Opprett en justert prøvebalanse

Neste gang, tid til å dobbeltsjekke arbeidet ditt en siste gang ved hjelp av en justert prøvebalanse. Denne tabellen viser ujustert prøvebalanse, justeringsoppføringer og justerte beløp. Det er det siste trinnet før du oppretter regnskap, så det er verdt å sjekke alt.

Opprett regnskap

Regnskapet er det største resultatet du får som et resultat av regnskapsperioden. Resultatregnskapet og balansen er nøyaktige poster over hva som skjedde i virksomheten din i løpet av den siste regnskapsyklusen. (Kontantstrømoppstillingen er ikke obligatorisk, men vi anbefaler å lage en av dem også.)

De er viktige dokumenter for alle utenfor virksomheten din som trenger å kunne sammenligne virksomheten din med andre ( investorer, långivere osv.), men de er også utrolig verdifulle for bedriftseiere. Å vite hvordan du kan lese og tolke regnskapet kan hjelpe deg å holde deg oppdatert på virksomhetens økonomi og strategisere for vekst.

Gjør avslutningsoppføringer

Det siste trinnet i regnskapsyklusen er å gjøre avslutningsposter og forberede virksomheten din for den kommende regnskapsyklusen. Dette betyr å stenge midlertidige kontoer som inntekter og utgifter og brette dem til faste kontoer, som beholdt inntekt.

Når dette siste trinnet er fullført, kan du starte hele prosessen på nytt.

Regnskapssyklusen & Teknologi

Vi har pekt på områder der teknologien har ført noen aspekter av regnskapssyklusen i bakgrunnen. Med andre ord, mens disse trinnene fremdeles skjer i en viss grad, har automatisert regnskap gjort dem mindre relevante for regnskapsførere og bedriftseiere som ikke trenger å iverksette direkte tiltak for å fullføre disse trinnene.

Hvis vi skulle se på regnskapsyklusen gjennom linsen til en regnskapsfører i dag, ville prosessen se litt annerledes ut. Hovedboka eksisterer for eksempel ikke i samme form i dag, så det er ikke nødvendig å bokføre transaksjoner til den.

Selv ideen om å justere prøvebalanser er forenklet. Selv om prosessen stort sett er den samme, kan regnskapsprogramvare hjelpe til med å identifisere avvik og be brukere om å forene dem uten å opprette eksplisitte prøvebalanser.

Regnskapssyklusen gjenspeiler reglene og prosessene som alle virksomheter må følge for å ha nøyaktige tall, så det er viktig å vite alle trinnene – også de som foregår bak kulissene. Imidlertid fortsetter regnskapssyklusen å bli mye mindre manuell og betydelig raskere etter hvert som teknologi og regnskap fortsetter å blandes.

Lær hvordan ScaleFactor kan bringe din regnskapsskikk inn i det 21. århundre. Be om en demo av vår innovative programvare i dag.