Ahhoz, hogy a vállalkozások visszatekintsenek a múltbeli teljesítményükre, bizonyos lépéseket kell követniük annak igazolására, hogy pénzügyi adataik pontosak. Ezeket a lépéseket általában számviteli ciklusnak nevezik, mivel az egyes számviteli időszakok lejárta után a vállalkozások ugyanazokat az alapvető lépéseket ismételik meg.

A számviteli ciklus lépéseinek célja annak biztosítása, hogy minden, az elszámolási időszak alatt gazdát váltó centet megfelelően számoljanak el és tükrözzék a vállalat pénzügyi kimutatásaiban. A pénzügyi kimutatások a vállalkozás végső történelmi rekordjaként szolgálnak, és nagy a tét a helyes helyrehozáshoz. Külső feleken, például bankokon, befektetőkön és az IRS-nél a pénzügyi kimutatások alapján megvizsgálják, hogy adnak-e kölcsönt, vagy megfelelő összeget fizetett-e be adóként.

A könyvelési ciklust úgy tekintheti, mint egy ellenőrző listát, amelyet a számviteli időszak végén kell kitölteni. Ha minden lépés be van jelölve, tiszta lappal tovább lehet lépni a következő könyvelési időszakra.

A számviteli időszak lehet hónap, negyedév vagy év, attól függően, hogy vállalkozásának milyen gyakran van szüksége pénzügyi jelentésekre.

Mielőtt átnéznénk mindegyiket A ciklus lépései és az egyes számviteli feltételek fontos megjegyezni, hogy ez a folyamat akkor keletkezett, amikor a könyvelők ezeket a lépéseket kézzel végezték a fizikai főkönyvekben és folyóiratokban. Kiemeljük, hogy ezek a lépések a számítógépek révén most a kulisszák mögött történnek, de mindegyiket végig fogjuk végezni, hogy teljes körűen megértsük a folyamatot.

Számviteli ciklus lépései

Attól függően, hogy kit kérdez, a számviteli ciklusban hat-kilenc lépés lehet. Néhányan inkább egyesítenek néhány lépést egybe, de ez valóban személyes preferenciák kérdése. Az egyszerűség kedvéért kezdjük azzal, hogy bemutatjuk a számviteli ciklus hosszú változatát, minden lépést világosan kitüntetve.

A tranzakciók azonosítása

Első lépés: gyűjtsön össze minden információt, amely rendelkezik az adott időszakban végrehajtott minden tranzakcióról. Remélhetőleg Ön vagy könyvelője ezt az egész időszak alatt végzi, ahelyett, hogy megvárná a hónap végét, és megkeverne a nyugták megtalálásához.

Ne feledje, hogy a bevételek és ráfordítások elszámolása attól függ, hogy milyen típusú könyvelést használ. Ha készpénzes könyvelést folytat, akkor minden alkalommal meg kell vizsgálnia, hogy a készpénz mikor cserélt gazdát az adott időszakban. Ha eredményszemléletű elszámolást használ, a pénzügyi tranzakciókat csak azok felismerésekor ismeri el.

Tranzakciók rögzítése

Régen egy tranzakció rögzítése azt jelentette, hogy a tranzakciót le kell írni a megfelelő naplókba. Ezek a folyóiratok vagy “könyvek” kapják a könyvelés nevét. A kettős könyvelés szerint az egyes tranzakciókat jóváírásként és terhelésként is külön naplóban kell nyilvántartani.

Most, amíg Ön osztályozza a tranzakciót a számviteli szoftverében, a többi többé-kevésbé automatikusan történik.

Feladás a főkönyvbe

Az elmúlt napok másik jellemzője a főkönyv. A főkönyv egy az összes tranzakció fő listája. Ha tűz ütött ki a hátsó irodájában, akkor ezt meg kell menteni. Miután egy tranzakciót rögzített a megfelelő naplókba, hozzá kell adnia a főkönyvhöz is.

Az internet és az automatizálás varázslatának köszönhetően a főkönyv ma a könyvelési ciklus hátterében él. Ez egy fizikai könyvről a felhő egy részére vált át, és a könyvelőknek nem igazán kell hozzá nyúlniuk.

Korrigálatlan próbaegyenleg kiszámítása

A számviteli ciklus első három lépése ( d) az egész számviteli időszakban meg kell történnie. A ki nem igazított próbaegyenleg kiszámítása az első lépés, amelyre csak akkor kerülhet sor, ha az időszak lejárt, és minden tranzakciót azonosítottak, rögzítettek és felkerültek a főkönyvbe.

A ki nem igazított próbaegyenleg létrehozása hasonló a házi feladatok ellenőrzéséhez. Mivel minden tranzakciót terhelésként és jóváírásként könyvelnek el, ennek a lépésnek a célja annak biztosítása, hogy a teljes terhelési egyenleg és a teljes hitelegyenleg egyenlő legyen. Ha nem, akkor valamit elmulasztottak vagy rosszul osztályoztak. Normális ebben a szakaszban rendellenességeket felfedezni. Azok a számlák, amelyeket vártak fizetésre (de nem fizettek), eldobhatja. Azok a kifizetések is problémákat okozhatnak, amelyeket a szállítóktól várt (de nem).

Bármi legyen is az eset, a ki nem igazított próbaegyenleg egyszerűen táblázatban mutatja meg az összes terhelést és jóváírást.És ha nem adják össze ugyanazt az összeget, akkor ezt a táblázatot használhatja annak kivizsgálására.

Naplóbejegyzések módosítása

Ez a lépés egyszerűen megoldja a talált rendellenességeket. Először meg kell határoznia, mi okozza a terhelések és a jóváírások hibás illesztését. Ezután naplóbejegyzéseket tesz a javításhoz.

Hozzon létre egy módosított próbamérleget

Ezután ideje, hogy még egyszer utoljára ellenőrizze a munkáját egy kiigazított próbamérleg segítségével. Ez a táblázat a ki nem igazított próbaegyenleget, a kiigazító tételeket és a kiigazított összegeket mutatja. Ez a pénzügyi kimutatások készítése előtti utolsó lépés, ezért érdemes mindent háromszor ellenőrizni.

Pénzügyi kimutatások készítése

A pénzügyi kimutatások a legnagyobb teljesítések, amelyeket a számviteli ciklus eredményeként kap. Az eredménykimutatás és a mérleg pontos nyilvántartás arról, hogy mi történt a vállalkozásában az elmúlt számviteli ciklus alatt. (A cash flow kimutatás nem kötelező, de javasoljuk az egyik elkészítését is.)

Fontos dokumentumok azok számára, akik nem a vállalkozásán vannak, és akiknek képesnek kell lenniük összehasonlítani vállalkozását másokkal ( befektetők, hitelezők stb.), de hihetetlenül értékesek az üzleti tulajdonosok számára is. A pénzügyi kimutatások olvasásának és értelmezésének ismerete segíthet abban, hogy a vállalkozás pénzügyein felül maradjon és a növekedés stratégiájába kerüljön.

Záró bejegyzések készítése

A könyvelési ciklus utolsó lépése a záró bejegyzések készítése és a vállalkozás előkészítése a következő könyvelési ciklusra. Ez azt jelenti, hogy lezárják az ideiglenes számlákat, például a bevételeket és a kiadásokat, és állandó számlákká alakítják, például az eredménytartalékot.

Miután ez az utolsó lépés befejeződött, újrakezdheti az egész folyamatot.

A számviteli ciklus & Technológia

Kiemeltük azokat a területeket, ahol a technológia háttérbe szorította a számviteli ciklus egyes aspektusait. Más szóval, bár ezek a lépések még mindig zajlanak bizonyos fokig, az automatizált könyvelés kevésbé relevánssá tette azokat a könyvelők és cégtulajdonosok számára, akiknek nem kell közvetlen lépéseket tenniük a lépések végrehajtásához.

Ha ma egy könyvelő szemüvegén keresztül néznénk a könyvelési ciklust, a folyamat kissé másképp nézne ki. Például a főkönyv ma nem ugyanabban a formában létezik, ezért nincs szükség tranzakciók könyvelésére.

Még a próbaegyenleg kiigazításának ötlete is egyszerűsödik. Noha a folyamat többnyire ugyanaz, a számviteli szoftver segíthet a varianciák azonosításában, és arra ösztönzi a felhasználókat, hogy segítsenek egyeztetni őket anélkül, hogy kifejezett próbaegyenlegeket kellene létrehozni.

Az elszámolási ciklus azokat a szabályokat és folyamatokat tükrözi, amelyeket minden vállalkozásnak be kell tartania a pontos számok érdekében, ezért fontos ismerni az összes lépést – még azokat is, akik a kulisszák mögött zajlanak. Mivel azonban a technológia és a számvitel továbbra is keveredik, a számviteli ciklus továbbra is sokkal kevésbé kézi és lényegesen gyorsabb.

Tudja meg, hogyan hozhatja a ScaleFactor a számviteli gyakorlatát a 21. századba. Kérjen még ma bemutatót az innovatív szoftverünkről.