Personalavdelingers funksjon er administrativ og felles for alle organisasjoner. Organisasjoner kan ha formalisert utvalg, evaluering og lønnsprosesser. Forvaltning av «menneskelig kapital» har utviklet seg til en tvingende og kompleks prosess. HR-funksjonen består av å spore eksisterende medarbeiderdata, som tradisjonelt inkluderer personlige historier, ferdigheter, evner, prestasjoner og lønn. For å redusere den manuelle arbeidsmengden til disse administrative aktivitetene begynte organisasjoner å automatisere mange av disse prosessene elektronisk ved å innføre spesialiserte menneskelige ressursstyringssystemer.
HR-ledere er avhengige av interne eller eksterne IT-fagpersoner for å utvikle og vedlikeholde et integrert HRMS. . Før klient-serverarkitekturer utviklet seg på slutten av 1980-tallet, ble mange HR-automatiseringsprosesser henvist til mainframe-datamaskiner som kunne håndtere store mengder datatransaksjoner. Som en konsekvens av den høye kapitalinvesteringen som er nødvendig for å kjøpe eller programmere proprietær programvare, var disse internt utviklede HRMS begrenset til organisasjoner som hadde en stor mengde kapital. Fremveksten av klientserver, applikasjonstjenesteleverandør og programvare som en tjeneste (SaaS) eller menneskelige ressursstyringssystemer muliggjorde høyere administrativ kontroll av slike systemer. For tiden har menneskelige ressursstyringssystemer en tendens til å omfatte:
- Å beholde personalet
- Ansette
- Ombordstigning & Offboarding
- Administrasjon
- Administrere lønn
- Spore og administrere fordeler for ansatte
- HR-planlegging
- Rekruttering / Læringsledelse
- Ytelsesledelse og takster
- Selvbetjening av ansatte
- Planlegging og rotahåndtering
- Fraværshåndtering
- Permisjon ledelse
- Rapportering og analyse
- Omstilling av ansatte
- Håndtering av klager ved å følge presedenser
Lønnsmodulen automatiserer lønnsprosessen ved å samle inn data om ansattes tid og fremmøte, beregne ulike fradrag og skatter, og generere periodiske lønnssjekker og ansattes skatterapporter. Data mates vanligvis fra menneskelige ressurser og tidtaksmoduler for å beregne funksjoner for automatisk innskudd og manuell sjekkskriving. Denne modulen kan omfatte alle medarbeiderrelaterte transaksjoner samt integrere med eksisterende økonomistyringssystemer.
Modulen for tid og oppmøte samler standardisert tids- og arbeidsrelatert innsats. De mest avanserte modulene gir bred fleksibilitet i datainnsamlingsmetoder, arbeidsfordelingsfunksjoner og dataanalysefunksjoner. Kostnadsanalyse og effektivitetsmålinger er de viktigste funksjonene.
Fordeleadministrasjonsmodulen gir et system for organisasjoner for å administrere og spore ansattes deltakelse i fordeleprogrammer. Disse omfatter vanligvis forsikring, kompensasjon, fortjeneste og pensjon.
HR-ledelsesmodulen er en komponent som dekker mange andre HR-aspekter fra søknad til pensjon. Systemet registrerer grunnleggende demografiske og adressedata, utvalg, opplæring og utvikling, evner og ferdighetsstyring, kompensasjonsplanleggingsjournaler og andre relaterte aktiviteter. Ledende systemer gir muligheten til å «lese» applikasjoner og legge inn relevante data i gjeldende databasefelt, varsle arbeidsgivere og gi posisjonsstyring og posisjonskontroll. Human resource management-funksjon innebærer rekruttering, plassering, evaluering, kompensasjon og utvikling av de ansatte i en organisasjon. Opprinnelig brukte bedrifter databaserte informasjonssystemer for å:
- produsere lønnsslipp og lønnsrapporter;
- opprettholde personalregister;
- forfølge talentadministrasjon.
Online rekruttering har blitt en av de primære metodene HR-avdelingene bruker for å få potensielle kandidater til ledige stillinger i en organisasjon. Talenthåndteringssystemer, eller rekrutteringsmoduler, tilbyr en integrert ansettelsesløsning for HRMS som vanligvis omfatter:
- analyse av personellbruk i en organisasjon;
- identifisering av potensielle søkere;
- rekruttering gjennom selskapslister;
- rekruttering gjennom rekrutteringssider eller publikasjoner på nettet som markedsføres til både rekrutterere og søkere;
- analyser innen ansettelsesprosessen (tid til å ansette, ansettelseskilde, omsetning);
- ledelse av overholdelse for å sikre jobbannonser og kandidater ombord følger myndighetens forskrifter.
De betydelige kostnadene som påløper for å opprettholde en organisert rekrutteringsinnsats, kryss -postering innen og på tvers av generelle eller bransjespesifikke stillingsbrett og opprettholdelse av en konkurransedyktig eksponering av tilgjengeligheter har gitt opphav til utvikling av en dedikert modul for søknadssporing (ATS).
Opplæringsmodulen gir et system for organisasjoner for å administrere og spore arbeidstakere ning og utviklingsarbeid.Systemet, som vanligvis kalles et «læringsstyringssystem» (LMS) hvis det er et frittstående produkt, gjør at HR kan spore utdanning, kvalifikasjoner og ferdigheter hos de ansatte, samt skissere hvilke opplæringskurs, bøker, CD-er, nettbasert læring eller materialer er tilgjengelige for å utvikle hvilke ferdigheter. Kurs kan deretter tilbys i datospesifikke økter, med delegater og opplæringsressurser som blir kartlagt og administrert i samme system. Sofistikerte LMS-er gjør det mulig for ledere å godkjenne opplæring, budsjetter og kalendere sammen med ytelsesstyrings- og vurderingsberegninger.
Selvbetjeningsmodulen for de ansatte tillater ansatte å spørre HR-relaterte data og utføre noen HR-transaksjoner over systemet. Ansatte kan be om fremmøte fra systemet uten å spørre informasjonen fra HR-personell. Modulen lar også veiledere godkjenne O.T. forespørsler fra sine underordnede gjennom systemet uten å overbelaste oppgaven på HR-avdelingen.
Mange organisasjoner har gått utover de tradisjonelle funksjonene og utviklet informasjonssystemer for human resource management, som støtter rekruttering, utvelgelse, ansettelse, stilling, ytelse vurderinger, ansattes fordelanalyse, helse, sikkerhet og sikkerhet, mens andre integrerer et outsourcet sporingssystem for søkerne som omfatter en delmengde av det ovennevnte.
Analysemodulen gjør det mulig for organisasjoner å utvide verdien av en HRMS-implementering ved å trekke ut HR-relaterte data for bruk med andre business intelligence-plattformer. For eksempel kombinerer organisasjoner HR-beregninger med andre forretningsdata for å identifisere trender og avvik i antall ansatte for bedre å forutsi innvirkningen av ansattes omsetning på fremtidig produksjon.
Det er nå mange typer HRMS eller HRIS, noen hvorav vanligvis er lokale maskinbaserte programvarepakker; den andre hovedtypen er et online skybasert system som er tilgjengelig via en nettleser.
Opplæringsmodulen for ansatte gir organisasjoner muligheten til å gå inn, spore og administrere opplæring av ansatte og ansatte. Hver type aktivitet kan registreres sammen med tilleggsdataene. Ytelsen til hver ansatt eller ansatt lagres deretter og kan nås via Analytics-modulen.
Modul for omfordeling av ansatte er en nylig tilleggsfunksjonalitet for HRMS. Denne modulen har funksjonene overføring, forfremmelse, lønnsrevisjon, re-designation, deputasjon, bekreftelse, endring av betalingsmodus og brevform.
