Funkce oddělení lidských zdrojů je administrativní a společná pro všechny organizace. Organizace mohou mít formalizované procesy výběru, hodnocení a mezd. Správa „lidského kapitálu“ pokročila k naléhavému a složitému procesu. Funkce HR spočívá ve sledování existujících údajů o zaměstnancích, což tradičně zahrnuje osobní historii, dovednosti, schopnosti, úspěchy a plat. Aby se snížilo manuální pracovní vytížení těchto administrativních činností, organizace začaly elektronicky automatizovat mnoho z těchto procesů zavedením specializovaných systémů pro správu lidských zdrojů.
Vedoucí pracovníci HR se při vývoji a údržbě integrovaného HRMS spoléhají na interní nebo externí IT profesionály. . Než se architektury klient-server vyvinuly na konci 80. let, bylo mnoho procesů automatizace lidských zdrojů odsunuto na sálové počítače, které zvládly velké množství datových transakcí. V důsledku vysokých kapitálových investic nutných k nákupu nebo programování proprietárního softwaru byly tyto interně vyvinuté HRMS omezeny na organizace, které vlastnily velké množství kapitálu. Nástup klient-server, poskytovatel aplikačních služeb a software jako služba (SaaS) nebo systémy pro správu lidských zdrojů umožnily vyšší administrativní kontrolu těchto systémů. V současné době mají systémy pro správu lidských zdrojů tendenci zahrnovat:
- udržení zaměstnanců
- najímání
- připojení & Offboarding
- Správa
- Správa mezd
- Sledování a správa zaměstnaneckých výhod
- Plánování lidských zdrojů
- Řízení náboru / učení
- Správa výkonu a hodnocení
- Samoobsluha zaměstnanců
- Plánování a řízení rotace
- Správa absencí
- Opustit správa
- Reporting a analytika
- Změna přiřazení zaměstnanců
- Řešení stížností podle následujících precedentů
Mzdový modul automatizuje proces výplaty shromažďováním údajů o docházce a docházce zaměstnanců, výpočtem různých odpočtů a daní a generováním pravidelných šeků a zpráv o daních zaměstnanců. Data jsou obvykle dodávána z modulů lidských zdrojů a časoměřičů pro výpočet schopností automatického vkladu a ručního psaní šeků. Tento modul může zahrnovat všechny transakce související se zaměstnanci a také se integrovat se stávajícími systémy finančního řízení.
Časový a docházkový modul shromažďuje standardizovaný čas a pracovní úsilí. Nejpokročilejší moduly poskytují širokou flexibilitu v metodách sběru dat, schopnostech distribuce práce a funkcích analýzy dat. Analýza nákladů a metriky efektivity jsou primární funkce.
Modul správy výhod poskytuje systém organizacím pro správu a sledování účasti zaměstnanců v programech výhod. Ty obvykle zahrnují pojištění, odškodnění, sdílení zisku a odchod do důchodu.
Modul řízení lidských zdrojů je komponentou pokrývající mnoho dalších aspektů HR od aplikace po odchod do důchodu. Systém zaznamenává základní demografické údaje a údaje o adresách, výběr, školení a vývoj, správu schopností a dovedností, záznamy o plánování kompenzací a další související činnosti. Špičkové systémy poskytují schopnost „číst“ aplikace a zadávat relevantní data do příslušných databázových polí, informovat zaměstnavatele a poskytovat správu pozic a kontrolu pozic. Funkce řízení lidských zdrojů zahrnuje nábor, umístění, hodnocení, odměňování a rozvoj zaměstnanců organizace. Zpočátku podniky používaly počítačové informační systémy k:
- vytváření výplatních pásek a výkazů mezd;
- vedení personálních záznamů;
- k řízení talentů.
Online nábor se stal jednou z hlavních metod používaných personálními odděleními k získávání potenciálních kandidátů na dostupné pozice v organizaci. Systémy řízení talentů nebo náborové moduly nabízejí integrované náborové řešení pro HRMS, které obvykle zahrnuje:
- analýza využití personálu v organizaci;
- identifikace potenciálních uchazečů;
- nábor prostřednictvím seznamů zaměřených na společnost;
- nábor prostřednictvím online náborových stránek nebo publikací, které jsou uváděny na trh jak pro náboráře, tak pro uchazeče;
- analytika v rámci procesu náboru (čas do zdroj náboru, obratu);
- řízení shody s cílem zajistit, aby se inzeráty pracovních míst a uchazeči řídili vládními předpisy.
Významné náklady spojené s udržováním organizovaného náborového úsilí, – zveřejňování v rámci obecných nebo odvětvových rad pracovních pozic a mezi nimi a udržování konkurenceschopnosti dostupnosti vedlo k vývoji modulu vyhrazeného systému sledování uchazečů (ATS).
Výcvikový modul poskytuje systém pro organizace spravovat a sledovat zaměstnanecké trai ningové a rozvojové úsilí.Tento systém, který se běžně nazývá „systém řízení učení“ (LMS), pokud jde o samostatný produkt, umožňuje HR sledovat vzdělání, kvalifikaci a dovednosti zaměstnanců a také načrtnout, jaké vzdělávací kurzy, knihy, CD, webové učení nebo materiály jsou k dispozici pro rozvoj, které dovednosti. Kurzy lze poté nabídnout v konkrétních relacích s datem, přičemž delegáti a tréninkové zdroje jsou mapovány a spravovány ve stejném systému. Sofistikované LMS umožňují manažerům schvalovat školení, rozpočty a kalendáře společně s řízením výkonu a metrikami hodnocení.
Samoobslužný modul zaměstnanců umožňuje zaměstnancům dotazovat se na data související s HR a provádět některé HR transakce v systému. Zaměstnanci mohou dotazovat své záznamy o docházce ze systému, aniž by požadovali informace od personálu HR. Modul také umožňuje supervizorům schválit O.T. požadavky od svých podřízených prostřednictvím systému bez přetížení úkolu na personálním oddělení.
Mnoho organizací překročilo rámec tradičních funkcí a vyvinulo informační systémy pro správu lidských zdrojů, které podporují nábor, výběr, nábor, zprostředkování zaměstnání, výkon hodnocení, analýza zaměstnaneckých výhod, zdraví, bezpečnost a zabezpečení, zatímco jiní integrují systém sledování uchazečů zadaný externě, který zahrnuje podmnožinu výše uvedeného.
Analytický modul umožňuje organizacím rozšířit hodnotu implementace HRMS o extrakce dat souvisejících s HR pro použití s jinými platformami business intelligence. Například organizace kombinují metriky HR s dalšími obchodními údaji, aby identifikovaly trendy a anomálie v počtu zaměstnanců, aby lépe předpovídaly dopad fluktuace zaměstnanců na budoucí výstup.
Nyní existuje mnoho typů HRMS nebo HRIS, některé z nichž jsou obvykle softwarové balíčky založené na místním stroji; druhým hlavním typem je online cloudový systém, ke kterému lze přistupovat prostřednictvím webového prohlížeče.
Modul školení zaměstnanců umožňuje organizacím vstup, sledování a správu školení zaměstnanců a zaměstnanců. Každý typ aktivity lze zaznamenat společně s dalšími daty. Výkon každého zaměstnance nebo zaměstnance se poté uloží a lze k němu přistupovat prostřednictvím modulu Analytics.
Modul opětovného přiřazení zaměstnanců je další doplňkovou funkcí HRMS. Tento modul má funkce převodu, propagace, revize platby, nového označení, zastupování, potvrzení, změny platebního režimu a dopisní formy.
