人事部門の機能は管理上であり、すべての組織に共通です。組織は、選択、評価、および給与計算のプロセスを正式に行っている場合があります。 「人的資本」の管理は、不可欠で複雑なプロセスに進んでいます。人事機能は、既存の従業員データの追跡で構成されます。これには、従来、個人の履歴、スキル、能力、業績、および給与が含まれます。これらの管理活動の手動の作業負荷を軽減するために、組織は専門の人事管理システムを導入することにより、これらのプロセスの多くを電子的に自動化し始めました。
HRエグゼクティブは、統合されたHRMSの開発と維持を社内または社外のIT専門家に依存しています。 。 1980年代後半にクライアントサーバーアーキテクチャが進化する前は、多くのHR自動化プロセスは、大量のデータトランザクションを処理できるメインフレームコンピュータに委ねられていました。プロプライエタリソフトウェアの購入またはプログラミングに必要な多額の設備投資の結果、これらの社内で開発されたHRMSは、多額の資本を所有する組織に限定されていました。クライアントサーバー、アプリケーションサービスプロバイダー、およびサービスとしてのソフトウェア（SaaS）または人事管理システムの出現により、このようなシステムのより高度な管理制御が可能になりました。現在、人事管理システムには次のものが含まれる傾向があります。
- スタッフの維持
- 採用
- オンボーディング&オフボーディング
- 管理
- 給与の管理
- 従業員のメリットの追跡と管理
- 人事計画
- 採用/学習管理
- パフォーマンス管理と評価
- 従業員のセルフサービス
- スケジュールとローター管理
- 欠勤管理
- 退社管理
- レポートと分析
- 従業員の再割り当て
- 前例に従うことによる苦情処理
給与モジュールは、給与プロセスを自動化します従業員の時間と出席に関するデータを収集し、さまざまな控除と税金を計算し、定期的な給与チェックと従業員の税金レポートを生成します。データは通常、人事および時間管理モジュールから供給され、自動預金および手動小切手書き込み機能を計算します。このモジュールは、すべての従業員関連のトランザクションを網羅するだけでなく、既存の財務管理システムと統合することもできます。
時間と出席のモジュールは、標準化された時間と仕事に関連する取り組みを収集します。最先端のモジュールは、データ収集方法、労働力配分機能、およびデータ分析機能に幅広い柔軟性を提供します。コスト分析と効率性の指標が主な機能です。
福利厚生管理モジュールは、組織が福利厚生プログラムへの従業員の参加を管理および追跡するためのシステムを提供します。これらには通常、保険、報酬、利益分配、および退職が含まれます。
HR管理モジュールは、申請から退職まで、他の多くのHRの側面をカバーするコンポーネントです。システムは、基本的な人口統計および住所データ、選択、トレーニングと開発、能力とスキルの管理、報酬計画の記録、およびその他の関連する活動を記録します。最先端のシステムは、アプリケーションを「読み取り」、該当するデータベースフィールドに関連データを入力し、雇用主に通知し、位置管理と位置制御を提供する機能を提供します。人事管理機能には、組織の従業員の採用、配置、評価、報酬、および育成が含まれます。当初、企業はコンピュータベースの情報システムを使用して次のことを行いました。
- 給与計算と給与計算レポートの作成。
- 人事記録の維持。
- タレントマネジメントの追求。
オンライン採用は、組織内で利用可能なポジションの潜在的な候補者を獲得するために人事部門が採用する主要な方法の1つになっています。人材管理システムまたは採用モジュールは、HRMSの統合採用ソリューションを提供します。これには通常、次のものが含まれます。
- 組織内の人員の使用状況の分析。
- 潜在的な応募者の特定。
- 企業向けのリストを介した採用;
- 採用担当者と応募者の両方に販売するオンライン採用サイトまたは出版物を介した採用;
- 採用プロセス内の分析（採用までの時間、採用のソース、離職率）;
- 求人広告と候補者のオンボーディングが政府の規制に従っていることを確認するためのコンプライアンス管理。
組織化された採用活動を維持するために発生する多額のコスト、クロス-一般または業界固有の求人掲示板内および全体に投稿し、可用性の競争力のある露出を維持することで、専用の応募者追跡システム（ATS）モジュールが開発されました。
トレーニングモジュールは、従業員の特性を管理および追跡する組織ニングと開発の取り組み。このシステムは、スタンドアロン製品の場合は通常「学習管理システム」（LMS）と呼ばれ、HRが従業員の教育、資格、スキルを追跡し、トレーニングコース、書籍、CD、Webベースの学習またはどのスキルを開発するための資料が利用可能です。その後、コースは日付固有のセッションで提供され、代理人とトレーニングリソースが同じシステム内でマッピングおよび管理されます。洗練されたLMSにより、マネージャーは業績管理や評価指標とともにトレーニング、予算、カレンダーを承認できます。
従業員セルフサービスモジュールを使用すると、従業員はHR関連データを照会し、システム上でHRトランザクションを実行できます。従業員は、人事担当者に情報を尋ねることなく、システムから出席記録を照会できます。このモジュールでは、監督者がO.T.を承認することもできます。人事部門のタスクを過負荷にすることなく、システムを介して部下からの要求。
多くの組織は、従来の機能を超えて、採用、選択、採用、配置、パフォーマンスをサポートする人事管理情報システムを開発しました。評価、従業員の福利厚生分析、健康、安全、セキュリティなど、上記のサブセットを含む外部委託の応募者追跡システムを統合するものもあります。
分析モジュールを使用すると、組織はHRMS実装の価値を次のように拡張できます。他のビジネスインテリジェンスプラットフォームで使用するためにHR関連データを抽出します。たとえば、組織はHR指標を他のビジネスデータと組み合わせて、従業員の離職が将来の成果に与える影響をより正確に予測するために、人員の傾向と異常を特定します。
現在、HRMSまたはHRISには多くの種類があり、一部はこれらは通常、ローカルマシンベースのソフトウェアパッケージです。もう1つの主なタイプは、Webブラウザを介してアクセスできるオンラインクラウドベースのシステムです。
スタッフトレーニングモジュールを使用すると、組織は従業員とスタッフのトレーニングを入力、追跡、および管理できます。各タイプのアクティビティは、追加データと一緒に記録できます。次に、各従業員またはスタッフメンバーのパフォーマンスが保存され、分析モジュールを介してアクセスできます。
従業員再割り当てモジュールは、HRMSの最近の追加機能です。このモジュールには、転送、昇進、支払いの改訂、再指定、代理、確認、支払いモードの変更、およびレターフォームの機能があります。
