定足数が必要な理由
このシナリオを想像してみてください。12月の理事会会議の前日、猛吹雪がすべてのフライトを接地し、2人を除くすべての理事会メンバーを阻止します。出席から。その取締役会で、2人のメンバーは3人の仲間のメンバーを投票し、200ドルを超えるすべての小切手に署名権限を割り当てます。これは誇張された例ですが、重要な点があります。定足数により、少数の取締役会メンバーが組織を拘束する非代表的な行動をとらないようにします。
定足数を設定するにはどうすればよいですか
多くの組織は、クォーラムを構成するものを決定するための魔法の公式があるかどうかを尋ねます。残念ながら、ありません。組織の細則で現在定足数が定義されていない場合（メンバーの数または割合のいずれか）、最初に州法を確認して、最小要件を決定します。多くの州法では、定足数を取締役会メンバーの過半数として設定していますが、定足数を取締役会の3分の1まで低くすることを許可しているものもあります。これらの法律には、代理人や投票権の委任などが許可されているかどうかなど、その他の有用な情報も含まれます。
意思決定定足数基準を定義する際には、最悪のシナリオを検討することが常に役立ちます。ボード。たとえば、16人のメンバーと40％の定足数要件を持つ取締役会は、7人のメンバーが出席しているときに会議を開催できることを意味します。次に、細則が投票を行うために単純な「定足数の過半数」を要求する場合、4人のメンバー（出席した7人の過半数）が問題の運命を決定できます。これは、取締役会の4分の1が、組織全体。取締役会全体を代表する定足数を設定するよう努める必要があります。
取締役会によっては、完全な代表を確保することを期待して、100％などの高い定足数を設定する場合があります。取締役会は定足数に達することができないことに気づきます。完全な表現の必要性と現実的なものの適切なバランスを決定するのは組織の責任です。定足数ポリシーのサンプルを以下に示します。これはサンプルにすぎないことに注意してください。組織のニーズに合わせてカスタマイズする必要があります。
定足数に達することが頻繁に発生する場合はどうなりますか？
取締役会への招待を受け入れる場合、最大の義務はほとんどの取締役会メンバーは今や会議に出席できませんがen、慢性的な出席の問題に対処する必要があります。定足数に到達するのに常に苦労している場合、問題は1人または2人以上の頻繁に欠席する人であり、取締役会全体の問題です。一歩下がって、メンバーが会議に出席できない理由を特定してください。
- スケジュールの中で会議を優先していませんか？もしそうなら、注意義務と出席不足が組織をどのように傷つけるかに焦点を当てることによって出席を改善することを議論する時かもしれません。理事会メンバーの欠勤に苦しんでいる理事会の中には、定足数を下げることを検討しているところもあります。これは、最終的には、より悪い救済策で悪い状況を修正しようとするアプローチであり、会議に出席する義務についてメンバーに間違ったメッセージを送信します。
- 会議は適切に構成されていますか？取締役会の作業負荷と現在の構造を考慮に入れると、取締役会が会議の頻度を縮小することを検討することは理にかなっているかもしれません。多くの場合、メンバーが直接会議に出席することが望ましいですが、取締役会のメンバーが電話またはWebサイトを介して仮想的に出席できるようにするポリシーを確立すると、予期しない出張などが発生した場合に柔軟に対応できますか？
サンプル定足数ポリシー
取締役会メンバーの過半数は、企業の公務を取引するための定足数を構成するものとします。メンバーが物理的に立ち会えない場合は、電話会議で完全に参加できます。このテクノロジーでは、取締役会のメンバーが物理的に存在しない他のメンバーの話を聞くことができ、物理的に存在しないメンバーが取締役会の議論を聞くことができるようにする必要があります。
