Di Tyler Nicely il 17 gennaio 2020
In questo articolo:
- Che cos’è una ricevuta di affitto?
- Perché utilizzare una ricevuta di affitto?
- Come scrivere una ricevuta di affitto
- Come inviare una ricevuta di affitto
- Ricevute di affitto per i pagamenti elettronici
Se i tuoi inquilini pagano l’affitto inviando un assegno per posta o consegnandolo direttamente a te, potrebbero chiedere una ricevuta dell’affitto. Un pagamento di affitto è uguale a qualsiasi altra transazione finanziaria o al dettaglio e fornire le ricevute è una buona pratica commerciale. La metà (50%) degli affittuari consegna il proprio affitto di persona *, quindi avere una registrazione scritta di ogni pagamento aiuterà te e il tuo inquilino a tenere traccia delle tue finanze. Puoi creare tu stesso un modello di ricevuta di affitto o scaricare il nostro modello gratuito.
Che cos’è una ricevuta di affitto?
Una ricevuta di affitto è un documento che dimostra che un proprietario o un gestore di proprietà ha ricevuto il pagamento dell’affitto di un inquilino. Una ricevuta di affitto mensile deve essere inviata dopo che un inquilino ha pagato la fattura dell’affitto.
Una ricevuta di affitto è più comunemente utilizzata per:
- Pagamenti in contanti
- Pagamenti tramite assegno
- Vaglia
Come funziona una ricevuta di affitto
Di seguito sono riportati i passaggi per l’emissione di ricevute di pagamento mensili o una tantum del locatario:
- Il locatore riscuote il pagamento.
- Il locatore scrive e firma la ricevuta.
- Sia il locatore che l’inquilino conservano una copia della ricevuta dell’affitto per i loro record.
Dovresti dare una ricevuta agli inquilini per depositi cauzionali o affitto di animali domestici?
In qualità di proprietario, dovresti documentare la prova di tutti i pagamenti dell’inquilino. Quando viene firmato un contratto di locazione e vengono pagati animali domestici o depositi cauzionali, deve essere emessa una ricevuta. Se addebiti l’affitto dell’animale domestico o altri canoni mensili, questi possono essere inclusi nella ricevuta dell’affitto, a condizione che vengano pagati tutti allo stesso tempo. Per i pagamenti non mensili, utilizzerai un formato diverso di ricevuta di noleggio, ad esempio una ricevuta di deposito cauzionale.
Perché dovresti utilizzare una ricevuta di affitto?
Una ricevuta di affitto deve essere utilizzata dal proprietario o dal gestore della proprietà per semplificare il modo in cui i pagamenti vengono monitorati quando arrivano. Le ricevute di affitto forniscono anche all’inquilino una prova del pagamento, in modo che possa tenere traccia delle proprie finanze .
Ecco alcuni motivi per cui dovresti sempre emettere una ricevuta di affitto:
1. Le ricevute di affitto creano una traccia cartacea per i pagamenti in contanti
Potresti non accettare contanti, e va bene, basta includere la fornitura nel contratto di noleggio. Ma se lo fai, una ricevuta di affitto mostra la prova del pagamento di fondi che altrimenti non potrebbero essere monitorati. Se vieni sottoposto a revisione, avrai bisogno di un modo per documentare i tuoi depositi di locazione. Lo stesso vale per i pagamenti effettuati tramite vaglia postale, che più proprietari sono disposti ad accettare.
2. Le ricevute di affitto possono essere richieste dalla città o dallo stato
Diversi stati richiedono ai proprietari di fornire una ricevuta su richiesta, quindi controlla le leggi locali. Gli statuti variano, con alcuni stati che richiedono una ricevuta per tutte le forme di pagamento e altri che richiedono solo ricevute per contanti o vaglia. Ma anche se non hai un obbligo legale, fornire una ricevuta di affitto su richiesta è una buona pratica commerciale.
3. Le ricevute di affitto semplificano la tua tenuta dei registri
La tua attività di proprietario è solo questo – un business. E la contabilità è una parte importante di qualsiasi attività commerciale, soprattutto quando le transazioni finanziarie sono grandi quanto i pagamenti mensili dell’affitto. Indipendentemente dal fatto che tu esegua la contabilità utilizzando un software specifico per l’affitto, un foglio di calcolo delle entrate e delle spese di locazione o file cartacei, dovrai conservare una copia della ricevuta dell’affitto del proprietario in formato cartaceo o digitale per ogni pagamento effettuato dall’affittuario.
4. Le ricevute di affitto aiutano a ridurre al minimo le controversie
Se un inquilino afferma di aver effettuato un pagamento per l’affitto che non hai mai ricevuto, una ricevuta di affitto – o la mancanza di una – lo dirà. In caso di problemi relativi all’affitto, avere una chiara registrazione dei pagamenti ricevuti potrebbe anche aumentare la tua credibilità e supportare il tuo caso.
Se sei preoccupato, un inquilino utilizzerà una ricevuta di affitto per rivendicare l’affitto è stato pagato quando un assegno rimbalza, non preoccuparti:
- Le ricevute di affitto non proteggono i buttafuori dell’assegno.
- L’assegno restituito è un’ampia prova che il pagamento non era valido.
In qualità di proprietario, dovresti conservare una copia della ricevuta di affitto per i tuoi archivi e documentare il dettagli in un sistema di tracciamento dei pagamenti. Questo ti aiuterà a tenere traccia di pagamenti in ritardo, assegni rimbalzati, mancati pagamenti e altri problemi.
Come scrivere una ricevuta di affitto
Il nostro modello di ricevuta di affitto di facile utilizzo fornisce tutto è necessario creare ricevute per i pagamenti degli inquilini.Quando scrivi una ricevuta di affitto, dovresti includere:
- La data in cui è stato ricevuto il pagamento
- Il nome completo dell’inquilino
- Il nome completo di chiunque altro chi ha effettuato il pagamento per conto dell’inquilino
- Il nome del proprietario o del gestore della proprietà che riceve il pagamento
- L’indirizzo della proprietà in affitto e il numero dell’unità
- L’affitto importo del pagamento e qualsiasi altro pagamento come utenze o affitto di animali domestici
- Il metodo di pagamento
- Il periodo di pagamento dell’affitto (ad esempio, 1-31 maggio 2019)
- Il saldo mensile rimanente e le eventuali penali di ritardo, se applicabili
Una volta elaborato un pagamento, devi firmare e datare la ricevuta di affitto stampabile.
Ecco un esempio di ricevuta di affitto :
Questa ricevuta di affitto di esempio gratuita (che puoi scaricare tramite il pulsante verde nella parte superiore dell’articolo) è un documento personalizzabile, quindi puoi digitare le informazioni invece di doverle stampare e scrivere a mano i dettagli. In questo modo è facile evitare errori e puoi persino inviare via e-mail la ricevuta completa del pagamento dell’affitto al tuo inquilino per garantire la consegna.
Come inviare una ricevuta dell’affitto
Ce ne sono alcuni modi per inviare una ricevuta di affitto:
- Stampala e consegnala personalmente al locatario.
- Stampa e spedisci la ricevuta al locatario.
- E-mail la ricevuta dell’affitto pagato al conduttore in formato PDF.
Ricevute di affitto per pagamenti elettronici
Sebbene le ricevute di affitto siano tradizionalmente utilizzate per pagamenti in contanti, assegni o vaglia, il 57% degli affittuari preferisce pagare online * e creare le ricevute di affitto sono ancora importanti per la contabilità e i registri del tuo inquilino. Se l’inquilino paga l’affitto online, puoi inviare una ricevuta di pagamento dell’affitto tradizionale o elettronica. Con Zillow Rental Manager puoi:
- Raccogliere l’affitto in modo facile e sicuro utilizzando ACH, debito o credito: è gratuito per te e gratuito per il tuo inquilino se sceglie di pagare tramite ACH.
- Imposta pagamenti automatici e promemoria automatici per il tuo inquilino.
- Ricevi notifiche quando un inquilino avvia un pagamento.
