Per avere successo nel campo della gestione del progetto, la capacità di stimare il costo di un progetto è vitale. Se sei un project manager che è stato coinvolto in profondità e stai lottando per elaborare stime accurate e realistiche, aiuta a comprendere appieno due delle metriche di stima più importanti che potresti iniziare ad applicare subito ai tuoi progetti: ROM e definitivo.

Un project manager può aiutare a preparare stime più accurate; per cominciare, è fondamentale che tutti gli input siano corretti quando si calcola il costo. Alcuni project manager utilizzano dati storici per calcolare il costo di un progetto; sebbene questo possa funzionare in determinate situazioni, a lungo termine porterà a maggiori variazioni nei costi stimati e finali.

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Esistono essenzialmente due modi per stimare il costo di un progetto. Una delle tecniche più comunemente utilizzate è la stima ROM o la stima approssimativa dell’ordine di grandezza. Un altro modo per stimare il costo di un progetto è utilizzare una stima definitiva.

Il modo in cui vengono stimati i costi è diverso in entrambi i metodi ed è importante per qualsiasi professionista della gestione di progetti capire come entrambe queste stime opera. A seconda del metodo utilizzato, un’azienda avrà più o meno tolleranza per la variazione dal preventivo.

Diamo uno sguardo più approfondito a queste due tecniche.

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Cos’è una stima Rom?

Una stima ROM viene generalmente completata in una delle prime fasi di un progetto. In generale, quando un’azienda o un’azienda desidera completare un costo della ROM, cerca un numero di ballpark invece di una cifra esatta.

La variazione tra i costi stimati ed effettivi con una stima della ROM può facilmente essere più o meno cinquanta percento. Chiunque stia preparando una stima della ROM dovrebbe assicurarsi di indicare che l’accuratezza della stima può variare notevolmente, soprattutto se è nelle prime fasi di un progetto.

Come si prepara una stima della ROM?

Sebbene esista una variazione più accettata con una stima ROM, è comunque fondamentale che un professionista della gestione del progetto completi il lavoro per rendere la stima il più accurata possibile. Ci sono limiti a quanto è accettabile per quanto riguarda la variazione di prezzo.

Spesso i progetti vengono completati in un periodo di diversi anni. Può essere difficile prevedere e tracciare il costo delle materie prime o del lavoro su un arco di tempo pluriennale. Tuttavia, ci sono input noti che il project manager è sicuro di ottenere corretti. Come regola generale, più lungo è l’orizzonte temporale del progetto, maggiore sarà la possibile variazione del prezzo finale.

Ad esempio, se qualcuno stimasse la costruzione di una nuova casa in $ 200.000 e il costo finale era di $ 1.000.000, il livello di variazione non sarebbe stato accettabile. Quando si preparano le stime dei costi utilizzando questo metodo, l’aspetto più importante è ottenere i fattori noti corretti.

Strumenti per stime ROM

Sul mercato sono disponibili diversi strumenti utili per aiutare i project manager fornire stime probabili di ROM. SEER è una suite di prodotti interoperabili che può aiutare i project manager in molti passaggi lungo il percorso, comprese soluzioni software che aiutano sia con ROM che con stime definitive.

Esistono anche modelli di ROM come questo di Doctonic che aiuteranno a mappare tutte le variabili da tenere in considerazione.

Che cos’è una stima definitiva?

Una stima definitiva è molto diversa da una stima ROM. Innanzitutto, il livello di variazione accettato tra il costo previsto e il costo finale è generalmente compreso tra -10% e + 10%. Un’azienda o un cliente che richiede un preventivo definitivo di solito ha molto meno margine di errore di uno che accetterà il prezzo della ROM.

Chiunque abbia lavorato abbastanza a lungo nel campo della gestione dei progetti sa quanto possa essere difficile preparare un preventivo definitivo su un progetto lungo o complesso. Ciò significa che la persona che prepara le stime dei costi per un progetto utilizzando una stima definitiva deve eseguire una notevole quantità di ricerche per ottenere una variazione così bassa.

Anche una stima definitiva potrebbe rivelarsi errata, poiché è probabilmente basato su alcune ipotesi, inclusi fattori al di fuori del controllo di chiunque. Il cambiamento delle stime è un dato di fatto accettato e l’unico modo per contrastare l’incertezza nelle stime è aggiornarle regolarmente: maggiore è l’incertezza, più frequentemente devono essere riviste. Questo è l’unico modo per mitigare i rischi. Il PMBOK definisce questa “pianificazione delle onde rotolanti.”

Come si prepara una stima definitiva?

Il metodo di preparazione di una stima definitiva deve essere più dettagliata di una stima ROM. Inoltre, devono essere disponibili dati più solidi quando si prepara un preventivo definitivo. Una società o impresa non può aspettarsi che venga preparata una stima definitiva accurata se non vengono forniti i punti dati corretti. In generale, ci sono documenti contrattuali e un ambito di lavoro che viene fornito per sostenere le richieste di stima. Deve essere preparato un preventivo definitivo da piani completamente progettati con diversi scenari che possono essere proiettati.

Tutti i costi diretti associati al progetto, come i materiali da costruzione e la manodopera per una casa, dovrebbero essere dettagliati. Una contingenza dovrebbe anche essere incorporata in una stima definitiva che può coprire un project manager nel caso in cui le condizioni di mercato cambino. Per usare l’esempio della costruzione di una casa, se il prezzo dei mattoni aumenta improvvisamente del cinquanta percento, non sarebbe ragionevole che il costo stimato dei mattoni in casa sia lo stesso del costo finale. Per aiutare a ridurre l’impatto di questa situazione, anche i costi indiretti dovrebbero essere preventivati in un progetto.

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Strumenti per stime definitive

Molte aziende offrono modelli e calcolatori per assistere con stime definitive. Smartsheet offre un modello oltre a un’utile guida sulla stima dei costi del progetto.

Come regola generale, è importante capire che una stima è valida solo quanto gli input inseriti. Eventuali variazioni selvagge dei costi di mercato o deviazioni dal piano possono e comporteranno meno accurato.

Come faccio a calcolare la variazione per queste stime?

In qualità di project manager, è importante essere in grado di tenere conto accuratamente della variazione. Se il costo stimato di un progetto è $ 200.000 e il costo effettivo del progetto finisce per essere $ 250.000, la variazione in dollari è $ 50.000. Tuttavia, ciò che conta davvero è la variazione percentuale. In questo caso, prenderemmo la differenza di $ 50.000 e la divideremmo per il costo stimato del progetto a $ 200.000. In questo semplice esempio, la variazione dei costi sarebbe del 25%. Ciò sarebbe accettabile per una stima della ROM, ma non per una stima definitiva.

Come regola generale, è importante capire che una stima è valida solo quanto gli input inseriti. variazioni dei costi di mercato o deviazioni dal piano possono e comporteranno stime meno accurate.

Conclusione

Una stima ROM e una stima definitiva funzionano in modo diverso in termini di portata e dettaglio. Un cliente o un’azienda che richiede un preventivo ROM avrà un insieme di aspettative completamente diverso da quello che richiede un preventivo definitivo. La tua comprensione delle differenze tra costi ROM, prezzi ROM, stima ROM e stima definitiva sono un primo passo cruciale nello sviluppo dell’ambito di un progetto.

Qualsiasi stima definitiva dovrebbe avere un ambito di lavoro e un elenco dettagliato dei costi che sono stati coinvolti nel progetto. A differenza di una stima del ROM, è improbabile che un’azienda tolleri o accetti grandi variazioni dai costi stimati e finali. Infine, come project manager, è importante delineare le aspettative sull’accuratezza dei diversi metodi di stima. Un’azienda dovrebbe capire che una stima della ROM non sarà accurata quanto una definitiva.