Par Tyler Nicely le 17 janvier 2020
Dans cet article:
- Qu’est-ce qu’un reçu de loyer?
- Pourquoi utiliser un reçu de loyer?
- Comment rédiger un reçu de loyer
- Comment envoyer un reçu de loyer
- Reçus de loyer pour les paiements électroniques
Si vos locataires paient leur loyer en envoyant un chèque par la poste ou en vous le remettant directement, ils peuvent vous demander un reçu de loyer. Un paiement de loyer est identique à toute autre transaction financière ou de détail, et fournir des reçus est une bonne pratique commerciale. La moitié (50%) des locataires livrent leur loyer en personne * – le fait d’avoir une trace écrite de chaque paiement vous aidera, vous et votre locataire, à garder une trace de vos finances. Vous pouvez créer vous-même un modèle de reçu de loyer ou télécharger notre modèle gratuit.
Qu’est-ce qu’un reçu de loyer?
Un reçu de loyer est un document qui prouve qu’un propriétaire ou un gestionnaire immobilier a reçu le paiement du loyer d’un locataire. Un reçu de loyer mensuel doit être envoyé après que le locataire a payé sa facture de loyer.
Un reçu de loyer est le plus souvent utilisé pour:
- Les paiements en espèces
- Paiements par chèque
- Mandats
Fonctionnement d’un reçu de loyer
Voici les étapes à suivre pour émettre des reçus de paiement mensuels ou uniques aux locataires:
- Le propriétaire encaisse le paiement.
- Le propriétaire rédige et signe le reçu.
- Le propriétaire et le locataire conservent une copie du reçu de loyer pour leurs dossiers.
Devez-vous remettre un reçu aux locataires pour les dépôts de garantie ou la location d’un animal?
En tant que propriétaire, vous devez documenter la preuve de tous les paiements des locataires. Lorsqu’un contrat de location est signé et que les animaux de compagnie ou les dépôts de garantie sont payés, un reçu doit être émis. Si vous facturez un loyer pour animal de compagnie ou d’autres frais mensuels, ceux-ci peuvent être inclus sur votre reçu de loyer, à condition qu’ils soient tous payés en même temps. Pour tout paiement non mensuel, vous utiliserez un autre format de reçu de location, tel qu’un reçu de dépôt de garantie.
Pourquoi devriez-vous utiliser un reçu de loyer?
Un reçu de loyer doit être utilisé par le propriétaire ou le gestionnaire immobilier pour simplifier la façon dont les paiements sont suivis à mesure qu’ils arrivent. Les reçus de loyer fournissent également au locataire une preuve de paiement, afin qu’il puisse suivre ses finances .
Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez toujours émettre un reçu de loyer:
1. Les reçus de location créent une trace papier pour les paiements en espèces
Vous ne pouvez pas accepter en espèces, et c’est très bien, incluez simplement la disposition dans votre contrat de location. Mais si vous le faites, un reçu de loyer montre une preuve de paiement pour les fonds qui, autrement, ne peuvent pas être suivis. Si jamais vous êtes audité, vous aurez besoin d’un moyen de documenter vos dépôts de location. Il en va de même pour les paiements effectués par mandat-poste, que plus de propriétaires sont prêts à accepter.
2. Des reçus de location peuvent être exigés par la ville ou l’état
Plusieurs états exigent que les propriétaires fournissent un reçu sur demande, alors vérifiez vos lois locales. Les statuts varient, certains États exigeant un reçu pour toutes les formes de paiement et d’autres exigeant des reçus uniquement pour les espèces ou les mandats. Mais même si vous n’avez pas d’obligation légale, fournir un reçu de loyer sur demande est une bonne pratique commerciale.
3. Les reçus de loyer simplifient la tenue de vos dossiers
Votre entreprise de propriétaire est juste ça – une entreprise. Et la comptabilité est une partie importante de toute entreprise, en particulier lorsque les transactions financières sont aussi importantes que les paiements mensuels de loyer. Que vous fassiez votre comptabilité en utilisant un logiciel spécifique à la location, une feuille de calcul des revenus et dépenses de location ou des fichiers papier, vous devrez conserver une copie du reçu de loyer du propriétaire sous forme papier ou numérique pour chaque paiement effectué par le locataire.
4. Les reçus de loyer aident à minimiser les conflits
Si un locataire prétend avoir effectué un paiement de loyer que vous n’avez jamais reçu, un reçu de loyer – ou l’absence d’un reçu – racontera l’histoire. Si des problèmes liés au loyer s’aggravent, le fait d’avoir un enregistrement clair des paiements reçus peut également renforcer votre crédibilité et soutenir votre dossier.
Si vous craignez qu’un locataire utilisera un reçu de loyer pour réclamer que le loyer a été payé quand un chèque rebondit, ne vous inquiétez pas:
- Les reçus de location ne protègent pas les videurs de chèques.
- Le chèque retourné est une preuve suffisante que le paiement n’était pas valide.
En tant que propriétaire, vous devez conserver une copie du reçu de loyer pour vos archives et documenter le détails dans un système de suivi des paiements. Cela vous aidera à garder une trace des retards de paiement, des chèques sans provision, des paiements manqués et d’autres problèmes.
Comment rédiger un reçu de loyer
Notre modèle de reçu de loyer facile à utiliser fournit tout vous devez créer des reçus pour les paiements des locataires.Lors de la rédaction d’un reçu de loyer, vous devez inclure:
- La date de réception du paiement
- Le nom complet du locataire
- Le nom complet de toute autre personne qui a effectué le paiement au nom du locataire
- Le nom du propriétaire ou du gestionnaire immobilier recevant le paiement
- L’adresse du bien locatif et le numéro d’unité
- Le loyer montant du paiement et tout autre paiement comme les services publics ou la location d’un animal
- Le mode de paiement
- La période de paiement de la location (par exemple, du 1er au 31 mai 2019)
- Le solde mensuel restant et les éventuels frais de retard, le cas échéant
Une fois le paiement traité, vous devez signer et dater le reçu de loyer imprimable.
Voici un exemple de reçu de loyer :
Cet exemple de reçu de loyer gratuit (que vous pouvez télécharger via le bouton vert en haut de l’article) est un document personnalisable, vous pouvez donc taper les informations au lieu d’avoir à les imprimer et à les écrire à la main les détails. Cela permet d’éviter facilement les erreurs et vous pouvez même envoyer par e-mail le reçu de paiement de la location à votre locataire pour assurer la livraison.
Comment envoyer un reçu de loyer
Il y en a quelques-uns moyens d’envoyer un reçu de loyer:
- Imprimez et remettez-le personnellement au locataire.
- Imprimez et envoyez le reçu au locataire.
- E-mail le reçu de loyer payé au locataire au format PDF.
Reçus de loyer pour les paiements électroniques
Alors que les reçus de loyer sont traditionnellement utilisés pour les paiements en espèces, par chèque ou par mandat, 57% des locataires préfèrent payer en ligne * – et créer les reçus de loyer sont toujours importants pour la comptabilité et les registres de vos locataires. Si le locataire paie le loyer en ligne, vous pouvez envoyer un reçu de paiement de loyer traditionnel ou un reçu électronique. Avec Zillow Rental Manager, vous pouvez:
- Percevoir facilement et en toute sécurité le loyer par ACH, débit ou crédit – c’est gratuit pour vous, et gratuit pour votre locataire s’il choisit de payer avec ACH.
- Configurez des paiements automatiques et des rappels automatiques pour votre locataire.
- Recevez des notifications lorsqu’un locataire effectue un paiement.
