Qu’est-ce qu’un talon de paie?

Un talon de paie est un enregistrement détaillé de la paie actuelle d’un employé. Il comprend tous les gains pour une période de paie spécifique (salaire horaire ou salaire, heures supplémentaires, pourboires et commissions) ainsi que toutes les déductions en cours et cumulatives, l’impôt FICA et les retenues d’impôt sur le revenu.

Bien que la plupart des États n’obligent pas les employeurs à fournir des talons de paie à leurs employés, de nombreuses institutions demandent toujours des talons de paie comme preuve de revenu et d’emploi stable.

Un talon de paie est un document de l’employeur qui décompose le salaire d’un employé pour une période de paie spécifique. Le talon de paie indique:

• Le nombre d’heures travaillées par l’employé
• Le salaire brut que l’employé a été payé (avant toute déduction)
• Fédéral, état, etles impôts locaux retenus sur le salaire brut
• Autres retenues, telles que la part du travailleur dans les primes d’assurance
• Salaire net

L’employé doit recevoir un talon de paie chaque période de paie.

Les informations du talon de paie doivent correspondre aux données du formulaire W-2 de chaque employé, que les individus utilisent pour produire leurs déclarations de revenus personnelles. Pour créer un talon de paie, la première étape consiste à demander à chaque employé de remplir un formulaire W-4. Une fois que vous avez rempli un W-4, vous devrez collecter des informations supplémentaires pour le talon de paie.

Qui a besoin de talons de paie?

Employeurs

Employeurs doivent générer des talons de paie, car certains États exigent que les entreprises déposent et émettent des talons de paie. Le montant total en dollars de tous les talons de paie doit être comparé aux dépenses salariales et autres coûts de main-d’œuvre dans vos registres comptables.

Employés

Pour les employés, la fonction la plus importante des bulletins de paie est la tenue de registres.

• De nombreuses institutions exigent des talons de paie comme preuve de revenu, même si les employeurs ne sont pas tenus de les fournir. Certaines entités exigent des talons de paie comme preuve de revenu lorsque vous demandez un prêt ou louez une maison ou un appartement.

• Les détails sur l’employeur et le salaire du travailleur prouvent l’emploi et le revenu total.

• Les bulletins de paie indiquent le revenu d’un employé, les impôts payés et les autres contributions. En tant que tel, il est utile pour quelqu’un qui produit sa déclaration de revenus.

Entrepreneurs indépendants, sous-traitants

Les entrepreneurs, par définition, ne sont pas des employés et n’ont pas d’impôts retenus sur leur salaire. Ces ouvriers reçoivent 1099 à la fin de l’année, qui vérifient les revenus reçus d’un client.

Un talon de paie peut aider l’entrepreneur à vérifier que le montant en dollars sur le 1099 est correct. Si Acme Manufacturing vous paie 5000 $ pour des travaux de sous-traitance en 2020, ce montant en dollars devrait être inscrit sur le 1099 et sur le talon de paie de fin d’année. Si les montants ne correspondent pas, engagez le client pour résoudre le problème.

Indépendant

En tant qu’indépendant, vous trouverez toujours les fiches de paie extrêmement utiles.

Si vous êtes le propriétaire d’une LLC à un seul membre, par exemple, il est important de garder une trace de tous les paiements effectués depuis la LLC sur votre compte bancaire personnel. Vous devez séparer vos dépenses professionnelles des transactions personnelles, afin de pouvoir déclarer le montant exact du bénéfice commercial dans votre déclaration de revenus.

Même si vous êtes un travailleur indépendant, de nombreuses banques et établissements auront toujours besoin de talons de paie.

Voici quelques types d’emplois courants qui nécessitent et utilisent des talons de paie:

• Entreprises: petites et grandes entreprises de tous types
• Détaillants
• Artisans: plombiers, charpentiers, entreprises de services d’arbres, paysagistes
• Entreprises en démarrage

Qui doit prouver son revenu à l’aide d’un talon de paie?

Les employés, entrepreneurs et entrepreneurs indépendants ont besoin de talons de paie comme preuve de revenu et d’emploi stable. Voici quelques situations qui nécessitent les informations d’un talon de paie:

• Prêt immobilier ou automobile:
  Le revenu indiqué sur le talon de paie soutient votre capacité à rembourser un prêt. Si vous louez un véhicule, le concessionnaire automobile demandera une preuve de vos revenus.
• Propriété locative:
  Les informations sur le talon de paie permettent au propriétaire de confirmer votre capacité à payer le loyer.
• Prêt commercial:
  Les entrepreneurs et les travailleurs indépendants peuvent avoir besoin de prêts commerciaux, comme une marge de crédit. Le talon de paie prend en charge la demande de prêt.
• Invalidité:
  Si vous êtes blessé et devez déposer une demande d’invalidité, le talon de paie vérifie le revenu que vous avez gagné avant de devenir invalide. Si vous déposez une action en justice pour blessure d’invalidité, les informations du talon de paie étayeront votre demande de perte de revenu.
• Demande de visa:
  Dans certains cas, les personnes qui demandent un visa doivent payer des talons à vérifier le revenu.

Ce que les travailleurs doivent savoir sur les talons de paie?

Un talon de paie contient une grande quantité d’informations, et la quantité de détails peut prêter à confusion pour les travailleurs. Voici quatre problèmes que chaque collaborateur doit comprendre:

• Période actuelle vs.les salaires cumulatifs de l’année:
  Le talon de paie doit clairement indiquer les salaires comme pour la période en cours de l’année en cours. Le travailleur doit comprendre le montant en dollars du salaire payé maintenant et les montants gagnés jusqu’à présent cette année.
• Salaire brut par rapport au salaire net:
  Les dollars versés au travailleur au cours d’une période donnée sont nets salaires. Le salaire brut, en revanche, est le montant de la compensation avant toute déduction. Le travailleur doit être en mesure de prendre le salaire brut, de soustraire toutes les retenues et de calculer le salaire net.
• Salaire par rapport au salaire horaire:
  Ces deux sujets sont expliqués en détail ci-dessous. Les travailleurs doivent comprendre si les salaires bruts sont calculés en utilisant un numéro de salaire annuel ou en fonction des heures travaillées au cours d’une période de paie donnée.
• Échéancier de paie, nombre de périodes de paie:
  Un travailleur doit savoir quand paie est traité, afin de créer un budget personnel et un plan de paiement des factures. Le nombre total de périodes de paie dans une année dépend de la fréquence à laquelle le travailleur est payé. Par exemple, si vous recevez des paiements hebdomadaires – il y a 52 périodes de paie dans une année, 26 périodes de paie aux deux semaines, 24 périodes bimensuelles et 12 périodes mensuelles.

Si votre talon de paie est clair répond à chacun de ces problèmes, vous éviterez la confusion et recevrez moins de questions de la part des travailleurs.

De plus, si le travailleur comprend comment lire un talon de paie, il peut être en mesure de détecter des erreurs ou une fraude potentielle.

Supposons, par exemple, que vous soumettez 1 200 $ de salaire brut de talon de paie sur le compte bancaire, mais que le dépôt bancaire indique 1 050 $ en espèces. Vous et le travailleur pouvez rapidement trouver la différence, afin que vous puissiez enquêter.

Le risque de faux talons de paie

Les faux talons de paie peuvent créer une variété de problèmes pour les entreprises. Une personne malhonnête peut créer un faux talon de paie pour soutenir le revenu indiqué sur une demande de prêt.

En tant que prêteur potentiel, vous pouvez vérifier les calculs sur un talon de paie, ainsi que la mise en page du document et les polices pour déterminer si le document est réel. La meilleure preuve, cependant, est d’appeler l’entreprise indiquée sur le talon de paie et de confirmer si l’individu est (ou était) un employé.

Vous pouvez éviter les problèmes liés à l’émission de vos propres talons de paie en utilisant FormPros

Informations publiées sur un talon de paie

Bien que les exigences des États pour les talons de paie puissent varier, les talons de paie incluent généralement ces informations:

• Coordonnées de l’entreprise : nom de l’entreprise, adresse.
• Données personnelles de l’employé: nom, adresse, numéro de sécurité sociale.
• Cycle de paiement: le nombre de périodes de paie détermine le montant du salaire payé à chaque date de paie . Il détermine également les jours de début et de fin du calcul de la paie horaire.
• Salaires: salaire brut et salaire net. Les salaires peuvent être basés sur un salaire ou calculés en utilisant un taux de rémunération horaire.
• Heures travaillées, taux de rémunération horaires (heures normales, heures supplémentaires), le cas échéant
• Retenues fiscales: Montants fédéraux, étatiques et éventuellement locaux retenus pour les impôts.
• Retenues sur les prestations: montants retenus pour la part de l’employé des primes d’assurance ou des fonds à investir dans un régime de retraite.

Voici des détails supplémentaires sur certains éléments importants du talon de paie:

Salaire brut

Les salaires gagnés avant toute retenue ou déduction sont soustraits. Le salaire brut pour le montant d’une période de paie est calculé selon l’une des deux méthodes suivantes:

• Salariés: (salaire annuel / nombre de périodes de paie dans une année)
• Salariés horaires: (heures travaillées X taux de rémunération par heure)

Le salaire brut peut inclure une rémunération supplémentaire, y compris une paie de maladie, un pécule de vacances ou des primes.

Heures travaillées, taux de rémunération

Le total des heures travaillées est particulièrement important pour les travailleurs non exonérés (horaires). Le talon de paie devrait inclure les heures régulières (jusqu’à 40 heures par semaine) et les heures supplémentaires.

Le talon de paie doit détailler toutes les heures travaillées et le taux de rémunération gagné pour chaque heure. Certains travailleurs, y compris ceux couverts par des contrats syndicaux, doivent recevoir un taux de rémunération spécifique pour les heures supplémentaires ou les heures doubles.

Les travailleurs salariés peuvent également voir les heures inscrites sur leur bulletin de paie.

Fiscalité déductions

Les travailleurs déterminent les montants de leurs retenues d’impôt fédéral sur le revenu en remplissant le formulaire W-4, et chaque État dispose d’un formulaire de retenue d’impôt.

L’impôt FICA est collecté pour financer la sécurité sociale et l’assurance-maladie. 2020, la taxe salariale pour la sécurité sociale est de 6,2% sur les revenus gagnés jusqu’à 137 700 $. Le taux d’imposition de Medicare est de 1,45% sur tous les salaires, et les contribuables à revenu élevé paieront une taxe supplémentaire de 0,9% pour Medicare. Le taux d’imposition FICA total des employés est de 7,65% en 2020.

Les employeurs paient également 7,65%, et le coût est déduit en tant que dépense d’entreprise. Les paiements de l’employeur sont généralement inclus sur le talon de paie.

Retenues sur les prestations

Les travailleurs paient souvent une partie des primes d’assurance de l’assurance maladie fournie par l’entreprise et peuvent contribuer à un régime de retraite, comme un plan 401 (k). 401 (k) les cotisations sont faites avec des dollars avant impôt, et l’employeur peut ajouter des contributions de contrepartie.

Taxes de chômage

Les programmes de chômage sont financés par la taxe FUTA (fédérale) et la taxe SUTA (état). Ces montants sont payés par l’employeur, mais également indiqués sur le talon de paie.

Salaire net

Le salaire net correspond au montant réel payé au travailleur, après toutes les déductions.

Voici un exemple de calcul du salaire net:

Calcul du salaire net

Sur la base des indemnités sur son W-4, votre entreprise devrait retenir 20% de son salaire brut (462 $) pour les impôts fédéraux et 5% (115 $) pour les impôts d’État. Sally paie également 50 $ par période de paie pour sa part du régime d’assurance maladie de l’entreprise.

Le salaire net de Sally est de 2 308 $, moins un total de 577 $ pour les taxes et 50 $ pour ses primes d’assurance maladie. Son salaire net est de 1 681 $.

Le talon de paie doit inclure toutes ces informations pour la période de paie actuelle et depuis le début de l’année. Les talons de paie que vous générez peuvent également inclure des paiements d’impôt chômage. Les travailleurs horaires ont besoin de détails sur le nombre total d’heures travaillées et sur les heures payées en tant que salaire des heures supplémentaires.

Exigences de l’État pour les talons de paie

Le gouvernement fédéral n’a pas de loi sur les talons de paie qui tous les états doivent suivre. Cependant, la loi sur les normes de travail équitables exige que les employeurs «tiennent des registres des heures de travail et de la paie». Le site Web du Département du travail de votre État détermine les règles de talon de paie pour votre État.

Tout d’abord, vous devez vérifier s’il s’agit d’un désengagement ou état de désactivation:

États de désactivation

Avant qu’une entreprise ne modifie la façon dont elle fournit des informations sur les talons de paie, elle doit obtenir le consentement de l’employé. Si le travailleur n’accepte pas le changement , l’entreprise doit s’en tenir à l’ancienne méthode. Voici la plupart des états de désinscription:

Alabama, Arkansas, Floride, Géorgie, Louisiane, Mississippi, Ohio, Dakota du Sud et Tennessee

États opt-in:

L’entreprise doit offrir une version papier du talon de paie. Si l’employé choisit de recevoir les talons de paie par voie électronique, la version papier n’est pas requise. Voici la plupart des options. États extérieurs:

Californie, Colorado, Connecticut, Iowa, Maine, Massachusetts, Nouveau-Mexique, Caroline du Nord, Texas, Vermont et Washington.

États complexes:

Enfin, ces s tates ont des règles plus complexes que simplement opt-out ou opt-in. Les règles de chaque état sont uniques:

Delaware, Hawaï, Minnesota et Oregon.

Ensuite, déterminez les exigences pour votre état spécifique:

• Aucune exigence : Certains États n’ont pas créé de règles à l’échelle de l’État pour les talons de paie. Par conséquent, les employeurs ne sont pas tenus de fournir un talon de paie.
• Accès aux états: Ces états vous obligent à fournir une forme de talon de paie, sous forme électronique ou papier.
• États d’accès / d’impression: dans ces états, vous pouvez fournir une version électronique ou papier. Cependant, vos employés doivent disposer d’un moyen pratique d’imprimer le bulletin de paie ou d’y accéder en ligne.

Si vous travaillez dans plusieurs États, vous devrez peut-être répondre à plusieurs exigences différentes.

Quelles sont les erreurs courantes lors de la création des talons de paie?

Fournir des informations incomplètes ou inexactes.

De nombreuses personnes font l’erreur de prendre les talons de paie pour acquis. En tant que tels, beaucoup d’entre eux finissent par ne pas mettre les informations correctes ou complètes sur le talon. Les entreprises n’indiquent pas les dates de paiement ou la période de paie, ou n’incluent pas les coordonnées complètes de l’employeur ou du travailleur. Cette approche posera des problèmes lors du calcul des taxes plus tard.

Erreur dans les calculs.

C’est une question délicate, car il y a en fait pas mal de calculs qui entrent dans la réalisation d’un talon de paie. Par exemple, une indication incorrecte du nombre total d’heures travaillées pendant une période de paie peut entraîner une erreur dans les soldes cumulatifs de l’année. De nombreux utilisateurs consacrent souvent 40 heures de travail sur un talon de paie aux deux semaines alors qu’ils voulaient en fait consacrer 80 heures. Pour cette raison, il est toujours préférable d’utiliser un générateur de talons de paie automatisé. L’automatisation réduit la probabilité d’une erreur de calcul.

Le jeter.

Certaines personnes ne font pas attention à leurs talons de paie et les jettent sans trop comme une lecture rapide. Essayez de garder vos talons de paie au moins jusqu’à la fin de l’année d’imposition. Celles-ci vous aideront à vérifier si votre employeur a effectué les paiements corrects en votre nom. De plus, vous devrez peut-être montrer vos talons de paie lorsque vous demandez un prêt ou que vous essayez de louer un nouvel appartement.

Comment créer des talons de paie en ligne?

De nombreux employeurs sont le remplacement des sociétés de paie et des services comptables par le générateur de talons de paie FormPros. Les employés et les entrepreneurs peuvent également profiter de ce système convivial pour créer des talons de paie afin de vérifier l’emploi. Le générateur de talons de paie Formpros.com peut créer instantanément vos talons de chèque en ligne dès aujourd’hui.

Pour commencer, vous aurez besoin des coordonnées de base de l’employeur et de l’employé. Ensuite, notre formulaire intuitif vous posera quelques questions simples sur le salaire des employés, ainsi que sur la date de paie et la période de paie actuelles.Si vous avez choisi notre modèle avancé, vous pourrez saisir des revenus supplémentaires, tels que les heures supplémentaires, les pourboires, les congés payés et les indemnités de maladie.

L’ensemble du processus de création d’un talon de paie en ligne ne vous prendra que quelques minutes. Notre formulaire intuitif vous aidera même à calculer automatiquement les montants qui doivent être retenus pour les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques, FICA, Medicare et les taxes de sécurité sociale. Le formulaire calculera tous les soldes bruts, nets et cumulatifs pour la période de paie en cours. Soyez assuré que vos informations restent confidentielles et sécurisées.

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