Pour réussir dans le domaine de la gestion de projet, la capacité d’estimer le coût d’un projet est vital. Si vous êtes un chef de projet qui a été plongé dans les profondeurs et que vous avez du mal à proposer des estimations précises et réalistes, cela vous aide à comprendre pleinement deux des mesures d’estimation les plus importantes que vous pourriez commencer à appliquer immédiatement à vos projets: ROM et définitif.

Un chef de projet peut aider à préparer des estimations plus précises; pour commencer, il est essentiel que toutes les entrées soient correctes lors du calcul du coût. Certains chefs de projet utilisent des données historiques pour calculer le coût d’un projet; bien que cela puisse fonctionner dans certaines situations, cela entraînera à long terme des variations plus importantes des coûts estimés et finaux.

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Il existe essentiellement deux manières d’estimer le coût d’un projet. L’une des techniques les plus couramment utilisées est l’estimation ROM ou estimation de l’ordre de grandeur approximatif. Une autre façon d’estimer le coût d’un projet consiste à utiliser une estimation définitive.

La façon dont les coûts sont estimés est différente dans les deux méthodes, et il est important pour tout professionnel de la gestion de projet de comprendre comment ces deux estimations travailler. En fonction de la méthode utilisée, une entreprise aura plus ou moins de tolérance pour les écarts par rapport à l’estimation.

Examinons de plus près ces deux techniques.

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Qu’est-ce qu’une estimation ROM?

Une estimation ROM est généralement effectuée dans l’une des premières phases d’un projet. En général, lorsqu’une entreprise ou une entreprise souhaite qu’un coût ROM soit terminé, elle recherche un nombre approximatif au lieu d’un chiffre exact.

La variation entre les coûts estimés et réels avec une estimation ROM peut facilement être plus ou moins cinquante pour cent. Quiconque prépare une estimation ROM doit être sûr d’indiquer que l’exactitude de l’estimation peut varier considérablement, surtout si elle se trouve dans les premières étapes d’un projet.

Comment préparer une estimation ROM?

Bien qu’il existe une variante plus acceptée avec une estimation ROM, il est toujours essentiel qu’un professionnel de la gestion de projet termine le travail pour rendre l’estimation aussi précise que possible. Il y a des limites à ce qui est acceptable en ce qui concerne la variation de prix.

Souvent, les projets sont achevés sur une période de plusieurs années. Il peut être difficile de prévoir et de tracer le coût des matières premières ou de la main-d’œuvre sur une période de plusieurs années. Cependant, il existe des entrées connues que le chef de projet est sûr d’obtenir correctes. En règle générale, plus l’horizon temporel du projet est long, plus la variation possible du prix final est importante.

Par exemple, si quelqu’un estime la construction d’une nouvelle maison à 200 000 $ et le coût final était de 1 000 000 $, le niveau de variation ne serait pas acceptable. Lors de la préparation des estimations de coûts à l’aide de cette méthode, l’aspect le plus important est de bien comprendre les facteurs connus.

Outils d’estimation ROM

Il existe plusieurs outils pratiques sur le marché pour aider les chefs de projet fournir des estimations ROM probables. SEER est une suite de produits interopérables qui peuvent aider les chefs de projet dans de nombreuses étapes, y compris des solutions logicielles qui aident à la fois à la ROM et aux estimations définitives.

Il existe également des modèles de ROM comme celui-ci de Doctonic qui aideront à cartographier toutes les variables à prendre en compte.

Qu’est-ce qu’une estimation définitive?

Une estimation définitive est très différente d’une estimation ROM. Premièrement, le niveau de variation accepté entre le coût projeté et le coût final est généralement de -10% à + 10%. Une entreprise ou un client qui demande une estimation définitive a généralement beaucoup moins de marge d’erreur que celui qui accepte les prix ROM.

Quiconque a travaillé assez longtemps dans le domaine de la gestion de projet sait à quel point la préparation d’un devis définitif peut être difficile sur un projet long ou complexe. Cela signifie que la personne qui prépare les estimations de coûts pour un projet à l’aide d’une estimation définitive doit effectuer une quantité considérable de recherches afin d’obtenir la variation aussi faible.

Une estimation définitive peut également s’avérer incorrecte, car il repose probablement sur un certain nombre d’hypothèses, y compris des facteurs indépendants de la volonté de quiconque. La modification des estimations est une réalité acceptée et la seule façon de contrer l’incertitude des estimations est de les mettre à jour régulièrement – plus il y a d’incertitude, plus elles doivent être revues fréquemment. C’est la seule façon d’atténuer les risques. Le PMBOK appelle cette «planification des vagues roulantes».”

Comment préparer une estimation définitive?

La méthode de préparation d’une estimation définitive doit être plus détaillée qu’une estimation ROM. De plus, il doit y avoir des données plus solides lors de la préparation d’une estimation définitive. Une entreprise ou entreprise ne peut pas s’attendre à ce qu’une estimation définitive précise soit préparée si les points de données appropriés ne sont pas fournis. En général, il existe des documents contractuels et une portée des travaux fournis afin de soutenir les demandes d’estimation. Une estimation définitive doit être préparée à partir de plans entièrement conçus avec différents scénarios pouvant être projetés.

Tous les coûts directs associés au projet, tels que les matériaux de construction et la main-d’œuvre pour une maison, doivent être détaillés. Une contingence doit également être intégrée dans une estimation définitive qui peut couvrir un chef de projet en cas de changement des conditions de marché. Pour utiliser l’exemple de la construction de maisons, si le prix des briques augmente soudainement de cinquante pour cent, il ne serait pas raisonnable que le coût estimé des briques dans la maison soit le même que le coût final. Pour aider à réduire l’impact de cette situation, les coûts indirects doivent également être budgétisés dans un projet.

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Outils pour des estimations définitives

De nombreuses entreprises proposent des modèles et des calculatrices pour aider à des estimations définitives. Smartsheet propose un modèle en plus d’un guide utile sur l’estimation des coûts de projet.

En règle générale, il est important de comprendre qu’une estimation ne vaut que pour les données d’entrée. Toute variation brutale des coûts du marché ou tout écart par rapport au plan peut et entraînera des estimations. moins précis.

Comment puis-je calculer la variation pour ces estimations?

En tant que chef de projet, il est important de pouvoir rendre compte avec précision de la variation. Si le coût estimé d’un projet est de 200 000 $ et que le coût réel du projet finit par être de 250 000 $, la variation en dollars est de 50 000 $. Cependant, ce qui compte vraiment, c’est la variation en pourcentage. Dans ce cas, nous prendrions la différence de 50 000 $ et la diviserions par le coût estimatif du projet à 200 000 $. Dans cet exemple simple, la variation de coût serait de 25%. Cela serait acceptable pour une estimation ROM, mais pas pour une estimation définitive.

En règle générale, il est important de comprendre qu’une estimation est aussi bonne que les entrées qui sont entrées. les variations des coûts du marché ou les écarts par rapport au plan peuvent et entraîneront des estimations moins précises.

Conclusion

Une estimation ROM et une estimation définitive fonctionnent différemment en termes de portée et de détail. Un client ou une entreprise qui demande une estimation ROM va avoir un ensemble d’attentes complètement différent de celui qui demande une estimation définitive. Votre compréhension des différences entre les coûts ROM, le prix ROM, l’estimation ROM et l’estimation définitive est une première étape cruciale lors du développement de la portée d’un projet.

Toute estimation définitive doit avoir une portée de travail et une liste détaillée des coûts engagés dans le projet. Contrairement à une estimation ROM, une entreprise n’est pas susceptible de tolérer ou d’accepter de grandes variations des coûts estimés et finaux. Enfin, en tant que chef de projet, il est important d’exposer les attentes quant à l’exactitude des différentes méthodes d’estimation. Une entreprise doit comprendre qu’une estimation ROM ne sera pas aussi précise qu’une estimation définitive.