Regardons les choses en face: tout le monde fait des erreurs. Donc, si vous faites une erreur sur le formulaire W-2 d’un employé, ne paniquez pas. Apprenez plutôt à corriger un formulaire W-2 et à agir.
Vous pouvez corriger le formulaire W-2 même après l’avoir déposé auprès de la Social Security Administration (SSA). Lisez la suite pour découvrir les types d’erreurs W-2 courantes et comment modifier un W-2 en fonction du type d’erreur.
Quand avez-vous besoin d’un formulaire W-2 corrigé?
Vous devez créer un formulaire W-2 modifié si vous faites une erreur sur le formulaire W-2, par exemple en incluant des noms, des numéros de sécurité sociale ou des montants incorrects.
Les employeurs peuvent apporter des corrections au formulaire W-2 sur les formulaires envoyés aux employés ainsi que sur les formulaires déposés auprès de la SSA.
Pénalités possibles pour le dépôt d’un W-2 incorrect
Malheureusement, le dépôt d’un formulaire modifié ne garantit pas que vous repartirez sans pénalité. Vous pourriez être soumis à des pénalités si vous ne remplissez pas un formulaire W-2 avec des informations correctes avant le 31 janvier.
Les montants des pénalités dépendent du moment où vous remplissez un formulaire W-2 corrigé. L’IRS peut vous exempter de pénalités si vous pouvez montrer une cause raisonnable pour les erreurs.
Pour éviter ou réduire les pénalités, soumettez un formulaire corrigé dès que possible après avoir découvert l’erreur sur le formulaire W-2.
Alors, quelle est la forme corrigée dont vous avez besoin? Formulaire W-2c.
Comment corriger un formulaire W-2: formulaire W-2c
Pour créer un W-2 corrigé après le dépôt, utilisez le formulaire W-2c, Salaire corrigé et déclaration fiscale. Les employeurs utilisent le formulaire W-2c pour corriger les erreurs sur les formulaires W-2 déposés auprès de la Social Security Administration. Parfois, vous pouvez envoyer le formulaire W-2c à votre employé mais pas au SSA (expliqué ci-dessous).
Utilisez le formulaire W-2c pour corriger les erreurs que vous faites sur le formulaire W-2, comme incorrectes:
- Noms d’employés ou numéros de sécurité sociale
- Adresse de l’employé (facultatif pour utiliser le formulaire W-2c)
- Année d’imposition
- Numéro d’identification de l’employeur fédéral (FEIN)
- Revenus des employés ou retenues d’impôt
Vous devrez peut-être également utiliser le formulaire W-2c si vous avez déposé deux formulaires pour un employé sous votre EIN alors que vous n’auriez dû en déposer qu’un. Si vous avez rempli deux formulaires pour un employé sous votre EIN et que le salaire d’un employé était incorrect, vous devrez également utiliser le formulaire W-2c.
Remplir le W-2c
Quand il s’agit de remplir le formulaire W-2c, votre première étape consiste à acheter des copies du formulaire. Il existe une version du formulaire sur le site Web de l’IRS, mais elle est fournie à titre informatif uniquement. Ne téléchargez et n’imprimez pas le formulaire. Au lieu de cela, achetez le formulaire de correction W-2 auprès de l’IRS ou d’un vendeur autorisé (par exemple, un magasin de fournitures de bureau).
Utilisez de l’encre noire avec une police Courier à 12 points, si possible, lorsque vous remplissez le formulaire W-2c. La façon dont vous remplissez le formulaire W-2c dépend de l’erreur que vous devez corriger sur le formulaire W-2.
Le formulaire W-2c comprend les mêmes cases que le formulaire W-2. Il demande des informations telles que le nom de l’employeur et l’EIN, le nom de l’employé et le SSN, ainsi que des informations fiscales fédérales, étatiques et locales. Mais contrairement au formulaire W-2, il existe deux colonnes pour les informations sur les salaires et les impôts au niveau fédéral, régional et local. Une colonne est pour les informations «précédemment rapportées» et l’autre pour les «informations correctes».
Vous vous demandez peut-être comment corriger W-2 avec un mauvais numéro de sécurité sociale. Pour corriger un formulaire W-2 avec un SSN (et / ou un nom d’employé) incorrect, remplissez simplement les cases d – i du formulaire W-2c. Ces cases indiquent ce que vous avez précédemment indiqué pour le nom et le SSN de l’employé ainsi que les corrections. Vous n’avez pas besoin de toucher les cases salariales et fiscales fédérales, étatiques ou locales.
Pour trouver des instructions spécifiques au formulaire W-2c, consultez les instructions W-2 corrigées dans les Instructions générales pour les formulaires W-2 et W-3.
Dépôt du formulaire W-2c
Encore une fois, remplissez le formulaire W-2c dès que vous vous rendez compte qu’il y a une erreur.
Vous pouvez envoyer des formulaires papier W-2c ou e-File avec l’Administration de la sécurité sociale. En règle générale, vous pouvez choisir la méthode que vous préférez. Cependant, la SSA vous oblige à déposer des formulaires électroniques si vous devez déposer 250 formulaires W-2c ou plus.
Lorsque vous déposez le formulaire W-2c auprès de la SSA, vous devez également envoyer le formulaire W-3c, Transmission des relevés de salaire et d’impôt corrigés.
Le formulaire W-3c est le formulaire de transmission du formulaire W-2c, tout comme le formulaire W-3 est le formulaire de transmission du formulaire W-2. Vous devez soumettre un seul formulaire W-3c pour chaque groupe de formulaires W-2c que vous envoyez.
Déposez toujours le formulaire W-3c lorsque vous déposez un ou plusieurs formulaires W-2c (copie A) auprès du SSA.
Lorsque vous n’avez pas à envoyer le formulaire W-2c à la SSA
Vous n’aurez peut-être pas à déposer le formulaire W-2c auprès de la SSA si vous faites une erreur sur le formulaire W -2. N’envoyez pas le formulaire W-2c à l’administration de la sécurité sociale si vous:
- Mettez l’adresse incorrecte d’un employé sur le formulaire W-2
- Attrapez une erreur après l’envoi du formulaire W -2 à l’employé mais avant l’envoi au SSA
Il se peut que vous ayez des situations moins courantes qui ne vous obligent pas à envoyer le formulaire W-2c au SSA.
Adresse d’employé incorrecte
Avez-vous rempli un formulaire W-2 indiquant une adresse d’employé incorrecte auprès du SSA? Toutes les autres informations étaient-elles correctes? Si vous avez répondu «oui» à ces deux questions, ne déposez pas le formulaire W-2c auprès du SSA.
Si vous avez mis la mauvaise adresse sur les copies du formulaire W-2 que vous avez distribuées à votre employé, vous devrez effectuer l’une des opérations suivantes (encore une fois, ne déposez pas le formulaire W-2c auprès du SSA):
- Émettez un nouveau formulaire W-2 contenant l’adresse correcte. ÉNONCÉ »sur les copies du nouvel employé
- Envoyez un formulaire W-2c à l’employé en indiquant l’adresse correcte dans la case b
- Réémettez le formulaire W-2 avec l’adresse incorrecte à l’employé une enveloppe indiquant la bonne adresse
Recevoir une erreur avant d’envoyer le formulaire W-2 à la SSA
Si vous constatez l’erreur après avoir envoyé le formulaire W-2 au salarié mais avant de l’envoyer au SSA, le processus de correction est différent. Il n’implique pas le formulaire W-2c.
À la place, marquez «nul» sur la copie A du formulaire W-2 incorrect (la copie pour le SSA). Ensuite, préparez un nouveau formulaire W-2 avec les informations correctes. Écrivez «CORRIGÉ» sur l’employé les copie et les distribue aux employés. Envoyez la version correcte de la copie A au SSA (mais n’écrivez pas «CORRIGÉ» sur cette copie).
Situations moins courantes
N’utilisez pas le formulaire W-2c pour signaler des corrections de salaire ou pour corriger le formulaire W-2G, Certains gains de jeu.
Comment déposer un W-2 corrigé: faits en bref
Si vous voulez des informations rapides sur la façon de faire un Correction du formulaire W-2, jetez un œil aux points suivants à garder à l’esprit:
- Utilisez le formulaire W-2c pour corriger (la plupart) les erreurs commises sur le formulaire W-2
- Ne déposez pas le formulaire W-2c auprès du SSA si votre seule erreur est une adresse d’employé incorrecte ou si vous constatez une erreur après l’avoir envoyé à votre employé mais avant de l’envoyer au SSA
- File Form W- 3c lorsque vous envoyez le formulaire W-2c à la SSA
- Soumettez un formulaire W-2c dès que vous vous rendez compte que vous avez commis une erreur
- Vous pouvez encourir des pénalités lorsque vous déposez un Formulaire W-2 incorrect
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Cet article a été mis à jour à partir de sa date de publication originale du 2/8/2011.
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