¿Por qué es necesario un quórum?

Imagine este escenario: el día antes de la reunión de la junta de diciembre, una tormenta de nieve detiene todos los vuelos e impide a todos los miembros de la junta excepto a dos de asistir. En esa reunión de la junta, los dos miembros votan a tres de sus compañeros y se asignan a sí mismos una autoridad de firma para todos los cheques de más de $ 200. Este es un ejemplo exagerado, pero hace un punto importante: un quórum asegura que una pequeña cantidad de miembros de la junta no tomen acciones no representativas que unan a la organización.

¿Cómo se establece un quórum

Muchas organizaciones preguntan si existe una fórmula mágica para determinar qué debería constituir un quórum. Desafortunadamente, no lo hay. Si los estatutos de su organización actualmente no definen su quórum, que puede ser un número o un porcentaje de miembros, consulte primero las leyes de su estado para determinar cuál es el requisito mínimo. Muchas leyes estatales establecen un quórum como la mayoría de los miembros de la junta con derecho a voto, pero algunas permiten que el quórum sea tan bajo como un tercio de la junta. Estas leyes también incluirán otra información útil, como si se permiten cosas tales como poderes o delegación de autoridad para votar.

Siempre es útil contemplar los peores escenarios al definir los estándares de quórum de toma de decisiones para el tablero. Por ejemplo, una junta con 16 miembros y un requisito de quórum del 40 por ciento significa que se puede celebrar una reunión cuando hay siete miembros presentes. Luego, si los estatutos requieren una simple «mayoría del quórum» para llevar a cabo una votación, cuatro miembros (la mayoría de los siete asistentes) pueden determinar el destino de un problema. Esta es una cuarta parte de la junta que toma medidas que obligan a la toda la organización. Debe esforzarse por establecer un número de quórum que sea representativo de la junta completa.

Algunas juntas establecen un quórum alto, como el 100 por ciento, con la esperanza de garantizar una representación completa. Esto a menudo resulta contraproducente y el Las juntas directivas nunca logran alcanzar el quórum. Depende de su organización determinar cuál es un buen equilibrio entre la necesidad de una representación completa y lo que es realista. A continuación se proporciona un ejemplo de política de quórum. Tenga en cuenta que esto es solo un ejemplo. Debe personalizarse para satisfacer las necesidades de su organización.

¿Qué pasa si alcanzar el quórum es un problema frecuente?

Cuando una persona acepta una invitación para formar parte de una junta, la obligación número uno es asistir a las reuniones. Si bien la mayoría de los miembros de la junta faltan a las reuniones ahora y En, se deben abordar los problemas crónicos de asistencia. Si constantemente está luchando por alcanzar un quórum, el problema es que más de una o dos personas ausentan con frecuencia; es un problema de toda la junta. Dé un paso atrás y trate de determinar por qué los miembros faltan a las reuniones.

• ¿No están dando prioridad a las reuniones en sus horarios? Si es así, puede ser el momento de discutir la mejora de la asistencia enfocándose en el deber de cuidado y cómo la mala asistencia perjudica a la organización. Algunas juntas directivas que luchan con el ausentismo de los miembros de la junta consideran reducir el quórum. Este es un enfoque que, en última instancia, intenta corregir una mala situación con un remedio peor, enviando un mensaje equivocado a los miembros sobre su obligación de asistir a las reuniones.
• ¿Están sus reuniones estructuradas adecuadamente? Teniendo en cuenta la carga de trabajo y la estructura actual de la junta, podría tener sentido que la junta considere reducir la frecuencia de sus reuniones. Y aunque a menudo es preferible que los miembros asistan a las reuniones en persona, establecer una política que permita a los miembros de la junta asistir virtualmente por teléfono o cámara web puede permitir flexibilidad en caso de que surja algo, como un viaje de negocios imprevisto.

Ejemplo de política de quórum

La mayoría de los miembros de la junta constituirán un quórum para realizar transacciones oficiales de la corporación. Cuando los miembros no pueden estar físicamente presentes, pueden participar plenamente por teleconferencia. La tecnología debe permitir a los miembros de la junta escuchar a los otros miembros que no están físicamente presentes y permitir que los miembros que no están físicamente presentes escuchen la discusión de la junta.