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Introducción

Los filtros se pueden utilizar para limitar los datos en su hoja de trabajo y ocultar partes de ella de la vista. Si bien puede sonar un poco como una agrupación, el filtrado es diferente porque le permite calificar y mostrar solo los datos que le interesan. Por ejemplo, puede filtrar una lista de participantes de la encuesta para ver solo aquellos que tienen entre 25 y 34 años. También puede filtrar un inventario de colores de pintura para ver cualquier cosa que contenga la palabra azul, como bluebell o robin «s huevo azul.

En esta lección, aprenderá cómo filtrar los datos en su hoja de trabajo para mostrar solo la información que necesita.

Filtrar datos

Los filtros se pueden aplicar de diferentes formas para mejorar el rendimiento de su hoja de trabajo. Puede filtrar texto, fechas y números. Incluso puede utilizar más de un filtro para limitar aún más sus resultados.

Opcional: puede descargar este ejemplo para practicar más.

Para filtrar datos:

En este ejemplo, filtraremos el contenido de un registro de equipo en una empresa de tecnología. Mostraremos solo las laptops y proyectores que están disponibles para pago.

1. Comience con una hoja de trabajo que identifique cada columna usando una fila de encabezado.
   Hoja de trabajo con fila de encabezado
2. Seleccione la pestaña Datos, luego localice el grupo de filtro Ordenar &.
3. Haga clic en el comando Filtro.
   Haga clic en el comando de filtro
4. Aparecerán flechas desplegables en el encabezado de cada columna.
5. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. En este ejemplo, filtraremos la columna Tipo para ver solo ciertos tipos de equipos.
   Filtrar una columna
6. El filtro aparece el menú.
7. Desmarque las casillas junto a los datos que no desea ver, o desmarque la casilla junto a Seleccionar todo para desmarcar rápidamente todos.
8. Marque las casillas junto a los datos que desea ver. En este ejemplo, marcaremos Laptop y Proyector para ver solo estos tipos de equipos.
   Selección de datos de filtro
9. Haga clic en Aceptar . Todos los demás datos se filtrarán o se ocultarán temporalmente. Solo las computadoras portátiles y los proyectores serán visibles.
   Hoja de trabajo filtrada

Las opciones de filtrado también se pueden encontrar en la pestaña Inicio, condensadas en el comando Ordenar & Filtro.

Para agregar otro filtro:

Los filtros son aditivos, lo que significa que puede usar tantos como necesite para limitar sus resultados. En este ejemplo, trabajaremos con una hoja de cálculo que ya ha sido filtrada para mostrar solo laptops y proyectores. Ahora solo mostraremos laptops y proyectores que se revisaron durante el mes de agosto.

1. Haga clic en la flecha desplegable donde desea agregar un filtro. En este ejemplo, agregue un filtro a la columna Desprotegido para ver la información por fecha.
2. Desmarque las casillas junto a los datos que no desea ver. Marque las casillas junto a los datos que sí desea ver. En En este ejemplo, marcaremos la casilla junto a agosto.
   Selección de datos de filtro
3. Haga clic en Aceptar. Además del filtro original, se aplicará el nuevo filtro. La hoja de trabajo se reducirá aún más.
   Hoja de trabajo con dos filtros

Para borrar un filtro:

1. Haga clic en la flecha desplegable en la columna de la que desea borrar el filtro.
2. Elija Borrar filtro de.
   Borrar un filtro
3. El filtro se borrará de la columna. Los datos que antes estaban ocultos se mostrarán una vez más.

Para borrar instantáneamente todos los filtros de su hoja de trabajo, haga clic en el comando Filtro en la pestaña Datos.

Avanzado filtrado

Para filtrar usando la búsqueda:

La búsqueda de datos es una alternativa conveniente a marcar o desmarcar datos de la lista. Puede buscar datos que contengan una frase, un número, una fecha o un fragmento simple exactos. Por ejemplo, al buscar la frase exacta Saris X-10 Laptop solo se mostrarán laptops Saris X-10. Sin embargo, al buscar la palabra Saris, se mostrarán computadoras portátiles Saris X-10 y cualquier otro equipo Saris, incluidos proyectores y cámaras digitales.

1. En la pestaña Datos, haga clic en el comando Filtro.
2. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. En este ejemplo, filtraremos la columna Detalles del equipo para ver solo una marca específica.
3. Ingrese los datos que desea ver en el cuadro de búsqueda. Ingresaremos la palabra Saris para encontrar todas las marcas de Saris. equipo. Los resultados de la búsqueda aparecerán automáticamente.
   Ingresando una búsqueda
4. Marque las casillas junto a los datos que desea mostrar. Mostraremos todos los datos que incluyen la marca Saris.
5. Haga clic en Aceptar. La hoja de trabajo se filtrará de acuerdo con su término de búsqueda.
   Hoja de trabajo filtrada usando Buscar

Usando filtros de texto avanzados

Los filtros de texto avanzados se pueden usar para mostrar información más específica, como celdas que contienen una determinada número de caracteres o datos que no contienen una palabra que especifique. En este ejemplo, usaremos filtros de texto avanzados para ocultar cualquier equipo relacionado con cámaras, incluidas cámaras digitales y videocámaras.

1. En la pestaña Datos, haga clic en el comando Filtrar.
2. Haga clic en la flecha desplegable en la columna de texto que desea filtrar. En este ejemplo, filtraremos la columna Detalles del equipo para ver solo ciertos tipos de equipos.
3. Elija Filtros de texto para abrir el menú de filtrado avanzado.
4. Elija un filtro. En este Por ejemplo, elegiremos No contiene para ver los datos que no contienen el texto que especificamos.
   Selección de un filtro de texto
5. Aparece el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.
6. Ingrese su texto a la derecha de su filtro. En este ejemplo, ingresaremos cam para ver los datos que no contienen estas letras. Eso excluirá cualquier equipo relacionado con cámaras, como cámaras digitales, videocámaras, estuches para cámaras y la impresora digital.
   Ingresando texto de filtro
7. Haga clic en Aceptar. Los datos se filtrarán de acuerdo con el filtro que eligió y el texto que especificó.

Uso de filtros de fecha avanzados

Se pueden usar filtros de fecha avanzados para ver información de un cierto período de tiempo, como el año pasado, el próximo trimestre o entre dos fechas. Excel conoce automáticamente su fecha y hora actuales, lo que hace que esta herramienta sea fácil de usar. En este ejemplo, usaremos filtros de fecha avanzados para ver solo el equipo que se ha prestado esta semana.

1. En la pestaña Datos, haga clic en el comando Filtro.
2. Haga clic en la flecha desplegable en la columna de fechas que desea filtrar. En este ejemplo, filtraremos la columna Checked Out para ver solo un cierto rango de fechas.
3. Elija Filtros de fecha para abrir el menú de filtrado avanzado.
4. Haga clic en un filtro. Elegiremos Esta semana para ver el equipo que se ha prestado esta semana.
   Selección de un filtro de fecha
5. La hoja de trabajo se filtrará de acuerdo con el filtro de fecha que eligió.
   Hoja de trabajo filtrada por fecha

Si está trabajando junto con el archivo de ejemplo, sus resultados serán diferentes de las imágenes de arriba. Si lo desea, puede cambiar algunas de las fechas para que el filtro dé más resultados.

Uso de filtros numéricos avanzados

Los filtros numéricos avanzados le permiten manipular datos numerados de diferentes formas. Por ejemplo, en una hoja de trabajo de calificaciones de exámenes, puede mostrar los números superiores e inferiores para ver las puntuaciones más altas y más bajas. En este ejemplo, mostraremos solo ciertos tipos de equipos basados en el rango de ID # que se les ha asignado.

1. En la pestaña Datos, haga clic en el comando Filtrar.
2. Haga clic en la flecha desplegable en la columna de números que desea filtrar. En este ejemplo, filtraremos la columna ID # para ver solo un cierto rango de ID #s.
3. Elija filtros numéricos para abrir el menú de filtrado avanzado.
4. Elija un filtro. En este ejemplo, elegiremos Entre para ver los números de ID entre los números que especifiquemos.
   Selección de un filtro de número
5. Ingrese un número a la derecha de cada filtro. En este ejemplo, veremos los números de identificación mayores o iguales a 3000 pero menores o iguales a 4000. Esto mostrará los números de identificación en el rango 3000-4000.
   Ingresando números de filtro
6. Haga clic en Aceptar. Los datos se filtrarán según el filtro que eligió y los números que especificó.
   Hoja de trabajo filtrada por número

¡Desafío!

1. Abra un libro de Excel 2010 existente. Si lo desea, puede usar este ejemplo.
2. Filtrar una columna de datos. Si está usando el ejemplo, filtre la columna Tipo para que muestre solo computadoras portátiles y otros equipos.
3. Agregue otro filtro buscando los datos que desee. Si está usando el ejemplo, busque equipo de la marca EDI en la columna Descripción del artículo.
4. Borre ambos filtros.
5. Use un filtro de texto avanzado para ver datos que no contengan un determinado Palabra o frase. Si está utilizando el ejemplo, muestre los datos que no contienen la palabra cam. Esto debería excluir cualquier equipo relacionado con la cámara, como cámaras digitales y videocámaras.
6. Use un filtro de fecha avanzado para ver los datos de un período de tiempo determinado.Si está utilizando el ejemplo, muestre solo el equipo que se prestó en septiembre de 2010.
7. Utilice un filtro numérico avanzado para ver números inferiores a una cierta cantidad. Si está usando el ejemplo, muestre todos los números de ID menores que 3000.

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