Leçon 13: Filtrage des données
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Introduction
Les filtres peuvent être utilisés pour affiner les données de votre feuille de calcul et en masquer certaines parties de la vue. Bien que cela puisse ressembler un peu à un regroupement, le filtrage est différent car il vous permet de qualifier et d’afficher uniquement les données qui vous intéressent. Par exemple, vous pouvez filtrer une liste de participants à une enquête pour n’afficher que ceux qui ont entre 25 et 34 ans. Vous pouvez également filtrer un inventaire de couleurs de peinture pour afficher tout ce qui contient le mot bleu, comme bluebell ou robin « s bleu œuf.
Dans cette leçon, vous apprendrez à filtrer les données de votre feuille de calcul pour n’afficher que les informations dont vous avez besoin.
Filtrage des données
Les filtres peuvent être appliqués de différentes manières pour améliorer les performances de votre feuille de calcul. Vous pouvez filtrer le texte, les dates et les nombres. Vous pouvez même utiliser plusieurs filtres pour affiner davantage vos résultats.
Facultatif: vous pouvez télécharger cet exemple pour une pratique supplémentaire.
Pour filtrer les données:
Dans cet exemple, nous filtrerons le contenu d’un journal d’équipement dans une entreprise de technologie. Nous afficherons uniquement les ordinateurs portables et les projecteurs disponibles à la caisse.
- Commencez par une feuille de calcul qui identifie chaque colonne à l’aide d’une ligne d’en-tête.
Feuille de calcul avec ligne d’en-tête - Sélectionnez l’onglet Données, puis recherchez le groupe de filtres Trier &.
- Cliquez sur la commande Filtre.
En cliquant sur la commande de filtre - Des flèches déroulantes apparaîtront dans l’en-tête de chaque colonne.
- Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans cet exemple, nous filtrerons la colonne Type pour n’afficher que certains types d’équipement.
Filtrer une colonne - Le filtre apparaît.
- Décochez les cases à côté des données que vous ne souhaitez pas afficher, ou décochez la case en regard de Sélectionner tout pour tout décocher rapidement.
- Cochez les cases en regard de les données que vous souhaitez afficher. Dans cet exemple, nous allons vérifier Ordinateur portable et projecteur pour afficher uniquement ces types d’équipement.
Sélection des données de filtre - Cliquez sur OK . Toutes les autres données seront filtrées ou temporairement masquées. Seuls les ordinateurs portables et les projecteurs seront visibles.
Feuille de calcul filtrée
Les options de filtrage se trouvent également dans l’onglet Accueil, condensées dans la commande Trier & Filtrer.
Pour ajouter un autre filtre:
Les filtres sont additifs, ce qui signifie que vous pouvez en utiliser autant que nécessaire pour affiner vos résultats. Dans cet exemple, nous travaillerons avec une feuille de calcul qui a déjà été filtrée pour n’afficher que les ordinateurs portables et les projecteurs. Désormais, nous n’afficherons que les ordinateurs portables et les projecteurs qui ont été retirés au cours du mois d’août.
- Cliquez sur la flèche déroulante à l’endroit où vous souhaitez ajouter un filtre. Dans cet exemple, nous allons ajoutez un filtre à la colonne Extraction pour afficher les informations par date.
- Décochez les cases en regard des données que vous ne souhaitez pas afficher. Cochez les cases en regard des données que vous souhaitez afficher. Dans cet exemple, nous allons cocher la case à côté d’août.
Sélection des données de filtre - Cliquez sur OK. En plus du filtre d’origine, le nouveau filtre sera appliqué. La feuille de calcul sera encore réduite.
Feuille de calcul avec deux filtres
Pour effacer un filtre:
- Cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne dont vous souhaitez effacer le filtre.
- Choisissez Effacer le filtre de.
Effacer un filtre - Le filtre sera effacé de la colonne. Les données précédemment masquées seront à nouveau affichées.
Pour effacer instantanément tous les filtres de votre feuille de calcul, cliquez sur la commande Filtrer dans l’onglet Données.
Avancé filtrage
Pour filtrer en utilisant la recherche:
La recherche de données est une alternative pratique à la vérification ou à la décocher des données de la liste. Vous pouvez rechercher des données contenant une phrase exacte, un nombre, une date ou un simple fragment. Par exemple, la recherche de l’expression exacte Saris X-10 Laptop n’affichera que les ordinateurs portables Saris X-10. Cependant, la recherche du mot Saris affichera les ordinateurs portables Saris X-10 et tout autre équipement Saris, y compris les projecteurs et les appareils photo numériques.
- Dans l’onglet Données, cliquez sur la commande Filtrer.
- Cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans cet exemple, nous filtrerons la colonne Détails de l’équipement pour n’afficher qu’une marque spécifique.
- Entrez les données que vous souhaitez afficher dans la zone de recherche. Nous entrerons le mot Saris pour trouver toutes les marques Saris équipement. Les résultats de la recherche apparaîtront automatiquement.
Saisie d’une recherche - Cochez les cases à côté des données que vous souhaitez afficher. Nous afficherons toutes les données qui incluent le nom de la marque Saris.
- Cliquez sur OK. La feuille de calcul sera filtrée en fonction de votre terme de recherche.
Feuille de calcul filtrée à l’aide de la recherche
Utilisation de filtres de texte avancés
Les filtres de texte avancés peuvent être utilisés pour afficher des informations plus spécifiques, telles que des cellules contenant un certain nombre de caractères ou de données qui ne contiennent pas un mot que vous spécifiez. Dans cet exemple, nous utiliserons des filtres de texte avancés pour masquer tout équipement lié aux appareils photo, y compris les appareils photo numériques et les caméscopes.
- Dans l’onglet Données, cliquez sur la commande Filtrer.
- Cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne de texte à filtrer. Dans cet exemple, nous filtrerons la colonne Détails de l’équipement pour afficher uniquement certains types d’équipement.
- Choisissez Filtres de texte pour ouvrir le menu de filtrage avancé.
- Choisissez un filtre. Dans ce Par exemple, nous choisirons Ne contient pas pour afficher les données qui ne contiennent pas le texte que nous spécifions.
Sélection d’un filtre de texte - La boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé apparaît.
- Entrez votre texte à droite de votre filtre. Dans cet exemple, nous allons entrer cam pour afficher les données qui ne contiennent pas ces lettres. Cela exclura tout équipement lié aux appareils photo, comme les appareils photo numériques, les caméscopes, les sacs pour appareil photo et l’imprimante numérique.
Saisie du texte du filtre - Cliquez sur OK. Les données seront filtrées en fonction du filtre que vous avez choisi et du texte que vous avez spécifié.
Utilisation de filtres de date avancés
Les filtres de date avancés peuvent être utilisés pour afficher des informations à partir d’un une certaine période, comme l’année dernière, le trimestre suivant ou entre deux dates. Excel connaît automatiquement votre date et heure actuelles, ce qui rend cet outil facile à utiliser. Dans cet exemple, nous utiliserons des filtres de date avancés pour afficher uniquement l’équipement qui a été retiré cette semaine.
- Dans l’onglet Données, cliquez sur la commande Filtrer.
- Cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne des dates que vous souhaitez filtrer. Dans cet exemple, nous filtrerons la colonne Extrait pour afficher uniquement une certaine plage de dates.
- Choisissez les filtres de date pour ouvrir le menu de filtrage avancé.
- Cliquez sur un filtre. Nous choisirons Cette semaine pour afficher les équipements qui ont été retirés cette semaine.
Sélection d’un filtre de date - La feuille de travail sera être filtré en fonction du filtre de date que vous avez choisi.
Feuille de travail filtrée par date
Si vous travaillez avec le fichier d’exemple, vos résultats seront différents des images ci-dessus. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier certaines des dates afin que le filtre donne plus de résultats.
Utilisation de filtres numériques avancés
Les filtres numériques avancés vous permettent de manipuler les données numérotées de différentes manières. Par exemple, dans une feuille de calcul des notes d’examen, vous pouvez afficher les chiffres du haut et du bas pour afficher les scores les plus élevés et les plus bas. Dans cet exemple, nous afficherons uniquement certains types d’équipements en fonction de la plage de numéros d’ID qui leur ont été attribués.
- Dans l’onglet Données, cliquez sur la commande Filtrer.
- Cliquez sur la flèche déroulante dans la colonne des nombres que vous souhaitez filtrer. Dans cet exemple, nous filtrerons la colonne ID # pour n’afficher qu’une certaine plage de # ID.
- Choisissez Filtres numériques pour ouvrir le menu de filtrage avancé.
- Choisissez un filtre. Dans cet exemple, nous choisirons Entre pour afficher les numéros d’identification entre les nombres que nous spécifions.
Sélection d’un filtre numérique - Entrez un nombre à droite de chaque filtre. Dans cet exemple, nous afficherons les numéros d’ID supérieurs ou égaux à 3 000 mais inférieurs ou égaux à 4 000. Cela affichera les numéros d’identification compris entre 3000 et 4000.
Saisie des numéros de filtre - Cliquez sur OK. Les données seront filtrées en fonction du filtre que vous avez choisi et des nombres que vous avez spécifiés.
Feuille de travail filtrée par nombre
Défi!
- Ouvrez un classeur Excel 2010 existant. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser cet exemple.
- Filtrez une colonne de données. Si vous utilisez l’exemple, filtrez la colonne Type pour qu’elle n’affiche que les ordinateurs portables et autres équipements.
- Ajoutez un autre filtre en recherchant les données souhaitées. Si vous utilisez l’exemple, recherchez un équipement de marque EDI dans la colonne Description de l’article.
- Effacez les deux filtres.
- Utilisez un filtre de texte avancé pour afficher les données qui ne contiennent pas un certain mot ou phrase. Si vous utilisez l’exemple, affichez les données qui ne contiennent pas le mot cam. Cela devrait exclure tout équipement lié à l’appareil photo, tel que les appareils photo numériques et les caméscopes.
- Utilisez un filtre de date avancé pour afficher les données d’une certaine période.Si vous utilisez l’exemple, n’affichez que l’équipement qui a été récupéré en septembre 2010.
- Utilisez un filtre numérique avancé pour afficher les nombres inférieurs à un certain montant. Si vous utilisez cet exemple, affichez tous les ID inférieurs à 3000.
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