¿Qué es un talón de pago?

Un talón de pago es un registro detallado del pago actual de un empleado. Incluye todas las ganancias para un período de pago específico (salario por hora o salario, horas extra, propinas y comisiones), así como todas las deducciones actuales y del año hasta la fecha, impuestos FICA y retenciones de impuestos sobre la renta.

Si bien la mayoría de los estados no requieren que los empleadores proporcionen recibos de pago a sus empleados, muchas instituciones aún solicitan recibos de pago como prueba de ingresos y empleo estable.

Un talón de pago es un documento del empleador que desglosa el salario de un empleado por un período de pago específico. El talón de pago informa:

• La cantidad de horas que trabajó el empleado
• El salario bruto que se le pagó al empleado (antes de cualquier deducción)
• Federal, estatal, e impuestos locales retenidos del salario bruto
• Otras retenciones, como la participación del trabajador en las primas de seguro
• Pago neto

El empleado debe recibir un talón de pago cada período de pago.

La información del talón de pago debe coincidir con los datos del formulario W-2 de cada empleado, que las personas utilizan para presentar sus declaraciones de impuestos personales. Para crear un talón de pago, el primer paso es que cada empleado complete un formulario W-4. Una vez que haya completado un W-4, deberá recopilar información adicional para el talón de pago.

¿Quién necesita los talones de pago?

Empleadores

Empleadores necesitan generar talones de pago, porque algunos estados requieren que las empresas presenten y emitan talones de pago. El monto total en dólares de todos los talones de pago debe compararse con los gastos salariales y otros costos laborales en sus registros contables.

Empleados

Para los empleados, la función más importante de los talones de pago es el mantenimiento de registros.

• Muchas instituciones exigen recibos de pago como prueba de ingresos, incluso si los empleadores no están obligados a proporcionarlos. Algunas entidades exigen recibos de pago como prueba de ingresos cuando solicita un préstamo o alquila una casa o apartamento.

• Los detalles sobre el empleador y el salario del trabajador prueban el empleo y el ingreso total.

• Los recibos de pago muestran los ingresos, los impuestos pagados y otras contribuciones de un empleado. Como tal, es útil para alguien que está presentando sus declaraciones de impuestos.

Contratistas independientes, subcontratistas

Los contratistas, por definición, no son empleados y no tienen impuestos retenidos del pago. Estos trabajadores reciben 1099 al final del año, que verifican los ingresos recibidos de un cliente.

Un talón de pago puede ayudar al contratista a verificar que la cantidad en dólares en el 1099 sea correcta. Si Acme Manufacturing le paga $ 5,000 por contratar trabajo en 2020, esa cantidad en dólares debe aparecer en el 1099 y en el talón de pago de fin de año. Si los montos no están de acuerdo, contrate al cliente para que resuelva el problema.

Trabajador por cuenta propia

Como trabajador por cuenta propia, aún encontrará los registros de talón de pago extremadamente útiles.

Si es el propietario de una LLC de un solo miembro, por ejemplo, es importante realizar un seguimiento de todos los pagos realizados desde la LLC a su cuenta bancaria personal. Debe separar sus gastos comerciales de las transacciones personales, de modo que pueda informar la cantidad correcta de ganancias comerciales en su declaración de impuestos.

Incluso si trabaja por cuenta propia, muchos bancos e instituciones aún requerirán talones de pago.

Estos son algunos tipos comunes de trabajos que requieren y usan recibos de pago:

• Corporaciones: corporaciones pequeñas y grandes de todo tipo
• Minoristas
• Comerciantes: plomeros, carpinteros, firmas de servicios de árboles, paisajistas
• Empresas de nueva creación

¿Quién debe demostrar ingresos mediante un recibo de pago?

Los empleados, contratistas y contratistas independientes necesitan talones de pago como prueba de ingresos y empleo estable. Estas son algunas situaciones que requieren la información de un talón de pago:

• Préstamo para vivienda o automóvil:
  Los ingresos que se informan en el talón de pago respaldan su capacidad para pagar un préstamo. Si alquila un vehículo, el concesionario de automóviles querrá un comprobante de sus ingresos.
• Propiedad de alquiler:
  La información del talón de pago ayuda al propietario a confirmar su capacidad para realizar los pagos del alquiler.
• Préstamo comercial:
  Los contratistas y los trabajadores autónomos pueden necesitar préstamos comerciales, como una línea de crédito. El talón de pago respalda la solicitud de préstamo.
• Discapacidad:
  Si está lesionado y necesita presentar un reclamo por discapacidad, el talón de pago verifica los ingresos que obtuvo antes de quedar discapacitado. Si presenta una demanda alegando una lesión por discapacidad, la información del talón de pago respaldará su reclamo de ingresos perdidos.
• Solicitud de visas:
  En algunos casos, las personas que solicitan una visa necesitan talones de pago para verificar los ingresos.

¿Qué deben saber los trabajadores sobre los talones de pago?

Un talón de pago contiene una gran cantidad de información y la cantidad de detalles puede causar confusión a los trabajadores. A continuación, presentamos cuatro cuestiones que todo trabajador debe comprender:

• Periodo actual vs.salarios del año hasta la fecha:
  El talón de pago debe etiquetar claramente los salarios como para el período actual del año hasta la fecha. El trabajador debe comprender la cantidad en dólares de los salarios pagados ahora y las cantidades ganadas en lo que va de año.
• Salarios brutos frente a salarios netos:
  Los dólares pagados al trabajador en un período en particular son netos salarios. El salario bruto, por otro lado, es el monto de la compensación antes de las deducciones. El trabajador debe poder tomar el salario bruto, restar todas las retenciones y calcular el salario neto.
• Salario versus salario por hora:
  Ambos temas se explican en detalle a continuación. Los trabajadores deben comprender si los salarios brutos se calculan utilizando un número de salario anual o en función de las horas trabajadas en un período de pago determinado.
• Programa de pago, número de períodos de pago:
  Un trabajador necesita saber cuándo se paga se procesa, con el fin de crear un presupuesto personal y un plan de pago de facturas. El número total de períodos de pago en un año depende de la frecuencia con la que se le paga al trabajador. Por ejemplo, si recibe pagos semanales: hay 52 períodos de pago en un año, cada dos semanas es 26, cada dos meses es 24 y mensual es 12.

Si su talón de pago claramente aborda cada uno de estos problemas, evitará confusiones y obtendrá menos preguntas de los trabajadores.

Además, si el trabajador entiende cómo leer un talón de pago, el empleado puede detectar errores o posibles fraudes.

Digamos, por ejemplo, que envía $ 1,200 en sueldos brutos de talón de pago a la cuenta bancaria, pero el depósito bancario indica $ 1,050 en efectivo pagado. Usted y el trabajador pueden encontrar rápidamente la diferencia, por lo que pueden investigar.

El riesgo de recibos de pago falsos

Los recibos de pago falsos pueden crear una variedad de problemas para las empresas. Una persona deshonesta puede crear un talón de pago falso para respaldar los ingresos que figuran en una solicitud de préstamo.

Como prestamista potencial, puede verificar las matemáticas en un talón de pago, junto con el diseño del documento y las fuentes para determinar si el documento es real. Sin embargo, la mejor prueba es llamar a la empresa que figura en el talón de pago y confirmar si la persona es (o era) un empleado.

Puede evitar problemas al emitir sus propios talones de pago mediante FormPros software.

Información publicada en un talón de pago

Si bien los requisitos estatales para los talones de pago pueden variar, los talones de pago generalmente incluyen esta información:

• Detalles de la empresa del empleador : nombre de la empresa, dirección.
• Datos personales del empleado: nombre, dirección, número de seguro social.
• Ciclo de pago: la cantidad de períodos de pago determina cuánto salario se paga en cada fecha de nómina . También determina los días de inicio y finalización para calcular la nómina por hora.
• Salarios: Salario bruto y salario neto. Los salarios pueden basarse en un salario o calcularse utilizando una tarifa de pago por hora.
• Horas trabajadas, tarifas de pago por hora (tiempo normal, horas extra), si corresponde
• Retenciones de impuestos: Cantidades retenidas por impuestos federales, estatales y posiblemente locales.
• Retenciones de beneficios: cantidades retenidas por la parte del empleado en las primas de seguro o fondos que se invertirán en un plan de jubilación.

Aquí hay detalles adicionales sobre algunos componentes importantes del talón de pago:

Salarios brutos

Salarios ganados antes de que se resten las retenciones o deducciones. Los salarios brutos para el monto de un período de pago se calculan de dos maneras:

• Empleados asalariados: (salario anual / número de períodos de pago en un año)
• Empleados por hora: (horas trabajadas X tarifa de pago por hora)

Los salarios brutos pueden incluir compensación adicional, incluido el pago por enfermedad, el pago de vacaciones o bonificaciones.

Horas trabajadas, tarifa de pago

El total de horas trabajadas es particularmente importante para los trabajadores no exentos (por hora). El talón de pago debe incluir horas regulares (hasta 40 horas por semana) y horas extras.

El talón de pago debe detallar todas las horas trabajadas y la tasa de pago ganada por cada hora. Algunos trabajadores, incluidos los que están cubiertos por contratos sindicales, deben recibir una tarifa específica de pago por horas extra o el doble de horas.

Los trabajadores asalariados también pueden ver las horas enumeradas en sus recibos de pago.

Impuestos deducciones

Los trabajadores determinan los montos de las retenciones de impuestos federales sobre la renta al completar el Formulario W-4, y cada estado tiene un formulario de retención de impuestos.

El impuesto FICA se recauda para financiar el Seguro Social y Medicare. 2020, el impuesto a los empleados para el Seguro Social es del 6.2% sobre los ingresos obtenidos hasta $ 137,700. La tasa impositiva de Medicare es del 1.45% sobre todos los salarios, y los contribuyentes de altos ingresos pagarán un impuesto adicional del 0.9% por Medicare. La tasa de impuesto FICAtax total de los empleados es del 7.65% en 2020.

Los empleadores también pagan el 7.65% y el costo se deduce como un gasto comercial. Los pagos del empleador generalmente se incluyen en el talón de pago.

Deducciones de beneficios

Los trabajadores a menudo pagan una parte de las primas del seguro por el seguro médico proporcionado por la empresa y pueden contribuir a un plan de jubilación. como un plan 401 (k). Las contribuciones al 401 (k) se realizan con dólares antes de impuestos y el empleador puede agregar contribuciones equivalentes.

Impuestos de desempleo

Los programas de desempleo están financiados por el impuesto FUTA (federal) y el impuesto SUTA (estatal). Estos montos son pagados por el empleador, pero también se informan en el talón de pago.

Pago neto

El pago neto es el dinero real pagado al trabajador, después de todas las deducciones.

Aquí hay un ejemplo de cómo calcular el salario neto:

Cálculo del salario neto

Según las asignaciones en su W-4, su empresa debe retener el 20% de su salario bruto ($ 462) por impuestos federales y 5% ($ 115) para impuestos estatales. Sally también paga $ 50 por cada período de pago por su parte del plan de seguro médico de la compañía.

El salario neto de Sally es de $ 2,308, menos un total de $ 577 por impuestos y $ 50 por sus primas de seguro médico. Su salario neto es de $ 1,681.

El talón de pago debe incluir toda esta información para el período de nómina actual y el año hasta la fecha. Los talones de pago que genere también pueden incluir pagos de impuestos por desempleo. Los trabajadores por hora necesitan detalles sobre el total de horas trabajadas y las horas que se pagan como salario de horas extra.

Requisitos estatales para los recibos de pago

El gobierno federal no tiene una ley de recibos de pago que todos los estados deben seguir. Sin embargo, la Ley de Normas Laborales Justas exige que los empleadores «mantengan registros de pago y de tiempo de trabajo». El sitio web del Departamento de Trabajo de su estado determina las reglas de talón de pago para su estado.

Primero, debe verificar que sea una opción de Estado de suscripción voluntaria:

Estados de exclusión voluntaria

Antes de que una empresa cambie la forma en que entrega la información del recibo de pago, debe obtener el consentimiento del empleado. Si el trabajador no da su consentimiento para el cambio , la empresa debe ceñirse al método anterior. Estos son la mayoría de los estados de exclusión:

Alabama, Arkansas, Florida, Georgia, Luisiana, Mississippi, Ohio, Dakota del Sur y Tennessee

Estados de aceptación:

La empresa debe ofrecer una versión impresa del talón de pago. Si el empleado elige recibir talones de pago electrónicamente, no se requiere la versión impresa. Aquí están la mayoría de las opciones Estados fuera:

California, Colorado, Connecticut, Iowa, Maine, Massachusetts, Nuevo México, Carolina del Norte, Texas, Vermont y Washington.

Estados complejos:

Finalmente, estos s Los estados tienen reglas más complejas que simplemente optar por no participar o no. Las reglas de cada estado son únicas:

Delaware, Hawái, Minnesota y Oregón.

A continuación, determine los requisitos para su estado específico:

• Sin requisitos : Algunos estados no han creado reglas estatales para el recibo de pago. Como resultado, los empleadores no están obligados a proporcionar un talón de pago.
• Estados de acceso: Estos estados requieren que usted proporcione algún tipo de talón de pago, ya sea en formato electrónico o en papel.
• Estados de acceso / impresión: en estos estados, puede proporcionar una versión electrónica o impresa. Sin embargo, sus empleados deben tener una forma conveniente de imprimir el talón de pago o de acceder a él en línea.

Si opera en varios estados, es posible que deba cumplir con varios requisitos diferentes.

¿Cuáles son algunos errores comunes al crear recibos de pago?

Suministro de información incompleta o inexacta.

Muchas personas cometen el error de dar por sentado los recibos de pago. Como tal, muchos de ellos terminan por no poner la información correcta o completa en el código auxiliar. Las empresas no enumeran las fechas de pago o el período de pago, o no incluyen los datos de contacto completos del empleador o del trabajador. Este enfoque causará problemas al calcular los impuestos más adelante.

Error en los cálculos.

Este es un error, porque en realidad hay bastante cálculo que se necesita para hacer un talón de pago. Por ejemplo, indicar incorrectamente el total de horas trabajadas durante un período de pago puede resultar en un error en los saldos del año hasta la fecha. Muchos usuarios a menudo ponen 40 horas trabajadas en un talón de pago quincenal, mientras que en realidad tenían la intención de dedicar 80 horas. Por esta razón, siempre es mejor utilizar un generador de talones de pago automatizado. La automatización reduce la probabilidad de que se produzca un error en el cálculo.

Desecharlo.

Algunas personas no prestan atención a sus talones de pago y lo desechan sin tanto como una lectura rápida. Trate de mantener sus talones de pago al menos hasta el final del año fiscal. Estos lo ayudarán a verificar si su empleador ha realizado los pagos correctos en su nombre. Además, es posible que deba mostrar sus talones de pago cuando solicite un préstamo o intente alquilar un apartamento nuevo.

¿Cómo puedo crear talones de pago en línea?

Muchos empleadores Reemplazo de empresas de nómina y servicios contables con el generador de recibos de pago FormPros. Los empleados y contratistas también pueden aprovechar este sistema fácil de usar para crear talones de pago para verificar el empleo. El generador de talones de pago de Formpros.com puede crear instantáneamente sus talones de cheques en línea hoy.

Para comenzar, necesitará información de contacto básica tanto del empleador como del empleado. Luego, nuestro formulario intuitivo le hará algunas preguntas simples sobre el salario del empleado, así como la fecha de pago actual y el período de pago.Si ha elegido nuestra plantilla avanzada, podrá ingresar ingresos adicionales del trabajo, como horas extra, propinas, pago por vacaciones y pago por enfermedad.

Todo el proceso de creación de un talón de pago en línea lo llevará solo unos minutos. Nuestro formulario intuitivo incluso lo ayudará a calcular automáticamente las cantidades que deben retenerse para los impuestos sobre la renta federales y estatales, FICA, Medicare y los impuestos del Seguro Social. El formulario calculará todos los saldos brutos, netos y del año hasta la fecha para el período de pago actual. Tenga la seguridad de que su información se mantiene privada y segura.

¿Por qué utilizar el Generador de talones de pago de Form Pros?

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