For at få succes inden for projektstyring er evnen til at estimere omkostningerne ved et projekt vital. Hvis du er en projektleder, der er blevet kastet ind i den dybe ende og kæmper for at komme med nøjagtige, realistiske estimater, hjælper det med at forstå to af de vigtigste estimeringsmålinger, som du med det samme kan begynde at anvende på dine projekter: ROM og Definitive.

En projektleder kan hjælpe med at udarbejde mere nøjagtige estimater; til at begynde med er det vigtigt at få alle input korrekt, når omkostningerne beregnes. Nogle projektledere bruger historiske data til beregning af projektomkostningerne; selvom dette kan fungere i visse situationer, vil det på lang sigt føre til højere variationer i estimerede og endelige omkostninger.

Lær at levere digitale tidsalder transformationsprojekter og excel inden for projektledelse med Simplilearns træning i projektledelse.

Der er i det væsentlige to måder at estimere projektomkostningerne på. En af de mest anvendte teknikker er ROM-estimatet eller Rough Order of Magnitude-estimatet. En anden måde at estimere omkostningerne på et projekt på er ved at bruge et endeligt skøn.

Den måde, omkostningerne anslås på, er forskellig i begge metoder, og det er vigtigt for enhver projektledelsesfagmand at forstå, hvordan begge disse skøn arbejde. Afhængigt af den anvendte metode vil en virksomhed have mere eller mindre tolerance for variation fra estimatet.

Lad os se nærmere på disse to teknikker.

Er du en professionel, der ønsker at være projektleder? Prøv at besvare disse PMP-øvelsesforberedelsesspørgsmål, og vurder dig selv.

Hvad er et Rom-estimat?

Et ROM-estimat gennemføres generelt i en af de første faser af et projekt. Generelt, når en virksomhed eller virksomhed ønsker, at en ROM-pris er afsluttet, leder de efter et ballpark-nummer i stedet for et nøjagtigt tal.

Variationen mellem estimerede og faktiske omkostninger med et ROM-estimat kan let være plus eller minus halvtreds procent. Enhver, der forbereder et ROM-estimat, skal være sikker på at indikere, at estimatets nøjagtighed kan variere meget, især hvis det er i de tidlige faser af et projekt.

Hvordan forbereder jeg et ROM-estimat?

Selvom der er en mere accepteret variation med et ROM-estimat, er det stadig vigtigt, at en projektledelsesfagmand gennemfører arbejdet for at gøre estimatet så nøjagtigt som muligt. Der er grænser for, hvad der er acceptabelt med hensyn til prisvariationer.

Ofte afsluttes projekter over en periode på flere år. Det kan være vanskeligt at forudsige og plotte udgifterne til råvarer eller arbejdskraft over en flerårig tidsramme. Der er dog kendte input, som projektlederen helt sikkert er korrekt. Jo længere tidshorisonten for projektet er, jo større er den mulige variation i den endelige pris som hovedregel.

For eksempel, hvis nogen anslår opførelsen af et nyt hus til $ 200.000 og de endelige omkostninger var $ 1.000.000, ville variationen ikke være acceptabel. Ved udarbejdelse af omkostningsestimater ved hjælp af denne metode er det vigtigste aspekt at få de kendte faktorer rigtige.

Værktøjer til ROM-estimater

Der er flere praktiske værktøjer på markedet til at hjælpe projektledere give sandsynlige ROM-estimater. SEER er en interoperabel serie af produkter, der kan hjælpe projektledere med mange trin på vejen, herunder softwareløsninger, der hjælper med både ROM og endelige estimater.

Der er også ROM-skabeloner som denne fra Doctonic, der hjælper med at kortlægge alle variabler, der skal tages i betragtning.

Hvad er et endeligt skøn?

Et endeligt skøn er meget forskelligt fra et ROM-skøn. For det første er det accepterede niveau af variation mellem de forventede omkostninger og de endelige omkostninger normalt -10% til + 10%. En virksomhed eller klient, der anmoder om et endeligt skøn, har normalt meget mindre plads til fejl end en, der accepterer ROM-prissætning.

Enhver, der har arbejdet inden for projektstyring længe nok, ved, hvor svært at udarbejde et endeligt skøn kan være på et langt eller komplekst projekt. Dette betyder, at den person, der forbereder omkostningsestimaterne for et projekt ved hjælp af et endeligt skøn, skal udføre en betydelig mængde forskning for at få variationen så lav.

Et endeligt skøn kan også vise sig at være forkert, da det sandsynligvis er baseret på en hel række antagelser, herunder faktorer uden for nogens kontrol. Estimater, der ændrer sig, er en accepteret kendsgerning, og den eneste måde at imødegå usikkerhed i estimater er at opdatere dem regelmæssigt – jo mere usikkerhed, jo oftere skal de revurderes. Dette er den eneste måde at mindske risikoen på. PMBOK betegner denne “planlægning af rullende bølger.”

Hvordan forbereder jeg et endeligt skøn?

Metoden til at udarbejde et endeligt skøn skal være mere detaljeret end et ROM-skøn. Derudover skal der være mere solide data, når der udarbejdes et endeligt skøn. En virksomhed eller virksomhed kan ikke forvente, at der udarbejdes et nøjagtigt endeligt skøn, hvis de korrekte datapunkter ikke er angivet. Generelt er der kontraktdokumenter og et omfang af arbejde, der leveres for at sikkerhedskopiere estimatkravene. Der skal udarbejdes et endeligt skøn ud fra fuldt udformede planer med forskellige scenarier, der kan projiceres.

Eventuelle direkte omkostninger forbundet med projektet, såsom byggematerialer og arbejdskraft til et hjem, bør specificeres. En beredskab bør også indarbejdes i et endeligt skøn, der kan dække en projektleder i tilfælde af, at markedsforholdene ændres. For at bruge eksemplet på hjemmebygning, hvis prisen på mursten pludselig stiger med halvtreds procent, ville det ikke være rimeligt, at de anslåede omkostninger ved mursten i hjemmet vil være de samme som de endelige omkostninger. For at hjælpe med at reducere virkningen af denne situation, bør indirekte omkostninger også budgetteres til et projekt.

Ser du frem til at markere i projektstyringsfeltet? Hvis ja, tilmeld dig det grundlæggende projektstyringsprogram nu og kom et skridt tættere på dit karrieremål!

Værktøjer til endelige skøn

Mange virksomheder tilbyder skabeloner og regnemaskiner til at hjælpe med endelige skøn. Smartsheet tilbyder en skabelon ud over en nyttig guide til estimering af projektomkostninger.

Som hovedregel er det vigtigt at forstå, at et skøn kun er så godt som de input, der er lagt i. Eventuelle vilde variationer i markedsomkostninger eller afvigelser fra planen kan og vil resultere i, at skøn bliver mindre nøjagtig.

Hvordan beregner jeg variation for disse skøn?

Som projektleder er det vigtigt at være i stand til nøjagtigt at tage højde for variation. Hvis de anslåede omkostninger ved et projekt er $ 200.000, og de faktiske omkostninger ved projektet ender med at være $ 250.000, er dollarvariationen $ 50.000. Det, der virkelig betyder noget, er dog procentvariationen. I dette tilfælde tager vi forskellen på $ 50.000 og deler den med de anslåede omkostninger ved projektet til $ 200.000. I dette enkle eksempel ville omkostningsvariationen være 25%. Dette ville være acceptabelt for et ROM-estimat – men ikke for et endeligt estimat.

Som en generel regel er det vigtigt at forstå, at et estimat kun er så godt som de input, der indsættes. Enhver vild variationer i markedsomkostninger eller afvigelser fra planen kan og vil resultere i, at estimater er mindre nøjagtige.

Konklusion

Et ROM-estimat og et endeligt estimat fungerer forskelligt med hensyn til både omfang og detaljer. En klient eller virksomhed, der beder om et ROM-skøn, vil have et helt andet sæt forventninger end en, der beder om et endeligt skøn. Din forståelse af forskellene mellem ROM-omkostninger, ROM-prissætning, ROM-estimat og Definitive estimat er et afgørende første skridt, når du udvikler et projekts omfang.

Ethvert endeligt skøn skal have et arbejdsområde og en specificeret liste over omkostninger, der er omfattet af projektet. I modsætning til et ROM-skøn vil en virksomhed sandsynligvis ikke tolerere eller acceptere store variationer fra de anslåede og endelige omkostninger. Endelig er det som projektleder vigtigt at lægge forventningerne til nøjagtigheden af de forskellige estimeringsmetoder. En virksomhed skal forstå, at et ROM-estimat ikke vil være næsten lige så nøjagtigt som et endeligt.