Det er alt for let at blive kørt fast i det daglige -dag opgave med at opretholde en ejendomsadministrationsvirksomhed. Du skal fortsætte med at finpudse og opdatere dine egenskaber til ejendomsadministratorer for at få succes.
I denne artikel afslører vi 27 vaner med meget succesrige ejendomsadministratorer. Vanerne hjælper dig:
- Forbedr din tilgang til teknologi, rapportering og kommunikation
- Opret en dræber-playbook til at udvide din klientbase
- Hold orden og tjek opgaver fra din To-Do-liste en efter en
Gør kommunikation til en kernekompetence
Det første trin er at oprette skabeloner til alt. Skabeloner strømliner kommunikationsprocessen ved at reducere behovet for at gentage det samme igen og igen.
Brug f.eks. Dit websted til ejendomsadministration til at sende skabeloner. Du kan uploade formularer til vedligeholdelsesanmodninger, så lejere kan downloade og indsende formularer, når de har nogen anmodning.
Succesrige ejendomsadministratorer udsætter ikke
Succesfulde ejendomsadministratorer får tingene gjort, når de har brug for det gøres. Samtidig er de kloge og erfarne nok til at vide, hvilke dele af deres job der prioriteres over andre. Hvis du går ind i branchen, er det vigtigt at have gode arbejdsvaner.
Bliv opdateret og hold dig opdateret om alle ting relateret til ejendomsadministration
Bliv opdateret på ting som ændringer i regler og forskrifter, lokale huslejesatser og andre nye tendenser relateret til fast ejendom. Ejere af ejendomme ønsker at være sikre på, at den leder, de har at gøre med, ved hvad de taler om, så lær altid.
Positiv holdning
I betragtning af det, du har at gøre med dagligt, har du brug for at opretholde en positiv, kan-gøre-holdning til enhver tid. Ikke alene vil du stå over for de uundgåelige tvister om udlejer-lejer, men du bliver også nødt til at være rolig, når markedet ikke går som du vil have det.
Udvikl et system for at finde den rigtige lejer
For at undgå eventuelle udlejer-lejerproblemer skal du have et system til screening og finde kvalitetslejere. Systemet skal hjælpe dig med at automatisere processer som baggrundskontrol, sikkerhedsindskud og relateret papirarbejde.
Selvfølgelig vil du ikke fjerne det menneskelige element helt. Når den indledende screening er færdig, skal udlejer hjælpe dig med at gennemføre den endelige vurdering af lejere.
Vær en fremtænker
Takket være teknologien udvikler ejendomsadministrationsbranchen sig hurtigt. Mere og mere software-, mobil- og cloudløsninger er designet til at gøre ejendomsadministrationsprocesser lettere og mere effektive. For at holde trit er du nødt til at tilpasse sig og omfavne disse ændringer.
Har en langsigtet strategi og sæt mål
Du vil blive overrasket over antallet af ejendomsadministratorer, der ikke gør det ikke. At have en langsigtet strategi og sætte mål gør dig grundigt fokuseret og motiveret.
Her er nogle spørgsmål, du skal stille, før du sætter en langsigtet strategi.
- Hvordan har din ejendomsadministrationsvirksomhed udført med hensyn til fastholdelse af lejer?
- Er der procedurer, der kan forbedres for bedre at betjene ejendomsejere og dine lejere?
- Hvad kan der gøres for at mindske udgifterne?
- Er dine lejere og ejendomsejere tilfredse med den service, du tilbyder?
- Hvor effektiv er du ved at opkræve huslejer, indskud og lignende?
- Er køber du konsekvent nye kunder?
Vær afgørende
Nogle mennesker træffer beslutninger om tarmfølelse. Andre gør dem intuitivt. Og stadig andre gør en kombination af begge dele.
Men når du træffer en beslutning, skal du stå ved den. Eventuelle konsekvenser skal behandles ASAP.
Succesrige ejendomsadministratorer er nysgerrige
En vane med vellykkede ejendomsadministratorer er nysgerrighed. De er altid på udkig efter bedre og mere innovative måder at nå deres mål på.
Engager dine beboere
En succesrig ejendomsadministrator ved, at det er afgørende at skabe ægte forbindelser med deres kunder.
Lær dine beboere personligt at kende. Tag dig tid til at engagere de mennesker, der bor i de ejendomme, du administrerer. Du kan blive overrasket over, hvad du får fra et hurtigt chitchat.
Andre måder, som ejendomsadministratorer kan forbedre beboerengagement er:
- Implementere grundlæggende engagementstrategistrategi.
- Mål for gennemsigtighed.
- Juster kontaktcentermål og forretningsmål.
- Træn dit personale til at levere ensartet service af høj kvalitet.
Opret en playbook til vækst
Store ejendomsadministratorer er altid på udkig efter vækstmuligheder.Disse muligheder indebærer at udnytte alle mulige veje til at markedsføre din virksomhed.
Det første skridt til at starte din virksomheds vækst er at søge lokale ejendomskoncerner, ejendomsadministrationsnetværk og andre steder, hvor du kan gøre online markedsføring.
Præsenter en velforberedt, ren og pæn ejendom
Som man siger, varer første indtryk. Hvordan du præsenterer din virksomhed på dit websted, kan gøre en forskel mellem en klient, der siger “Ja”, og en, der siger “Jeg vil passere.”
Inden din klient flytter ind, skal du foretage en ordentlig inspektion af udlejningsejendom. En rapport forudlejning giver dig mulighed for at identificere eventuelle problemer på forhånd.
Vær selvdrevet
Succesfulde ejendomsadministratorer har et stærkt ønske om at opnå succes. De undgår distraktioner og bekymrer sig mest om at vokse og forbedre sig som professionelle. De går ud over at sikre, at de når deres mål.
Som ejendomsadministrator skal du:
- dedikere dig til at finde innovative løsninger.
- Deltag i foreninger.
- Gennemfør forskning.
- Deltag i seminarer.
Fuldfør kvartalsvise inspektioner
Ejendomsadministratorer foretager grundige og regelmæssige inspektioner af de ejendomme, de håndterer. Manglende overholdelse kan ikke kun annullere forsikringsdækning, men også føre til ulykkelige kunder.
Andre grunde til regelmæssig inspektion af udlejningsejendomme er:
- Bevaring og forøgelse af ejendommens værdi
- Identificering af områder, der har brug for reparation og vedligeholdelse
- Bekræftelse af, at der ikke finder sted nogen ulovlig aktivitet på stedet
- Forøgelse af lejerretention
Ideelt set skal inspektioner logges og afsluttes hver tredje måned . Det er også en god idé at ansætte en professionel inspektør.
Få dine papirer i orden
Som en ejendomsadministrator skal du håndtere papirarbejde dagligt og holde trit med de nyeste branchetendenser på samme tid.
Heldigvis, hvis du har et godt filhåndteringssystem på plads, kan du spare tid og bedre håndtere lignende juridiske tvister, revisioner og Fair Housing-krav.
For eksempel Jeg håndterer lejerfiler som:
- Meddelelser om vedligeholdelse af ejendom
- Lej betalingsoptegnelser
- Flyt ind og flyt inspektionspapirer
- Sikkerhedsindskud og refusion af depositum
- Korrespondance vedrørende godkendelse
- Udkast til papirer
- Overtrædelser af lejemål og tilsvarende handlinger
Find muligheder, hvor andre ser forhindringer
En succeshemmelighed er at kunne løse problemer, som andre ikke kan. Dette gælder især i ejendomsadministration. Det er vigtigt at have en proaktiv holdning til enhver tid.
For eksempel kan du tiltrække flere ejere ved at vise fordelene ved ejendomsadministration versus selvadministrerede ejendomme. Du kan forsøge aftalen med incitamenter, rabatter og henvisningsgebyrer.
Lær af fejl, kollegaer og dit netværk
At være en succesrig ejendomsadministrator kræver, at du er vidende om en masse ting. Du behøver ikke at være ekspert på alle områder, men du skal have en grundlæggende forståelse af det væsentlige.
Det er for eksempel ikke nok at vide, hvordan du administrerer en ejendom. Du skal også have en fungerende viden om online markedsføring, regnskab og andre områder relateret til fast ejendom. Jo mere afrundet du er, jo mere salgbar kan du være, og jo bedre bliver du til det, du laver.
Vær organiseret
Med gode organisatoriske færdigheder kan du håndtere alt, hvad der er kastet på din vej. Heldigvis gør den nyeste teknologi det lettere at holde orden på tingene.
Ifølge en undersøgelse foretaget af Buildium sagde 81% af ejendomsejere, at ejendomsadministratorer burde bruge teknologi. Med teknologi kan ejendomsadministratorer gøre ting som at finde gode lejere, holde øje med vedligeholdelsesproblemer og spore tvister om udlejere og lejere.
Her er organisatoriske og planlægningstips til ejendomsadministrationsfolk.
Har klart definerede forventninger
Alle ejendomsadministratorer vil have et godt forhold til deres lejer. For at sikre dette skal du etablere grænser for lejere. At være for streng kan skabe spænding, mens det at være for afslappet kan tages forkert.
At styre din tid er nøglen
Med klienter og andre problemer at håndtere er det vigtigt at styre din tid. Når du ved, hvordan du bruger (og ikke bruger) din tid, bliver du mere produktiv og effektiv.
For at styre din tid skal du oprette en rutine og holde sig til den.Lav en stor, visuel opgaveliste og klar din arbejdsstation til den næste dag.
Men undgå fristelsen til at sidde fast på dit skrivebord og besvare e-mails 24/7. I stedet skal du dele din dag op i klumper, der er afsat til en enkelt opgave ad gangen.
Succesrige investorer handler med integritet
At handle med integritet vil skabe dig et positivt ry i branchen. Integritet betyder i det væsentlige, at det, du laver, matcher det, du siger.
Husk altid, at din virksomheds navn er på linjen. Et godt omdømme er en opskrift på mere forretning.
Vær proaktiv
Når du altid er et skridt foran, er du mere tilbøjelige til at undgå problemer.
Send undersøgelser. Aktivér tilbagevendende betalinger. Send påmindelser til lejere fem dage før deres leje forfalder. Kræv lejere forsikring. Forvent problemer før de kommer.
Vær sikker
At blive en succesrig ejendomsadministrator kræver hårdt arbejde. Det tager meget tid at mestre håndværket. Men når du først er blevet en betroet ekspert i din branche, har du ret til at være stolt af dig selv.
Undgå at falde i selvtilfredshedsfælden
Ejendomsadministrationsbranchen skifter hver eneste dag. Du er nødt til at holde trit med de nyeste tendenser, så du ikke falder i selvtilfredshedsfælden. Dette gøres bedre rustet til at håndtere enhver eventualitet.
Vær pålidelig og tilgængelig
Det er vigtigt at være tilgængelig, når klienter har brug for dig. Din jobbeskrivelse kræver, at du arbejder med forskellige slags mennesker, og det er dit job at holde dem tilfredse.
Svar på e-mails og telefonopkald rettidigt. Hvis du ikke kan reagere med det samme, så lad dem vide det og undskyld. Uanset hvad, vis dem, at du virkelig bryr dig om at løse deres problem så hurtigt som muligt.
Ejendomsadministration er en hurtig og meget konkurrencepræget niche. Som sådan er det vigtigt at have færdigheder og evner, der holder dig foran pakken. Sammen med selvdisciplin og beslutsomhed vil disse vaner forbedre både dit professionelle og personlige liv.
