Martha pracuje pro právníka, který při práci s klienty hodně využívá sledování změn. Je naštvaný tím, že musí neustále vypínat formátování stopy. (Nechce sledovat jednoduché změny formátování.) Navíc, když předá dokument klientovi (e-mailem), pokud neví, jak vypnout sledování změn formátování, je vrácený dokument vždy plné sledovaných změn formátování. Martha si klade otázku, jestli existuje způsob, jak může navždy vypnout sledování změn formátování.

Když zapnete Sledování změn v aplikaci Word, program sleduje spoustu provedených změn. Jednou z kategorií změn, které může sledovat, jsou změny formátování. Naštěstí můžete ovládat typy změn, které Word skutečně sleduje. To dělá Martha – vypne jednu konkrétní kategorii změn (formátování), aby je Word nesledoval; sleduje pouze jiné typy změn.

Jak upravujete kategorie změn, které Word stopy se liší podle verze aplikace Word, kterou používáte. Chcete-li vypnout sledování formátování, postupujte podle následujících pokynů, pokud používáte aplikaci Word 2007 nebo Word 2010:

1. Ujistěte se, že je na kartě Kontrola pásu karet.
2. Klikněte na šipku dolů pod nástrojem Sledování změn (ve skupině Sledování) a poté klikněte na Změnit možnosti sledování. Word zobrazí dialogové okno Možnosti sledování změn. (Viz obrázek 1. )



Obrázek 1. Dialogové okno Možnosti sledování změn.

3. Zrušte zaškrtnutí políčka Sledovat formátování .
4. Klikněte na OK.

Pokud používáte Word 2013, postupujte místo toho takto:

1. Zkontrolujte, zda je na kartě Kontrola zobrazí se pás karet.
2. Klikněte na malou ikonu v pravém dolním rohu Tr acking group. Word zobrazí dialogové okno Možnosti sledování změn.
3. Klikněte na tlačítko Upřesnit možnosti. Word zobrazí dialogové okno Rozšířené možnosti sledování změn. (Viz obrázek 2.)



Obrázek 2. Dialogové okno Rozšířené možnosti sledování změn v aplikaci Word 2013.

4. Zrušte zaškrtnutí políčka Sledovat formátování.
5. Kliknutím na OK zavřete dialogové okno Pokročilé možnosti sledování změn.
6. Kliknutím na OK zavřete dialogové okno Možnosti sledování změn.

Nakonec, pokud používáte Word 2016 nebo novější verzi programu (včetně verze poskytované s Office 365), postupujte takto:

1. Ujistěte se, že Zobrazí se karta Recenze na pásu karet.
2. Klikněte na nástroj pro sledování. Word zobrazí možnosti skupiny sledování.
3. Klikněte na malou ikonu v pravém dolním rohu skupiny sledování. Word zobrazí dialogové okno Možnosti sledování změn.
4. Klikněte na tlačítko Upřesnit možnosti. Word zobrazí dialogové okno Rozšířené možnosti sledování změn. (Viz obrázek 3.)



Obrázek 3. Dialogové okno Rozšířené možnosti sledování změn v aplikaci Word 2016.

5. Zrušte zaškrtnutí políčka Sledovat formátování.
6. Kliknutím na OK zavřete dialogové okno Pokročilé možnosti sledování změn.
7. Kliknutím na OK zavřete dialogové okno Možnosti sledování změn.

Zatím super. Že jo? No ne tak úplně. Problém je v tom, že toto nastavení není vždycky lepkavé. Někteří lidé tvrdí, že změna bude s dokumentem cestovat; jiní říkají, že to tak není. Ještě jiní říkají, že změna se resetuje, pokud vypnete Sledování změn a poté je znovu zapnete.

Podle toho, co jsem dokázal určit, se trvání tohoto nastavení bude lišit podle verze Word, který používáte. Pokud tedy změna u dokumentů ve vašem systému přetrvává, jakmile odešlete dokument někomu jinému a pokud použije jinou verzi Wordu, můžete získat zpět dokument, který má toto nastavení znovu zapnuté a všechny změny formátování jsou označeny. To může být velmi frustrující.

Podle mých zkušeností musíte použít přístup se třemi hroty. Nejprve musíte otevřít svou normální šablonu a zrušit zaškrtnutí políčka Sledovat formátování Jakmile provedete změnu a uložíte šablonu Normal, všechny budoucí dokumenty, které vytvoříte a které jsou založeny na této šabloně, nezmění formátování stopy, když je zapnuta možnost Sledovat změny. (To platí samozřejmě pouze v případě, že vaše verze Wordu neresetuje zaškrtávací políčko Sledovat formátování, když zapnete a vypnete Sledování změn.)

Druhou věcí, kterou musíte udělat, je otevřít libovolný existující dokumenty a ujistěte se, že je nastavení pro tyto dokumenty vypnuté. (Změna provedená v šabloně Normální nebude mít vliv na žádné dříve vytvořené dokumenty; ovlivní pouze nové dokumenty vytvořené po provedení změny.) Je zřejmé, že tento krok může Pokud máte dost dokumentů, chvíli to udělejte.

Třetí věcí, kterou musíte udělat, je zbavit se všech sledovaných změn formátování, které se mohou objevit, když obdržíte dokument od někoho jiného.To je opět nutné, protože nemáte žádnou kontrolu nad tím, jak je systém dané osoby nakonfigurován. Pouze sledovaného formátování se můžete zbavit pomocí těchto kroků:

1. Zobrazit kartu Kontrola pásu karet.
2. Ve skupině Sledování klikněte na rozevírací seznam Zobrazit označení. Word zobrazí seznam kategorií změn, které může zobrazit.
3. Zrušte zaškrtnutí všech položek kromě formátování .
4. Klikněte na šipku dolů pod nástrojem Přijmout ve skupině Změny. Word zobrazí několik různých způsobů, jak můžete změny přijímat.
5. Zvolte Přijmout všechny zobrazené změny. Všechny změny formátování (což je vše, co se zobrazuje kvůli kroku 3) jsou přijaty. (Nevybírejte Přijmout všechny změny v dokumentu; to by přijalo všechny změny bez ohledu na to, zda jsou zobrazeny.)
6. Opět klikněte na rozevírací seznam Zobrazit označení.
7. Zkontrolujte, zda jsou zaškrtnuta všechna zaškrtávací políčka.

Výsledkem těchto kroků je, že v dokumentu uvidíte pouze všechny změny kromě f ormatting changes – just as you want. Nevýhodou je, že to budete muset udělat na všech dokumentech, které obdržíte od ostatních, nyní i navždy.

Existují přístupy založené na makrech, které můžete použít, pokud si přejete. Přidání jednoduchého automatického otevírání makro na všechny vaše dokumenty může z dlouhodobého hlediska znamenat velkou úsporu času:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Toto jednoduché makro vypne sledování formátování při každém otevření dokumentu. bude dokonce fungovat s dokumenty, které pošlete ostatním, za předpokladu, že při otevření dokumentu nebudou deaktivovat makra.

Budete potřebovat jiné makro, abyste se zbavili veškerého sledovaného formátování, které se může objevit v dokumentech, které přijímat od ostatních. Trik bude stačit:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Toto makro můžete přiřadit klávesové zkratce nebo tlačítku na QAT. Když je po vyvolání jsou všechny změny formátování v dokumentu okamžitě přijaty a poté můžete pokračovat v práci s dalšími změnami, které byly v dokumentu sledovány.