Martha lucrează pentru un avocat care folosește foarte mult modificările de urmărire atunci când lucrează cu clienții. Este enervat de faptul că trebuie să oprească tot timpul formatarea pieselor. (Nu vrea ca urmărirea modificărilor simple de formatare să fie urmărită.) În plus, atunci când transmite documentul către un client (prin e-mail), dacă nu știu cum să oprească urmărirea modificărilor de formatare, documentul returnat este întotdeauna plin de modificări de formatare urmărite. Martha se întreabă dacă există o modalitate prin care poate opri urmărirea modificărilor de formatare pentru totdeauna.

Când activați Urmărirea modificărilor în Word, programul urmărește multe modificări pe care le faceți. O categorie de modificări pe care o poate urmări sunt modificările formatării. Din fericire, puteți controla tipurile de modificări pe care Word le urmărește de fapt. Aceasta este ceea ce face Martha – dezactivează o categorie specifică de modificări (formatare), astfel încât Word să nu le urmărească; urmărește doar alte tipuri de modificări.

Cum ajustați categoriile de modificări pe care Word le urmările variază în funcție de versiunea de Word pe care o utilizați. Pentru a dezactiva urmărirea formatării, urmați acești pași dacă utilizați Word 2007 sau Word 2010:

1. Asigurați-vă că fila Revizuire este afișată panglica.
2. Faceți clic pe săgeata în jos de sub instrumentul Track Changes (din grupul Tracking) și apoi faceți clic pe Change Tracking Options. Word afișează caseta de dialog Opțiuni Track Changes. (Vedeți Figura 1 )



Figura 1. Caseta de dialog Opțiuni modificări urmărire.

3. Debifați caseta de selectare Formatare urmărire .
4. Faceți clic pe OK.

Dacă utilizați Word 2013, urmați acești pași:

1. Asigurați-vă că fila Revizuire din este afișată panglica.
2. Faceți clic pe pictograma mică din colțul din dreapta jos al elementului Tr grup de acking. Word afișează caseta de dialog Opțiuni de urmărire a modificărilor.
3. Faceți clic pe butonul Opțiuni avansate. Word afișează caseta de dialog Opțiuni avansate pentru modificări de urmărire. (A se vedea Figura 2.)



Figura 2. Caseta de dialog Opțiuni avansate de modificări ale urmăririi din Word 2013.

4. Debifați caseta de selectare Formatare urmărire.
5. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Opțiuni avansate modificări urmărire.
6. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Opțiuni modificări urmărire.

În cele din urmă, dacă utilizați Word 2016 sau o versiune ulterioară a programului (inclusiv versiunea furnizată cu Office 365), urmați acești pași:

1. Asigurați-vă că Se afișează fila Revizuire a panglicii.
2. Faceți clic pe instrumentul de urmărire. Word afișează opțiunile grupului de urmărire.
3. Faceți clic pe pictograma mică din colțul din dreapta jos al grupului de urmărire. Word afișează caseta de dialog Opțiuni de urmărire a modificărilor.
4. Faceți clic pe butonul Opțiuni avansate. Word afișează caseta de dialog Opțiuni avansate pentru modificări de urmărire. (A se vedea figura 3.)



Figura 3. Caseta de dialog Opțiuni avansate de modificări ale urmăririi din Word 2016.

5. Debifați caseta de selectare Formatare urmărire.
6. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Opțiuni avansate modificări urmărire.
7. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Opțiuni modificări urmărire.

Până acum, atât de bine. Dreapta? Nu chiar. Problema este că realizarea acestei setări nu este întotdeauna lipicioasă. Unii oameni spun că schimbarea va călători împreună cu documentul; alții spun că nu este. Alții spun că modificarea se va reseta dacă dezactivați urmărirea modificărilor și apoi o reactivați.

Din ceea ce am putut determina, persistența acestei setări va varia în funcție de versiunea de Word pe care îl utilizați. Astfel, dacă modificarea este persistentă pentru documentele din sistemul dvs., odată ce ați trimis documentul către altcineva și dacă acesta folosește o versiune diferită de Word, puteți primi înapoi un document care are setarea activată din nou și toate modificările de formatare sunt marcate. Acest lucru poate fi foarte frustrant.

Din experiența mea, trebuie să întreprindeți o abordare în trei direcții. Mai întâi, trebuie să deschideți șablonul normal și să debifați caseta de selectare Formatare urmărire Odată ce ați efectuat modificarea și ați salvat șablonul Normal, orice documente viitoare pe care le creați, care se bazează pe șablonul respectiv, nu vor urma modificările formatării la activarea Track Changes. (Acest lucru se aplică, desigur, numai dacă versiunea dvs. de Word nu resetează caseta de selectare Formatare urmărire când activați și dezactivați modificările urmăririi.)

Al doilea lucru pe care trebuie să-l faceți este să deschideți orice documentele existente și asigurați-vă că setarea este dezactivată pentru acele documente. (Modificarea pe care ați făcut-o în șablonul Normal nu va afecta documentele create anterior; afectează numai documentele noi create după ce ați făcut modificarea.) Evident, acest pas poate faceți ceva timp dacă aveți destul de multe documente.

Al treilea lucru pe care trebuie să-l faceți este să scăpați de orice modificări de formatare urmărite care pot apărea atunci când primiți un document de la altcineva.Acest lucru este necesar, din nou, pentru că nu aveți control asupra modului în care este configurat sistemul acelei persoane. Puteți scăpa doar de formatarea urmărită urmând acești pași:

1. Afișați fila Revizuire din panglică.
2. În grupul de urmărire, faceți clic pe lista derulantă Afișare marcaje. Word afișează o listă de categorii de modificări pe care le poate afișa.
3. Debifați totul, cu excepția formatării .
4. Faceți clic pe săgeata în jos de sub instrumentul Acceptare, din grupul Modificări. Word afișează câteva moduri diferite în care puteți accepta modificările.
5. Alegeți Acceptați toate modificările afișate. Toate modificările de formatare (care sunt toate cele afișate din cauza pasului 3) sunt acceptate. (Nu selectați Acceptați toate modificările din document; aceasta ar accepta toate modificările, indiferent dacă sunt afișate sau nu.)
6. Din nou, faceți clic pe lista verticală Show Markup.
7. Asigurați-vă că toate casetele de selectare sunt bifate.

Rezultatul acestor pași este că veți vedea doar în document toate modificările cu excepția f sau modificări ale matriței – exact așa cum doriți. Dezavantajul este că va trebui să o faceți pe toate documentele pe care le primiți de la alții, acum și pentru totdeauna.

Există abordări bazate pe macro pe care le puteți urma, dacă doriți. Adăugarea unui AutoOpen simplu macro pentru toate documentele dvs. poate fi un economisitor de timp imens pe termen lung:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Această macro simplă dezactivează urmărirea formatării ori de câte ori este deschis documentul. va funcționa chiar și cu documentele pe care le trimiteți altora, cu condiția ca acestea să nu dezactiveze macrocomenzile atunci când vă deschid documentul.

Veți avea nevoie de o macrocomandă diferită pentru a scăpa de orice formatare urmărită care ar putea apărea în documentele dvs. primiți de la alții. Următoarele vor face trucul:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Puteți atribui această macro unei taste de comandă rapidă sau unui buton de pe QAT. Când este invocate, toate modificările de formatare din document sunt acceptate imediat și puteți continua să lucrați cu alte modificări care au fost urmărite în document.