Pokud spravujete firmu, která je otevřená čtrnáct, šestnáct nebo dokonce dvacet čtyři hodin, jak plánujete své zaměstnance ? Zajišťujete, aby jeden tým vždy pracoval v noci a druhý tým vždy v pracovní dny? Kdy mají vaši zaměstnanci volno?

Když začnete přemýšlet o logistice toho všeho, uvidíte, jak se z plánování může velmi rychle stát chaotická noční můra. Naštěstí existuje toto řešení tohoto dilematu: rotující směna.

V rotujícím plánu pracují zaměstnanci denní směnu jeden nebo dva týdny a poté jeden nebo dva týdny přepnou na noční směnu. . Díky tomu bude pokryta celá vaše provozní doba a vašim zaměstnancům bude poskytnuto pravidelné volno.

Rotující směna má výhody také pro restaurace, kde večeře může vydělat více peněz než oběd. Pokud omezíte jeden tým na méně žádoucí posun, může to vážně ovlivnit morálku a produktivitu zaměstnanců.

Rotující plán směn dává všem členům týmu příležitost projít prací jak ve večeři, tak v polední službě.

Tuto příručku jsme vytvořili, abychom ukázali přehled mimo plán střídání střídání, včetně výhod a nevýhod, a jak nastavit vlastní plán střídání. Pojďme začít.

Co je to rotační posun?

Práce s rotační směnou – nebo rotující směna zkráceně – jedná se o plánovací systém, kde zaměstnanci procházejí cyklem práce denní směny, noční směny a případných nutných směnných směn.

„Opakem“ rotující směny je pevná Pevný rozvrh znamená, že jedna skupina zaměstnanců bude pracovat na denní směnu, jedna skupina bude pracovat na noční směně a jedna skupina bude pracovat na směnu. Pevný rozvrh se nemění, takže zaměstnanci budou vždy pracovat v těchto hodinách, pokud záměrně je přesunout na jinou směnu.

Abychom vám lépe porozuměli rotující směně, prozkoumejme krátkou ilustraci. Řekněme, že provozujete restauraci, která funguje od 8:00 do 12:00. Restaurace nemusí být otevřená po všech těch šestnáct hodin, ale zaměstnanci v těchto dobách přinejmenším připravují a čistí.

Nejjednodušší způsob, jak naplánovat pracovníky je rozdělit šestnáct hodin na dvě osmhodinové směny. První směna by trvala od 8:00 do 16:00. Druhá směna by trvala od 16:00. do 12:00.

Takže se vracíme k jedné z otázek, které jsme si kladli na začátku: děláte jeden tým vždy pracovním večerem a druhý tým vždy pracovním dnem? Pro kancelářskou práci nebo výrobu to může být nejlepší volba, protože jedna směna je jako každá jiná.

Ale pro podniky, jako jsou restaurace, může jedna směna vydělat více peněz než ostatní. Omezení jedné skupiny zaměstnanců na méně žádoucí směnu není dobrý způsob, jak podpořit produktivní tým.

Chcete-li zajistit, aby všichni vaši zaměstnanci mohli pracovat na směnu s vyššími platbami, můžete využít rotující směnný systém . V rotujícím směnovém systému, jeden týden, pracuje tým A úvodní směnu (8:00 – 16:00), zatímco tým B pracuje na závěrečné směně (16:00 – 12:00).

Příští týden, tým B pracuje na úvodní směně, zatímco tým A pracuje na závěrečné směně. Následující týden je tým A zpět na úvodní směně, zatímco tým B je na závěrečné směně. To jsou široké tahy rotující směny.

Opět si v této příručce ukážeme, jak zajistit, aby to pro vaše podnikání fungovalo. Nejprve si ale prozkoumáme výhody a nevýhody rotačního posunu.

Výhody rotačního posunu

V případě restaurace dává plán střídání směn každému šanci pracovat jak na směnu za vysoké dolary (večeře), tak na směnu za den (oběd). Umožnit všem zaměstnancům pravidelně pracovat směnu za vysoké dolary slouží dvěma důležitým účelům:

• Zaměstnává zaměstnance, protože vědí, že budou mít svůj podíl rušných směn.
• Dává všem zaměstnancům příležitost naučit se pracovat ve špičce.

Podobně i rotace vaši nejstarší a nejkvalifikovanější pracovníci během denní směny pomáhají vytvořit obědovou službu jako silnou zákaznickou zkušenost. To může zvýšit prodej a být dobré pro všechny – zaměstnance i podniky.

Další výhodou rotující směny je to, že vám dá čas na zaškolení všech vašich zaměstnanců, aniž byste museli řešit večeři. Otevírací doba je obvykle méně rušná než odpolední a večerní, takže je snazší naplánovat si krátkou schůzku první věc ráno.

Tým A bude mít prospěch z tréninku jeden týden a tým B bude mít prospěch z tréninku příští týden.

Nevýhody rotující směny

Hlavní nevýhodou rotující směny je, že zaměstnanci mohou upřednostňovat konzistentní plán (pevnou směnu). Když jsou vaši zaměstnanci na pevné směně, plánování zbytku jejich života se mnohem zjednoduší.

Je to proto, že zaměstnanec ví, že jsou vždy v pracovní dny nebo vždy v noci. Nemusí sledovat, ve kterém týdnu v rámci rotující směny právě pracují.

Druhou nevýhodou rotující směny je fyzický dopad, který může mít na vaše zaměstnance. Vaše tělo pracuje ve čtyřiadvacetihodinovém cyklu (váš cirkadiánní rytmus), kde je „přirozená“ aktivita během dne a zpomalení spánku ve večerních hodinách.

Vynucení změny vašeho cirkadiánního rytmu – prací na noční směně – může způsobit deprivaci spánku, poruchy trávicího traktu a kardiovaskulární poruchy. Někteří lidé se mohou přizpůsobit za dva nebo tři dny, zatímco jiným to trvá déle. rytmy se nikdy neupravují.

Jedním ze způsobů, jak usnadnit úpravu rotující směny na tělech vašich zaměstnanců, je prodloužit rotační směnu na dva nebo tři týdny místo jednoho. To by znamenalo, že tým A pracuje úvodní směna po dobu dvou týdnů a tým B pracuje závěrečnou směnu po dobu dvou týdnů. Poté tým B pracuje úvodní směnu po dobu dvou týdnů a tým A pracuje závěrečnou směnu.

Příští měsíc začíná cyklus znovu . Je také důležité získat zpětnou vazbu od svých zaměstnanců o tom, jaký systém pro ně funguje nejlépe.

Jak nastavit rotační posun

Nejzákladnější rotační plán je ten, který je zmíněn výše, kde se střídání týmu A a týmu B mění každé dva týdny. Bohužel, tento scénář je příliš zjednodušující. Musíte vzít v úvahu, kolik dní v týdnu vaši zaměstnanci pracují. Musíte také počítat s víkendy, volnem a podobně.

Ukážeme vám, jak nastavit takzvaný plán rotace směn „2-2 3-2 2-3“. Tento rotační posun má svůj název podle vzorce dnů, které každý zaměstnanec pracuje:

• Dva dny nebo noci zapnuté, dva volno (2-2)
• Tři dny nebo noci zapnuty, dva vypnuty (3-2)
• Dva dny nebo noci zapnuty, tři vypnuty (2-3)

Pro ilustraci harmonogramu 2-2 3-2 2-3 se vrátíme k příkladu restaurace použitému na začátku tohoto článku. Zde jsou podrobnosti o restauraci:

• Restaurace je otevřená šestnáct hodin denně.
• Je otevřená sedm dní v týdnu.
• Zaměstnává čtyřicet lidí na různých pozicích.
• Změna vyžaduje deset zaměstnanců.
• Celodenní provoz vyžaduje dvě směny.

Po stanovení těchto podrobností nyní můžeme vytvořte plán střídání.

1) Rozdělte čtyřicet zaměstnanců do čtyř týmů

Řekněme, že k vyplnění potřebujete dva kuchaře, dva běžce na jídlo, čtyři servery, jednoho barmana a jednoho hostitele ze směny. Každý tým by měl být složen ze zaměstnanců, kteří mohou tyto práce dělat.

Mezi týmy můžete přepínat kuchaře, servery nebo barmany, aby se věci opravdu otáčely, ale zatím stačí dát všechny do jednoho týmu a nechat je tam . Pro účely tohoto postupu označíme týmy A, B, C a D.

2) Přiřadit týmy jednomu ze čtyř plánů rotujících směn

Toto plán rotujících směn je postaven na dvoutýdenní rotaci. To znamená, že každý tým bude před změnou pracovat po dobu dvou týdnů konkrétní směnu.

Pokud jste své týmy vyvážili dovednostmi, nezáleží na tom, který tým na kterou směnu půjde. Týmy budou střídány všemi čtyřmi každých několik týdnů. Zde je příklad. D = denní směna, N = noční směna, O = vypnuto a pomlčka označuje nový týden.

1. Tým A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. Tým B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. Tým C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. Tým D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Všichni rotují stejným vzorem dní, nocí, a volno. Prostě začínají v různých bodech, takže jsou pokryty všechny dny a časy.

Další běžné typy plánu rotace posunu

Běžné typy plánu střídání směn v této části využívají směnu 10 hodin nebo směnu 12 hodin, aby vám poskytly pokrytí 24/7, pokud to potřebujete.

Pokud vaše firma není otevřeno 24 hodin denně, můžete tyto plány změnit tak, aby odpovídaly pracovní době, která je pro vás a vaše zaměstnance správná.

DuPont

Plán rotace směn DuPont používá čtyři týmy pracující ve dvou 12hodinových směnách.

Každý tým pracuje čtyřtýdenní cyklus, který se skládá z:

• Čtyři noci nebo večery ZAPNUTO
• Tři dny VYPNUTO
• Tři dny ZAPNUTO
• Jeden den VYPNUTO
• Tři noci nebo večery ZAPNUTO
• Tři dny VYPNUTO
• Čtyři dny ZAPNUTO
• Sedm dní VYPNUTO

V tomto typu rotujícího plánu pracují členové týmu, v průměru 42 hodin týdně, takže budete muset dávat pozor na přesčasy, abyste mohli kontrolovat mzdové náklady.

Pitman

Stejně jako plán DuPont, i Pitmanův plán používá čtyři týmy pracující ve dvou 12hodinových směnách.

V Pitmanu však každý tým pracuje s dvoutýdenním cyklem, který vypadá takto („D“ = dny, „O“ = vypnuto, „N“ = Nights):

• Tým 1: DDOODDD-OODDOOO
• Tým 2: NNOONNN- OONNOOO

Tým 3: OODDOOO-NNOONNN

• Tým 4: OONNOOO-DDOODDD

S Pitmanem, můžete buď zachovat stejné posuny v příštím čtyřtýdenním cyklu, nebo rotovat týmy do jiného formátu (např. tým 2 pracuje DDOODDD-OODDOOO a tým 4 funguje NNOOONNN-OONNOO).

V průměru , zaměstnanci budou pracovat 42 hodin týdně podle plánu Pitman.

24-48

Směnný režim 24-48 (aka ABC) používá tři týmy pracující ve směnách 24 hodin.

V rozvrhu 24-48 každý tým pracuje třídenní cyklus, který se skládá z:

• 24 hodin ZAPNUTO
• 48 hodin VYPNUTO

Takže tým 1 (nebo A) funguje v pondělí a pak má úterý a středu volno. Tým 2 (nebo B) pracuje v úterý a poté má ve středu a ve čtvrtek volno. Tým 3 (nebo C) pracuje ve středu a poté má ve čtvrtek a pátek volno.

4-3

Plán 4-3 využívá šest týmů, které pracují překrývající se 10hodinové směny za 24 / 7 pokrytí. Plán 4–3 můžete přizpůsobit tak, aby pokryl dobu, po kterou je vaše firma otevřená.

V plánu 4–3 pracuje každý tým třítýdenní cyklus, který se skládá z:

• Čtyři dny ZAPNUTO (první směna)
• Tři dny VYPNUTO
• Čtyři dny zapnuto (druhá směna)
• Tři dny vypnuto
• čtyři dny ZAPNUTO (třetí směna)

Tento typ plánu je užitečný, protože týmy budou překrývat pracovní dobu. Toto překrytí můžete použít k pokrytí období vysoké aktivity.

6-4 6-4 6-4

Plán 6-4 6-4 6-4 využívá pět týmů pracujících na 10hodinových směnách, které se překrývají. V tomto rozvrhu směn pracuje každý tým ve 30denním cyklu, který sestává z:

• Šesti dnů ZAPNUTO (první směna)
• Čtyři dny VYPNUTO
• Šest dní ZAPNUTO (druhá směna)
• Čtyři dny VYPNUTO
• Šest dní ZAPNUTO (třetí směna)
• Čtyři dny VYPNUTO

5-3 5-4 5-3

Plán rotujících směn 5-3 5-4 5-3 využívá pět týmů pracujících na překrývajících se směnách, aby zajistil úplné pokrytí vašeho podnikání.

V rozvrhu 5-3 5-4 5-3 pracuje každý tým v 25denním cyklu, který se skládá z:

• Pět dní ZAPNUTO (první směna)
• Tři dny ZAPNUTO
• Pět dní ZAPNUTO (druhá směna)
• Čtyři dny VYPNUTO
• Pět dní ZAPNUTO (třetí směna)
• Tři dny VYPNUTO

Klíčová proměnná 5-3 5 -4 5-3 plán je takový, že můžete míchat směny z jednoho týdne na další. Týmy nemusí pracovat první směnu, pak druhou směnu a potom třetí směnu. Můžete jej nastavit tak, aby tým 1 fungoval první směnu jeden týden, třetí směnu příští týden a druhou směnu poslední týden.

4-2 4-3 4-3

Plán 4-2 4-3 4-3 využívá pět týmů pracujících na překrývajících se směnách různé délky, aby zajistil vašemu podnikání plné pokrytí po celý pracovní den.

V rozvrhu 4-2 4-3 4-3 , každý tým pracuje 20denní cyklus, který se skládá z:

• Čtyři dny ZAPNUTO (první směna)
• Dva dny VYPNUTO
• Čtyři dny ZAPNUTO (druhá směna)
• Tři dny VYPNUTO
• Čtyři dny ZAPNUTO (třetí směna)
• Tři dny VYPNUTO

Pokud je vaše firma otevřená 24 hodin denně, bude každá směna trvat 10 hodin. 10hodinový pracovní den poskytuje konkrétní hodiny, kdy je k dispozici další pracovní síla, která pomáhá pokrýt zvýšenou aktivitu. Pokud nepotřebujete překrývání, můžete délku každé směny zkrátit.

Použijte správný nástroj k organizaci svého rozvrhu

Ať už se rozhodnete použít pevný plán směn , rotující plán směn, rozdělená směna nebo dokonce komprimovaný pracovní týden pro vaše podnikání, stále potřebujete správný nástroj, který vám pomůže, aby byl váš plánovací systém úspěšný.

Vyvinuli jsme Sling, abychom zefektivnili proces plánování a i ten nejkomplikovanější plán střídání běží jako hodinky.

A Sling není jen o zapojování jmen do časových úseků. Jde o to, aby byly všechny aspekty vaší práce – od plánování a distribuce po komunikaci a sledování – jednodušší a rychlejší.

Intuitivní a dobře organizované plánovací nástroje, které Sling nabízí, usnadňují vytváření jasných a snadno číst plány pouhými několika kliknutími myší nebo klepnutím na obrazovku. A cloudová platforma společnosti Sling zjednodušuje proces odesílání plánu všem, kdo to potřebují. Stačí zveřejnit svůj plán v cloudu, aby ho všichni viděli.

Můžete dokonce přesně určit, kdo může plán zobrazit a kdo v něm může provádět změny. Jediné, co musíte udělat, je dát jednotlivcům svolení nebo jim poslat odkaz. Poté se mohou přihlásit do Slingu a zobrazit nebo upravit plán kdykoli a kdekoli.

Cloudový program společnosti Sling také poskytuje centrální umístění, kde mohou zaměstnanci označit, kdy jsou k dispozici pro práci. Sling poté během vytváření plánu zobrazí připomenutí dvojitých rezervací, požadavků na volno a nedostupnosti.

Ale pamatujte, Sling není jen o plánování. Kromě síly svého integrovaného tvůrce plánů přináší Sling dvě další sady nástrojů, které vám usnadní pracovní život: sledování času a řízení nákladů práce.

Během pracovního týdne vám jedinečné funkce sledování času Sling umožňují proměnit jakýkoli telefon, tablet nebo počítač na plně funkční časové hodiny, které vaši zaměstnanci mohou použít k načasování a odhlášení.

Sling vás (a jim) dokonce upozorní na nadcházející směny a na to, zda zaměstnanec běží pozdě nebo se zapomněl přihlásit.

Na konci pracovního týdne stačí jen několik kliknutí nebo klepnutí je potřeba exportovat časové rozvrhy vašich zaměstnanců pro zpracování mezd. Jednoduše zkontrolujte časové rozvrhy, upravte a schválte je a poté je odešlete do svého výběru programu třetí strany pro bezproblémový výpočet a distribuci mezd.

Poté se můžete vrátit zpět a pomocí nástrojů Slingových nákladů práce měřit, spravovat a optimalizujte své výdaje podle plánu.

Už žádné nekonečné revize, které se snaží vytlačit všechny směny a práci nezbytnou v rámci vašeho stávajícího rozpočtu. Jeden průchod harmonogramem a budete vědět, zda jste překročili své mzdové náklady nebo ne. Pak stačí jen několik kliknutí sem a tam, abyste své výdaje vrátili do černého.

To vše a ještě více pomáhá manažerům spojovat týmy, informovat a angažovat všechny a budovat lepší pracovní kulturu bez ohledu na plán, který používají.