Damit Unternehmen auf ihre Vergangenheit zurückblicken können, müssen sie bestimmte Schritte ausführen, um die Richtigkeit ihrer Finanzdaten zu überprüfen. Diese Schritte werden üblicherweise als Abrechnungszyklus bezeichnet, da Unternehmen nach Ablauf jeder Abrechnungsperiode dieselben grundlegenden Schritte wiederholen.
Ziel der Schritte des Abrechnungszyklus ist es, sicherzustellen, dass jeder Cent, der während des Abrechnungszeitraums den Besitzer gewechselt hat, ordnungsgemäß bilanziert und im Jahresabschluss eines Unternehmens berücksichtigt wird. Finanzberichte dienen als ultimative historische Aufzeichnung für ein Unternehmen, und es steht viel auf dem Spiel, um sie richtig zu machen. Externe Parteien wie Banken, Investoren und das IRS prüfen Ihren Jahresabschluss, um zu entscheiden, ob Sie einen Kredit erhalten oder ob Sie den richtigen Steuerbetrag gezahlt haben.
Sie können sich den Abrechnungszyklus als eine Checkliste vorstellen, die am Ende des Abrechnungszeitraums ausgefüllt werden muss. Wenn alle Schritte abgehakt sind, können Sie mit einer sauberen Tafel zur nächsten Abrechnungsperiode übergehen.
Ein Abrechnungszeitraum kann ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr sein, je nachdem, wie oft Ihr Unternehmen Finanzberichte benötigt.
Bevor wir die einzelnen Berichte durchgehen Schritt des Zyklus und die damit verbundenen Buchhaltungsbedingungen. Es ist wichtig zu bedenken, dass dieser Prozess seinen Ursprung hat, als die Buchhalter diese Schritte in physischen Ledgern und Journalen von Hand abgeschlossen haben. Wir werden hervorheben, welcher dieser Schritte dank der Computer jetzt hinter den Kulissen ausgeführt wird, aber wir werden jeden Schritt durchgehen, damit Sie den Prozess vollständig verstehen.
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Schritte des Abrechnungszyklus
Je nachdem, wen Sie fragen, kann der Abrechnungszyklus sechs bis neun Schritte umfassen. Einige ziehen es vor, ein paar Schritte zu einem zusammenzufassen, aber es ist wirklich eine Frage der persönlichen Präferenz. Der Einfachheit halber zeigen wir Ihnen zunächst die lange Version des Abrechnungszyklus, wobei jeder Schritt klar unterteilt ist.
Identifizieren von Transaktionen
Schritt 1: Sammeln Sie alle Informationen, die Sie zu jeder Transaktion haben, die während des Zeitraums stattgefunden hat. Hoffentlich tun Sie oder Ihr Buchhalter dies während des gesamten Zeitraums, anstatt zu warten, bis der Monat endet, und nach Quittungen zu suchen.
Denken Sie daran, dass die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben von der Art der von Ihnen verwendeten Buchhaltung abhängt. Wenn Sie mit Bargeldabrechnung arbeiten, werden Sie jedes Mal nachsehen, wenn Bargeld während des Zeitraums den Besitzer gewechselt hat. Wenn Sie die periodengerechte Buchhaltung verwenden, werden Finanztransaktionen nur dann erfasst, wenn sie anfallen.
Transaktionen aufzeichnen
Früher bedeutete das Aufzeichnen einer Transaktion, dass die Transaktion in den entsprechenden Journalen notiert wurde. Mit diesen Journalen oder „Büchern“ erhielt die Buchhaltung ihren Namen. Laut Doppelbuchhaltung sollte jede Transaktion sowohl als Gutschrift als auch als Lastschrift in separaten Journalen erfasst werden.
Nun, solange Sie Wenn Sie die Transaktion in Ihrer Buchhaltungssoftware klassifizieren, erfolgt der Rest mehr oder weniger automatisch.
Im Hauptbuch buchen
Ein weiteres Kennzeichen vergangener Tage ist das Hauptbuch. Das Hauptbuch war a Hauptliste aller Transaktionen. Wenn in Ihrem Backoffice ein Feuer ausbrach, sollten Sie dies speichern. Nachdem Sie eine Transaktion in den entsprechenden Journalen aufgezeichnet haben, fügen Sie sie auch dem Hauptbuch hinzu.
Dank der Magie des Internets und der Automatisierung steht das Hauptbuch heute im Hintergrund des heutigen Abrechnungszyklus. Es wurde von einem physischen Buch in einen Teil der Cloud umgewandelt, und die Buchhalter müssen es nicht wirklich berühren.
Berechnen des nicht angepassten Probesaldos
Die ersten drei Schritte des Abrechnungszyklus können (an d sollte) während des gesamten Abrechnungszeitraums stattfinden. Die Berechnung des nicht angepassten Probesaldos ist der erste Schritt, der erst nach Ablauf des Zeitraums und nach Identifizierung, Erfassung und Buchung aller Transaktionen im Hauptbuch erfolgen kann.
Das Erstellen eines nicht angepassten Testguthaben entspricht dem Überprüfen Ihrer Hausaufgaben. Da jede Transaktion als Lastschrift und Gutschrift erfasst wird, besteht das Ziel dieses Schritts darin, sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Soll- und Guthaben gleich ist. Wenn nicht, wurde etwas übersehen oder falsch klassifiziert. In diesem Stadium ist es normal, Anomalien zu entdecken. Rechnungen, von denen Sie erwartet haben, dass sie bezahlt werden (aber nicht bezahlt wurden), können sie abwerfen. Zahlungen, von denen Sie erwartet haben, dass sie von Ihren Lieferanten eingezogen werden (aber nicht), können ebenfalls Probleme verursachen.
In jedem Fall zeigt Ihnen ein nicht angepasster Probesaldo einfach alle Ihre Belastungen und Gutschriften in einer Tabelle an.Und wenn sie nicht den gleichen Betrag ergeben, können Sie anhand dieser Tabelle untersuchen, warum.
Anpassen von Journaleinträgen
Dieser Schritt behebt einfach alle gefundenen Anomalien. Zunächst identifizieren Sie, was dazu führt, dass die Belastungen und Gutschriften falsch ausgerichtet sind. Dann machen Sie Journaleinträge, um sie zu beheben.
Erstellen Sie eine angepasste Probebilanz
Als nächstes müssen Sie Ihre Arbeit ein letztes Mal mit Hilfe einer angepassten Probebilanz überprüfen. Diese Tabelle zeigt Ihr nicht angepasstes Testguthaben, Ihre Anpassungsbuchungen und Ihre angepassten Beträge. Dies ist der letzte Schritt vor der Erstellung eines Jahresabschlusses. Es lohnt sich also, alles dreimal zu überprüfen.
Jahresabschluss erstellen
Ihr Jahresabschluss ist das größte Ergebnis, das Sie aufgrund des Abrechnungszyklus erhalten. Die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz sind genaue Aufzeichnungen darüber, was in Ihrem Unternehmen im letzten Abrechnungszyklus passiert ist. (Die Kapitalflussrechnung ist nicht obligatorisch, wir empfehlen jedoch auch, eine davon zu erstellen.)
Dies sind wichtige Dokumente für alle Personen außerhalb Ihres Unternehmens, die in der Lage sein müssen, Ihr Unternehmen mit anderen zu vergleichen ( Investoren, Kreditgeber usw.), aber sie sind auch für Geschäftsinhaber unglaublich wertvoll. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Abschlüsse lesen und interpretieren, können Sie den Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens behalten und Strategien für Wachstum entwickeln.
Abschlussbuchungen vornehmen
Der letzte Schritt im Abrechnungszyklus besteht darin, Abschlussbuchungen vorzunehmen und Ihr Unternehmen auf den bevorstehenden Abrechnungszyklus vorzubereiten. Dies bedeutet, temporäre Konten wie Einnahmen und Ausgaben zu schließen und sie in permanente Konten wie Gewinnrücklagen zu falten.
Sobald dieser letzte Schritt abgeschlossen ist, können Sie den gesamten Vorgang erneut starten.
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Der Abrechnungszyklus & Technologie
Wir haben auf Bereiche hingewiesen, in denen die Technologie einige Aspekte des Rechnungslegungszyklus in den Hintergrund gerückt hat. Mit anderen Worten, während diese Schritte noch zu einem gewissen Grad ausgeführt werden, hat die automatisierte Buchhaltung sie für Buchhalter und Geschäftsinhaber weniger relevant gemacht, die keine direkten Maßnahmen ergreifen müssen, um diese Schritte abzuschließen.
Wenn wir heute den Abrechnungszyklus durch die Linse eines Buchhalters betrachten würden, würde der Prozess etwas anders aussehen. Beispielsweise existiert das Hauptbuch heute nicht in derselben Form, sodass keine Transaktionen darauf gebucht werden müssen.
Auch die Idee, Testguthaben anzupassen, wird vereinfacht. Obwohl der Prozess größtenteils der gleiche ist, kann die Buchhaltungssoftware dabei helfen, Abweichungen zu identifizieren und Benutzer aufzufordern, diese abzustimmen, ohne explizite Testbilanzen zu erstellen.
Der Abrechnungszyklus spiegelt die Regeln und Prozesse wider, die alle Unternehmen befolgen müssen, um genaue Zahlen zu erhalten. Daher ist es wichtig, alle Schritte zu kennen – auch die hinter den Kulissen. Da sich Technologie und Buchhaltung jedoch weiterhin vermischen, wird der Buchhaltungszyklus immer weniger manuell und erheblich schneller.
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