För att företag ska kunna se tillbaka på hur de gjorde tidigare måste de följa en viss uppsättning steg för att verifiera att deras ekonomi är korrekt. Dessa steg kallas vanligtvis redovisningscykeln eftersom företag, efter varje bokföringsperiod är slut, upprepar samma grundsteg.

Målet med redovisningscykelstegen är att säkerställa att varje cent som bytte händer under redovisningsperioden redovisas korrekt och återspeglas i ett företags finansiella rapporter. Bokslut fungerar som det ultimata historiska rekordet för ett företag, och insatserna är höga för att få dem rätt. Utanför parter som banker, investerare och IRS kommer att titta på dina finansiella rapporter för att avgöra saker som om du ska ge dig ett lån eller om du har betalat rätt belopp i skatt.

Du kan tänka på redovisningscykeln som en checklista som måste slutföras i slutet av räkenskapsperioden. När alla steg är avmarkerade kan du gå vidare till nästa redovisningsperiod med en ren skiffer.

En redovisningsperiod kan vara en månad, kvartal eller år beroende på hur ofta ditt företag behöver finansiella rapporter.

Innan vi går igenom varje steg i cykeln och de bokföringsvillkor som är kopplade till var och en, är det viktigt att komma ihåg att denna process härrörde från att revisorer genomförde dessa steg för hand i fysiska huvudböcker och tidskrifter. Vi kommer att belysa vilka av dessa steg som nu sker bakom kulisserna tack vare datorer, men vi går igenom var och en så att du har full förståelse för processen.

Steg för bokföringscykel

Beroende på vem du frågar kan det finnas allt från sex till nio steg i redovisningscykeln. Vissa föredrar att samla några steg i ett, men det handlar verkligen om personliga preferenser. För enkelhetens skull börjar vi med att visa den långa versionen av redovisningscykeln, med varje steg tydligt uppdelat.

Identifiera transaktioner

Steg ett: samla all information du har om varje transaktion som ägde rum under perioden. Förhoppningsvis gör du eller din bokhållare detta under hela perioden istället för att vänta tills månaden slutar och krypa för att hitta kvitton.

Kom ihåg att när du redovisar intäkter och kostnader beror på vilken typ av redovisning du använder. Om du kör kontantredovisning kommer du att leta efter varje gång kontanter bytte händer under perioden. Om du använder periodiseringsredovisning känner du bara igen finansiella transaktioner när de uppstår.

Spela in transaktioner

Förr i tiden innebar registrering av en transaktion att skriva ned transaktionen i lämpliga tidskrifter. Dessa tidskrifter, eller ”böcker”, är hur bokföring fick sitt namn. Enligt bokföring med dubbla poster ska varje transaktion registreras som både kredit och debitering i separata tidskrifter.

Nu, så länge du klassificera transaktionen i din bokföringsprogramvara, resten kommer att ske mer eller mindre automatiskt.

Skicka till huvudbok

Ett annat kännetecken för förflutna dagar är huvudboken. huvudlista över alla transaktioner. Om det uppstod en brand i ditt backoffice skulle det vara detta du skulle spara. Efter att ha registrerat en transaktion i lämpliga tidskrifter skulle du också lägga till den i huvudboken.

Tack vare internetets magi och automatisering lever huvudboken nu i bakgrunden av bokföringscykeln idag. Den övergår från en fysisk bok till en del av molnet och revisorer behöver inte riktigt röra vid den.

Beräkna ojusterad försöksbalans

De första tre stegen i redovisningscykeln kan (en d bör) äga rum under hela räkenskapsperioden. Beräkning av den ojusterade försöksbalansen är det första steget som bara kan äga rum när perioden har avslutats och alla transaktioner har identifierats, registrerats och bokförts till huvudboken.

Att skapa en ojusterad provbalans är som att kontrollera dina läxor. Eftersom varje transaktion registreras som en debitering och en kredit är målet med detta steg att se till att ditt totala debetbalans och totala kreditbalansen är lika. Om inte, missades något eller felklassificerades. Det är normalt att upptäcka avvikelser i detta skede. Fakturor som du förväntade dig att skulle betalas (men inte gjorde) kan kasta bort det. Betalningar som du förväntade dig att leverantörerna skulle samla in (men inte gjorde) kan också orsaka problem.

Oavsett fall visar en ojusterad provsaldo dig bara alla dina debiteringar och krediter i en tabell.Och om de inte uppgår till samma belopp kan du använda den här tabellen för att börja undersöka varför.

Gör justering av journalposter

Detta steg löser helt enkelt eventuella avvikelser som hittas. Först identifierar du vad som gör att debiteringen och krediterna inte justeras fel. Sedan gör du journalposter för att fixa dem.

Skapa en justerad provbalans

Därefter är det dags att dubbelkontrollera ditt arbete en sista gång med hjälp av en justerad testbalans. Den här tabellen visar ditt ojusterade provsaldo, dina justeringsposter och dina justerade belopp. Det är det sista steget innan du skapar bokslut, så det är värt att tredubbla kontrollera allt.

Skapa finansiella rapporter

Dina finansiella rapporter är det största resultatet du får som ett resultat av redovisningscykeln. Resultaträkningen och balansräkningen är korrekta uppgifter om vad som hände i ditt företag under den senaste redovisningscykeln. (Kassaflödesanalysen är inte obligatorisk, men vi rekommenderar att du gör en av dem också.)

De är viktiga dokument för alla utanför ditt företag som behöver kunna jämföra ditt företag med andra ( investerare, långivare etc.), men de är också oerhört värdefulla för företagare. Att läsa och tolka dina finansiella rapporter kan hjälpa dig att hålla koll på ditt företags ekonomi och strategisera för tillväxt.

Gör avslutande poster

Det sista steget i redovisningscykeln är att göra avslutande poster och förbereda ditt företag för den kommande redovisningscykeln. Detta innebär att stänga tillfälliga konton som intäkter och kostnader och lägga dem till permanenta konton, som kvarhållna intäkter.

När det sista steget är klart kan du starta hela processen igen.

Redovisningscykeln & Teknik

Vi har påpekat områden där tekniken har drivit vissa aspekter av redovisningscykeln i bakgrunden. Med andra ord, medan dessa steg fortfarande sker i viss mån, har automatiserad redovisning gjort dem mindre relevanta för revisorer och företagare som inte behöver vidta direkta åtgärder för att dessa steg ska kunna genomföras.

Om vi skulle titta på bokföringscykeln genom en revisors lins idag, skulle processen se lite annorlunda ut. Till exempel finns huvudboken inte i samma form idag, så det finns inget behov av att bokföra transaktioner till den.

Även tanken på att justera provbalanser är förenklad. Även om processen mestadels är densamma, kan bokföringsprogramvara hjälpa till att identifiera avvikelser och uppmana användare att förena dem utan att skapa explicita provbalanser.

Bokföringscykeln återspeglar de regler och processer som alla företag måste följa för att få exakta siffror, så det är viktigt att känna till alla steg – även de som pågår bakom kulisserna. Men eftersom teknik och redovisning fortsätter att blandas fortsätter redovisningscykeln att bli mycket mindre manuell och betydligt snabbare.

Lär dig hur ScaleFactor kan föra dina redovisningsmetoder in på 2000-talet. Begär en demo av vår innovativa programvara idag.