Varför är kvorum nödvändigt?

Föreställ dig detta scenario: Dagen före ditt styrelsemöte i december grunder en snöstorm alla flygningar och förhindrar alla utom två styrelseledamöter från att delta. Vid det styrelsemötet röstar de två medlemmarna ut tre av sina kolleger och tilldelar sig själva en signaturmyndighet för alla kontroller över 200 dollar. Detta är ett överdrivet exempel, men det gör en viktig poäng: En kvorum säkerställer att ett litet antal styrelseledamöter inte vidtar icke-representativa åtgärder som binder organisationen.

Hur ställer man in ett kvorum

Många organisationer frågar om det finns en magisk formel för att bestämma vad som ska utgöra kvorum. Tyvärr finns det inte. Om organisationens stadgar för närvarande inte definierar ditt kvorum – som kan vara antingen ett antal eller en procentandel av medlemmarna – kolla först dina statliga lagar för att fastställa vad minimikravet är. Många statliga lagar sätter beslutsförmåga som majoritet av röstberättigade styrelseledamöter, men vissa tillåter att kvorum är så låga som en tredjedel av styrelsen. Dessa lagar kommer också att innehålla annan användbar information, såsom huruvida sådant som fullmakter eller delegering av befogenhet att rösta är tillåtet.

Det är alltid användbart att överväga värsta fall när man definierar beslutsfattande kvorumstandarder styrelsen. Till exempel innebär en styrelse med 16 medlemmar och ett kvorumkrav på 40 procent att ett möte kan hållas när sju medlemmar är närvarande. Om sedan stadgarna kräver en enkel ”majoritet av beslutsförmågan” för att kunna rösta, kan fyra ledamöter (en majoritet av de sju närvarande) avgöra ödet för en fråga. Detta är en fjärdedel av styrelsen som vidtar åtgärder som binder hela organisationen. Du bör sträva efter att ställa in ett kvorumnummer som är representativt för hela styrelsen.

Vissa styrelser sätter ett högt kvorum, till exempel till 100 procent, i hopp om att säkerställa full representation. Detta slår ofta tillbaka och styrelser befinner sig aldrig i att nå kvorum. Det är upp till din organisation att avgöra vad som är en bra balans mellan behovet av fullständig representation och vad som är realistiskt. Ett exempel på kvorumpolicy finns nedan. Observera att detta endast är ett exempel. Det bör anpassas för att tillgodose din organisations behov.

Vad händer om att komma till kvorum är ett vanligt problem?

När en person accepterar en inbjudan att sitta i styrelsen är skyldigheten nummer ett att komma till möten. Medan de flesta styrelseledamöter saknar möten nu och th sv, kroniska närvaroproblem måste åtgärdas. Om du ständigt kämpar för att nå beslutsförhet är frågan mer än en eller två personer som ofta är frånvarande – det är ett problem över hela brädet. Ta ett steg tillbaka och försök fastställa varför medlemmar saknar möten.

• Prioriterar de inte möten i sina scheman? I så fall kan det vara dags att diskutera förbättrad närvaro genom att fokusera på vårdplikten och hur dålig närvaro skadar organisationen. Vissa styrelser som kämpar med styrelsemedlemmars frånvaro överväger att sänka beslutsförhållandet. Detta är ett tillvägagångssätt som i slutändan försöker rätta till en dålig situation med ett sämre botemedel och skickar fel meddelande till medlemmarna om deras skyldighet att delta i möten.
• Är dina möten ordentligt strukturerade? Med tanke på styrelsens arbetsbelastning och nuvarande struktur kan det vara vettigt för styrelsen att överväga att minska antalet möten. Och även om det ofta är att föredra att medlemmar deltar personligen i möten, kan det vara möjligt att fastställa en policy som gör att styrelseledamöter kan delta praktiskt taget via telefon eller webbkamera om något skulle komma upp, till exempel oförutsedda affärsresor?

Exempel på kvorumpolicy

Majoriteten av styrelseledamöterna ska utgöra beslutsförmåga för att bedriva företagets officiella verksamhet. När medlemmar inte kan vara fysiskt närvarande kan de delta fullt ut via telekonferens. Tekniken måste göra det möjligt för styrelseledamöter att höra de andra medlemmarna som inte är fysiskt närvarande och göra det möjligt för medlemmarna som inte är fysiskt närvarande att höra styrelsediskussionen.