• Rob Woodgate

  @agiledoc

• 26 juli 2018, 8 : 00:00 EDT

Det finns många anledningar till att du vill ändra mängden mellanrum mellan raderna i ett stycke eller mellan styckena själva. Word erbjuder några praktiska förinställda värden att använda, men du kan också ta full kontroll genom att ange exakt avstånd. Så här gör det.

Att ändra rad- eller styckeavståndet i ett dokument är inte något du kan behöva göra mycket ofta. Men som alla som har varit tvungna att lämna in ett papper med obligatoriskt dubbelavstånd vet, kan det vara skillnaden mellan att passera och att misslyckas. Utanför college kan du fortfarande ställas inför riktlinjer för linjeavstånd av arbetsgivare, kunder eller utgivare. Och även i dina egna dokument kan rätt avstånd göra ditt dokument mer läsbart eller markera delar av de dokument som du vill att dina läsare ska fokusera på. Om standardavståndet i Word inte riktigt slår platsen för dig gör Word det enkelt att ändra.

Vad är rad- och styckeavstånd?

De är båda ganska mycket vad de låter som. Radavstånd är mängden vitt mellanrum mellan två textrader. Avstånd mellan stycken är mängden vitt mellanrum mellan två stycken. Och som att använda rätt teckensnitt eller rätt marginaler är att kontrollera avstånd en viktig del av dokumentformatering.

RELATERAD: Hur man bäddar in teckensnitt i ett Microsoft Word-dokument

Och konstigt som det kanske låter först tillämpas både rad- och styckeavstånd på styckenivå. Linjeavstånd styr hur alla rader i ett stycke är åtskilda. Styckeavstånd styr hur mycket utrymme som kommer före och efter stycket.

I Word mäts linjeavstånd oftast i multiplar av vilken teckenstorlek som stycken använder. Anta till exempel att du använder ett 12-punkts teckensnitt för texten i ditt stycke. Om du väljer enstaka radavstånd kommer utrymmet mellan linjerna att vara 12 poäng. Om du väljer dubbelt avstånd blir utrymmet mellan linjerna 24 punkter. Men om du vill finjustera saker kan du också ange en exakt punktstorlek som ska användas.

Stycken fungerar lite annorlunda. Som standard lägger Word till åtta punkter med utrymme efter ett stycke och inget extra utrymme före stycket, och du kan ändra båda dessa värden hur du vill.

Låt oss titta närmare på hur du gör allt detta .

Använd snabbförinställningar för enkla ändringar

Word har några vanliga förinställda alternativ som du kan välja mellan. Kom ihåg att rad- och styckeavstånd tillämpas på styckenivå. Om du placerar din införingspunkt i ett stycke ändrar du saker för det stycket. Om du markerar text från flera stycken ändrar du saker för alla dessa stycken.

Markera alla stycken du vill ändra (eller placera din insättningspunkt var som helst i ett enda stycke du vill ändra). På fliken Start klickar du på knappen ”Rad- och styckeavstånd”.

Detta öppnar en rullgardinsmeny med förinställningar för radavstånd (högst upp) och styckeavstånd (längst ner).

Linjeavståndet visas i multiplar. ”2.0” är dubbelt avstånd, ”3.0” är trippelavstånd och så vidare. Välj den multipel du vill ha och Word tillämpar den på de valda styckena. Om du vill välja en annan avstånd eller återgå till det ursprungliga avståndet, klicka på alternativet ”Linje- och styckeavstånd” igen och välj en annan multipel.

Med avsnittavståndet kan du bara lägga till eller ta bort en förinställt avstånd före stycket eller efter stycket. Och det är lite konstigt hur det fungerar. Om du för närvarande inte har något avstånd före eller efter ett stycke, visar menyn kommandon för att lägga till avstånd på båda platserna (som visas i föregående bild). Om du lägger till ett mellanslag på en plats ändras det kommandot så att du kan ta bort det avståndet.

Så du kan bara lägga till eller ta bort en nivå med förinställt avstånd med menykommandona. Och vad är dessa förinställningar? 12 poäng för avståndet före stycket och 8 poäng för avståndet efter.

Dessa förinställningar fungerar tillräckligt bra för enkla ändringar av några stycken. Men tänk om du vill ändra avståndet på hela dokumentet? Du kan välja allt (Ctrl + A) och sedan använda samma kommandon, men det finns några bättre förinställningar tillgängliga om du vill ändra hela dokumentet.

Använd ytterligare avståndsförinställningar för hela dokumentet

Byt till fliken ”Design” och klicka sedan på knappen ”Styckeavstånd”.

Nu, även om den knappen är märkt ”Styckeavstånd, ”Ändringarna här kan gälla både avsnitts- och radavstånd för ditt dokument. När du håller pekaren över varje förinställning kan du se ändringarna återspeglas i ditt dokument. Du ser också en liten textbubbla dyker upp som låter dig exakt vilka rad- och styckeavståndsalternativ som förinställningen kommer att gälla.

Detta är ett alternativ ”allt eller ingenting”, så det fungerar bara för hela dokumentet eller inte alls. Så här ser förinställningarna för kompakt, öppen och dubbel ut på identisk text.

Längst ner i rullgardinsmenyn ”Styckeavstånd” kan du också klicka på kommandot ”Anpassad styckeavstånd” för att öppna fönstret Hantera stilar.

På fliken ”Ange standardinställningar” , verktygen i avsnittet ”Avsnittsavstånd” låter dig finjustera avståndet för ditt dokument. Du kan också välja längst ner om ändringarna endast ska tillämpas i det aktuella dokumentet eller på alla nya dokument baserat på samma mall.

Tillämpa finare kontroll på stycke- och radavstånd

Om du vill ha lite mer finess än någon av dessa förinställningar som vi har täckt erbjuder, har du ett annat alternativ (det här är trots allt

Placera först din insättningspunkt i det stycke du vill ändra (eller välj flera stycken eller hela dokumentet med Ctrl + A). ”Flik, c slicka den lilla pilen längst ned till höger i paragrafgruppen.

Detta öppnar avsnittfönstret. På fliken ”Indrag och avstånd” i avsnittet ”Avstånd” kan du tillämpa specifika justeringar på både stycke- och radavstånd.

Till vänster kan du använda ”Före” och ”Efter” kontroller för att ange hur mycket utrymme du vill ha före och efter stycken. Du har också möjlighet att förhindra att ditt avsnittavstånd påverkar textblock i olika stilar genom att aktivera kryssrutan ”Lägg inte till mellanrum mellan stycken i samma stil”. (Om du inte är säker på om du använder olika stilar än vad du förmodligen inte gör.)

Till höger i det avsnittet, rullgardinsmenyn ”Linjeavstånd” låter dig välja alla samma förinställningar för radavstånd vi tittade på tidigare tillsammans med några andra alternativ.

Dessa ytterligare alternativ inkluderar:

• Åtminstone: Detta alternativ låter dig ange en minsta punktstorlek som ska användas för linjeavstånd och är bara användbart under mycket specifika omständigheter. Anta till exempel att du hade en rad i ett stycke som av någon anledning använde en mindre teckenstorlek än de andra raderna. Regelbundna avståndsalternativ kan få det att se konstigt ut. Välj ett minsta avstånd kan hjälpa.
• Exakt: Med det här alternativet kan du ange en exakt punktstorlek som ska användas mellan raderna i de valda styckena.
• Flera: Med de här alternativen kan du ringa in en specifik multipel att använda för avstånd. Till exempel, om 1,5 avstånd verkar för snävt och 2.0 verkar för brett, kan du prova ungefär 1,75.

Mellan dessa tre alternativ har du fullständig kontroll över allt dokumentavstånd, så nu kan du säkert dubbla mellanslagstiden eller wow dina kollegor med en perfekt formaterad rapport.