Om du hanterar ett företag som är öppet i fjorton, sexton eller till och med tjugofyra timmar, hur planerar du dina anställda ? Gör du att ett lag alltid arbetar nätter och det andra laget alltid arbetsdagar? När får dina anställda ledighet?

När du börjar tänka på logistiken för allt kan du se hur schemaläggning kan bli en kaotisk mardröm mycket snabbt. Tack och lov finns det en enkel lösning på detta dilemma: det roterande skiftet.

I ett roterande schema arbetar medarbetarna dagskiftet i en eller två veckor och byter sedan till att arbeta på nattskiftet i en eller två veckor . Detta håller alla dina arbetstimmar täckta samtidigt som dina anställda får regelbunden ledighet.

Det roterande skiftet har också fördelar för restauranger där middagsservicen kan tjäna mer pengar än lunchservicen. Om du begränsar ett team till det mindre önskvärda skiftet kan detta allvarligt påverka anställdas moral och produktivitet.

Det roterande skiftschemat ger alla teammedlemmar möjlighet att cykla genom att arbeta både middagsservicen och lunchservicen.

Vi har skapat den här guiden för att visa ins-and- outs av det roterande skiftschemat, inklusive fördelar och nackdelar, och hur man skapar ett eget roterande schema. Låt oss komma igång.

Vad är en roterande skift?

Rotationsskiftarbete – eller roterande skift förkortat – är ett schemaläggningssystem där anställda går igenom en cykel för att arbeta dagskiftet, nattskiftet och alla gungskift som kan vara nödvändiga.

”Motsatsen” till ett roterande skift är en fast Det fasta schemat innebär att en grupp medarbetare kommer att arbeta dagskiftet, en grupp kommer att arbeta på nattskiftet och en grupp kommer att arbeta i gungskiftet. Det fasta schemat ändras inte, så de anställda kommer alltid att arbeta de timmarna medvetet flytta dem till ett annat skift.

För att hjälpa dig att förstå det roterande skiftet bättre, låt oss undersöka en kort illustration. Låt oss säga att du driver en restaurang som fungerar från 8 till 12. Restaurangen kanske inte är öppen under alla dessa sexton timmar, men anställda är åtminstone förbereder och städar mellan dessa tider.

Det enklaste sättet att schemalägga arbetare är att bryta de sexton timmarna i två åtta timmars skift. Det första skiftet skulle pågå från 08:00 till 16:00 Det andra skiftet skulle pågå från kl. 16.00. till kl. 12

Så vi är tillbaka på en av frågorna som vi ställde i början: gör du att ett lag alltid arbetar nätter och det andra laget alltid arbetsdagar? För kontorsarbete eller tillverkning kan det här vara det bästa valet eftersom ett skift är som alla andra.

Men för företag som restauranger kan ett skift tjäna mer pengar än de andra. Att begränsa en grupp anställda till det mindre önskvärda skiftet är inte ett bra sätt att främja ett produktivt team.

För att se till att alla dina anställda kan arbeta med det högre betalande skiftet kan du utnyttja det roterande skiftsystemet . I ett roterande skiftsystem, en vecka, arbetar team A på öppningsskiftet (8 till 16) medan team B arbetar på avslutningsskiftet (16 till 12).

Nästa vecka, team B arbetar på inledningsskiftet medan team A arbetar på avslutningsskiftet. Följande vecka är lag A tillbaka på öppningsskiftet medan lag B är på avslutande skift. Det är de breda linjerna för ett roterande skift.

Återigen visar vi dig hur du får det att fungera för ditt företag senare i den här guiden. Låt oss först undersöka fördelarna och nackdelarna med det roterande skiftet.

Fördelarna med den roterande skiftet

För en restaurang ger det roterande skiftschemat alla chanser att arbeta både ett högdollarsskift (middagsservice) och en dagskift (lunchservice). Att låta alla anställda regelbundet arbeta med höga dollarskift tjänar två viktiga syften:

• Det håller anställda engagerade eftersom de vet att de kommer att få sin del av upptagna skift.
• Det ger alla anställda möjlighet att lära sig arbeta under högtrafik.

På samma sätt roterar även dina mest senior och skickliga arbetare under dagskiftet hjälper till att etablera lunchtjänsten som en stark kundupplevelse. Det kan öka försäljningen och vara bra för alla – anställda och företag.

En annan fördel med det roterande skiftet är att det ger dig tid att utbilda alla dina anställda utan att skära in middagsservicen. Öppettiderna är vanligtvis mindre upptagna än på eftermiddagen och kvällen, så det är lättare att sätta upp ett kort träningsmöte först på morgonen.

Lag A får nytta av träningen en vecka och lag B får nytta av träningen nästa vecka.

Nackdelar med den roterande skiftet

Den primära nackdelen med det roterande skiftet är att anställda kanske föredrar att ha ett konsekvent schema (det fasta skiftet). När dina anställda har ett fast skift blir det mycket enklare att planera resten av livet.

Detta beror på att medarbetaren vet att de alltid är arbetsdagar eller alltid arbetar nätter. De behöver inte hålla reda på vilken vecka i det roterande skiftet de är för närvarande.

Den andra nackdelen med det roterande skiftet är den fysiska inverkan det kan ha på dina anställda. Din kropp arbetar på en tjugofyra timmars cykel (din dygnsrytm) där aktivitet under dagen och att sakta ner till sömn under kvällstid är ”naturlig”.

Att tvinga din dygnsrytm att förändras – genom att arbeta på nattskift – kan orsaka sömnbrist, gastrointestinala störningar och hjärt-kärlsjukdomar. Vissa människor kan anpassa sig på två eller tre dagar, medan andra tar längre tid. Vissa människors cirkadiska rytmer justeras aldrig.

Ett sätt att göra anpassningen till ett roterande skift lättare för dina anställdas kroppar är att förlänga det roterande skiftet till två eller tre veckor istället för en. Det skulle innebära att team A arbetar med öppningsskift i två veckor och team B arbetar på stängningsskift i två veckor. Sedan arbetar team B på öppningsskift i två veckor och team A arbetar på stängningsskift.

Nästa månad börjar cykeln igen Det är också viktigt att få feedback från dina anställda om vilket system som fungerar bäst för dem.

Så här ställer du in en roterande skift

Det mest grundläggande rotationsschemat är det som nämns ovan där team A och team B byter varannan vecka. det scenariot är lite för enkelt. Du måste ta hänsyn till hur många dagar i veckan dina anställda arbetar. Du måste också redogöra för helger, ledighet och liknande.

Vi kommer att visa dig hur du ställer in det som kallas ett ”2-2 3-2 2-3” roterande skiftschema. Detta roterande skift får sitt namn från det mönster av dagar som varje anställd fungerar:

• Två dagar eller nätter på, två av (2-2)
• Tre dagar eller nätter på, två av (3-2)
• Två dagar eller nätter på, tre av (2-3)

För att illustrera schemat 2-2 3-2 2-3 går vi tillbaka till restaurangexemplet som användes i början av den här artikeln. Här är restaurangens detaljer:

• Restaurangen är öppen i sexton timmar om dagen.
• Den är öppen sju dagar i veckan.
• Det sysselsätter fyrtio personer i olika jobb.
• En skift kräver tio anställda.
• En hel dags drift kräver två skift.

Med detaljerna fastställda kan vi nu skapa det roterande schemat.

1) Dela de fyrtio anställda i fyra lag

Låt oss säga att du behöver två kockar, två matlöpare, fyra servrar, en bartender och en värd att fylla ut ditt skift. Varje team ska bestå av anställda som kan utföra de här jobben.

Du kan byta kockar eller servrar eller bartendrar mellan team för att verkligen få saker att rotera, men för tillfället, sätt bara alla i ett team och lämna dem där . För detta syfte kommer vi att märka lagen A, B, C och D.

2) Tilldela team till en av fyra roterande skiftscheman

Detta roterande skift schema bygger på en två-veckors rotation. Det betyder att varje team kommer att arbeta ett specifikt skift i två veckor innan de byter.

Om du har balanserat dina lag skickligt så spelar det ingen roll vilket lag som går i vilket skift. Lagen kommer att roteras genom alla fyra varannan vecka. Här är ett exempel. D = Day Shift, N = Night Shift, O = Off och bindestrecket indikerar en ny vecka.

1. Team A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. Team B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. Team C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. Team D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Alla roterar genom samma mönster av dagar, nätter, och ledighet. De börjar bara på olika punkter så att alla dagar och tider täcks.

Andra vanliga typer av roterande skiftschema

De vanligaste typerna av roterande skiftschema i det här avsnittet använder antingen ett 10-timmarsskift eller ett 12-timmarsskift för att ge dig 24/7 täckning om du behöver det.

Om ditt företag inte är öppet 24 timmar om dygnet kan du ändra dessa scheman så att de passar de arbetstimmar som passar dig och dina anställda.

DuPont

DuPont-roterande skiftschema använder fyra lag som arbetar med två 12-timmarsskift.

Varje lag arbetar en fyra veckors cykel som består av:

• Fyra nätter eller kvällar PÅ
• Tre dagar AV
• Tre dagar PÅ
• En dag AV
• Tre nätter eller kvällar PÅ
• Tre dagar AV
• Fyra dagar PÅ
• Sju dagar AV

I denna typ av roterande schema arbetar teammedlemmar, i genomsnitt 42 timmar per vecka, så du måste hålla koll på övertid för att kontrollera arbetskraftskostnaderna.

Pitman

Liksom DuPont-schemat använder Pitman-schemat fyra lag som arbetar med två 12-timmarsskift.

I Pitman arbetar dock varje lag en tvåveckorscykel som ser ut så här (”D” = dagar, ”O” = av, ”N” = Nätter):

• Team 1: DDOODDD-OODDOOO
• Team 2: NNOONNN- OONNOOO

Team 3: OODDOOO-NNOONNN

• Team 4: OONNOOO-DDOODDD

Med Pitman, antingen kan du hålla skiftningarna desamma under nästa fyra veckors cykel eller rotera lagen till ett annat format (t.ex. Team 2 fungerar DDOODDD-OODDOOO och Team 4 fungerar NNOOONNN-OONNOO).

I genomsnitt kommer anställda att arbeta 42 timmar per vecka enligt Pitmans schema.

24-48

Skiftmönstret 24-48 (aka ABC) använder tre team som arbetar 24-timmarsskift.

I schemat 24-48 arbetar varje team en tre dagars cykel som består av:

• 24 timmar PÅ
• 48 timmar AV

Så Team 1 (eller A) arbetar måndag och har sedan tisdag och onsdag fri. Team 2 (eller B) arbetar på tisdag och har sedan onsdag och torsdag ledighet. Team 3 (eller C) arbetar onsdag och har sedan torsdag och fredag ledighet.

4-3

4-3-schemat använder sex lag som arbetar överlappande 10-timmarsskift för 24 / 7 täckning. Du kan skräddarsy schemat 4-3 så att det täcker den tid som ditt företag är öppet.

I schemat 4-3 arbetar varje team med en tre veckors cykel som består av:

• Fyra dagar PÅ (första skift)
• Tre dagar AV
• Fyra dagar PÅ (andra skift)
• Tre dagar AV
• Fyra dagar PÅ (tredje skift)

Den här schematypen är användbar eftersom team överlappar arbetstiden. Du kan använda denna överlappning för att täcka perioder med hög aktivitet.

6-4 6-4 6-4

I schemat 6-4 6-4 6-4 används fem lag som arbetar överlappande tio timmars skift. I detta skiftschema arbetar varje lag en 30-dagarscykel som består av:

• Sex dagar PÅ (första skift)
• Fyra dagar AV
• Sex dagar PÅ (andra skift)
• Fyra dagar AV
• Sex dagar PÅ (tredje skift)
• Fyra dagar AV

5-3 5-4 5-3

Det roterande skiftschemat 5-3 5-4 5-3 använder fem team som arbetar med överlappande skift för att ge full täckning för ditt företag.

I schemat 5-3 5-4 5-3 arbetar varje lag en 25-dagarscykel som består av:

• Fem dagar PÅ (första skift)
• Tre dagar AV
• Fem dagar PÅ (andra skift)
• Fyra dagar AV
• Fem dagar PÅ (tredje skift)
• Tre dagar AV

En nyckelvariabel för 5-3 5 -4 5-3 schemat är att du kan blanda skift från en vecka till en annan. Lagen behöver inte arbeta första skiftet sedan andra skiftet sedan tredje skiftet. Du kan ställa in det så att Team 1 arbetar första skift en vecka, tredje skift nästa vecka och andra skift förra veckan.

4-2 4-3 4-3

Schemat 4-2 4-3 4-3 använder fem team som arbetar med överlappande skift av varierande längd för att ge ditt företag full täckning under hela arbetsdagen.

I schemat 4-2 4-3 4-3 , varje team arbetar en 20-dagarscykel som består av:

• Fyra dagar PÅ (första skift)
• Två dagar AV
• Fyra dagar PÅ (andra skift)
• Tre dagar AV
• Fyra dagar PÅ (tredje skift)
• Tre dagar AV

Om ditt företag är öppet 24 timmar om dygnet kommer varje skift att ta 10 timmar. Den 10-timmars arbetsdag ger specifika timmar när det finns extra arbetskraft för att täcka ökad aktivitet. Du kan minska längden på varje skift om du inte behöver överlappningen.

Använd rätt verktyg för att organisera ditt schema

Oavsett om du väljer att använda ett fast skiftschema , ett roterande skiftschema, ett delat skift eller till och med en komprimerad arbetsvecka för ditt företag, du behöver fortfarande rätt verktyg för att göra ditt schemaläggningssystem framgångsrikt.

Vi utvecklade Sling för att effektivisera schemaläggningsprocessen och göra även det mest komplicerade roterande skiftschemat går som urverk.

Och Sling handlar om mer än bara att ansluta namn till tidsluckor. Det handlar om att göra alla aspekter av ditt jobb – från schemaläggning och distribution till kommunikation och spårning – enklare och snabbare.

De intuitiva och välorganiserade schemaläggningsverktygen som Sling erbjuder gör det enkelt att skapa tydliga, lättanvända läs scheman med bara några få musklick eller tryck på skärmen. Och Slings molnbaserade plattform effektiviserar processen att skicka schemat till alla som behöver det. Lägg bara upp ditt schema i molnet så att alla kan se dem.

Du kan till och med kontrollera exakt vem som kan se schemat och vem som kan göra ändringar i det. Allt du behöver göra är att ge individer tillstånd eller skicka dem en länk. De kan sedan logga in på Sling för att se eller redigera schemat när som helst, var som helst.

Sling’s molnbaserade program ger också en central plats där anställda kan ange när de är tillgängliga för arbete. Sling visar sedan påminnelser om dubbelbokningar, tidsbegränsningar och otillgänglighet medan du skapar ditt schema.

Men kom ihåg att Sling handlar om mer än bara schemaläggning. Förutom kraften från sin inbyggda schemaläggare samlar Sling ytterligare två verktygssatser för att göra ditt arbetsliv enklare: tidsspårning och arbetskostnadskontroll.

Under arbetsveckan låter Slings unika tidsspårningsfunktioner dig för att förvandla vilken telefon, surfplatta eller dator som helst till en fullt fungerande tidsklocka som dina anställda kan använda för att klocka in och ut.

Sling meddelar till och med dig (och dem) om kommande skift och om en anställd är sent eller glömde att checka in.

I slutet av arbetsveckan är bara några klick eller kranar allt det tar att exportera dina medarbetares tidtabeller för lönehantering. Granska bara tidtabellerna, redigera och godkänn dem och skicka dem sedan till ditt val av tredjepartsprogram för sömlös löneberäkning och distribution.

Du kan sedan gå tillbaka och använda Slings arbetskostnadsverktyg för att mäta, hantera och optimera dina utgifter som du planerar.

Inga fler ändlösa ändringar försöker pressa alla skift och arbete som krävs under din befintliga budget. Ett pass genom schemat och du vet om du har överskridit dina arbetskraftskostnader eller inte. Sedan är det bara några få klick här och där för att få tillbaka dina utgifter.

Allt detta och mer hjälper chefer att samla team, hålla alla informerade och engagerade och bygga en bättre arbetskultur oavsett schema som de använder.