Tidsklockan är en integrerad del av de flesta företag. Det hjälper till att hålla reda på arbetstid så att du kan betala anställda i enlighet med detta. Oavsett om ditt företag har en eller 100 anställda, behöver du en tidsklocka som passar ditt företags unika behov.

Tyvärr skapas inte alla tidsklockor lika. Lösningen som är rätt för ett stort företag kanske inte fungerar bra för ett litet företag.

Lyckligtvis är experterna på Sling här för att hjälpa dig hitta den bästa tidsklockan för att möta ditt företags unika behov.

Längs vägen diskuterar vi:

• Manuella tidsklockor.
• Kombination manuella klockor och datorklockor.
• Klockor för programvarutid.

Vi visar dig också varför en schemaläggningsapp med en integrerad arbetstimmarspårare är ofta den bästa tidsklockan för småföretag.

Varför en tidsklocka är viktig för företag av alla storlekar

1) Säkerställer korrekt lön

Noggrann lön är avgörande för ditt företags framgång och engagemang för dina teammedlemmar. Alltför ofta blir dock noggrannheten hos lönerna för anställda kort på grund av förvirrande policyer, mänskliga fel eller bankfrågor.

Att integrera en tidsklocka i ditt företags arbetsflöde minskar drastiskt sannolikheten för att du kommer att uppleva dessa problem.

Många tidsklockor för anställda låter dig programmera dina lönepolicyer i själva maskinen så att det – inte du – måste hålla reda på variabler som:

• Semester tid
• Betald ledig ledighet
• Inget samtal, ingen frånvaro utan show
• Skiftarbete
• Deltid kontra heltid

Att låta din tidsklocka samla all denna information innebär att du spenderar mindre tid på löner och mer tid på uppgifter som förbättrar ditt företag som helhet.

En dedikerad tidsklocka eliminerar också dyra manuella beräkningsfel (vilket kan spara upp till 7% av dina lönekostnader) och integreras enkelt med automatiserad direkt deponering av lönecheckar för anställda.

2) Varnar dig för närvaroproblem

Mo Med de moderna tidsklockorna kan du skapa rapporter baserat på informationen ”punch in” och ”punch out” som klockorna registrerar. Dessa rapporter ger dig inblick i närvarofrågor som:

• Regelbundna, upprepade frånvaro (t.ex. anställd A kallar sjuk tre fredagar i månaden)
• Tardiness
• Långa pauser
• Tidig klocka -ins
• Sena urklockor
• Otillåtet ackumulering av övertid

Kontroll av närvaroproblem av detta slag kan spara ditt företag upp till 21% av de årliga lönekostnaderna. Det är betydande besparingar.

Ett annat sätt som en tidsklocka hjälper dig med närvaroproblem har att göra med avbrott i ditt arbetsflöde som kan kosta dig pengar. Frånvaro (planerad eller på annat sätt) stör projektens framsteg och kan ha en betydande inverkan på ditt teams produktivitet.

En programvarupaket för tidklockor kan varna dig när teammedlemmar är frånvarande och hjälpa dig att fördela arbetsbelastningen därefter.

Slutligen förhindrar en anställds tidsklocka närvaroproblem från att påverka anställdas moral. Vanliga frånvaron från samma anställd innebär att andra, mer tillförlitliga anställda måste plocka upp extraarbetet.

För mycket av det, och dina pålitliga anställda kan börja förbittra den frånvarande arbetstagaren för att vara borta hela tiden, och du för att låta det hända.

Informationen som genereras av en anställds tidsklocka kan hjälpa dig att hålla motivationen hög.

3) Sparar din affärstid och pengar

En av de främsta anledningarna till att en tidsklocka är avgörande för företag i alla storlekar är att den hjälper dig att spara tid och pengar.

Först och främst , kommer det att minska den tid det tar att bearbeta anställdas tidskort och beräkna löner. Istället för att du eller din bokhållare spenderar timmar på att räkna ut arbetade timmar, tillämpar källskatt och räknar ut skatt, gör klockprogrammet det åt dig. Tiden du sparar kan sedan spenderas bättre på aktiviteter som förbättrar företagets resultat.

Tidsklockor kan också spara pengar på ditt företag.De gör detta genom att:

• Automatisera insamling och beräkning
• Minska fel
• Förhindra bedrägerier med tidskort
• Att flytta ansvaret för att hålla reda på arbetstiden till den anställde

Förutom de stora besparingarna minskar (eller till och med eliminerar) behovet av dyra förbrukningsartiklar som tidkort och beräkningsformulär en dedikerad tidsklocka för anställda.

Dessa kanske inte verkar vara betydande , men på lång sikt kan de verkligen lägga till.

4) Ger realtidsinformation om arbetskraftskostnader

Det är en sak att ha korrekt rapportering om närvarofrågor och annat arbete kostar. Det är en annan sak att ha information i realtid om alla variabler som påverkar hur ditt företag spårar tid.

En modern medarbetarklocka ger den insikten.

Med rätt tidsklocka är detaljnivån angående arbetskraftskostnader förvånande. Du kan till exempel se:

• Vilka anställda och avdelningar som kostar dig mest på övertid
• Vilka medarbetare, befattningar och avdelningar använder mest tid för att slutföra en uppgift
• Hur ditt företags arbetstid och kostnad per timme jämförs med normerna i din bransch
• Hur din produktion jämförs med den tid du spenderar på jobbet

Djupa data som detta förhindrar gissning och uppskattning och ger dig stramare kontroll över produktion och arbetskraftskostnader.

5) Upprätthåller rättvisa för alla anställda

Rättvisa är en viktig fråga i ditt företag även om varken du eller dina anställda någonsin strikt har behandlat eller uttryckt den.

Dina teammedlemmar följer hur du gör saker och om alla behandlas rättvist kommer förtroende, ansvarighet och njutning att öka.

Att lägga till en tidsklocka försäkrar dina anställda om att ingen kommer att få särskild behandling – preferenser, fördomar och till och med fördomar elimineras helt. Allt som återstår är de kalla, hårda uppgifterna som sätter alla på lika villkor.

I slutet av dagen kan ingen anklaga tidsklockan för otillbörlighet och favorisering.

Tillagda fördelar med en programvaru- eller molnbaserad tidsklocka

1) Förbättrar produktiviteten

Manuell spårning och beräkning av teamets arbetstid tar mycket tid på dagen.

Du måste samla in tidskorten, verifiera deras noggrannhet och ange all information i ditt lönesystem. Det kan ta upp till flera timmar (om inte mer) varje betalningsperiod.

En tidsförlust av den storleken kostar ditt företag pengar som det kanske inte har råd med.

Med en högkvalitativt molnbaserat, integrerat tidsspårningssystem som Sling, en process som vanligtvis tar timmar tar bara några minuter. Detta frigör dig att fokusera på andra, viktigare affärsfrågor.

2) Eliminerar mänskliga fel

Mänskliga fel – både dina och dina anställdas – är allestädes närvarande när det gäller klockning in, klocka ut och beräkna alla dessa siffror för löner.

Manuella spårningssystem är fyllda med potential för fel. Du, chefen, måste manuellt beräkna, tabulera och ange siffrorna för alla dina anställda. Det öppnar dörren för skrivfel, matematiska fel och till och med läsfel som kan kasta bort dina beräkningar.

Och då finns det potential för att klocka in / klocka ut fel – av misstag eller avsiktligt – på dina anställda del, till exempel:

• Glömmer att klocka in
• Glömmer att klocka ut
• Använd fel kort
• Stansning i en vän även om de inte är på jobbet

Med ett programvarubaserat tidsklocka- och tidshanteringssystem är mänskliga fel allt annat än eliminerade.

Programvaran lagrar all information på ett ställe, tabellerar den och producerar rapporter som du kan använda för att förenkla löneprocessen. Att låta en dator göra jobbet åt dig minskar risken för fel som uppstår när man manuellt anger alla siffror.

När det gäller dina anställda gör ett programbaserat tidsklockesystem allt utom omöjligt för dem för att göra misstag när de klockas in och ut och helt tar bort falska klockor.

3) Garanterar säkerheten för dina anställdas data

När du väljer en programvarubaserad tid klocka – eller till och med en kombinationsmanual och datorns tidsklocka – du garanterar säkerheten för dina anställdas data.

För det första sparar datorbaserade system känslig information om anställda (som adress, personnummer, lönepris och arbetade timmar) i digitalt format snarare än i ett fysiskt arkivskåp.

Med rätt säkerhetsåtgärder är digital lagring mycket säkrare än papperskopior och hindrar tjuvar från att komma åt känsliga poster.

För det andra finns all relevant information du behöver för att behandla löner på ett ställe. Inget mer söker igenom flera filer för att hitta det. Det är precis där till hands.

4) Ger dig möjligheten att fjärrhantera ditt team

En datorbaserad restaurangklocka ger dig möjlighet att fjärrhantera ditt team.

Som en fördel för upptagna chefer är denna faktor nästan oersättlig. Du behöver inte vara fysiskt på plats för att se till att dina anställda anländer i tid, jobbar hela sitt skift och lämnar när de borde.

Med ett modernt tidsklockesystem kan du bestäm vilken teammedlem som gör vad, tilldela dem specifika uppgifter och instruktioner och hålla reda på deras framsteg under hela dagen.

Nu när vi har talat om varför ditt företag behöver en tidsklocka, låt oss diskutera det bästa tidsklockor för småföretag.

10 tidsklockor för småföretag

Tidsklockor för småföretag kan ha många former. Från traditionella klockor som skriver ut time-in och time-out på ett papperskort till högteknologiska biometriska klockor som lagrar deras data i molnet, det finns en lösning för alla företag. Vi börjar med det mest grundläggande: den manuella tidsklockan.

1) Manuell tidsklocka

Källa: Lathem.com

Den enklaste och mest utbredda lösningen för små företag är den manuella tidsklockan. Oavsett om du väljer en analog modell eller en digital modell, är konceptet detsamma: anställda använder tjocka papperskort för att ”slå in” och ”slå ut”. Klockan skriver ut respektive tid.

Manuella tidsklockor har funnits länge och är enkla att använda för anställda. Men det krävs mycket arbete på baksidan.

Du måste samla in korten, överföra data till ett annat program och sedan beräkna arbetstid och anställdas löner.

Detta system lämnar betydande utrymme för fel. Därför är en schemaläggning av verktyg med en integrerad tidsklocka, som Sling, ofta den bästa lösningen för småföretag. Vi diskuterar fördelarna med detta verktyg för personalhantering i ett senare avsnitt.

2) Amano Atomic Time Clock

Källa: Amano.com

Amano Pix-75 är en annan manuell klockalösning för småföretag. Den har en stor, lättläst digital display och ett upplyst, genomskinligt utskriftsfönster för exakt inriktning och stämpling.

Andra funktioner inkluderar:

• Atomic Clock synchronization.
• Militär eller vanlig utskriftsstil.
• Protokoll, hundradelar och tiondelar för korrekt beräkning.
• 13 förinställda meddelanden som skickade, arkiverade och mottagna.

Liksom den analoga tidsklockan som nämns ovan innebär denna enhet omfattande backend-arbete. Du måste till exempel verifiera att dina anställda arbetade enligt deras skiftschema.

Tidklockfunktionen från Sling är integrerad i schemaläggningsprogrammet så att du snabbt och enkelt kan bekräfta att alla arbetade rätt skift.

3) Acroprint BioTouch Time Clock

Källa: AcroPrintStore.com

Acroprint BioTouch-tidsklockan är en unik lösning som ger både manuella och mjukvarufunktioner. Data och inställningar kan överföras mellan klockan och din dator med en USB-enhet.

Anställda kan klocka in och ut med hjälp av sina fingeravtryck, en PIN-kod eller ett RFID-märke eller fob. Andra funktioner inkluderar:

• Boende för upp till 500 anställda.
• Förvaring för upp till 200 000 transaktioner.
• Möjlighet att visa fem skift (inklusive över natten).
• Tidiga och sena stansar tryckta i en annan färg för enkel beräkning.
• Åtkomst till filer med Microsoft Excel på din dator.

Lön, schemalägg verifiering, och datainsamling underlättas med den här lösningen tack vare USB-kompatibilitet och enkel mjukvaruintegration.

Men det här alternativet tillhandahåller fortfarande inte de verktyg som behövs för att effektivisera schemaläggning, timspårning och löneprocesser som tidsklockan och skiftfunktionerna som erbjuds av Sling.

4) Ikon RTC-1000

Källa: IconTime.com

Icon RTC-1000-tidsklockan är en annan kombinationsmanual / mjukvaruverktyg som kan fördelaktigt för både stora och små företag.

Med hjälp av ett ID-nummer som kan justeras från tre till nio siffror kan de anställda klocka in, klocka ut och se hur många timmar de arbetade dag eller vecka.

Chefer kan till och med ställa in unika löneperioder som veckovis, varannan vecka, halvårsvis och månadsvis för enkel löneberäkning. Andra funktioner inkluderar:

• Tre nivåer av övertid: daglig, veckovis, på varandra följande dag (dvs. Kalifornien Övertid).
• Betalpaus, lunchavdrag och spårning av semestertimmar.
• Anpassade varningar som gör att du kan övervaka och kontrollera obehörig övertid och närvaro.
• Spårar upp till 250 anställda.
• Dataexport till ADP-, CSV- och API-format.

Dessa kombinationsklockor för manuell / programvarutid närmar sig att bli en riktig tidsbesparande lösning, men de är inte riktigt där än.

5) FingerTec

Källa: FingertecUSA.com

FingerTec TA200 Plus är en programvarubaserad tidsklocka som gör att du kan hantera medarbetarnas arbetstidsdata snabbt och effektivt via programvara som laddas på din stationära, bärbara dator eller mobila enhet.

FingerTec TA200 Plus kan också användas för att förhindra obehörig åtkomst till begränsade områden. Andra funktioner inkluderar:

• Pekskärmsvisning.
• Möjlighet att sända meddelanden till alla användare.
• Skärmvisning av korta privata meddelanden för en enskild användare.
• Konfigurerbara arbetskoder som tillåter användare för att ange skäl för in- och urklockning.
• 10 000 anställdes användarkapacitet.

Användarkapacitet kanske inte är en hänsyn till de flesta småföretag, men kommer ditt företag att vara ”litet” för alltid? Skulle det inte vara trevligt att ha möjlighet att utöka din tidsklockalösning för ett antal användare?

Och medan 10 000 anställda är mycket, det är fortfarande begränsat. Det kan ta en stund att nå 10 000 anställda över flera platser, men vad händer efter det?

Den bästa tidsklockan för småföretag (eller stora företag, för den delen) bör möjliggöra ett obegränsat antal anställda.

Sling gör det. Inga fler bekymmer om din nyanställd kommer att överstiga gränsen för maximalt antal användare. Du kan inte sätta pris på sinnesfrid.

6) Ikon TotalPass Proximity Time Clock

Källa: IconTime.com

Icon TotalPass-tidsklockan använder närhetssensorer för att registrera anställdas närvaro på distans. Anställda vinkar helt enkelt sitt märke över enhetens ansikte för att klocka in och ut.

Ikonen TotalPass accepterar också PIN-koder och till och med biometriska data (med tillval).

Ikonen TotalPass ansluter till ditt datorsystem via USB, lokalt nätverk eller Wi -Fi för att spela in klockinformation för upp till 500 anställda. Du kan även länka upp till 32 tidsklockor via LAN, WAN, VPN eller internet för större flexibilitet och nytta.

Detta ger företagare ett effektivt verktyg för att optimera prestanda. Enheterna är fristående och designade för småföretag och de innehåller all programvara du behöver inbyggd i enheten. Det betyder att du aldrig behöver installera programvara igen.

Tidsklockorna upptäcker till och med omedelbart Wi-Fi-nätverk vid uppstart, så att du kan ansluta inom några sekunder.

Dessutom innehåller TotalPass-programvaran rapportalternativ som är enkla att köra och modifiera. Och självregistreringstekniken tillåter anställda att mata in användarinformation utan hjälp av en chef.

7) Pyramid 3500 Tidsklocka och dokumentstämpel

Källa: PyramidTimeSystems.com

Om du behöver stämpla dokument såväl som tidskort, är Pyramid 3500 Time Clock & Dokumentstämpel kan vara lösningen du letar efter.

3500-tidsklockan & Dokumentstämpel håller koll av arbetskostnader; registrerar anställdas tid och närvaro; och stämplar datum, tid och upp till 14 förprogrammerade meddelandealternativ på tidskänsliga dokument, såsom

• Inkommande e-post
• Närvarologg
• Juridiskt pappersarbete
• Register
• Filer

3500 erbjuder också ett tidskort för kort och dokumentmatning för att anpassa utskriftsriktningen åt vänster eller höger.

Och den automatiska tidsjusteringsfunktionen innebär att du inte behöver återställa klockan på korta månader, skottår eller sommartid.

8) UPunch HN3000

Källa: uPunch.com

uPunch HN3000 är designad med din småföretag i åtanke. Med en standardkapacitet på sex stans per dag är den här tidklockan ett prisvärt och exakt sätt att spåra anställdas slag och närvaro.

Du kan använda uPunch som en fristående tidsklocka eller länka den till deras molnbaserade programvara för en ännu enklare lösning för att spåra timmar och producera rapporter.

uPunch HN3000 identifierar omedelbart sena anställda genom att markera deras inslagstid i rött. På det sättet vet du med en överblick vem som har varit i tid och vem som har varit sen.

Du kan till och med schemalägga upp till 12 larm varje dag för att ange paus- och måltider eller för att meddela slutet på arbetsdagen.

Och med möjlighet att manuellt ange medarbetarens tidskort data till ett gratis onlinekonto som är tillgängligt från vilken internetansluten enhet som helst, har du makten att arbeta var som helst, när som helst med bara ett klick på en knapp.

När du är klar med att ange tidskortsdata kan du använda avancerade löneperiodrapporter, daglig och veckovis övertidsspårning och möjligheten att exportera till lönesystem för att ytterligare effektivisera dina tidsspårningsaktiviteter.

9) Lathem FR650

Källa: Lathem.com

Lathem FR650 använder idiotsäker ansiktsigenkänningsteknik för att identifiera anställda utan behov av PIN-koder, ID-nummer eller RFID-märken som kan glömmas bort eller förloras.

Anställda står helt enkelt framför enheten och väntar några sekunder på att deras ansikten ska skannas. Datorn gör resten. Andra funktioner inkluderar:

• Hygieniskt, beröringsfritt alternativ till fingeravtrycksläsare.
• Support för 500 anställda.
• Möjlighet att länka till skrivbordsprogramvara för redigering och rapportering
• Skydd mot bedräglig kontroll in- och utcheckningar.

Ansiktsigenkänning är en unik funktion, men är det absolut nödvändigt för ditt lilla företag? Antagligen inte. Lathem FR650 effektiviserar faktiskt baksidan när det gäller anställdas arbetstidberäkning, men det gör ingenting för att minska tidsplaneringen och att verifiera att anställda arbetade när de skulle.

Endast en lösning hjälper du schemalägger anställda, spårar deras arbetstid och förbereder all den informationen för löner.

Den bästa tidsklockan för småföretag är sling

Tidsklockorna i den här listan är bra på vad de gör det, men ingen av dem gör ditt arbetsliv enklare än Sling. Sling är utformad som ett fullservicehanteringssystem för medarbetare. Med kraftfulla verktyg för schemaläggning, spårning av arbetstimmar och beräkning av löner är Sling verkligen din enda lösning för att hantera en anställd eller 1 miljon (eller fler) anställda.

Sling har fem huvudfunktioner:

• Skift.
• Tidsklocka.
• Meddelanden.
• Nyhetsflöde.
• Uppgifter.

Funktionen Sling Shifts innehåller alla de intuitiva och tidsbesparande verktyg du kan förvänta dig av en app som är dedikerad till schemaläggning.

Sling AI ger vägledning, förslag och minut-för-minut-avstängningsförfrågningar och tillgänglighet. Sling meddelar dig till och med om du har överlappat en anställds skift eller dubbelbokat.

Med funktionen Sling Time Clock kan dina anställda klocka in och ut för sina skift på en central dator eller till och med direkt från deras telefoner.

Bekymrad om tidiga klockor? Skapa en geofence för att förhindra att anställda slår in och ut innan de ska.

The Sling Messages and Newsfeed funktioner gör kommunikationslagkamrater till en lek. Du behöver inte lita på telefonsamtal, e-post eller någon annan tredjepartsapp för att hålla kontakten.

Du kan kommunicera direkt med dina anställda (och dina anställda kan kommunicera med dig) på Sling via push-meddelanden och olika meddelandekategorier. Du kan till och med dela filer, foton, videor och länkar med alla eller bara en person.

Det är kraftfull kommunikation som inte håller dig kedjad vid skrivbordet hela dagen.

Funktionen Sling Tasks gör att du kan tilldela jobb till individer eller grupper och följa deras framsteg.

Med Uppgifter kan du skapa att göra-listor och dela dem efter namn, grupp, plats eller position. Du kan till och med ange förfallodatum och skicka påminnelser när tidsfristerna närmar sig.

Sling är verkligen en lösning för personalhantering från början till slut. Det går utöver varje annan tidsklocka för småföretag genom att lösa de problem som påverkar dina anställda dagligen.

Sluta försöka få flera schemaläggnings-, tidspårnings- och löneprogram att fungera tillsammans. Skaffa den ena appen som gör allt. Skaffa sele.