De ce este necesar un cvorum?

Imaginați-vă acest scenariu: cu o zi înainte de ședința consiliului de administrație din decembrie, un viscol întemeiază toate zborurile și împiedică toți membrii, cu excepția a doi de la participare. La acea ședință a consiliului, cei doi membri votează trei dintre colegii lor membri și își atribuie o autoritate de semnătură pentru toate cecurile de peste 200 de dolari. Acesta este un exemplu exagerat, dar menționează un punct important: un cvorum asigură faptul că un număr mic de membri ai consiliului nu iau acțiuni nereprezentative care leagă organizația.

Cum se stabilește un cvorum

Multe organizații întreabă dacă există o formulă magică pentru a determina ce ar trebui să constituie un cvorum. Din păcate, nu există. Dacă statutul organizației dvs. nu vă definește în prezent cvorumul – care poate fi un număr sau un procent de membri – verificați mai întâi legile statului pentru a determina care este cerința minimă. Multe legi de stat stabilesc un cvorum ca majoritate a membrilor consiliului de vot, dar unele permit ca cvorumul să fie cât mai mic decât o treime din consiliu. Aceste legi vor include, de asemenea, alte informații utile, cum ar fi dacă sunt permise lucruri precum împuternicirile sau delegarea autorității de vot.

Este întotdeauna util să se ia în considerare scenariile cele mai nefavorabile la definirea standardelor de cvorum decizional pentru tabla. De exemplu, un consiliu cu 16 membri și o cerință de cvorum de 40% înseamnă că o ședință poate fi organizată atunci când sunt prezenți șapte membri. Apoi, dacă statutul cere o simplă „majoritate a cvorumului” pentru vot, patru membri (majoritatea celor șapte prezenți) pot determina soarta unei probleme. Acesta este un sfert din consiliul care ia măsuri care obligă întreaga organizație. Ar trebui să vă străduiți să setați un număr de cvorum care să fie reprezentativ pentru consiliul complet.

Unele consilii stabilesc un cvorum ridicat, cum ar fi 100%, sperând să asigure o reprezentare completă. consiliile nu se găsesc niciodată în măsură să ajungă la cvorum. Depinde de organizația dvs. să stabilească care este un echilibru bun între necesitatea unei reprezentări complete și ceea ce este realist. Un exemplu de politică de cvorum este furnizat mai jos. Vă rugăm să rețineți că acesta este doar un eșantion. Ar trebui să fie personalizat pentru a satisface nevoile organizației dvs.

Ce se întâmplă dacă atingerea cvorumului este o problemă frecventă?

Când o persoană acceptă o invitație de a participa la un consiliu, obligația numărul unu este să vină la ședințe. În timp ce majoritatea membrilor consiliului de administrație ratează ședințele acum și a treia ro, problemele cronice de prezență trebuie abordate. Dacă vă luptați în mod constant pentru a ajunge la un cvorum, problema este mai mult de una sau două persoane frecvent absente – este o problemă la nivel de consiliu. Faceți un pas înapoi și încercați să determinați de ce lipsesc membrii întâlnirile.

• Nu acordă prioritate întâlnirilor în programele lor? Dacă da, poate fi timpul să discutați despre îmbunătățirea prezenței, concentrându-vă pe datoria de îngrijire și cât de slabă prezență dăunează organizației. Unele consilii care se luptă cu absenteismul membrilor consiliului iau în considerare scăderea cvorumului. Aceasta este o abordare care, în cele din urmă, încearcă să corecteze o situație proastă cu un remediu mai rău, trimitând mesajul greșit membrilor cu privire la obligația lor de a participa la ședințe.
• Ședințele dvs. sunt structurate corect? Ținând cont de volumul de muncă și de structura actuală a consiliului, ar putea avea sens ca consiliul să ia în considerare reducerea frecvenței ședințelor sale. Și, deși este de preferat ca membrii să participe la ședințe în persoană, stabilirea unei politici care să permită membrilor consiliului să participe practic prin telefon sau webcam poate permite flexibilitate în cazul în care apare ceva, cum ar fi călătorii de afaceri neprevăzute?
  

  Exemplu de politică de cvorum

  Majoritatea membrilor consiliului de administrație vor constitui un cvorum pentru tranzacționarea activităților oficiale ale corporației. Atunci când membrii nu pot fi prezenți fizic, ei pot participa pe deplin prin teleconferință. Tehnologia trebuie să permită membrilor consiliului să audă ceilalți membri care nu sunt prezenți fizic și să permită membrilor care nu sunt prezenți fizic să audă discuția consiliului.