A realocação por motivos comerciais pode ser difícil – e cara – para um funcionário. É por isso que muitas despesas de mudança de funcionários são pagas pelos empregadores. Aqui está uma olhada em como funciona o processo de pagamento de despesas de mudança de funcionários, incluindo o que é dedutível para você como uma empresa, como documentar esses pagamentos e como relatá-los despesas nos formulários W-2 do funcionário.

Alterações na legislação tributária e despesas de mudança

A lei tributária de 2017 (a Lei de redução de impostos e empregos) inclui algumas alterações às deduções para despesas de mudança de funcionários, em vigor para o ano fiscal de 2018 até 2025. Esta lei remove a dedução de despesas comerciais não reembolsadas, incluindo despesas de mudança. Isso significa que essas despesas não são mais dedutíveis para o funcionário no Cronograma A. Esta alteração também afeta proprietários de empresas C e empresas S que também são funcionários da empresa.

Reembolsos por sua empresa aos funcionários para despesas de mudança são considerados benefícios adicionais. Esses benefícios são salários tributáveis para o funcionário e devem ser incluídos para retenção de imposto de renda federal, FICA (Seguro Social / Medicare) e imposto federal de desemprego. Mesmo que você tenha uma política da empresa que exige que os funcionários controlem os pagamentos e devolvam os valores excedentes, esses pagamentos ainda são tributáveis para o funcionário.

Se sua empresa trata o funcionário despesas de mudança como salários tributáveis (W-2) para o funcionário, sua empresa ainda pode deduzir o custo dessas despesas como uma despesa de negócios.

Só para ficar absolutamente claro: a partir de 2018 até 2025, todas as despesas de mudança de funcionários pagas aos funcionários pela sua empresa são tributáveis ao funcionário. Despesas de mudança de funcionário não reembolsadas não podem ser deduzidas pelo funcionário como despesas diversas. Sua empresa ainda pode deduzir esses pagamentos como despesas comerciais.

Como para reembolsar funcionários por despesas de mudança

Em geral, qualquer pagamento que você fizer aos funcionários é tributável, e pagar as despesas de mudança de funcionários é considerado um benefício tributável. A lei fiscal de 2017 não alterou essa situação fiscal. Mas eliminou a possibilidade de os empregadores poderem reembolsar usando um plano responsável (explicado abaixo) para evitar que o funcionário pague imposto de renda sobre esses pagamentos.

É uma boa ideia seguir o processo do plano de prestação de contas para documentar os reembolsos dos funcionários, para evitar problemas em uma auditoria.

Veja como funciona um plano de reembolso: O funcionário paga as despesas e você as reembolsa. As despesas devem ser discriminadas e apenas despesas específicas podem ser pagas. As despesas também devem ser para fins comerciais.

O funcionário deve ter pago ou incorrido em despesas durante a execução de serviços como funcionário de sua empresa. Você pode precisar documentar que a mudança é exigida por sua empresa. Existem também alguns procedimentos contábeis que devem ser seguidos.

• O funcionário deve “contabilizar adequadamente essas despesas dentro de um período de tempo razoável.” Ou seja, o funcionário deve fornecer os recibos de todas as despesas.
• Se você estiver dando ao funcionário um adiantamento sobre essas despesas, o funcionário deve devolver o dinheiro excedente dentro de um período de tempo razoável.

Por exemplo, digamos que você adianta $ 5.000 para despesas de mudança e o funcionário lhe dá recibos de $ 3.650. O funcionário deve lhe dar um cheque para o saldo ($ 1.350). Se todos os critérios para um plano contábil não forem cumprido, o plano não é um plano contábil. E “reembolsos de despesas não dedutíveis” (para o funcionário) e subsídios para despesas diversas ou não especificadas são tributáveis para o funcionário.

Impostos sobre a folha de pagamento e pagamentos de despesas de mudança para funcionários

As despesas de mudança de funcionários pagas por sua empresa, mesmo se você tiver um plano de prestação de contas, estão sujeitas à retenção de impostos de renda federais, impostos FICA (Segurança Social e Medicare), e impostos federais de desemprego.

Você deve informar o valor desse benefício ao preencher o imposto anual W-2 r relatório para o funcionário do ano anterior.

Para esclarecer como essas despesas são inseridas no formulário W-2 do funcionário. Usaremos o exemplo acima, onde o funcionário recebe $ 5.000 para despesas de mudança, tem recibos de $ 3.650 e mantém os $ 1.350 restantes. O valor que o funcionário mantém é tributável para o funcionário. Assumiremos que este pagamento é feito sob os requisitos para um plano de prestação de contas, conforme descrito acima:

• Os $ 1.350 tributáveis estão incluídos na Caixa 1 do W-2 (e nas caixas 3, 5 e 16, se tributado pelo estado ou cidade).
• O imposto de renda federal e estadual retido na fonte e os impostos FICA devem ser calculados para o tributável $ 1.350 e incluídos nas caixas apropriadas do W-2.
• Você deve incluir $ 3.650 (o valor igual ao valor comprovado (por exemplo, a parte não tributável) na caixa 12 do Formulário W-2 usando o código “L.”

Para obter mais detalhes sobre como isso funciona, consulte a Publicação 15 do IRS (Circular E).

Dando dinheiro extra a um funcionário para se mudar Despesas

Algumas empresas fornecem aos funcionários um valor definido para despesas de mudança, dependendo do tipo de mudança e da distância. O pagamento ainda pode ser dedutível para sua empresa como uma despesa empresarial.

Se você quiser dar a um funcionário o dinheiro para despesas de mudança e deixar que ele decida como esse dinheiro será gasto, você tem um plano não contabilístico, de acordo com os regulamentos do IRS. Neste caso, conforme observado acima , se você não quiser que o funcionário mostre recibos, todo o pagamento será tributado ao funcionário como um benefício. Além disso, o imposto de renda federal e o imposto FICA devem ser retidos no pagamento.

Neste caso, yo Você pode querer adicionar um valor adicional ao pagamento para ajudar o funcionário com os impostos adicionais que devem ser pagos. Isso é chamado de “extrapolar” um cheque e é feito para dar ao funcionário o valor exato do pagamento, após os impostos.

Por exemplo, se você pague a um funcionário $ 2.000 em despesas de mudança, você pode fazer um cálculo bruto para dar mais de $ 2.000 para cobrir os impostos extras.

As despesas de mudança de funcionários são dedutíveis

O pagamento de despesas de mudança de funcionário é uma despesa comercial dedutível para sua empresa.

Informando aos funcionários sobre o plano de reembolso de despesas de mudança

Assim como acontece com qualquer outro benefício a empregados, todos os empregados devem ser tratados da mesma forma. Você pode definir critérios para se qualificar para o plano por tipo de empregado (assalariado vs. horário, por exemplo), mas você não pode dar a um empregado na mesma classificação mais deste benefício do que outro.

É sempre uma boa ideia colocar este tipo de benefício por escrito e incluí-lo em suas comunicações com os funcionários. Seu funcionário manual ou políticas e proc O manual edures é um bom lugar para descrever o plano. Não se esqueça de incluir informações sobre as implicações fiscais deste benefício.

Ajudando os funcionários com suas deduções de despesas de mudança

A menos que você seja um preparador fiscal qualificado , você não deve dar conselhos fiscais aos funcionários sobre impostos de renda. Incentive seus funcionários a obter aconselhamento fiscal profissional ou a usar software fiscal profissional. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para ajudar os funcionários a entender esse benefício de despesas de mudança e como isso afetará seus impostos :

• Dê aos funcionários um pacote de realocação de emprego que explica como e quando as despesas de mudança serão reembolsadas pela sua empresa.
• Dê aos funcionários a oportunidade de alterar sua retenção na fonte (no Formulário W-4) para contabilizar o benefício de realocação e sua responsabilidade fiscal.

Informações do IRS sobre despesas de mudança de funcionários

Publicação 521 do IRS – Despesas de mudança

Publicação 15 do IRS – Circular E – Guia de impostos do empregador

IR B Publicação 15b – Guia de Impostos do Empregador para Benefícios do Empregado

Este artigo e todas as informações neste site apresentam informações gerais e não se destinam a ser conselhos fiscais ou jurídicos. Consulte as publicações do IRS para obter mais detalhes. Cada situação é específica; encaminhe dúvidas ao seu consultor tributário.