Flytting av forretningsårsaker kan være vanskelig – og dyrt – for en ansatt. Det er derfor mange flyttingskostnader til ansatte blir betalt av arbeidsgivere. Her ser du hvordan prosessen med å betale arbeidstakers flyttingskostnader fungerer, inkludert hva som er fradragsberettiget for deg som bedrift, hvordan du dokumenterer disse betalingene, og hvordan du rapporterer om disse utgifter på ansattes W-2-skjemaer.

Endringer i skatterett og flyttingskostnader

Skatteloven fra 2017 (skattelett og jobbloven) inkluderer noen endringer til fradrag for flyttingskostnader for ansatte, trer i kraft for skatteåret 2018 til 2025. Denne loven fjerner fradraget for ikke-refunderte virksomhetskostnader, inkludert flyttingskostnader. påvirker også eiere av C-selskaper og S-selskaper som også er ansatte i virksomheten.

Refusjoner fra virksomheten til ansatte for flytting av utgifter regnes som frynsegoder. Disse fordelene er skattepliktig lønn til den ansatte, og de må være inkludert for kildeskatt, FICA (Social Security / Medicare) og føderal arbeidsledighetsskatt. Selv om du har en firmapolicy som krever at ansatte holder oversikt over betalinger og gir tilbake overskytende beløp, er disse betalingene fortsatt skattepliktige til den ansatte.

Hvis virksomheten din behandler ansatt flytte utgifter som skattepliktig (W-2) lønn for den ansatte, kan bedriften din fortsatt trekke kostnadene for disse utgiftene som en virksomhetskostnad.

Bare for å være helt klar: Med virkning fra 2018 til 2025, er alle utgifter til ansattes flytting som er betalt til ansatte av bedriften din skattepliktige til den ansatte. Utilskuddsmessige flyttingskostnader kan ikke trekkes av den ansatte som diverse utgifter. Virksomheten din kan fremdeles trekke disse betalingene som forretningskostnader.

Hvordan å refundere ansatte for flyttingskostnader

Generelt sett er enhver betaling du betaler til ansatte skattepliktig, og å betale ansattes flyttingskostnader betraktes som en skattepliktig fordel. Skatteloven fra 2017 endret ikke denne skattemessige situasjonen. Men det fjernet muligheten for at arbeidsgivere kan tilbakebetale ved hjelp av en ansvarlig plan (forklart nedenfor) for å unngå at arbeidstakeren betaler inntektsskatt på disse betalingene.

Det er en god idé å følge den ansvarlige planprosessen for å dokumentere ansattes refusjoner, slik at du kan unngå problemer i en revisjon.

Slik fungerer en refusjonsplan: Den ansatte betaler for utgiftene, og du refunderer dem. Utgiftene må spesifiseres, og bare spesifikke utgifter kan betales. Utgiftene må også være for et forretningsformål.

Den ansatte må ha betalt eller pådratt seg utgifter mens han utfører tjenester som ansatt i bedriften din. Du må kanskje dokumentere at virksomheten din krever flyttingen. Det er også noen regnskapsprosedyrer som må følges.

• Den ansatte må «tilstrekkelig redegjøre for disse utgiftene innen en rimelig tidsperiode.» Det vil si at den ansatte må gi deg kvitteringer for alle utgifter.
• Hvis du gir den ansatte et forskudd på disse utgiftene, må den ansatte returnere eventuelle overskytende penger innen rimelig tid.

La oss for eksempel si at du forskuddsbetaler $ 5000 for flytting av utgifter, og den ansatte gir deg kvitteringer for $ 3,650. Den ansatte må gi deg en sjekk på balansen ($ 1350). Hvis alle kriteriene for en regnskapsplan ikke er oppfylt, er ikke planen en ansvarlig plan. Og «refusjoner for ikke-fradragsberettigede utgifter» (til den ansatte) og kvoter for diverse eller uspesifiserte utgifter er skattepliktige til den ansatte.

Lønnskatt og flytting av utgifter til ansatte

Flytteutgifter til ansatte som er betalt av selskapet ditt, selv om du har en regnskapsplan, er gjenstand for tilbakeholdelse av føderal inntektsskatt, FICA-skatt (Social Security and Medicare), og føderale arbeidsledighetsskatter.

Du må rapportere størrelsen på denne ytelsen når du fullfører W-2 årlig skatt eport for den ansatte for forrige år.

For å avklare hvordan disse utgiftene føres på en ansattes W-2-skjema. Vi bruker eksemplet ovenfor, der arbeidstakeren mottar $ 5000 for flyttingskostnader, har kvitteringer for $ 3,650, og beholder de resterende $ 1350. Beløpet den ansatte beholder er skattepliktig til den ansatte. Vi antar at denne betalingen skjer under kravene til en ansvarlig plan, som beskrevet ovenfor:

• Den skattepliktige $ 1.350 er inkludert i boks 1 i W-2 (og i boksene 3, 5 og 16, hvis skattlegges av staten eller byen).
• Inntektsskatt og FICA-skatt skal beregnes for skattepliktig $ 1.350 og inkluderes i de aktuelle boksene på W-2.
• Du må ta med $ 3,650 (beløpet som tilsvarer det underbyggede beløpet (for eksempel den ikke-avgiftsbare delen) i ramme 12 i skjema W-2 ved hjelp av koden «L.»

For mer informasjon om hvordan dette fungerer, se IRS-publikasjon 15 (rundskriv E).

Gi en ansatt ekstra penger for å flytte Utgifter

Noen virksomheter gir ansatte et fast beløp for flyttingskostnader, avhengig av type flytting og avstand. Betalingen kan fremdeles være fradragsberettiget til virksomheten din som en virksomhetskostnad.

Hvis du ønsker å gi en ansatt pengene for å flytte utgifter og la den ansatte bestemme hvordan disse pengene skal brukes, har du en ikke-regnskapspliktig plan, i henhold til IRS-regelverket. I dette tilfellet, som nevnt ovenfor , hvis du ikke vil at den ansatte skal vise kvitteringer, er all betaling skattepliktig til den ansatte som en fordel. I tillegg må føderal inntektsskatt og FICA-skatt holdes tilbake på betalingen.

I dette tilfellet, yo det kan være lurt å legge til et ekstra beløp i betalingen for å hjelpe den ansatte med tilleggsskatten som må betales. Dette kalles «å tjene opp» en sjekk, og det er gjort for å gi den ansatte det nøyaktige beløpet etter betaling.

Hvis du for eksempel betale en ansatt $ 2000 i flyttingskostnader, kan du gjøre en brutto-beregning for å gi mer enn $ 2000 for å dekke de ekstra skatten.

Flytteutgifter for ansatte er fradragsberettigede

Betaling av ansattes flyttingskostnader er en fradragsberettiget virksomhetskostnad til virksomheten din.

Fortelle ansatte om den flyttbare planen for refusjonsplan

Som med enhver annen ytelse til ansatte, må alle ansatte behandles likt. Du kan sette kriterier for å kvalifisere for planen etter ansattstype (for eksempel lønn vs. time), men du kan ikke gi en ansatt i samme klassifisering mer av dette fordel enn en annen.

Det er alltid en god ide å skrive denne typen fordeler skriftlig og å inkludere den i kommunikasjonen med de ansatte. håndbok eller policy og proc edures manual er et bra sted å beskrive planen. Ikke glem å ta med informasjon om skatteimplikasjonene av denne fordelen.

Hjelpe ansatte med deres flyttbare fradrag

Med mindre du er kvalifisert skatteforberedende , bør du ikke gi skatterådgivning til ansatte om inntektsskatt. Oppfordre dine ansatte til å få profesjonell skatterådgivning eller bruke profesjonell skatteprogramvare. Her er noen ting du kan gjøre for å hjelpe ansatte til å forstå denne glidende utgiftsfordelen og hvordan det vil påvirke skatten deres :

• Gi ansatte en jobbflyttingspakke som forklarer hvordan og når du flytter utgifter vil bli refundert av din bedrift.
• Gi de ansatte muligheten til å endre tilbakeholdelsen (på skjema W-4) for å redegjøre for omfordelingsfordelen og deres skatteplikt.

IRS-informasjon om utgifter til ansattes flytting

IRS-publikasjon 521 – Flytteutgifter

IRS-publikasjon 15 – Circular E – Employer’s Tax Guide

IR B Publikasjon 15b – Arbeidsgivers skatteguide til fordeler for ansatte

Denne artikkelen og all informasjon på dette nettstedet presenterer generell informasjon og er ikke ment å være skatterådgivning eller juridisk rådgivning. Se IRS-publikasjoner for mer informasjon. Hver situasjon er spesifikk; henvis spørsmål til skatterådgiveren din.