Por que um quorum é necessário?

Imagine o seguinte cenário: Um dia antes da reunião do conselho de dezembro, uma nevasca impede todos os voos e impede todos, exceto dois membros de participar. Na reunião do conselho, os dois membros votam em três de seus colegas e atribuem a si próprios uma autoridade de assinatura para todos os cheques acima de $ 200. Este é um exemplo exagerado, mas mostra um ponto importante: um quorum garante que um pequeno número de membros do conselho não tome ações não representativas que vinculem a organização.

Como alguém define um quorum

Muitas organizações perguntam se existe uma fórmula mágica para determinar o que deve constituir um quorum. Infelizmente, não há. Se o estatuto da sua organização atualmente não define o seu quorum – que pode ser um número ou uma
porcentagem de membros – verifique as leis estaduais primeiro para determinar qual é o requisito mínimo. Muitas leis estaduais estabelecem o quorum da maioria dos membros votantes do conselho, mas algumas permitem que o quorum seja de até um terço do conselho. Essas leis também incluirão outras informações úteis, como se coisas como procurações ou delegação de autoridade para votar são permitidas.

É sempre útil contemplar os piores cenários ao definir os padrões de quorum de tomada de decisão para o quadro. Por exemplo, um conselho com 16 membros e um requisito de quórum de 40% significa que uma reunião pode ser realizada quando sete membros estiverem presentes. Então, se o estatuto exigir uma simples “maioria de quorum” para votar, quatro membros (a maioria dos sete presentes) podem determinar o destino de uma questão. Este é um quarto da diretoria tomando medidas que vinculam o toda a organização. Você deve se esforçar para definir um número de quórum que represente todo o conselho administrativo.

Alguns conselhos estabelecem um quórum alto, como 100 por cento, na esperança de garantir a representação total. Isso geralmente sai pela culatra e o os conselhos nunca conseguem atingir o quorum. Cabe à sua organização determinar o que é um bom equilíbrio entre a necessidade de representação plena e o que é realista. Um exemplo de política de quorum é fornecido abaixo. Observe que este é apenas um exemplo. Deve ser personalizado para atender às necessidades da sua organização.

E se o quorum for um problema frequente?

Quando uma pessoa aceita um convite para servir em um conselho, a obrigação número um é para vir às reuniões. Embora a maioria dos membros do conselho perca as reuniões agora e pt, problemas crônicos de frequência devem ser resolvidos. Se você está sempre lutando para chegar a um quórum, o problema é mais do que uma ou duas pessoas ausentes – é um problema de todo o conselho administrativo. Dê um passo para trás e tente determinar por que os membros estão perdendo reuniões.

• Eles não estão priorizando reuniões em suas agendas? Em caso afirmativo, pode ser hora de discutir a melhoria da freqüência, focalizando o dever de cuidar e como a falta de freqüência prejudica a organização. Alguns conselhos que estão lutando contra o absenteísmo de seus membros consideram a redução do quórum. Esta é uma abordagem que, em última análise, tenta corrigir uma situação ruim com um remédio pior, enviando a mensagem errada aos membros sobre sua obrigação de comparecer às reuniões.
• Suas reuniões estão devidamente estruturadas? Levando em consideração a carga de trabalho do conselho e a estrutura atual, pode fazer sentido que o conselho considere reduzir a frequência de suas reuniões. E embora os membros participem das reuniões pessoalmente seja preferível, estabelecer uma política que permita aos membros do conselho participar virtualmente por telefone ou webcam pode permitir flexibilidade caso algo aconteça, como uma viagem de negócios imprevista?

Modelo de política de quorum

A maioria dos membros do conselho deve constituir um quorum para a realização de negócios oficiais da corporação. Quando os membros não podem estar fisicamente presentes, eles podem participar plenamente por teleconferência. A tecnologia deve permitir que os membros do conselho ouçam o (s) outro (s) membro (s) que não estão fisicamente presentes e que os membros não presentes fisicamente possam ouvir a discussão do conselho.