Para projetos maiores, recomendo criar uma Matriz de Rastreabilidade de Requisitos. Saiba mais aqui:
Matriz de rastreabilidade de requisitos em gerenciamento de projetos (exemplo + modelo)
Processo nº 2: Como eliminar os requisitos e definir o escopo
Aqui está um requisito :
“O site pmbasics101.com deve ter a capacidade de coletar e-mails e enviar um documento PDF em troca.”
O que é necessário para atender a esse requisito?
- Selecione um provedor de serviço de correspondência.
- Crie uma conta.
- Projete o formulário para coletar e-mails.
- Implemente o formulário projetado.
- Instale o plugin do provedor de serviço de correspondência.
- Carregue o documento PDF.
- Ative o formulário.
- Teste o formulário.
É apenas uma lista de ações necessárias. Se eu fosse colocá-la corretamente como um produto final e um pacote de trabalho, terminaria em:
- Email Opt -in Form
1.1 Relatório sobre provedores de serviço de correspondência
1.2 Design de formulário aprovado
1.3 Formulário de aceitação no ambiente de teste
1.4 Relatório de teste
Então, como você passa daquele requisito de uma frase ao escopo real de trabalho?
A) Você pode encontrar alguém que tenha experiência ou conhecimento relevante
Pode ser partes interessadas, clientes ou externos consultores, especialistas no assunto ou outras partes.
Então, seu objetivo é adquiri-los da equipe do projeto ou apenas entrar em contato para se comunicar. Eles podem já ter uma solução.
Caso contrário, você pode obter orientações ou conselhos. É uma técnica básica que você aplicará amplamente.
B) Realize a análise do produto
É aplicável quando você precisa criar um produto em vez de um serviço ou resultado.
Esta técnica se concentra na decomposição do valor do produto. Assim como a WBS faz com o osciloscópio.
Além disso, você precisa analisar o produto do ponto de vista ergonômico e funcional; e, em seguida, tomar decisões sobre materiais ou processos que atenderão aos requisitos de desempenho.
25 Exemplos de análise de produto
Em suma, seu objetivo é definir resultados tangíveis.
C) Use a técnica de geração de alternativas
Essa técnica funciona bem quando você tem experiência na natureza do projeto.
Portanto, você precisa encontrar a melhor solução para cumprem as exigências. Na maioria dos casos, você usará o brainstorming para obter as alternativas.
Qual é o objetivo?
Você precisa definir claramente o que é e o que não faz parte do escopo do projeto.
Processo nº 3: Gerenciar o escopo do projeto com um software PM
Com certeza, você pode acompanhar o escopo do projeto em qualquer aplicativo disponível. Por exemplo, Google Drive, Evernote ou MS Word servem.
No entanto, há sérios benefícios em usar um software de gerenciamento de projeto integrado para manter tudo em um só lugar.
O ideal é você precisa ser capaz de vincular os requisitos às entregas do projeto.
Então, da entrega às tarefas específicas com estimativas, riscos relacionados e defeitos.
Por exemplo, posso recomendar o Paymo. É um dos melhores aplicativos para uso pessoal e para pequenos projetos. Além disso, possui excelentes recursos de rastreamento de tempo e faturamento.
Processo nº 4: Como controlar o escopo do projeto
Não é suficiente identificar 100% do escopo do projeto no início . Isso 100% IRÁ mudar durante o tempo de vida do projeto.
Então, você precisa de uma forma de monitorar, controlar e fazer alterações no escopo.
A cura é bem conhecida. É uma estrutura analítica do trabalho.
Bem, você também precisa de um fluxo de trabalho claro para introduzir mudanças em todas as áreas do projeto sempre que a quantidade de trabalho mudar.
No entanto, é uma questão de um processo de gerenciamento de mudanças integrado.
Então, qual é o truque?
Você precisa de uma WBS de alta qualidade. Além disso, você precisa de uma maneira não nerd para descrever o escopo do projeto. Portanto, você também precisa de uma Declaração do Escopo do Projeto. Vamos discutir isso abaixo.
Se você estiver em um projeto ágil, o escopo de incremento ou iteração claramente definido é ainda mais vital. Não pense que o agile o salva de uma documentação completa do trabalho a ser feito. Mantenha seu Sprint Backlog e histórias de usuário organizados. Aplique uma regra simples: “Um novato deve entender o que precisa ser feito a partir da descrição da história do usuário.”
Como validar o escopo
De vez em quando, você precisa obter um certifique-se de que uma entrega atende às expectativas das partes interessadas.
É crucial fazer isso continuamente durante todo o projeto.Mesmo se você estiver liderando um projeto baseado em planos, nada deve impedi-lo de fornecer incrementos do produto para revisão.
Por que você precisa disso?
Você não quer obter todos as solicitações de mudança, todos os defeitos e “pequenas mudanças no projeto” no final.
Você se privará da oportunidade de realmente integrar uma mudança ao projeto.
Quanto mais perto você estiver do encerramento do projeto, menos tempo e recursos sobrarão. Além disso, as partes interessadas estarão menos propensas a negociar mudanças no escopo, cronograma ou orçamento. Além disso, colocarão mais pressão sobre a equipe para obter o que precisam.
Apenas afirmando o óbvio:
É muito importante ter um escopo de projeto claramente descrito e aprovado desde o início.
Quando um a entrega não atender às expectativas, haverá correções.
É sua responsabilidade provar se uma correção é uma solicitação de mudança e, portanto, deve ser integrada corretamente. Caso contrário, é um defeito, e você deve fazer as pazes. Às vezes, às suas próprias custas.
Como você realmente valida o escopo com os clientes?
Em qualquer projeto, você pode usar uma reunião de demonstração semelhante ao Scrum.
Apenas preparar uma breve demonstração do produto final. Explique o andamento e o status atual do projeto. Depois disso, aponte os defeitos conhecidos e as partes do trabalho em andamento.
Além disso, colete feedback do cliente. Posteriormente, você pode fornecer qualquer documentação de apoio e relatórios exigidos por suas políticas.
Conclusão:
Colete feedback das partes interessadas continuamente. Negociar os termos da introdução de novas solicitações de mudança. Mantenha a linha de base do escopo do projeto atualizada.
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Por que todo o escopo A linha de base é crítica para o seu projeto?
Normalmente, um projeto é iniciado e recebemos os requisitos em diferentes formas.
Por exemplo: e-mails, PDFs, reuniões, maquetes, relatórios de erros, o que for .
E, claro, não preparamos um termo de abertura do projeto ou algo semelhante. Má prática!
Na maioria dos casos, nem mesmo discutimos o caso de negócios para o projeto.
Normalmente criamos uma Estrutura Analítica do Trabalho.
No entanto, ele é usado apenas internamente e nunca vai para o cliente. Em seguida, decompomos o trabalho às atividades e estimamos o projeto. Usamos uma técnica de estimativa de baixo para cima.
Agora vem a primeira verificação de expectativas:
Apresentamos as estimativas para o projeto.
Veja, aparentemente há um falta de transparência aqui. O cliente não sabe que trabalho realmente estimamos.
Se a estimativa estiver próxima das expectativas do cliente, ele não se aprofundará nos detalhes. Isso ocorre porque ele já está pronto para gastar essa quantidade de dinheiro e tempo. Ele não quer desperdiçar seu precioso tempo.
Aqui está a verdade:
Muitas organizações e gerentes de projeto escondem ineficiências por trás de tais acordos silenciosos.
É um tópico para uma postagem separada, mas é a causa raiz de muitos dos seus problemas.
O que acontece a seguir?
Começamos a execução do projeto! Mais cedo ou mais tarde, o cliente pedirá para adicionar outra peça de trabalho.
Depois disso, encontraremos uma parte de trabalho não identificado. Posteriormente, surgirão problemas de qualidade. Eles vão consumir muito tempo.
Em suma, entregamos uma entrega para descobrir que fizemos algo errado.
E é então que o cliente nos informa que ele esqueceu algo e deve ser adicionado o mais rápido possível.
Acredite em mim, você experimentou isso mais de uma vez.
Definição da linha de base do escopo
”A linha de base do escopo é a versão aprovada de uma declaração de escopo, estrutura analítica de trabalho (WBS) e seu dicionário WBS associado, que pode ser alterado apenas por meio de procedimento formal de controle de mudança e é usado como base para comparação ”. -PMBOK® Guide
O que é uma declaração do escopo do projeto?
Definição da declaração do escopo do projeto
A declaração do escopo do projeto é uma descrição narrativa de um produto e do escopo do projeto.
É usado como uma confirmação por escrito do que seu projeto vai produzir e como.
Qual é a chave para uma declaração de escopo de projeto valiosa?
Eu acredito que você precisa usar termos e linguagem que qualquer parte interessada entenda. Esta parte da linha de base do escopo do projeto é principalmente para o cliente.
Ok, o que deve ser incluído?
Justificativa de um projeto
É uma breve descrição de as necessidades do negócio. Às vezes, uma frase é suficiente. O resto deve ficar em um termo de abertura do projeto
Escopo do produto
É uma descrição das características, características e funcionalidade de um produto ou serviço que você produzirá.
Lembre-se de que você coletou requisitos de diferentes partes interessadas. Portanto, não presuma que todos eles acompanham cada requisito. Além disso, nem sempre está claro quanto trabalho é necessário para entregar um requisito.
É o lugar principal para alinhar as expectativas das principais partes interessadas.
Você precisa mostrar a quantidade e a complexidade do trabalho necessário para atender a diferentes requisitos. Portanto, coloque o máximo de esforço nesta seção.
Critérios de aceitação
São as condições que devem ser atendidas antes que as entregas do projeto sejam aceitas.
Você pode incluir um nível aceitável e o número de defeitos aqui também.
Entregáveis
É uma descrição de todos os produtos que seu projeto irá produzir.
Pode incluir o produto ou serviço, documentação do projeto, manuais do produto, materiais educacionais para o seu produto, etc.
Exclusões do projeto
Aqui você precisa especificar o que está fora do escopo do projeto.
Frequentemente, uma parte das partes interessadas deseja algo específico. A outra parte das partes interessadas ou um cliente não apóia.
Portanto, é uma situação de conflito. Assim que o conflito for resolvido e for decidido remover algo do escopo do projeto, coloque-o aqui.
Seja específico e muito claro sobre isso. Isso economiza tempo no futuro.
Em primeiro lugar, você não terá que revisitar essas exclusões de projeto novamente. As partes interessadas podem tentar incluí-los mais tarde durante a execução do projeto.
No entanto, a menos que algo mude drasticamente, você não deve perder tempo revisando exclusões.
Em segundo lugar, a menos que seja claramente declarado, alguém pode ainda espero que você o entregue. Não alimente falsas expectativas. Será mais fácil entregar o projeto no final.
Restrições
Qualquer coisa que limite você a entregar o produto de forma eficiente deve ser declarado aqui.
Hipóteses
São as incertezas que não puderam ser esclarecidas neste momento.
Você precisa aceitar algumas delas durante o planejamento. No caso de uma suposição se provar inválida, você terá o direito de modificar o plano do projeto.
Um cliente deve aprovar a declaração do escopo do projeto. Na verdade, é um acordo formal e mútuo.
Além disso, ele afirma que você está empenhado em entregar os resultados descritos sob a suposição definitiva e com restrições claras. Por outro lado, o cliente concorda em aceitar o resultado especificado.
Isso não significa que não possamos alterar o escopo do projeto. Não. Isso significa que, para fazer uma alteração, precisamos alterar o contrato.
Organize o escopo do projeto com a EAP
WBS é uma parte obrigatória da linha de base do escopo em todos os projetos. Grande ou pequeno. Ágil ou orientado a planos.
Já existe um guia completo para uma estrutura analítica de trabalho sobre os princípios básicos de PM. Não vou repetir aqui.
Há apenas um ponto crucial que quero enfatizar:
As entregas descritas na Declaração do Escopo do Projeto devem entrar na EAP como estão. Mantenha as entregas consistentes ao longo do projeto.
Coloque tudo o que você sabe no dicionário da EAP
O dicionário da EAP é um documento que descreve o trabalho que deve ser feito para cada pacote de trabalho.
Como um PM moderno, eu diria que deve fazer parte de um sistema de rastreamento de tarefas. A maior parte do software de gerenciamento de projeto oferece a capacidade de manter essas informações em um só lugar.
Portanto, não sugiro que você crie um documento separado. Manter o Dicionário da EAP dá muito trabalho. Procure soluções integradas.
Você pode incluir qualquer informação que especifique um componente na WBS. Por exemplo, o Dicionário da EAP pode incluir:
- Descrição do trabalho
- Suposições e restrições
- Pessoas ou organizações responsáveis
- Marcos
- Atividades relacionadas
- Recursos necessários
- Estimativas de custo ou orçamento
- Critérios de aceitação
- Referências outra documentação
Portanto, o que for adequado às suas necessidades e o ajudará a integrar a EAP em outros processos.
Obter meu modelo de plano de gerenciamento de escopo
Obtenha o modelo e, finalmente, descubra o que faz parte de um Plano de Gerenciamento do Escopo – porque ninguém realmente ensina como criá-lo. Você pode adaptá-lo rapidamente ao seu projeto e ter certeza de que cobriu processos críticos. (Ou pode simplesmente ajudá-lo a compreender o gerenciamento do escopo)
Obtenha o modelo
Conclusão
“Não há vento que sopre direito para o marinheiro que não sabe onde fica o porto.”
Você não pode levar o projeto a um resultado bem-sucedido sem saber o que precisa ser feito.
Mais uma vez, quero enfatizar esse ponto.
Mesmo que você está no ambiente Agile e o escopo não está claramente definido para todo o projeto, você ainda precisa planejar uma maneira de definir, gerenciar, rastrear e alterar o escopo do projeto.
Ambos para um nível de iteração e o resultado final do projeto.
Também recomendo a leitura:
- Artigo em destaque: Como se tornar um gerente de projetos de TI sem experiência
- Próximo no série: Guia definitivo sobre como criar uma estrutura de divisão de trabalho robusta
- Anterior na série: Matriz de rastreabilidade de requisitos em gerenciamento de projetos (por exemplo amplo + Modelo)
