Para proyectos más grandes, recomiendo crear una Matriz de Trazabilidad de Requisitos. Obtenga más información aquí:

Matriz de trazabilidad de requisitos en la gestión de proyectos (ejemplo + plantilla)

Proceso n. ° 2: Cómo acabar con los requisitos y definir el alcance

Aquí hay un requisito :

«El sitio web pmbasics101.com debe tener la capacidad de recopilar correos electrónicos y enviar un documento PDF a cambio».

¿Qué se necesita para cumplir con este requisito?

1. Seleccione un proveedor de servicios de correo.
2. Cree una cuenta.
3. Diseñe el formulario para recopilar correos electrónicos.
4. Implemente el formulario diseñado.
5. Instale el complemento del proveedor de servicios de correo.
6. Cargue el documento PDF.
7. Active el formulario.
8. Pruebe el formulario.

Es solo una lista de acciones requeridas. Si lo pusiera correctamente como Entregable y Paquetes de trabajo, terminaría en:

1. Opción de correo electrónico -in Form
   1.1 Informe sobre proveedores de servicios de correo
   1.2 Diseño de formulario aprobado
   1.3 Formulario de aceptación en el entorno de prueba
   1.4 Informe de prueba

Entonces, como hacer obtienes de ese requisito de una frase al alcance real del trabajo?

A) Puedes encontrar a alguien que tenga experiencia o conocimiento relevante

Pueden ser partes interesadas, clientes o consultores, expertos en la materia u otras partes.

Por lo tanto, su objetivo es adquirirlos del equipo del proyecto o simplemente ponerse en contacto para comunicarse. Es posible que ya tengan una solución.

De lo contrario, es posible que reciba instrucciones o consejos. Es una técnica básica que aplicará ampliamente.

B) Realice el análisis del producto

Es aplicable cuando necesita crear un producto en lugar de un servicio o resultado.

Esta técnica se centra en descomponer el valor del producto. Al igual que lo hace WBS con el alcance.

Además, debe analizar el producto desde puntos de vista ergonómicos y funcionales; y luego tomar decisiones sobre materiales o procesos que cumplirán con los requisitos de rendimiento.

25 ejemplos del análisis del producto

En general, su objetivo es definir productos tangibles.

C) Utilice la técnica de generación de alternativas

Esta técnica funciona bien cuando tiene experiencia en la naturaleza del proyecto.

Por lo tanto, debe encontrar la mejor solución para cumplir con los requisitos. En la mayoría de los casos, utilizará la lluvia de ideas para obtener las alternativas.

¿Cuál es el objetivo?

Debe definir claramente qué es y qué no es parte del alcance del proyecto.

Proceso n. ° 3: Administrar el alcance del proyecto con un software de gestión de proyectos

Sin duda, puede realizar un seguimiento del alcance del proyecto en cualquier aplicación disponible. Por ejemplo, Google Drive, Evernote o MS Word funcionarán.

Sin embargo, existen importantes beneficios en el uso de software de gestión de proyectos integrado para mantener todo en un solo lugar.

Idealmente, usted necesita poder vincular los requisitos a los entregables del proyecto.

Luego, desde el entregable hasta tareas específicas con estimaciones, riesgos relacionados y defectos.

Por ejemplo, puedo recomendar Paymo. Es una de las mejores aplicaciones para uso personal y para pequeños proyectos. Además, tiene excelentes capacidades de facturación y seguimiento del tiempo.

Proceso # 4: Cómo controlar el alcance del proyecto

No es suficiente identificar el 100% del alcance del proyecto al principio . Ese 100% cambiará durante la vida del proyecto.

Por lo tanto, necesita una forma de monitorear, controlar y realizar cambios en el alcance.

La cura es bien conocida. Es una estructura de desglose del trabajo.

Bueno, también necesita un flujo de trabajo claro para introducir cambios en todas las áreas del proyecto siempre que cambie la cantidad de trabajo.

Sin embargo, se trata de un proceso de gestión de cambios integrado.

Entonces, ¿cuál es el truco?

Necesita una WBS de alta calidad. Además, necesita una forma no nerd de describir el alcance del proyecto. Por lo tanto, también necesita una Declaración del alcance del proyecto. Lo discutiremos a continuación.

Si está en un proyecto ágil, el alcance claramente definido de incremento o iteración es aún más vital. No crea que ágil le evita tener que documentar minuciosamente el trabajo a realizar. Mantén ordenada tu Backlog de Sprint y las Historias de usuarios. Aplique una regla simple: «Un recién llegado debe comprender lo que se debe hacer a partir de la descripción de la historia de usuario».

Cómo validar el alcance

De vez en cuando, debe obtener una Firme que un producto cumple con las expectativas de las partes interesadas.

Es fundamental hacerlo de forma continua durante todo el proyecto.Incluso si lidera un proyecto impulsado por un plan, nada debería impedirle proporcionar incrementos de producto para su revisión.

¿Por qué lo necesita?

No quiere obtener todos las solicitudes de cambio, todos los defectos y «cambios menores en el proyecto» al final.

Se privará de la oportunidad de integrar realmente un cambio en el proyecto.

Cuanto más cerca esté del cierre del proyecto, menos tiempo y recursos quedarán. Además, las partes interesadas serán menos propensas a negociar cambios en el alcance, el cronograma o el presupuesto. Además, ejercerán más presión sobre el equipo para obtener lo que necesitan.

Simplemente declarando lo obvio:

Es muy importante tener un alcance de proyecto claramente descrito y aprobado desde el principio.

Cuando un El entregable no cumple con las expectativas, habrá correcciones.

Es su responsabilidad probar si una corrección es una solicitud de cambio y, por lo tanto, debe integrarse correctamente. De lo contrario, es un defecto, y debes hacer las paces. A veces, por cuenta propia.

¿Cómo valida realmente el alcance con los clientes?

En cualquier proyecto, puede utilizar una reunión de demostración similar a Scrum.

Solo Prepare una breve demostración del entregable. Explique el estado y el progreso actual del proyecto. Después de eso, señale los defectos conocidos y las piezas en proceso.

Además, recopile comentarios del cliente. Más adelante, puede proporcionar cualquier documentación de respaldo e informes requeridos por sus políticas.

En pocas palabras:

Recopile comentarios de las partes interesadas continuamente. Negociar los términos de la introducción de nuevas solicitudes de cambio. Mantenga actualizada la línea de base del alcance del proyecto.

Obtenga mi plantilla de gestión del alcance del proyecto

¡No invente la rueda! Puede ser costoso para usted.

Simplemente haga clic en el botón de abajo y obtenga mi plantilla para completar los espacios en blanco. Viene con una guía de recursos sobre todo lo que necesita saber acerca de la administración del alcance.

Por qué todo el alcance ¿La línea de base es fundamental para su proyecto?

Por lo general, un proyecto comienza y recibimos requisitos en diferentes formas.

Por ejemplo: correos electrónicos, archivos PDF, reuniones, maquetas, informes de errores, lo que sea .

Y por supuesto, no preparamos una Carta del Proyecto ni nada similar. ¡Mala práctica!

En la mayoría de los casos, ni siquiera discutimos el caso comercial del proyecto.

Por lo general, creamos una estructura de desglose del trabajo.

Sin embargo, solo se usa internamente y nunca llega al cliente. Luego, descomponemos el trabajo en las actividades y estimamos el proyecto. Usamos una técnica de estimación ascendente.

Ahora viene la primera verificación de expectativas:

Presentamos estimaciones para el proyecto.

Verá, aparentemente hay una falta de transparencia aquí. El cliente no sabe qué trabajo estimamos realmente.

Si la estimación se acerca a las expectativas del cliente, no profundizará en los detalles. Esto se debe a que ya está listo para gastar esa cantidad de dinero y tiempo. No quiere perder su valioso tiempo.

Aquí está la verdad:

Muchas organizaciones y gerentes de proyectos esconden ineficiencias detrás de tales acuerdos silenciosos.

Es un tema para una publicación separada, pero es la causa principal de muchos de sus problemas.

¿Qué pasa después?

¡Comenzamos la ejecución del proyecto! Tarde o temprano, el cliente solicitará agregar otro trabajo.

Después de eso, encontraremos una parte del trabajo no identificado. Posteriormente aparecerán problemas de calidad. Consumirán mucho tiempo.

En general, entregamos una entrega para descubrir que hicimos algo mal.

Y es entonces cuando el cliente nos informa que olvidé algo y debería agregarse lo antes posible.

Créame, lo experimenta más de una vez.

Definición de línea de base de alcance

”La línea de base de alcance es la versión aprobada de una declaración de alcance, estructura de desglose del trabajo (WBS) y su diccionario WBS asociado, que solo se puede cambiar mediante un procedimiento formal de control de cambios y se utiliza como base para la comparación «. -Guía PMBOK®

¿Qué es una declaración del alcance del proyecto?

Definición de la declaración del alcance del proyecto

La declaración del alcance del proyecto es una descripción narrativa de un producto y el alcance del proyecto.

Se utiliza como una confirmación escrita de lo que va a producir su proyecto y cómo.

¿Cuál es la clave para una declaración valiosa del alcance del proyecto?

Creo que debe utilizar términos y lenguaje que cualquier interesado comprenda. Esta parte de la línea base del alcance del proyecto es principalmente para el cliente.

Bien, ¿qué debería incluirse?

Justificación de un proyecto

Es una breve descripción de las necesidades del negocio. A veces una frase es suficiente. El resto debe permanecer en una Carta del Proyecto

Alcance del producto

Es una descripción de las características, rasgos y funcionalidad de un producto o servicio que producirá.

Tenga en cuenta que recopiló requisitos de diferentes partes interesadas. Por lo tanto, no asuma que todos realizan un seguimiento de cada requisito. Además, no siempre está claro cuánto trabajo se requiere para cumplir con un requisito.

Es el lugar principal para alinear las expectativas de las partes interesadas clave.

Debe mostrar la cantidad y complejidad del trabajo requerido para cumplir con diferentes requisitos. Por lo tanto, ponga el mayor esfuerzo en esta sección.

Criterios de aceptación

Son las condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los entregables del proyecto.

Puede incluir un nivel aceptable y el número de defectos aquí también.

Entregables

Es una descripción de todos los entregables que producirá su proyecto.

Puede incluir el producto o servicio, documentación del proyecto, manuales de producto, materiales educativos para su producto, etc.

Exclusiones del proyecto

Aquí debe especificar qué está fuera del alcance del proyecto.

Muy a menudo, una parte de las partes interesadas quiere algo específico. La otra parte de las partes interesadas o un cliente no lo apoya.

Por lo tanto, es una situación de conflicto. Una vez que se resuelva el conflicto y se decidió eliminar algo del alcance del proyecto, colóquelo aquí.

Sea específico y muy claro al respecto. Ahorrará tiempo en el futuro.

En primer lugar, no tendrá que volver a visitar estas exclusiones de proyectos. Las partes interesadas pueden intentar incluirlas más tarde durante la ejecución del proyecto.

Sin embargo, a menos que algo cambie drásticamente, no debe perder el tiempo revisando las exclusiones.

En segundo lugar, a menos que se indique claramente, alguien puede todavía espero que lo entregue. No alimente expectativas falsas. Será más fácil entregar el proyecto al final.

Restricciones

Todo lo que le limite a entregar el producto de manera eficiente debe indicarse aquí.

Supuestos

Son las incertidumbres que no se han podido aclarar en este momento.

Debe aceptar algunas de ellas durante la planificación. En caso de que una suposición resulte inválida, tendrá derecho a modificar el plan del proyecto.

Un cliente debe aprobar la declaración del alcance del proyecto. De hecho, es un acuerdo formal y mutuo.

Además, establece que usted está comprometido a entregar los resultados descritos bajo el supuesto definido y con limitaciones claras. Por otro lado, el cliente acepta aceptar el resultado especificado.

No significa que no podamos cambiar el alcance del proyecto. No. Significa que para hacer un cambio, debemos enmendar el acuerdo.

Organizar el alcance del proyecto con WBS

WBS es una parte obligatoria de la línea base del alcance en todos los proyectos. Grande o pequeño. Ágil o impulsado por un plan.

Ya existe una guía completa para una estructura de desglose del trabajo sobre los conceptos básicos de PM. No lo repetiré aquí.

Solo hay un punto crucial que quiero enfatizar:

Los entregables descritos en la Declaración del Alcance del Proyecto deben ingresar a WBS como están. Mantenga los entregables consistentes durante todo el proyecto.

Ponga todo lo que sabe en el diccionario WBS

El diccionario WBS es un documento que describe el trabajo que se debe realizar para cada paquete de trabajo.

Como PM moderno, diría que debería ser parte de un sistema de seguimiento de tareas. La mayor parte del software de gestión de proyectos le permite guardar esta información en un solo lugar.

Por lo tanto, no le sugiero que cree un documento por separado. Mantener el diccionario WBS es mucho trabajo. Busque soluciones integradas.

Puede incluir cualquier información que especifique un componente en la WBS. Por ejemplo, el Diccionario WBS puede incluir:

• Descripción del trabajo
• Supuestos y limitaciones
• Personas u organizaciones responsables
• Hitos
• Actividades relacionadas
• Recursos necesarios
• Estimaciones de costos o presupuesto
• Criterios de aceptación
• Referencias de otra documentación

Entonces, lo que se adapte a sus necesidades y le ayude a integrar WBS en otros procesos.

Conclusión

«No hay viento adecuado para el marinero que no sabe dónde está el puerto».

No se puede llevar el proyecto a un resultado exitoso sin saber qué se debe hacer.

Una vez más, quiero enfatizar ese punto.

Incluso si está en el entorno ágil y el alcance no está claramente definido para todo el proyecto, aún necesita planificar una forma de definir, administrar, rastrear y cambiar el alcance del proyecto.

Ambos para un nivel de iteración y el resultado final del proyecto.

También recomiendo leer:

• Artículo destacado: Cómo convertirse en un gerente de proyectos de TI sin experiencia
• Siguiente en el serie: Guía definitiva sobre cómo crear una estructura de desglose de trabajo sólida
• Anterior en la serie: Matriz de trazabilidad de requisitos en la gestión de proyectos (ej. amplia + plantilla)