É muito fácil ficar atolado no dia a dia tarefa diária de manutenção de um negócio de administração de imóveis. Você precisa continuar aprimorando e atualizando suas habilidades de administrador de propriedades para ter sucesso.

Neste artigo, revelamos 27 hábitos de administradores de propriedades de grande sucesso. Os hábitos irão ajudá-lo a:

• melhorar sua abordagem de tecnologia, relatórios e comunicação
• Crie um manual matador para aumentar sua base de clientes
• Mantenha-se organizado e verifique as tarefas da sua lista de tarefas uma a uma

Torne a comunicação uma competência central

O primeiro passo é criar modelos para tudo. Os modelos agilizam o processo de comunicação, reduzindo a necessidade de refazer a mesma coisa indefinidamente.

Por exemplo, use seu site de gerenciamento de propriedades para postar modelos. Você pode carregar formulários de solicitação de manutenção, para que os inquilinos possam baixar e enviar formulários sempre que tiverem alguma solicitação.

Gerentes de propriedades bem-sucedidos não procrastinam

Gerentes de propriedades bem-sucedidos realizam as tarefas, quando precisam a ser feito. Ao mesmo tempo, eles são experientes e experientes o suficiente para saber quais partes de seu trabalho têm prioridade sobre outras. Se você está entrando no setor, é importante ter bons hábitos de trabalho.

Fique por dentro e se mantenha atualizado sobre todas as coisas relacionadas à gestão de propriedades

Fique atualizado sobre coisas como mudanças nas regras e regulamentos, taxas de aluguel locais e outras tendências emergentes relacionadas ao mercado imobiliário. Os proprietários querem ter certeza de que o gerente com quem estão lidando sabe do que estão falando, portanto, esteja sempre aprendendo.

Atitude positiva

Considerando o que você estará lidando diariamente, você precisa manter uma atitude positiva e positiva em todos os momentos. Você não apenas enfrentará as disputas inevitáveis entre senhorio e inquilino, mas também precisará manter a calma quando o mercado não estiver indo da maneira que você deseja.

Desenvolva um sistema para encontrar o inquilino certo

Para evitar quaisquer problemas entre senhorio e inquilino, você precisa ter um sistema de triagem e localização de inquilinos de qualidade. O sistema deve ajudá-lo a automatizar processos como verificação de antecedentes, depósitos de segurança e documentos relacionados.

Claro, você não quer eliminar totalmente o elemento humano. Assim que o processo de triagem preliminar for concluído, peça ao proprietário para ajudá-lo a realizar a verificação final dos inquilinos.

Seja um pensador avançado

Graças à tecnologia, o setor de gestão de propriedades está evoluindo rapidamente. Cada vez mais softwares, soluções móveis e em nuvem estão sendo projetados para tornar os processos de gerenciamento de propriedades mais fáceis e eficientes. Para acompanhar, você precisa se adaptar e abraçar essas mudanças.

Tenha uma estratégia de longo prazo e estabeleça metas

Você ficaria surpreso com o número de administradores de propriedades que não faça isso. Ter uma estratégia de longo prazo e definir metas deixa você totalmente focado e motivado.

Aqui estão algumas perguntas que você precisa fazer antes de definir uma estratégia de longo prazo.

• Como o seu negócio de gestão de propriedades é executado em termos de retenção de inquilinos?
• Existem procedimentos que podem ser melhorados para melhor servir os proprietários e seus inquilinos?
• O que pode ser feito para diminuir as despesas?
• Seus inquilinos e proprietários de imóveis estão satisfeitos com o serviço que você oferece?
• Você é eficiente na cobrança de aluguéis, depósitos e similares?
• Você é você está conquistando novos clientes de forma consistente?

Seja decisivo

Algumas pessoas tomam decisões com base na intuição. Outros os fazem intuitivamente. E ainda outros fazem uma combinação de ambos.

Independentemente de como você tomar uma decisão, mantenha-a. Quaisquer consequências devem ser tratadas o mais rápido possível.

Gerentes de propriedades de sucesso são curiosos

Um hábito dos gerentes de propriedades de sucesso é a curiosidade. Eles estão sempre em busca de maneiras melhores e mais inovadoras de atingir seus objetivos.

Envolva seus residentes

Um gerente de propriedade de sucesso sabe que estabelecer conexões genuínas com seus clientes é crucial.

Conheça seus residentes pessoalmente. Aproveite o tempo para envolver as pessoas que vivem nas propriedades que você administra. Você pode se surpreender com o que obterá com um bate-papo rápido.

Outras maneiras pelas quais os gerentes de propriedade podem melhorar o envolvimento dos residentes são:

• Implementar noções básicas da estratégia de envolvimento.
• Busque a transparência.
• Alinhe os objetivos do contact center e as metas de negócios.
• Treine sua equipe para fornecer um serviço consistente e de alta qualidade.

Crie um manual de crescimento

Grandes administradores de propriedades estão sempre em busca de oportunidades de crescimento.Essas oportunidades envolvem o aproveitamento de todas as vias possíveis para comercializar seu negócio.

O primeiro passo para dar o pontapé inicial no crescimento da sua empresa é vasculhar grupos imobiliários locais, redes de administração de propriedades e outros lugares onde você possa fazer marketing online.

Apresente um ambiente bem preparado e limpo e propriedade arrumada

Como diz o ditado, as primeiras impressões duram. A forma como você apresenta sua empresa em seu site pode fazer a diferença entre um cliente que diz “Sim” e outro que diz “Vou aprovar”.

Antes de seu cliente entrar, faça uma inspeção adequada do propriedade de aluguel. Um relatório de pré-locação permite que você identifique quaisquer problemas com antecedência.

Seja autônomo

Os gerentes de propriedade bem-sucedidos têm um forte desejo de alcançar o sucesso. Eles evitam distrações e principalmente se preocupam em crescer e se aprimorar como profissionais. Eles vão além para garantir que alcancem seus objetivos.

Como gerente de propriedade, você deve:

• Dedicar-se à descoberta de soluções inovadoras.
• Junte-se a associações.
• Faça pesquisas.
• Participe de seminários.

Realize inspeções trimestrais

Os gerentes de propriedade conduzem inspeções regulares e completas das propriedades que administram. Não fazer isso pode não apenas anular a cobertura do seguro, mas também levar a clientes insatisfeitos.

Outros motivos para realizar inspeções regulares de imóveis para locação são:

• Preservar e aumentar o valor do imóvel
• Identificar áreas que precisam de reparos e manutenção
• Confirmação de que nenhuma atividade ilegal está ocorrendo no local
• Aumento da retenção de inquilinos

Idealmente, as inspeções devem ser registradas e concluídas a cada três meses . Também é uma boa ideia contratar um inspetor profissional.

Organize sua papelada

Como um gerente de propriedade, você tem que lidar com a papelada diariamente e, ao mesmo tempo, acompanhar as últimas tendências do setor.

Felizmente, se você tiver um bom sistema de gerenciamento de arquivos, poderá economizar tempo e lidar melhor com disputas legais, auditorias e reivindicações de Fair Housing.

Por exemplo, você lidará com arquivos de inquilino como:

• avisos de manutenção de propriedade
• registros de pagamento de aluguel
• Entrada e retirada de papelada de inspeção
• Depósitos de segurança e reembolsos de depósitos de segurança
• Correspondência referente à aprovação
• Documentos de despejo
• Violações de arrendamento e registros de ação correspondentes

Encontre oportunidades onde os outros veem obstáculos

Um segredo do sucesso é ser capaz de resolver problemas que os outros não conseguem. Isso é especialmente verdadeiro na gestão de propriedades. É importante ter uma atitude proativa em todos os momentos.

Por exemplo, você pode atrair mais proprietários mostrando os benefícios do gerenciamento de propriedades em comparação com propriedades autogerenciadas. Você pode adoçar o negócio com incentivos, descontos e taxas de referência.

Aprenda com os erros, colegas e sua rede

Para ser um gerente de propriedade de sucesso, você precisa ter muitos conhecimentos sobre as coisas. Você não precisa ser um especialista em todos os campos, mas deve ter um conhecimento básico dos fundamentos.

Por exemplo, não é suficiente saber administrar uma propriedade. Você também deve ter um conhecimento prático de marketing online, contabilidade e outras áreas relacionadas ao mercado imobiliário. Quanto mais completo você for, mais vendável você pode ser e melhor você será no que faz.

Seja organizado

Com boas habilidades organizacionais, você pode lidar com qualquer coisa lançada em seu caminho. Felizmente, a tecnologia mais recente torna mais fácil manter as coisas em ordem.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Buildium, 81% dos proprietários disseram que os administradores de propriedades deveriam usar tecnologia. Com a tecnologia, os gerentes de propriedade podem fazer coisas como encontrar bons inquilinos, acompanhar os problemas de manutenção e rastrear disputas entre locador e inquilino.

Aqui estão algumas dicas de organização e planejamento para profissionais de gestão de propriedade.

• Crie um protocolo de comunicação com o proprietário do imóvel.
• Saiba quais tarefas você deve terceirizar e quais não deve.
• Sempre tenha um plano de contingência.
• Minimize a papelada o máximo que puder.

Tenha expectativas claramente definidas

Todos os administradores de propriedades desejam ter um bom relacionamento com seus inquilinos. Para garantir isso, você deve estabelecer limites com os inquilinos. Ser muito rígido pode criar tensão, enquanto ser muito casual pode ser interpretado de forma errada.

Gerenciar seu tempo é a chave

Com clientes e outras questões para lidar, gerenciar seu tempo é importante. Quando você sabe como usar (e não usar) seu tempo, você se torna mais produtivo e eficiente.

Para administrar seu tempo, crie uma rotina e siga-a.Faça uma lista de tarefas grande e visual e prepare sua estação de trabalho para o dia seguinte.

Mas evite a tentação de ficar preso à sua mesa respondendo e-mails 24 horas por dia, 7 dias por semana. Em vez disso, divida seu dia em partes dedicadas a uma única tarefa por vez.

Investidores de sucesso agem com integridade

Agir com integridade vai construir uma reputação positiva no setor. Integridade significa essencialmente que o que você faz corresponde ao que você diz.

Lembre-se sempre de que o nome da sua empresa está em jogo. Uma boa reputação é uma receita para mais negócios.

Seja proativo

Quando você está sempre um passo à frente, é mais provável que evite problemas.

Envie pesquisas. Habilite pagamentos recorrentes. Envie lembretes aos inquilinos cinco dias antes do vencimento do aluguel. Exigir seguro de locatários. Antecipe os problemas antes que eles apareçam.

Tenha confiança

Tornar-se um administrador de propriedades bem-sucedido exige muito trabalho. Leva muito tempo para dominar o ofício. Mas depois de se tornar um especialista confiável em seu setor, você tem todo o direito de se sentir orgulhoso de si mesmo.

Evite cair na armadilha da complacência

O setor de gestão de propriedades muda a cada dia. Você precisa acompanhar as últimas tendências para não cair na armadilha da complacência. Isso o deixará melhor equipado para lidar com qualquer eventualidade.

Seja confiável e disponível

Estar disponível quando os clientes precisarem de você é vital. A descrição de seu trabalho requer que você trabalhe com diferentes tipos de pessoas, e é seu trabalho mantê-los satisfeitos.

Responder a e-mails e telefonemas em tempo hábil. Se você não puder responder imediatamente, informe a eles e ofereça suas sinceras desculpas. De qualquer forma, mostre a eles que você realmente se preocupa em resolver o problema o mais rápido possível.

A gestão de propriedades é um nicho em ritmo acelerado e altamente competitivo. Como tal, é importante ter habilidades e aptidões que o mantenham à frente do grupo. Junto com autodisciplina e determinação, esses hábitos vão melhorar sua vida profissional e pessoal.