O que é um recibo de pagamento?

Um recorte de pagamento é um registro detalhado do pagamento corrente de um funcionário. Inclui todos os rendimentos de um período de pagamento específico (salários por hora ou salário, horas extras, gorjetas e comissões), bem como todas as deduções atuais e anuais, imposto FICA e retenções de imposto de renda.

Embora a maioria dos estados não exija que os empregadores forneçam comprovantes de pagamento a seus funcionários, muitas instituições ainda solicitam comprovantes de renda e emprego estável.

Um comprovante de pagamento é um documento do empregador que divide o pagamento de um funcionário por um período de pagamento específico. Os relatórios de stub de pagamento:

• O número de horas que o funcionário trabalhou
• O salário bruto que o funcionário recebeu (antes de quaisquer deduções)
• Federal, estadual, e impostos locais retidos do pagamento bruto
• Outras retenções, como a parte do trabalhador nos prêmios de seguro
• Remuneração líquida

O funcionário deve receber uma folha de pagamento cada período de pagamento.

As informações do holerite devem corresponder aos dados no formulário W-2 de cada funcionário, que os indivíduos usam para preencher suas declarações de impostos pessoais. Para criar um holerite, a primeira etapa é fazer com que cada funcionário preencha um formulário W-4. Depois de preencher o W-4, você precisará coletar informações adicionais para o contracheque.

Quem precisa de recibos de pagamento?

Empregadores

Empregadores precisam gerar recibos de pagamento, porque alguns estados exigem que as empresas arquivem e emitam contracheques. O valor total em dólares de todos os recibos de pagamento deve ser comparado com as despesas salariais e outros custos trabalhistas em seus registros contábeis.

Funcionários

Para funcionários, a função mais importante dos holerites é a manutenção de registros.

• Muitas instituições exigem recibos de pagamento como prova de renda, mesmo que os empregadores não sejam obrigados a fornecê-los. Algumas entidades exigem recibos de pagamento como prova de renda quando você está solicitando um empréstimo ou alugando uma casa ou apartamento.

• Os detalhes sobre o empregador e o salário do trabalhador comprovam emprego e renda total.

• Recibos de pagamento mostram a renda de um funcionário, impostos pagos e outras contribuições. Como tal, é útil para alguém que está preenchendo sua declaração de impostos.

Empreiteiros independentes, subcontratados

Os empreiteiros, por definição, não são empregados e não têm impostos retidos na fonte. Esses trabalhadores recebem 1099s no final do ano, que verificam a renda recebida de um cliente.

Um esboço de pagamento pode ajudar o contratante a verificar se o valor em dólares no 1099 está correto. Se a Acme Manufacturing pagar a você $ 5.000 pela contratação de trabalho em 2020, esse valor em dólares deve ser listado no 1099 e no holerite de fim de ano. Se os valores não forem iguais, contrate o cliente para resolver o problema.

Autônomo

Como autônomo, você ainda achará os registros de holerite extremamente úteis.

Se você for o proprietário de uma LLC de membro único, por exemplo, é importante manter o controle de todos os pagamentos feitos da LLC para sua conta bancária pessoal. Você precisa separar suas despesas comerciais das transações pessoais, para que possa informar o valor correto do lucro comercial em sua declaração de impostos.

Mesmo se você for autônomo, muitos bancos e instituições ainda exigirão recibos de pagamento.

Aqui estão alguns tipos comuns de empregos que exigem e usam recibos de pagamento:

• Corporações: Pequenas e grandes corporações de todos os tipos
• Varejistas
• Comerciantes: encanadores, carpinteiros, empresas de serviços de árvores, paisagistas
• Empresas iniciantes

Quem precisa provar a receita usando um holerite?

Funcionários, contratados e contratados independentes precisam de recibos de pagamento como prova de renda e emprego estável. Aqui estão algumas situações que exigem as informações de um holerite:

• Empréstimo para casa ou carro:
  A renda informada no holerite apoia sua capacidade de pagar um empréstimo. Se você estiver alugando um veículo, o revendedor de automóveis exigirá prova de sua renda.
• Propriedade alugada:
  As informações do canhoto do pagamento ajudam o proprietário a confirmar sua capacidade de pagar o aluguel.
• Empréstimo comercial:
  Empreiteiros e trabalhadores autônomos podem precisar de empréstimos comerciais, como uma linha de crédito. O holerite apóia o pedido de empréstimo.
• Deficiência:
  Se você for ferido e precisar entrar com um pedido de invalidez, o holerite verifica a renda que você ganhou antes de ficar incapacitado. Se você entrar com um processo reivindicando uma lesão por invalidez, as informações do holerite apoiarão sua reivindicação de perda de renda.
• Solicitação de visto:
  Em alguns casos, os indivíduos que estão se inscrevendo para visto precisam pagar stubs para verifique a renda.

O que os trabalhadores precisam saber sobre os holerites?

Um esboço de pagamento contém uma grande quantidade de informações, e a quantidade de detalhes pode causar confusão para os trabalhadores. Aqui estão quatro questões que cada trabalhador deve compreender:

• Período atual vs.salários acumulados no ano:
  O recibo de pagamento deve rotular claramente os salários como sendo para o período atual do acumulado no ano. O trabalhador deve compreender o valor em dólares dos salários pagos agora e os valores ganhos até agora neste ano.
• Salários brutos vs. salários líquidos:
  Os dólares pagos ao trabalhador em um determinado período são líquidos remunerações. O salário bruto, por outro lado, é o valor da compensação antes de quaisquer deduções. O trabalhador deve ser capaz de receber salários brutos, subtrair todas as retenções e calcular os salários líquidos.
• Salário x salário por hora:
  Ambos os tópicos são explicados em detalhes abaixo. Os trabalhadores devem entender se os salários brutos são calculados usando um número de salário anual ou com base nas horas trabalhadas em um determinado período de pagamento.
• Cronograma de pagamento, número de períodos de pagamento:
  Um trabalhador precisa saber quando é a folha de pagamento é processado, a fim de criar um orçamento pessoal e plano de pagamento de contas. O número total de períodos de pagamento em um ano depende da frequência com que o trabalhador é pago. Por exemplo, se você receber pagamentos semanais – há 52 períodos de pagamento em um ano, quinzenal é 26, semestral é 24 e mensal é 12.

Se o seu holerite claramente abordar cada um desses problemas, você evitará confusão e receberá menos perguntas dos funcionários.

Além disso, se o trabalhador souber ler um holerite, ele poderá detectar erros ou fraude em potencial.

Digamos, por exemplo, que você envie $ 1.200 em salários brutos para a conta bancária, mas o depósito bancário indica $ 1.050 pagos em dinheiro. Você e o funcionário podem encontrar rapidamente a diferença, para que possam investigar.

O risco de contracheques falsificados

Recibos de pagamento falsos podem criar uma variedade de problemas para as empresas. Uma pessoa desonesta pode criar um holerite falso para apoiar a renda listada em um pedido de empréstimo.

Como um credor em potencial, você pode verificar a matemática em um holerite, junto com o layout do documento e as fontes para determinar se o documento é real. A melhor evidência, entretanto, é ligar para a empresa listada no contracheque e confirmar se o indivíduo é (ou era) um funcionário.

Você pode evitar problemas com a emissão de seus próprios recibos de pagamento usando o FormPros software.

Informações publicadas em um contracheque

Embora os requisitos estaduais para recibos de pagamento possam variar, os recibos de pagamento geralmente incluem estas informações:

• Detalhes da empresa do empregador : nome da empresa, endereço.
• Dados pessoais do funcionário: nome, endereço, número do seguro social.
• Ciclo de pagamento: o número de períodos de pagamento determina quanto salário é pago em cada data da folha de pagamento . Ele também determina os dias de início e término para o cálculo da folha de pagamento por hora.
• Salários: Remuneração bruta e remuneração líquida. Os salários podem ser baseados em um salário ou calculados usando uma taxa de pagamento por hora.
• Horas trabalhadas, taxas de pagamento por hora (tempo direto, horas extras), se aplicável
• Retenções de impostos: Valores federais, estaduais e possivelmente locais retidos para impostos.
• Retenções de benefícios: valores retidos para a participação do funcionário nos prêmios de seguro ou fundos a serem investidos em um plano de aposentadoria.

Aqui estão detalhes adicionais sobre alguns componentes importantes do holerite:

Salários brutos

Salários ganhos antes de quaisquer retenções ou deduções serem retiradas. Os salários brutos para um período de pagamento são calculados em uma das duas formas:

• Funcionários assalariados: (Salário anual / número de períodos de pagamento em um ano)
• Funcionários por hora: (Horas trabalhadas X taxa de pagamento por hora)

O salário bruto pode incluir compensação adicional, incluindo auxílio-doença, férias ou bônus.

Horas trabalhadas, taxa de pagamento

O total de horas trabalhadas é particularmente importante para os trabalhadores não isentos (horistas). O holerite deve incluir horas normais (até 40 horas por semana) e horas extras.

O holerite deve detalhar todas as horas trabalhadas e a taxa de pagamento recebida por cada hora. Alguns trabalhadores, incluindo aqueles cobertos por contratos sindicais, devem receber uma taxa específica de pagamento para horas extras ou jornada dupla.

Trabalhadores assalariados também podem ver as horas listadas em seus contracheques.

Imposto deduções

Os trabalhadores determinam seus valores de retenção de imposto de renda federal preenchendo o Formulário W-4, e cada estado tem um formulário de retenção de imposto.

O imposto FICA é recolhido para financiar a Previdência Social e o Medicare. 2020, o imposto do empregado para a Previdência Social é de 6,2% sobre a renda auferida até US $ 137.700. A taxa de imposto do Medicare é de 1,45% sobre todos os salários, e os pagadores de alta renda pagarão um imposto adicional de 0,9% para o Medicare. A taxa FICAtax total do funcionário é de 7,65% em 2020.

Os empregadores também pagam 7,65%, e o custo é deduzido como uma despesa comercial. Os pagamentos do empregador são normalmente incluídos no contracheque.

Deduções de benefícios

Os trabalhadores muitas vezes pagam uma parte dos prêmios de seguro de seguro saúde fornecido pela empresa e podem contribuir para um plano de aposentadoria, como um plano 401 (k). As contribuições 401 (k) são feitas com dólares antes dos impostos e o empregador pode adicionar contribuições equiparadas.

Impostos sobre o desemprego

Os programas de desemprego são financiados pelo imposto FUTA (federal) e pelo imposto SUTA (estadual). Esses valores são pagos pelo empregador, mas também relatados no holerite.

Remuneração líquida

A remuneração líquida é o valor real pago ao trabalhador, após todas as reduções.

Aqui está um exemplo de cálculo do salário líquido:

Calculando o salário líquido

Com base nas mesadas em seu W-4, sua empresa deve reter 20% de seu salário bruto ($ 462) para impostos federais e 5% ($ 115) para impostos estatísticos. Sally também paga $ 50 por período de pagamento por sua participação no plano de saúde da empresa.

O salário líquido de Sally é de $ 2.308, menos um total de $ 577 para impostos e $ 50 para seus prêmios de seguro saúde. Seu salário líquido é de $ 1.681.

O canhoto de pagamento deve incluir todas essas informações para o período da folha de pagamento atual e acumulado no ano. Os recibos de pagamento que você gera também podem incluir o pagamento do imposto de desemprego. Os trabalhadores horistas precisam de detalhes sobre o total de horas trabalhadas e todas as horas pagas como horas extras.

Requisitos estaduais para recibos de pagamento

O governo federal não possui uma lei de contracheque que allstates deve seguir. No entanto, o Fair Labor Standards Act exige que os empregadores “mantenham registros de tempo de trabalho e pagamento”. O site do Departamento de Trabalho de seu estado determina as regras de stub de pagamento para seu estado.

Primeiro, você deve verificar se é uma opção de exclusão ou Estado de opt-in:

Opt-out States

Antes de uma empresa mudar a forma como entrega as informações do holerite, ela deve obter o consentimento do funcionário. , a empresa deve seguir o método antigo. Aqui estão a maioria dos estados de exclusão:

Alabama, Arkansas, Flórida, Geórgia, Louisiana, Mississippi, Ohio, Dakota do Sul e Tennessee

Estados de adesão:

A empresa deve oferecer uma versão em papel do contracheque. Se o funcionário optar por receber recibos de pagamento eletronicamente, a versão em papel não é necessária. Aqui estão a maioria das opções estados externos:

Califórnia, Colorado, Connecticut, Iowa, Maine, Massachusetts, Novo México, Carolina do Norte, Texas, Vermont e Washington.

Estados complexos:

Finalmente, estes s tates têm regras mais complexas do que simplesmente recusar ou aceitar. As regras de cada estado são exclusivas:

Delaware, Havaí, Minnesota e Oregon.

Em seguida, determine os requisitos para o seu estado específico:

• Sem requisitos : Alguns estados não criaram regras estaduais para o holerite. Como resultado, os empregadores não são obrigados a fornecer um contracheque.
• Estados de acesso: Esses estados exigem que você forneça algum tipo de contracheque, seja em versão eletrônica ou em papel.
• Estados de acesso / impressão: nesses estados, você pode fornecer uma versão eletrônica ou em papel. No entanto, seus funcionários devem ter uma maneira conveniente de imprimir o holerite ou de acessá-lo online.

Se você opera em vários estados, pode ter que atender a vários requisitos diferentes.

Quais são alguns erros comuns ao criar recibos de pagamento?

Fornecimento de informações incompletas ou imprecisas.

Muitas pessoas cometem o erro de considerar os recibos de pagamento garantidos. Assim, muitos deles acabam não colocando as informações corretas ou completas no esboço. As empresas não listam as datas de pagamento ou o período de pagamento, ou não incluem os dados de contato completos do empregador ou do trabalhador. Esta abordagem causará problemas ao calcular impostos mais tarde.

Erro nos cálculos.

Este é um caso complicado, porque na verdade é necessário um pouco de cálculo para fazer um contracheque. Por exemplo, declarar incorretamente o total de horas trabalhadas durante um período de pagamento pode resultar em um erro nos saldos acumulados do ano. Muitos usuários costumam colocar 40 horas de trabalho em um recibo de pagamento quinzenal, quando na verdade pretendiam trabalhar 80 horas. Por esse motivo, é sempre melhor usar um gerador automatizado de holerites. A automação reduz a probabilidade de ocorrer um erro no cálculo.

Jogá-lo fora.

Algumas pessoas não prestam atenção em seus recibos de pagamento e jogam fora sem muito como uma leitura rápida. Tente manter seus recibos de pagamento pelo menos até o final do ano fiscal. Isso o ajudará a verificar se o seu empregador tem feito os pagamentos corretos em seu nome. Além disso, você pode precisar mostrar seus recibos de pagamento ao solicitar um empréstimo ou tentar alugar um novo apartamento.

Como faço para criar recibos de pagamento online?

Muitos empregadores são substituindo empresas de folha de pagamento e serviços de contabilidade com gerador de esboço de pagamento FormPros. Funcionários e contratados também podem tirar proveito desse sistema amigável para criar recibos de pagamento para verificar o emprego. O gerador de esboço de pagamento Formpros.com pode criar instantaneamente seus talões de cheque online hoje.

Para começar, você precisará de algumas informações básicas de contato do empregador e do funcionário. Em seguida, nosso formulário intuitivo fará algumas perguntas simples sobre o salário do funcionário, bem como a data de pagamento atual e período de pagamento.Se você escolheu nosso modelo avançado, poderá inserir renda auferida adicional, como horas extras, gorjetas, subsídio de férias e auxílio-doença.

Todo o processo de criação de um holerite online levará você apenas alguns minutos. Nosso formulário intuitivo o ajudará a calcular automaticamente os valores que devem ser retidos para impostos de renda federais e estaduais, FICA, Medicare e impostos de previdência social. O formulário irá calcular todos os saldos brutos, líquidos e acumulados do ano para o período de pagamento atual. Tenha certeza de que suas informações serão mantidas em sigilo e segurança.

Por que usar o Form Pros Pay Stub Generator?

Nosso gerador de holerites é uma maneira rápida e fácil de criar holerites online. O processo é totalmente automatizado e fácil de usar. Todos os cálculos de deduções e retenções de imposto de renda são baseados nas leis e requisitos fiscais atuais, que mantemos atualizados com o ano fiscal muito novo.

Nosso gerador de holerites intuitivo permite que você crie registros de holerites de maneira instantânea e eficiente para um fração do custo que você normalmente pagaria a um contador ou empresa de folha de pagamento.

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