Se você gerencia uma empresa que fica aberta por quatorze, dezesseis ou até mesmo vinte e quatro horas, como você agenda seus funcionários ? Você faz uma equipe sempre trabalhar à noite e a outra equipe sempre trabalhar dias? Quando seus funcionários têm folga?
Quando você começa a pensar sobre a logística de tudo isso, pode ver como a programação pode se tornar um pesadelo caótico muito rapidamente. Felizmente, há uma solução simples para esse dilema: o turno rotativo.
Em um horário rotativo, os funcionários trabalham no turno diurno por uma ou duas semanas e depois passam a trabalhar no turno noturno por uma ou duas semanas . Isso mantém todas as suas horas de funcionamento cobertas, ao mesmo tempo que dá folga regular aos funcionários.
O turno rotativo também oferece benefícios para restaurantes em que o serviço de jantar pode render mais dinheiro do que o serviço de almoço. Se você restringir uma equipe ao turno menos desejável, isso pode afetar seriamente o moral e a produtividade dos funcionários.
A programação de turnos rotativos dá a todos os membros da equipe a oportunidade de alternar entre o trabalho do serviço de jantar e o serviço de almoço.
Criamos este guia para mostrar os saídas do cronograma de turnos rotativos, incluindo as vantagens e desvantagens, e como configurar um cronograma rotativo próprio. Vamos começar.
O que é um turno rotativo?
Trabalho por turno rotativo – ou turno rotativo Resumindo – é um sistema de agendamento em que os funcionários passam por um ciclo de trabalho no turno diurno, noturno e em quaisquer turnos que possam ser necessários.
O “oposto” de um turno rotativo é um turno fixo horário. O horário fixo significa que um grupo de funcionários trabalhará no turno diurno, um grupo trabalhará no turno da noite e um grupo trabalhará no turno rotativo. O horário fixo não muda, então os funcionários sempre trabalharão nessas horas, a menos que você mova-os intencionalmente para um turno diferente.
Para ajudá-lo a entender melhor o turno rotativo, vamos examinar uma breve ilustração. Digamos que você administre um restaurante que funciona das 8h às 12h. O restaurante pode não estar aberto por todas essas dezesseis horas, mas os funcionários estão, no mínimo, preparando e limpando entre esses horários.
A maneira mais simples de agendar funcionários é dividir as dezesseis horas em dois turnos de oito horas. O primeiro turno seria das 8h00 às 16h00 O segundo turno seria a partir das 16h. às 12h
Então, voltamos a uma das questões que colocamos no início: você faz uma equipe sempre trabalhar à noite e a outra equipe sempre trabalhar dias? Para trabalho de escritório ou manufatura, esta pode ser a melhor escolha porque um turno é igual ao outro.
Mas para empresas como restaurantes, um turno pode ganhar mais dinheiro do que os outros. Restringir um grupo de funcionários ao turno menos desejável não é uma boa maneira de promover uma equipe produtiva.
Para garantir que todos os seus funcionários possam trabalhar no turno de maior remuneração, você pode aproveitar o sistema de turnos rotativos . Em um sistema de turnos rotativos, uma semana, a equipe A trabalha no turno de abertura (8h00 às 16h00) enquanto a equipe B trabalha no turno de encerramento (16h00 às 12h00).
Na semana seguinte, a equipe B trabalha no turno de abertura enquanto a equipe A trabalha no turno de encerramento. Na semana seguinte, a equipe A está de volta ao turno de abertura, enquanto a equipe B está no turno de encerramento. Esses são os traços gerais de um turno rotativo.
Mais uma vez, mostraremos como fazer isso funcionar para sua empresa mais adiante neste guia. Primeiro, porém, vamos examinar as vantagens e desvantagens do turno rotativo.
Vantagens do turno rotativo
Para um restaurante, a programação de turnos rotativos dá a todos a chance de trabalhar em um turno de alto valor (serviço de jantar) e um turno diurno (serviço de almoço). Permitir que todos os funcionários trabalhem regularmente em um turno caro serve a dois propósitos importantes:
- Mantém os funcionários engajados porque sabem que terão sua parte de turnos ocupados.
- Oferece a todos os funcionários a oportunidade de aprender a trabalhar durante os horários de pico.
Da mesma forma, até mesmo em rotação seus funcionários mais experientes e qualificados durante o turno do dia ajudam a estabelecer o serviço de almoço como uma forte experiência do cliente. Isso pode aumentar as vendas e ser bom para todos – funcionários e empresas.
Outra vantagem do turno rotativo é que você tem tempo para treinar todos os funcionários sem interromper o serviço de jantar. O horário de funcionamento normalmente é menos movimentado do que à tarde e à noite, por isso é mais fácil marcar uma reunião de treinamento curta logo de manhã.
A equipe A se beneficia do treinamento em uma semana e a equipe B se beneficia do treinamento na semana seguinte.
Desvantagens do turno rotativo
A principal desvantagem do turno rotativo é que os funcionários podem preferir ter um horário consistente (o turno fixo). Quando seus funcionários estão em um turno fixo, planejar o resto de suas vidas se torna muito mais simples.
Isso ocorre porque o funcionário sabe que está sempre em dias úteis ou sempre trabalhando à noite. Eles não precisam saber em qual semana do turno rotativo estão atualmente.
A segunda desvantagem do turno rotativo é o impacto físico que pode ter sobre seus funcionários. Seu corpo opera em um ciclo de 24 horas (seu ritmo circadiano), onde a atividade durante o dia e desacelerar para dormir durante a noite é “natural”.
Forçar a mudança do seu ritmo circadiano – trabalhando no turno da noite – pode causar privação de sono, distúrbios gastrointestinais e cardiovasculares. Algumas pessoas podem se adaptar em dois ou três dias, enquanto outras demoram mais. Algumas pessoas circadianas ritmos nunca se ajustam.
Uma maneira de tornar o ajuste a um turno rotativo mais fácil para o corpo de seus funcionários é estender o turno rotativo para duas ou três semanas em vez de uma. Isso significaria que a equipe A trabalha no o turno de abertura por duas semanas e a equipe B trabalha no turno de encerramento por duas semanas. Em seguida, a equipe B trabalha no turno de abertura por duas semanas e a equipe A trabalha no turno de encerramento.
No mês seguinte, o ciclo começa novamente . Também é essencial obter feedback de seus funcionários sobre qual sistema funciona melhor para eles.
Como configurar um turno rotativo
A programação rotativa mais básica é aquela mencionada acima, em que as equipes A e B trocam de turnos a cada duas semanas. Infelizmente, esse cenário é um pouco simplista. Você precisa levar em consideração quantos dias por semana seus funcionários trabalham. Você também precisa contabilizar fins de semana, folgas e coisas do gênero.
Vamos mostrar a você como configurar o que é conhecido como uma programação de turnos rotativos “2-2 3-2 2-3”. Este turno rotativo recebe o nome do padrão de dias que cada funcionário trabalha:
- Dois dias ou noites on, dois off (2-2)
- Três dias ou noites ligados, dois desligados (3-2)
- Dois dias ou noites ligados, três desligados (2-3)
Para ilustrar a programação 2-2 3-2 2-3, voltaremos ao exemplo de restaurante usado no início deste artigo. Aqui estão os detalhes do restaurante:
- O restaurante está aberto dezesseis horas por dia.
- Está aberto sete dias por semana.
- Emprega quarenta pessoas em vários empregos.
- Um turno requer dez funcionários.
- Um dia inteiro de operação requer dois turnos.
Com esses detalhes estabelecidos, agora podemos crie a programação rotativa.
1) Divida os quarenta funcionários em quatro equipes
Digamos que você precise de dois cozinheiros, dois corredores de comida, quatro garçons, um barman e um anfitrião para preencher fora do seu turno. Cada equipe deve ser composta por funcionários que podem fazer essas tarefas.
Você pode trocar cozinheiros, garçons ou bartenders entre as equipes para realmente fazer as coisas girarem, mas por enquanto, basta colocar todos em uma equipe e deixá-los lá . Para os fins deste manual, vamos rotular as equipes A, B, C e D.
2) Atribuir equipes a uma das quatro programações de turnos rotativos
Isto A programação de turnos rotativos é construída em uma rotação de duas semanas. Isso significa que cada equipe trabalhará em um turno específico por duas semanas antes de mudar.
Se você equilibrou suas equipes em termos de habilidades, não importa qual equipe vai em qual turno. As equipes serão trocadas pelos quatro a cada poucas semanas. Aqui está um exemplo. D = Turno diurno, N = Turno noturno, O = Desligado e o hífen indica uma nova semana.
- Equipe A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
- Equipe B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
- Equipe C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
- Equipe D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD
Todos se alternam no mesmo padrão de dias, noites, e folga. Eles apenas começam em pontos diferentes para que todos os dias e horários sejam cobertos.
Outros tipos comuns de programação de turnos rotativos
Os tipos comuns de programação de turnos rotativos nesta seção usam um turno de 10 horas ou um turno de 12 horas para fornecer cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana, se necessário.
Se sua empresa não está aberto 24 horas por dia, você pode alterar essas programações para se adequar às horas de trabalho certas para você e seus funcionários.
DuPont
A programação de turnos rotativos da DuPont usa quatro equipes que trabalham em dois turnos de 12 horas.
Cada equipe trabalha em um ciclo de quatro semanas que consiste em:
- Quatro noites ou noites LIGADA
- Três dias OFF
- Três dias ON
- Um dia OFF
- Três noites ou noites ATIVADO
- Três dias DESATIVADO
- Quatro dias ATIVADO
- Sete dias ATIVADA
Nesse tipo de programação rotativa, os membros da equipe trabalham, em média, 42 horas por semana, então você precisa ficar de olho nas horas extras para controlar os custos de mão de obra.
Pitman
Assim como a programação da DuPont, a programação do Pitman usa quatro equipes trabalhando em turnos de 12 horas.
No Pitman, porém, cada equipe trabalha em um ciclo de duas semanas parecido com este (“D” = Dias, “O” = Desligado, “N” = Noites):
- Equipe 1: DDOODDD-OODDOOO
- Equipe 2: NNOONNN- OONNOOO
- Equipe 4: OONNOOO-DDOODDD
Equipe 3: OODDOOO-NNOONNN
Com o Pitman, você pode manter os turnos iguais no próximo ciclo de quatro semanas ou alternar as equipes para um formato diferente (por exemplo, a Equipe 2 trabalha DDOODDD-OODDOOO e a Equipe 4 trabalha NNOOONNN-OONNOO).
Em média , os funcionários trabalharão 42 horas por semana no horário do Pitman.
24-48
O padrão de turno 24-48 (também conhecido como ABC) usa três equipes trabalhando em turnos de 24 horas.
Na programação 24-48, cada equipe trabalha em um ciclo de três dias que consiste em:
- 24 horas LIGADO
- 48 horas DESLIGADO
Então a Equipe 1 (ou A) trabalha segunda-feira e então tem terça e quarta de folga. A equipe 2 (ou B) trabalha na terça e tem folga na quarta e na quinta. A equipe 3 (ou C) trabalha na quarta-feira e, em seguida, tem folga na quinta e sexta-feira.
4-3
A programação 4-3 usa seis equipes trabalhando em turnos de 10 horas sobrepostos por 24 / 7 cobertura. Você pode adaptar a programação 4-3 para cobrir qualquer período de tempo em que sua empresa estiver aberta.
Na programação 4-3, cada equipe trabalha em um ciclo de três semanas que consiste em:
- Quatro dias LIGADO (primeiro turno)
- Três dias DESLIGADO
- Quatro dias LIGADO (segundo turno)
- Três dias DESLIGADO
- Quatro dias ATIVADO (terceiro turno)
Este tipo de programação é útil porque as equipes irão sobrepor as horas de trabalho. Você pode usar essa sobreposição para cobrir períodos de alta atividade.
6-4 6-4 6-4
A programação 6-4 6-4 6-4 usa cinco equipes trabalhando em turnos de 10 horas sobrepostos. Nesta programação de turnos, cada equipe trabalha em um ciclo de 30 dias que consiste em:
- Seis dias ATIVADO (primeiro turno)
- Quatro dias OFF
- Seis dias ON (segundo turno)
- Quatro dias OFF
- Seis dias ON (terceiro turno)
- Quatro dias OFF
5-3 5-4 5-3
A programação de turnos rotativos 5-3 5-4 5-3 usa cinco equipes trabalhando em turnos sobrepostos para fornecer cobertura total para o seu negócio.
Na programação 5-3 5-4 5-3, cada equipe trabalha em um ciclo de 25 dias que consiste em:
- Cinco dias ATIVADO (primeiro turno)
- Três dias ATIVADO
- Cinco dias ATIVADO (segundo turno)
- Quatro dias OFF
- Cinco dias ON (terceiro turno)
- Três dias de folga
Uma variável chave do 5-3 5 -4 5-3 programação é que você pode misturar os turnos de uma semana para a próxima. As equipes não precisam trabalhar no primeiro turno, depois no segundo turno e depois no terceiro turno. Você pode configurá-lo para que a Equipe 1 trabalhe no primeiro turno em uma semana, no terceiro turno na semana seguinte e no segundo turno na semana passada.
4-2 4-3 4-3
A programação 4-2 4-3 4-3 usa cinco equipes trabalhando em turnos sobrepostos de duração variável para fornecer cobertura total ao seu negócio durante todo o dia de trabalho.
Na programação 4-2 4-3 4-3 , cada equipe trabalha em um ciclo de 20 dias que consiste em:
- Quatro dias ATIVADO (primeiro turno)
- Dois dias OFF
- Quatro dias ON (segundo turno)
- Três dias OFF
- Quatro dias LIGADO (terceiro turno)
- Três dias DESLIGADO
Se sua empresa estiver aberta 24 horas por dia, cada turno terá a duração de 10 horas. O dia de trabalho de 10 horas fornece horas específicas quando há mão de obra extra para ajudar a cobrir o aumento da atividade. Você pode reduzir a duração de cada turno se não precisar da sobreposição.
Use a ferramenta certa para organizar sua programação
Se você optar por usar uma programação de turno fixo , uma programação de turnos rotativos, um turno dividido ou mesmo uma semana de trabalho comprimida para o seu negócio, você ainda precisa da ferramenta certa para ajudar a tornar seu sistema de programação bem-sucedido.
Desenvolvemos o Sling para agilizar o processo de programação e fazer até mesmo a programação de turnos rotativos mais complicada funciona como um relógio.
E o Sling é mais do que apenas inserir nomes em intervalos de tempo. Trata-se de tornar cada aspecto do seu trabalho – desde o agendamento e distribuição até a comunicação e o rastreamento – mais fácil e rápido.
As ferramentas de agendamento intuitivas e bem organizadas que o Sling oferece tornam simples de criar de forma clara e fácil leia as programações com apenas alguns cliques do mouse ou toques na tela. E a plataforma baseada em nuvem do Sling agiliza o processo de envio da programação para todos que precisam. Basta postar sua programação na nuvem para que todos possam ver.
Você pode até controlar exatamente quem pode ver a programação e quem pode fazer alterações nela. Tudo o que você precisa fazer é dar permissão às pessoas ou enviar um link a elas. Eles podem então fazer login no Sling para visualizar ou editar a programação a qualquer hora e em qualquer lugar.
O programa baseado na nuvem do Sling também fornece um local central onde os funcionários podem indicar quando estão disponíveis para trabalhar. O Sling então exibe lembretes sobre reservas duplas, pedidos de folga e indisponibilidade enquanto você cria sua programação.
Mas lembre-se, o Sling envolve mais do que apenas agendamento. Além do poder de seu criador de cronograma a bordo, o Sling reúne dois conjuntos de ferramentas adicionais para facilitar sua vida profissional: rastreamento de tempo e controle de custos de mão de obra.
Durante a semana de trabalho, os recursos exclusivos de rastreamento de tempo do Sling permitem que você para transformar qualquer telefone, tablet ou computador em um relógio de ponto totalmente funcional que seus funcionários podem usar para entrar e sair.
O Sling irá até mesmo notificá-lo (e a eles) sobre os próximos turnos e se um funcionário está atrasado ou esqueceu de fazer o check-in.
No final da semana de trabalho, bastam alguns cliques ou toques é preciso exportar as planilhas de horas de seus funcionários para o processamento da folha de pagamento. Basta revisar as planilhas de horas, editar e aprovar e, em seguida, enviá-los para sua escolha de programa de terceiros para cálculo e distribuição de folha de pagamento sem problemas.
Você pode então voltar e usar as ferramentas de custo de mão de obra da Sling para medir, gerenciar e otimize seus gastos conforme você programa.
Chega de revisões intermináveis tentando espremer todos os turnos e o trabalho necessário com seu orçamento existente. Uma passagem pelo cronograma e você saberá se excedeu seus custos de mão de obra ou não. Depois, bastam alguns cliques aqui e ali para reduzir seus gastos.
Tudo isso e muito mais ajuda os gerentes a reunir equipes, manter todos informados e engajados e construir uma cultura de trabalho melhor, independentemente do programação que eles usam.
