Dlaczego kworum jest potrzebne?

Wyobraź sobie taki scenariusz: dzień przed grudniowym posiedzeniem zarządu zamieć śnieżna utrudnia wszystkie loty i uniemożliwia wszystkim członkom zarządu oprócz dwóch od uczęszczania. Na tym posiedzeniu zarządu dwaj członkowie głosują na trzech innych członków i przypisują sobie uprawnienia do podpisu dla wszystkich czeków powyżej 200 USD. To przesadzony przykład, ale zawiera ważny punkt: kworum gwarantuje, że niewielka liczba członków zarządu nie podejmie niereprezentatywnych działań, które wiążą organizację.

Jak ustawić kworum

Wiele organizacji pyta, czy istnieje magiczna formuła określająca, co powinno stanowić kworum. Niestety nie ma. Jeśli statuty organizacji nie określają obecnie kworum – które może być liczbą lub procentem członków – najpierw sprawdź przepisy stanowe, aby ustalić, jakie jest minimalne wymaganie. Wiele przepisów stanowych określa kworum jako większość członków rady z prawem głosu, ale niektóre pozwalają, aby kworum było tak niskie, jak jedna trzecia zarządu. Przepisy te będą również zawierać inne przydatne informacje, takie jak czy takie rzeczy jak pełnomocnicy lub delegowanie uprawnień do głosowania są dozwolone.

Zawsze warto rozważyć najgorsze scenariusze podczas definiowania standardów kworum decyzyjnych dla tablica. Na przykład rada licząca 16 członków i wymaganie 40-procentowego kworum oznacza, że posiedzenie może się odbyć w obecności siedmiu członków. Następnie, jeśli regulamin wymaga zwykłej „większości kworum”, aby przeprowadzić głosowanie, czterech członków (większość z siedmiu obecnych) może zdecydować o losie sprawy. Jest to jedna czwarta zarządu podejmującego działania wiążące całej organizacji. Należy dążyć do ustalenia liczby kworum reprezentatywnej dla całego zarządu.

Niektóre rady ustalają wysokie kworum, na przykład 100 procent, w nadziei na zapewnienie pełnej reprezentacji. Rady nigdy nie są w stanie osiągnąć kworum. Do organizacji należy określenie, jaka jest dobra równowaga między potrzebą pełnej reprezentacji a tym, co jest realistyczne. Poniżej przedstawiono przykładowe zasady dotyczące kworum. Należy pamiętać, że jest to tylko próbka. Powinien być dostosowany do potrzeb Twojej organizacji.

A jeśli osiągnięcie kworum jest częstym problemem?

Kiedy osoba przyjmuje zaproszenie do pracy w zarządzie, najważniejszym obowiązkiem jest przychodzić na zebrania, podczas gdy większość członków zarządu opuszcza zebrania teraz i po raz czwarty pl, należy zająć się chronicznymi problemami z obecnością. Jeśli konsekwentnie walczysz o osiągnięcie kworum, problemem jest więcej niż jedna lub dwie często nieobecne osoby – jest to problem całej rady. Cofnij się o krok i spróbuj ustalić, dlaczego członkom brakuje spotkań.

• Czy nie ustalają priorytetów spotkań w swoich harmonogramach? Jeśli tak, być może nadszedł czas, aby porozmawiać o poprawie frekwencji poprzez skupienie się na obowiązku opieki i tym, jak słaba frekwencja szkodzi organizacji. Niektóre rady borykające się z absencją członków zarządu rozważają obniżenie kworum. Jest to podejście, które ostatecznie próbuje naprawić złą sytuację za pomocą gorszego środka, wysyłając członkom niewłaściwą wiadomość o obowiązku uczestniczenia w spotkaniach.
• Czy Twoje spotkania są odpowiednio zorganizowane? Biorąc pod uwagę obciążenie pracą rady i jej aktualną strukturę, rozsądne może być rozważenie przez radę ograniczenia częstotliwości jej spotkań. I chociaż często lepiej jest, gdy członkowie osobiście uczestniczą w spotkaniach, ustalenie zasad, które pozwalają członkom zarządu wirtualnie uczestniczyć w spotkaniach przez telefon lub kamerę internetową, może pozwolić na elastyczność w przypadku pojawienia się czegoś, na przykład nieprzewidzianej podróży służbowej?

Przykładowa polityka dotycząca kworum

Większość członków zarządu będzie stanowić kworum do prowadzenia oficjalnych interesów korporacji. Kiedy członkowie nie są fizycznie obecni, mogą w pełni uczestniczyć w telekonferencji. Technologia musi umożliwiać członkom zarządu słyszenie innych członków nieobecnych fizycznie oraz członkom nieobecnym fizycznie słuchanie dyskusji zarządu.