Jeśli zarządzasz firmą otwartą przez czternaście, szesnaście, a nawet dwadzieścia cztery godziny, w jaki sposób planujesz pracę swoich pracowników ? Czy sprawiasz, że jeden zespół zawsze pracuje nocami, a drugi zawsze dniami? Kiedy Twoi pracownicy mają wolne?

Kiedy zaczniesz myśleć o logistyce tego wszystkiego, zobaczysz, że planowanie bardzo szybko może stać się chaotycznym koszmarem. Na szczęście istnieje proste rozwiązanie tego dylematu: zmiana rotacyjna.

W harmonogramie rotacyjnym pracownicy pracują na dzienną zmianę przez tydzień lub dwa, a następnie przechodzą na nocną zmianę przez jeden lub dwa tygodnie. . Dzięki temu wszystkie godziny pracy są objęte gwarancją, jednocześnie dając pracownikom regularne wolne.

Zmiana rotacyjna ma również zalety dla restauracji, w których usługa obiadowa może przynieść więcej pieniędzy niż usługa obiadowa. Jeśli ograniczysz jeden zespół do mniej pożądanej zmiany, może to poważnie wpłynąć na morale i produktywność pracowników.

Rotacyjny harmonogram zmian daje wszystkim członkom zespołu możliwość przechodzenia między pracą zarówno przy stole, jak i przy lunchu.

Stworzyliśmy ten przewodnik, aby pokazać poza harmonogramem zmian rotacyjnych, w tym zalety i wady, oraz jak ustawić własny harmonogram rotacyjny. Zacznijmy.

Co to jest zmiana rotacyjna?

Praca zmianowa rotacyjna – czyli zmiana rotacyjna w skrócie – to system planowania, w którym pracownicy przechodzą przez cykl pracy na dzienną zmianę, nocną zmianę i wszelkie zmiany wahadłowe, które mogą być konieczne.

„Przeciwieństwem” zmiany rotacyjnej jest stała harmonogram. Stały harmonogram oznacza, że jedna grupa pracowników będzie pracować na dzienną zmianę, druga na nocną, a jedna na zmianę na zmianę. Stały harmonogram nie ulega zmianie, więc pracownicy zawsze będą pracować w tych godzinach, chyba że Ty celowo przenieś ich na inną zmianę.

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć zmianę rotacyjną, przyjrzyjmy się krótkiej ilustracji. Załóżmy, że prowadzisz restaurację, która działa od 8:00 do 12:00. Restauracja może być zamknięta przez wszystkie te szesnaście godzin, ale pracownicy przynajmniej przygotowują się i sprzątają między tymi czasami.

Najprostszy sposób zaplanowania pracy polega na rozbiciu szesnastu godzin na dwie ośmiogodzinne zmiany. Pierwsza zmiana miała trwać od 8:00 do 16:00. Druga zmiana miałaby trwać od godziny 16:00. do godziny 12:00.

Wracamy więc do jednego z pytań, które postawiliśmy na początku: czy sprawiasz, że jeden zespół zawsze pracuje wieczorami, a drugi zawsze dniami? W przypadku pracy biurowej lub produkcji może to być najlepszy wybór, ponieważ jedna zmiana jest taka sama jak każda inna.

Ale w przypadku firm, takich jak restauracje, jedna zmiana może przynieść więcej pieniędzy niż inne. Ograniczenie jednej grupy pracowników do mniej pożądanej zmiany nie jest dobrym sposobem na wspieranie produktywnego zespołu.

Aby upewnić się, że wszyscy pracownicy będą mogli pracować na lepiej płatnej zmianie, możesz wykorzystać system zmian rotacyjnych . W systemie zmianowym rotacyjnym przez tydzień zespół A pracuje na pierwszej zmianie (od 8:00 do 16:00), podczas gdy zespół B na zmianie zamykającej (od 16:00 do 12:00).

W następnym tygodniu zespół B pracuje na zmianie otwierającej, podczas gdy zespół A na zmianie końcowej. W następnym tygodniu drużyna A wraca na zmianę otwierającą, podczas gdy drużyna B jest na zmianie zamykającej. To ogólne zasady zmiany rotacyjnej.

Ponownie pokażemy Ci, jak sprawić, by działała ona w Twojej firmie w dalszej części tego przewodnika. Najpierw jednak zbadajmy zalety i wady zmiany rotacyjnej.

Zalety zmiany rotacyjnej

W przypadku restauracji rotacyjny harmonogram zmian daje każdemu szansę na pracę zarówno na zmianę o wysokiej wartości (usługa obiadowa), jak i na zmianę dzienną (usługa obiadowa). Umożliwienie wszystkim pracownikom regularnej pracy na dużą zmianę służy dwóm ważnym celom:

• Utrzymuje zaangażowanie pracowników, ponieważ wiedzą, że będą mieli swój udział ruchliwych zmianach.
• Daje wszystkim pracownikom możliwość nauczenia się pracy w godzinach szczytu.

Podobnie, rotacja nawet Twoi najbardziej doświadczeni i wykwalifikowani pracownicy podczas dziennej zmiany pomagają zapewnić obsługę lunchu jako silną obsługę klienta. Może to zwiększyć sprzedaż i być dobre dla wszystkich – zarówno pracowników, jak i firm.

Kolejną zaletą zmiany rotacyjnej jest to, że daje ona czas na przeszkolenie wszystkich pracowników bez przerywania obsługi obiadowej. Godziny otwarcia są zazwyczaj mniej pracowite niż godziny popołudniowe i wieczorne, więc łatwiej jest umówić krótkie spotkanie szkoleniowe z samego rana.

Drużyna A odniesie korzyści ze szkolenia w jednym tygodniu, a drużyna B na treningu w następnym.

Wady zmiany rotacyjnej

Główną wadą zmiany rotacyjnej jest to, że pracownicy wolą mieć spójny harmonogram (stałą zmianę). Kiedy Twoi pracownicy są na stałej zmianie, planowanie reszty ich życia staje się znacznie prostsze.

Dzieje się tak, ponieważ pracownik wie, że zawsze pracuje w dni robocze lub w nocy. Nie muszą śledzić, w którym tygodniu zmiany rotacyjnej aktualnie pracują.

Drugą wadą zmiany rotacyjnej jest fizyczny wpływ, jaki może mieć na pracowników. Twoje ciało działa w dwudziestoczterogodzinnym cyklu (rytmie okołodobowym), w którym aktywność w ciągu dnia i spowolnienie snu w godzinach wieczornych są „naturalne”.

Zmuszanie rytmu dobowego do zmiany – poprzez pracę na nocną zmianę – może powodować brak snu, zaburzenia żołądkowo-jelitowe i zaburzenia sercowo-naczyniowe. Niektórzy ludzie mogą zaadaptować się w ciągu dwóch lub trzech dni, podczas gdy inni potrzebują więcej czasu. rytmy nigdy się nie dostosowują.

Jednym ze sposobów na ułatwienie dostosowania do zmiany rotacyjnej ciał pracowników jest wydłużenie zmiany rotacyjnej do dwóch lub trzech tygodni zamiast do jednego. Oznaczałoby to, że zespół A pracuje zmiana otwierająca przez dwa tygodnie, a zespół B pracuje na zmianie zamykającej przez dwa tygodnie. Następnie zespół B pracuje na zmianę otwierającą przez dwa tygodnie, a zespół A na zmianę zamykającą.

W następnym miesiącu cykl zaczyna się od nowa . Niezwykle ważne jest również uzyskanie opinii pracowników na temat tego, który system będzie dla nich najlepszy.

Jak ustawić zmianę rotacyjną

Najbardziej podstawowy harmonogram rotacyjny to ten wspomniany powyżej, w którym zespół A i zespół B zmieniają się co dwa tygodnie. Niestety, ten scenariusz jest nieco zbyt uproszczony. Musisz wziąć pod uwagę, ile dni w tygodniu pracują Twoi pracownicy. Musisz także wziąć pod uwagę weekendy, czas wolny i tym podobne.

Pokażemy Ci, jak skonfigurować tak zwany harmonogram zmian rotacyjnych „2-2 3-2 2-3”. Ta zmiana rotacyjna bierze swoją nazwę od wzoru dni, w których każda pracownik pracuje:

• Dwa dni lub noce włączone, dwa wolne (2-2)
• Trzy dni lub noce włączone, dwa wyłączone (3-2)
• Dwa dni lub noce włączone, trzy wyłączone (2-3)

Aby zilustrować harmonogram 2-2 3-2 2-3, wrócimy do przykładu restauracji użytego na początku tego artykułu. Oto szczegóły restauracji:

• Restauracja jest otwarta przez szesnaście godzin dziennie.
• Jest otwarta siedem dni w tygodniu.
• Zatrudnia czterdzieści osób na różnych stanowiskach.
• Zmiana wymaga dziesięciu pracowników.
• Cały dzień pracy wymaga dwóch zmian.

Po ustaleniu tych szczegółów możemy teraz utwórz rotacyjny harmonogram.

1) Podziel czterdziestu pracowników na cztery zespoły

Załóżmy, że potrzebujesz dwóch kucharzy, dwóch gastronomów, czterech kelnerów, jednego barmana i jednego gospodarza do wypełnienia poza swoją zmianą. Każdy zespół powinien składać się z pracowników, którzy mogą wykonywać te prace.

Możesz przełączać kucharzy, serwery lub barmanów między zespołami, aby naprawdę zmieniać rzeczy, ale na razie po prostu umieść wszystkich w jednym zespole i zostaw ich tam . Na potrzeby tego poradnika oznaczymy zespoły A, B, C i D.

2) Przypisz zespoły do jednego z czterech rotacyjnych harmonogramów zmian

To rotacyjny harmonogram zmian jest oparty na dwutygodniowej rotacji. Oznacza to, że każdy zespół będzie pracował na określonej zmianie przez dwa tygodnie przed zmianą.

Jeśli zbalansowałeś swoje zespoły pod względem umiejętności, nie ma znaczenia, który zespół przejdzie na którą zmianę. Zespoły będą przechodzić przez wszystkie cztery co kilka tygodni. Oto przykład. D = zmiana dzienna, N = zmiana nocna, O = wyłączone, a łącznik oznacza nowy tydzień.

1. Zespół A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. Zespół B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. Zespół C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. Zespół D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Wszyscy zmieniają się według tego samego wzoru dni, nocy, i czas wolny. Po prostu zaczynają się w różnych punktach, aby uwzględnić wszystkie dni i godziny.

Inne typowe typy harmonogramu zmian rotacyjnych

Typowe rodzaje harmonogramu zmian rotacyjnych w tej sekcji wykorzystują zmianę 10-godzinną lub 12-godzinną, aby zapewnić całodobową obsługę, jeśli jest taka potrzeba.

Jeśli Twoja firma nie jest otwarty 24 godziny na dobę, możesz zmienić te harmonogramy, aby dopasować je do godzin pracy odpowiednich dla Ciebie i Twoich pracowników.

DuPont

Rotacyjny harmonogram zmianowy firmy DuPont wykorzystuje cztery zespoły pracujące na dwie 12-godzinne zmiany.

Każdy zespół pracuje w czterotygodniowym cyklu, który składa się z:

• Cztery noce lub wieczory WŁĄCZONE
• Trzy dni WYŁ.
• Trzy dni WŁĄCZONE
• Jeden dzień WYŁ.
• Trzy noce lub wieczory WŁĄCZONE
• Trzy dni WYŁĄCZONE
• Cztery dni WŁĄCZONE
• Siedem dni WŁĄCZONE

W tego typu harmonogramie rotacyjnym członkowie zespołu pracują, średnio 42 godziny tygodniowo, więc musisz pilnować nadgodzin, aby kontrolować koszty pracy.

Pitman

Podobnie jak harmonogram DuPont, harmonogram Pitman wykorzystuje cztery zespoły pracujące na dwie 12-godzinne zmiany.

Jednak w Pitman każdy zespół pracuje w dwutygodniowym cyklu, który wygląda następująco („D” = dni, „O” = wyłączone, „N” = Noce):

• Drużyna 1: DDOODDD-OODDOOO
• Drużyna 2: NNOONNN- OONNOOO

Drużyna 3: OODDOOO-NNOONNN

• Drużyna 4: OONNOOO-DDOODDD

Z Pitmanem, możesz albo zachować te same zmiany w kolejnym czterotygodniowym cyklu, albo rotować drużyny do innego formatu (np. Drużyna 2 pracuje jako DDOODDD-OODDOOO, a Drużyna 4 pracuje NNOOONNN-OONNOO).

Średnio , pracownicy będą pracować 42 godziny tygodniowo według harmonogramu Pitman.

24-48

W systemie zmianowym 24-48 (aka ABC) wykorzystuje trzy zespoły pracujące na 24-godzinne zmiany.

W harmonogramie 24-48 każdy zespół pracuje w trzydniowym cyklu, na który składają się:

• 24 godziny włączone
• 48 godzin wyłączone

Zespół 1 (lub A) pracuje w poniedziałek i wtedy wtorek i środa są wolne. Drużyna 2 (lub B) pracuje we wtorek, a potem w środy i czwartki są wolne. Zespół 3 (lub C) pracuje w środę, a następnie w czwartek i piątek ma wolne.

4-3

Harmonogram 4-3 wykorzystuje sześć zespołów pracujących na 10-godzinnych zmianach przez 24 godziny na dobę. 7 zasięgu. Możesz dostosować harmonogram 4-3 tak, aby obejmował dowolny okres, w którym Twoja firma jest otwarta.

W harmonogramie 4-3 każdy zespół pracuje w trzytygodniowym cyklu, na który składają się:

• Cztery dni WŁĄCZONE (pierwsza zmiana)
• Trzy dni WYŁĄCZONE
• Cztery dni WŁĄCZONE (druga zmiana)
• Trzy dni WYŁĄCZONE
• Cztery dni WŁĄCZONE (trzecia zmiana)

Ten typ harmonogramu jest przydatny, ponieważ zespoły będą nakładać się na godziny pracy. Możesz użyć tego nakładania się, aby uwzględnić okresy dużej aktywności.

6-4 6-4 6-4

Harmonogram 6-4 6-4 6-4 wykorzystuje pięć zespołów pracujących na 10-godzinne zmiany. W tym harmonogramie zmian każdy zespół pracuje w 30-dniowym cyklu, który składa się z:

• Sześć dni ON (pierwsza zmiana)
• Cztery dni WYŁ.
• Sześć dni WŁ. (druga zmiana)
• Cztery dni WŁĄCZONE
• Sześć dni WŁĄCZONE (trzecia zmiana)
• Cztery dni WŁĄCZONE

5-3 5-4 5-3

Harmonogram zmianowy 5-3 5-4 5-3 wykorzystuje pięć zespołów pracujących na zmianę, aby zapewnić pełną obsługę Twojej firmy.

W harmonogramie 5-3 5-4 5-3 każdy zespół pracuje w 25-dniowym cyklu, na który składają się:

• Pięć dni WŁĄCZENIA (pierwsza zmiana)
• Trzy dni WŁĄCZENIA
• Pięć dni WŁĄCZENIA (druga zmiana)
• Cztery dni WYŁ.
• Pięć dni WŁĄCZONE (trzecia zmiana)
• Trzy dni OFF

Kluczowa zmienna 5-3 5 -4 5-3 harmonogram polega na tym, że możesz mieszać zmiany z jednego tygodnia do drugiego. Zespoły nie muszą pracować na pierwszej zmianie, potem drugiej i trzeciej. Możesz ustawić to tak, aby Zespół 1 pracował na pierwszej zmianie w jednym tygodniu, trzeciej zmianie w następnym tygodniu i drugiej zmianie w zeszłym tygodniu.

4-2 4-3 4-3

Harmonogram 4-2 4-3 4-3 wykorzystuje pięć zespołów pracujących na zmianę o różnej długości, aby zapewnić Twojej firmie pełną obsługę przez cały dzień pracy.

W harmonogramie 4-2 4-3 4-3 , każdy zespół pracuje w 20-dniowym cyklu, na który składają się:

• Cztery dni WŁĄCZONE (pierwsza zmiana)
• Dwa dni WYŁ.
• Cztery dni WŁĄCZONE (druga zmiana)
• Trzy dni WYŁ.
• Cztery dni WŁĄCZONE (trzecia zmiana)
• Trzy dni wolne

Jeśli Twoja firma jest otwarta 24 godziny na dobę, każda zmiana będzie trwać 10 godzin. Dziesięciogodzinny dzień pracy zapewnia określone godziny, w których obecna jest dodatkowa siła robocza, aby pomóc w pokryciu zwiększonej aktywności. Możesz skrócić długość każdej zmiany, jeśli nie potrzebujesz nakładania się.

Użyj odpowiedniego narzędzia, aby zorganizować swój harmonogram

Czy zdecydujesz się użyć stałego harmonogramu zmian , rotacyjny harmonogram zmian, podzielona zmiana, a nawet skompresowany tydzień pracy dla Twojej firmy, nadal potrzebujesz odpowiedniego narzędzia, które sprawi, że Twój system harmonogramowania będzie skuteczny.

Opracowaliśmy Sling, aby usprawnić proces planowania i sprawić, że nawet najbardziej skomplikowany harmonogram zmian rotacyjnych działa jak w zegarku.

A Sling to coś więcej niż tylko wpinanie nazwisk w szczeliny czasowe. Chodzi o to, aby każdy aspekt Twojej pracy – od planowania i dystrybucji po komunikację i śledzenie – był łatwiejszy i szybszy.

Intuicyjne i dobrze zorganizowane narzędzia do planowania, które oferuje Sling, ułatwiają tworzenie przejrzystych, łatwych do- czytać harmonogramy za pomocą kilku kliknięć myszą lub dotknięć ekranu. Oparta na chmurze platforma Sling usprawnia proces wysyłania harmonogramu do wszystkich, którzy tego potrzebują. Po prostu opublikuj swój harmonogram w chmurze, aby wszyscy mogli go zobaczyć.

Możesz nawet dokładnie kontrolować, kto może wyświetlać harmonogram i kto może wprowadzać w nim zmiany. Wszystko, co musisz zrobić, to dać poszczególnym osobom pozwolenie lub wysłać im łącze. Następnie mogą zalogować się do Sling, aby wyświetlić lub edytować harmonogram w dowolnym czasie i miejscu.

Oparty na chmurze program Sling zapewnia również centralną lokalizację, w której pracownicy mogą wskazać, kiedy są dostępni do pracy. Następnie Sling wyświetla przypomnienia o podwójnych rezerwacjach, prośbach o wolne i niedostępności podczas tworzenia harmonogramu.

Pamiętaj jednak, że Sling to coś więcej niż tylko planowanie. Oprócz możliwości wbudowanego kreatora harmonogramów, Sling łączy w sobie dwa dodatkowe zestawy narzędzi, które ułatwiają życie zawodowe: śledzenie czasu i kontrolę kosztów pracy.

Unikalne funkcje śledzenia czasu w Sling pozwalają na tydzień pracy. aby przekształcić dowolny telefon, tablet lub komputer w w pełni funkcjonalny zegar, którego pracownicy mogą używać do rejestracji czasu wejścia i wyjścia.

Sling powiadomi nawet Ciebie (i ich) o nadchodzących zmianach i czy pracownik spóźnia się lub zapomniała się zameldować.

Pod koniec tygodnia roboczego wystarczy kilka kliknięć lub dotknięć trzeba wyeksportować karty czasu pracy pracowników w celu przetworzenia listy płac. Po prostu przejrzyj karty czasu pracy, edytuj i zatwierdź, a następnie wyślij je do wybranego programu innej firmy w celu bezproblemowego obliczania i dystrybucji płac.

Następnie możesz wrócić i użyć narzędzi kosztów pracy Sling do mierzenia i zarządzania i optymalizuj wydatki zgodnie z harmonogramem.

Koniec z niekończącymi się poprawkami, próbującymi wycisnąć wszystkie zmiany i pracę niezbędną w ramach obecnego budżetu. Wystarczy jedno przejście przez harmonogram i będziesz wiedział, czy przekroczyłeś swoje koszty pracy, czy nie. Następnie wystarczy kilka kliknięć tu i tam, aby przywrócić wydatki na plus.

Wszystko to i więcej pomaga menedżerom łączyć zespoły, informować wszystkich i budować lepszą kulturę pracy, niezależnie od harmonogram, którego używają.