Co to jest system ciągłej inwentaryzacji?

W ramach systemu ciągłej inwentaryzacji jednostka stale aktualizuje rekordy zapasów w celu uwzględnienia uzupełnień i odjęć z zapasów dla takich działań, jak:

• Otrzymane pozycje magazynowe

• Towary sprzedawane z magazynu

• Przedmioty przeniesione z jednego miejsca do drugiego

• Pozycje pobrane z zapasów do wykorzystania w procesie produkcji

• Pozycje złomowane

W związku z tym system ciągłej inwentaryzacji ma zalety zarówno dostarczania aktualnych informacji o saldzie zapasów i wymagający ograniczonego poziomu spisu z natury. Jednak obliczone poziomy zapasów uzyskane przez system ciągłej inwentaryzacji mogą stopniowo odbiegać od rzeczywistych poziomów zapasów z powodu niezarejestrowanych transakcji lub kradzieży, dlatego należy okresowo porównywać salda księgowe z rzeczywistymi dostępnymi ilościami (zwykle przy użyciu liczenia cykli) i korygować księgę salda w razie potrzeby.

Ciągłe zapasy są zdecydowanie preferowaną metodą śledzenia zapasów, ponieważ jeśli są odpowiednio zarządzane, mogą na bieżąco dostarczać dość dokładne wyniki. System działa najlepiej w połączeniu z komputerową bazą danych o stanach magazynowych i lokalizacjach składowania, aktualizowaną w czasie rzeczywistym przez pracowników magazynu za pomocą bezprzewodowych czytników kodów kreskowych lub sprzedawców korzystających z terminali w punktach sprzedaży. Jest najmniej skuteczny, gdy zmiany są zapisywane na kartach inwentarza, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że wpisy nie zostaną dokonane, zostaną wprowadzone nieprawidłowo lub nie zostaną wprowadzone w odpowiednim czasie.

System ciągłej inwentaryzacji jest wymagany dla każdej organizacji planującej zainstalowanie systemu planowania zapotrzebowań materiałowych.

Wpisy do dziennika ciągłego inwentaryzacji

Poniższy przykład zawiera kilka zapisów księgowych używanych do rozliczania transakcji w systemie ciągłej inwentaryzacji:

1. Aby zarejestrować zakup widżetów o wartości 1500 USD przechowywanych w ekwipunku: