Waarom is een quorum nodig?

Stel je dit scenario voor: de dag voor je bestuursvergadering in december gronde een sneeuwstorm alle vluchten en verhindert alle bestuursleden behalve twee van het bijwonen. Op die bestuursvergadering stemmen de twee leden drie van hun medeleden uit en wijzen zichzelf een handtekeningbevoegdheid toe voor alle cheques van meer dan $ 200. Dit is een overdreven voorbeeld, maar het maakt een belangrijk punt: een quorum zorgt ervoor dat een klein aantal bestuursleden geen niet-representatieve acties onderneemt die de organisatie binden.

Hoe stel je een quorum in

Veel organisaties vragen of er een magische formule is om te bepalen wat een quorum moet vormen. Helaas is dat niet zo. Als de statuten van uw organisatie momenteel niet uw quorum bepalen – dat kan een aantal of een
percentage leden zijn – controleer dan eerst uw staatswetten om te bepalen wat de minimumvereiste is. Veel staatswetten stellen een quorum vast als een meerderheid van de stemgerechtigde bestuursleden, maar sommige staan een quorum toe van slechts een derde van het bestuur. Deze wetten zullen ook andere nuttige informatie bevatten, zoals of zaken als volmachten of delegatie van stemrecht zijn toegestaan.

Het is altijd nuttig om de worstcasescenario’s te overwegen bij het definiëren van besluitvormingsquorumnormen voor het bord. Een bestuur met 16 leden en een quorumvereiste van 40 procent betekent bijvoorbeeld dat een vergadering kan worden gehouden als er zeven leden aanwezig zijn. Als de statuten vervolgens een gewone ‘meerderheid van een quorum’ vereisen om te kunnen stemmen, kunnen vier leden (een meerderheid van de zeven aanwezigen) het lot van een kwestie bepalen. Dit is een kwart van het bestuur dat actie onderneemt die de hele organisatie. U dient ernaar te streven een quorumnummer in te stellen dat representatief is voor het volledige bestuur.

Sommige besturen stellen een hoog quorum vast, zoals 100 procent, in de hoop een volledige vertegenwoordiging te garanderen. Dit werkt vaak averechts en het besturen kunnen het quorum nooit bereiken. Het is aan uw organisatie om te bepalen wat een goed evenwicht is tussen de behoefte aan volledige vertegenwoordiging en wat realistisch is. Hieronder vindt u een voorbeeldquorumbeleid. Houd er rekening mee dat dit slechts een voorbeeld is. Het moet worden aangepast aan de behoeften van uw organisatie.

Wat als het bereiken van het quorum een veelvoorkomend probleem is?

Wanneer iemand een uitnodiging accepteert om in een bestuur te dienen, is de belangrijkste verplichting om naar vergaderingen te komen, terwijl de meeste bestuursleden nu en dan vergaderingen missen en, chronische aanwezigheidsproblemen moeten worden aangepakt. Als je constant moeite hebt om een quorum te bereiken, gaat het om meer dan een of twee vaak afwezige mensen – het is een probleem voor het hele bestuur. Doe een stap terug en probeer vast te stellen waarom leden vergaderingen missen.

• Geven ze geen prioriteit aan vergaderingen in hun agenda? Als dat het geval is, is het misschien tijd om het verbeteren van de opkomst te bespreken door te focussen op de zorgplicht en hoe slechte aanwezigheid de organisatie schaadt. Sommige besturen die kampen met ziekteverzuim, overwegen een verlaging van het quorum. Dit is een benadering die uiteindelijk probeert een slechte situatie te corrigeren met een slechtere remedie, door de leden een verkeerde boodschap te sturen over hun verplichting om vergaderingen bij te wonen.
• Zijn uw vergaderingen goed gestructureerd? Rekening houdend met de werklast en de huidige structuur van het bestuur, kan het voor het bestuur zinvol zijn om de frequentie van zijn vergaderingen terug te schroeven. En hoewel leden de vergaderingen persoonlijk bijwonen vaak de voorkeur heeft, kan het opstellen van een beleid dat bestuursleden toestaat om virtueel via telefoon of webcam aanwezig te zijn, flexibiliteit mogelijk maken mocht er iets gebeuren, zoals onvoorziene zakenreizen?

Voorbeeldquorumbeleid

De meerderheid van de bestuursleden vormt een quorum voor het afhandelen van officiële zaken van het bedrijf. Als leden niet fysiek aanwezig kunnen zijn, kunnen ze volledig deelnemen via teleconferentie. De technologie moet bestuursleden in staat stellen om het andere lid / de andere leden te horen die niet fysiek aanwezig zijn en het lid / de leden die niet fysiek aanwezig zijn de bestuursdiscussie te horen.