Als u een bedrijf leidt dat veertien, zestien of zelfs vierentwintig uur open is, hoe plant u dan uw werknemers in ? Zorgt u ervoor dat het ene team altijd nachten werkt en het andere team altijd werkdagen? Wanneer krijgen uw medewerkers vrij?

Als je nadenkt over de logistiek van dit alles, kun je zien hoe planning heel snel een chaotische nachtmerrie kan worden. Gelukkig is er een simpele oplossing voor dit dilemma: de roterende ploeg.

In een roterend schema werken medewerkers een of twee weken in dagploeg en schakelen ze daarna over op een of twee weken nachtploeg. . Hierdoor blijven al uw bedrijfsuren gedekt terwijl uw medewerkers toch regelmatig vrij blijven.

De roterende ploeg heeft ook voordelen voor restaurants waar het avondeten misschien meer geld oplevert dan de lunch. Als u één team beperkt tot de minder gewenste ploeg, kan dit ernstige gevolgen hebben voor het moreel en de productiviteit van medewerkers.

Het roterende ploegenschema geeft alle teamleden de mogelijkheid om door zowel het avondeten als de lunch te werken.

We hebben deze gids gemaakt om de ins-en- outs van het roterende ploegenschema, inclusief de voor- en nadelen, en hoe u een eigen roterend rooster kunt opstellen. Laten we beginnen.

Wat is een roterende ploeg?

Roterende ploegendienst – of roterende ploeg kort gezegd – is een planningssysteem waarbij werknemers een cyclus doorlopen van dag-, nacht- en eventueel noodzakelijke wisseldiensten.

Het ‘tegenovergestelde’ van een roterende ploeg is een vaste rooster. Het vaste rooster houdt in dat één groep medewerkers in dagploeg werkt, één groep in nachtploeg en één groep in swingploeg. Het vaste rooster verandert niet, dus medewerkers zullen altijd die uren werken, tenzij jij verplaats ze opzettelijk naar een andere ploeg.

Laten we een korte illustratie bekijken om u te helpen de roterende ploeg beter te begrijpen. Stel dat u een restaurant runt dat van 8.00 uur tot 12.00 uur open is. Het restaurant is mogelijk niet open gedurende al die zestien uur, maar de werknemers bereiden zich op zijn minst voor en maken tussendoor schoon.

De eenvoudigste manier om werknemers in te plannen is om de zestien uur op te splitsen in twee ploegen van acht uur. De eerste dienst zou lopen van 8.00 uur tot 16.00 uur. De tweede ploeg zou beginnen vanaf 16.00 uur. tot 12.00 uur

Dus we zijn terug bij een van de vragen die we aan het begin stelden: laat je het ene team altijd nachten werken en het andere team altijd werkdagen? Voor kantoorwerk of productie is dit misschien de beste keuze, omdat de ene ploeg net zo is als elke andere.

Maar voor bedrijven zoals restaurants kan de ene ploeg meer geld opleveren dan de andere. Het beperken van één groep werknemers tot de minder gewenste ploeg is geen goede manier om een productief team te creëren.

Om ervoor te zorgen dat al uw werknemers in de beterbetaalde ploeg kunnen werken, kunt u gebruikmaken van het roterende ploegensysteem . In een roterend ploegensysteem werkt team A de ene week de openingsploeg (8.00 uur tot 16.00 uur) terwijl team B de laatste ploegendienst werkt (16.00 uur tot 12.00 uur).

De volgende week, team B werkt de openingsploeg terwijl team A de sluitingsploeg werkt. De volgende week is team A terug in de openingsploeg terwijl team B in de laatste ploeg zit. Dat zijn de grote lijnen van een roterende dienst.

Nogmaals, we zullen u later in deze handleiding laten zien hoe u dit voor uw bedrijf kunt laten werken. Maar laten we eerst de voor- en nadelen van de roterende shift bekijken.

Voordelen van de roterende shift

Voor een restaurant geeft het roterende ploegenschema iedereen de kans om zowel een hoge-dollarploeg (dinerservice) als een dagploeg (lunchservice) te werken. Door alle werknemers regelmatig een hoge ploegen te laten werken, dienen twee belangrijke doelen:

• Het houdt werknemers betrokken omdat ze weten dat ze hun deel zullen hebben van drukke diensten.
• Het geeft alle werknemers de kans om te leren werken tijdens piekuren.

Evenzo uw meest senior en geschoolde werknemers tijdens de dagploeg helpen om de lunchservice te vestigen als een sterke klantervaring. Dat kan de verkoop stimuleren en goed zijn voor iedereen – zowel voor werknemers als voor het bedrijf.

Een ander voordeel van de roterende ploeg is dat het u tijd geeft om al uw werknemers op te leiden zonder in te hoeven leveren op het avondeten. De openingstijden zijn doorgaans minder druk dan de middag- en avonduren, dus het is gemakkelijker om ’s ochtends vroeg een korte trainingsbijeenkomst te organiseren.

Team A kan de ene week profiteren van de training en team B de volgende week.

Nadelen van de roterende ploeg

Het belangrijkste nadeel van de roterende ploeg is dat werknemers de voorkeur geven aan een consistent rooster (de vaste ploeg). Wanneer uw medewerkers een vaste dienst hebben, wordt het plannen van de rest van hun leven veel eenvoudiger.

Dit komt doordat de werknemer weet dat het altijd werkdagen of altijd werknachten zijn. Ze hoeven niet bij te houden in welke week ze zich in de roterende ploeg bevinden.

Het tweede nadeel van de roterende ploeg is de fysieke impact die deze kan hebben op uw medewerkers. Uw lichaam werkt volgens een cyclus van vierentwintig uur (uw circadiane ritme) waarbij activiteit overdag en vertragen in slaap tijdens de avonduren “natuurlijk” is.

Uw circadiane ritme dwingen om te veranderen – door in de nachtploeg te werken – kan slaapgebrek, gastro-intestinale stoornissen en cardiovasculaire aandoeningen veroorzaken. Sommige mensen kunnen zich binnen twee of drie dagen aanpassen, terwijl anderen er langer over doen. ritmes passen zich nooit aan.

Een manier om de aanpassing aan een roterende ploeg gemakkelijker te maken voor het lichaam van uw werknemers, is door de roterende ploeg uit te breiden tot twee of drie weken in plaats van één. Dat zou betekenen dat team A de openingsploeg voor twee weken en team B werkt de sluitingsploeg voor twee weken. Vervolgens werkt team B de openingsploeg voor twee weken en team A werkt de sluitingsploeg.

De volgende maand begint de cyclus opnieuw . Het is ook van cruciaal belang om feedback van uw werknemers te krijgen over welk systeem het beste voor hen werkt.

Een roterende ploeg opzetten

Het meest basale rotatieschema is het hierboven genoemde schema waarbij team A en team B elke twee weken van ploeg wisselen. Helaas, dat scenario is een beetje te simplistisch. U moet er rekening mee houden hoeveel dagen per week uw medewerkers werken. U moet ook rekening houden met weekenden, vrije tijd en dergelijke.

We gaan u laten zien hoe u een zogenaamd “2-2 3-2 2-3” roterend ploegenschema opzet. Deze roterende ploeg dankt zijn naam aan het patroon van dagen dat elk werknemer werkt:

• Twee dagen of nachten aan, twee uit (2-2)
• Drie dagen of nachten aan, twee uit (3-2)
• Twee dagen of nachten aan, drie uit (2-3)

Om het 2-2 3-2 2-3-schema te illustreren, gaan we terug naar het restaurantvoorbeeld dat aan het begin van dit artikel is gebruikt. Hier zijn de details van het restaurant:

• Het restaurant is zestien uur per dag geopend.
• Het is zeven dagen per week geopend.
• Er werken veertig mensen in verschillende banen.
• Voor een ploeg zijn tien werknemers nodig.
• Een volledige dag werken vereist twee ploegen.

Nu deze details zijn vastgesteld, kunnen we nu maak het roterende schema.

1) Verdeel de veertig medewerkers in vier teams

Stel dat je twee koks, twee voedselrunners, vier bedieners, een barman en een gastheer nodig hebt om te vullen uit uw dienst. Elk team moet bestaan uit werknemers die die klussen kunnen doen.

Je kunt van kok of bediener of barman wisselen tussen teams om de zaken echt op gang te krijgen, maar plaats nu iedereen in één team en laat ze daar achter . Voor de doeleinden van deze how-to noemen we de teams A, B, C en D.

2) Wijs teams toe aan een van de vier wisselende ploegenschema’s

Dit het roterende ploegenschema is gebaseerd op een rotatie van twee weken. Dat betekent dat elk team twee weken in een specifieke ploeg zal werken voordat ze overschakelen.

Als je je teams qua vaardigheden in evenwicht hebt gehouden, maakt het niet uit welk team in welke ploeg gaat. De teams zullen om de paar weken door alle vier worden gerouleerd. Hier is een voorbeeld. D = Dagdienst, N = Nachtdienst, O = Uit en het koppelteken geeft een nieuwe week aan.

1. Team A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. Team B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. Team C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. Team D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Iedereen roteert door hetzelfde patroon van dagen, nachten, en vrije tijd. Ze beginnen gewoon op verschillende punten, zodat alle dagen en tijden aan bod komen.

Andere gangbare soorten roosters voor roterende diensten

De gangbare soorten roterende ploegenschema’s in deze sectie gebruiken een ploeg van 10 uur of een ploeg van 12 uur om u 24/7 dekking te bieden als u die nodig heeft.

Als uw bedrijf is niet 24 uur per dag geopend, kunt u deze roosters aanpassen aan de werkuren die geschikt zijn voor u en uw werknemers.

DuPont

Het roterende ploegenschema van DuPont gebruikt vier teams die twee ploegen van 12 uur werken.

Elk team werkt aan een cyclus van vier weken die bestaat uit:

• Vier nachten of avonden AAN
• Drie dagen UIT
• Drie dagen AAN
• Een dag UIT
• Drie nachten of avonden AAN
• Drie dagen UIT
• Vier dagen AAN
• Zeven dagen UIT

In dit soort wisselschema werken teamleden, gemiddeld 42 uur per week, dus u moet overuren in de gaten houden om de arbeidskosten onder controle te houden.

Pitman

Net als het DuPont-schema gebruikt het Pitman-schema vier teams die in twee ploegen van 12 uur werken.

In de Pitman werkt elk team echter een cyclus van twee weken die er als volgt uitziet (“D” = dagen, “O” = uit, “N” = Nachten):

• Team 1: DDOODDD-OODDOOO
• Team 2: NNOONNN- OONNOOO

Team 3: OODDOOO-NNOONNN

• Team 4: OONNOOO-DDOODDD

Met de Pitman, je kunt de ploegen hetzelfde houden in de volgende cyclus van vier weken of de teams roteren naar een ander formaat (bijv. Team 2 werkt DDOODDD-OODDOOO en Team 4 werkt NNOOONNN-OONNOO).

Gemiddeld , werken werknemers 42 uur per week volgens het Pitman-rooster.

24-48

Het 24-48 ploegenpatroon (ook bekend als het ABC) maakt gebruik van drie teams die 24-uurs ploegendiensten werken.

In het 24-48 schema werkt elk team een driedaagse cyclus die bestaat uit:

• 24 uur AAN
• 48 uur UIT

Team 1 (of A) werkt dus maandag en heeft dan dinsdag en woensdag vrij. Team 2 (of B) werkt dinsdag en heeft dan woensdag en donderdag vrij. Team 3 (of C) werkt woensdag en heeft dan donderdag en vrijdag vrij.

4-3

Het 4-3-schema gebruikt zes teams die 24 uur per dag in 10-uursdiensten werken. 7 dekking. U kunt het schema 4-3 aanpassen aan de tijd dat uw bedrijf open is.

In het schema 4-3 werkt elk team aan een cyclus van drie weken die bestaat uit:

• Vier dagen AAN (eerste dienst)
• Drie dagen UIT
• Vier dagen AAN (tweede ploeg)
• Drie dagen UIT
• Vier dagen AAN (derde ploeg)

Dit roostertype is handig omdat teams werkuren overlappen. U kunt deze overlapping gebruiken om perioden van hoge activiteit af te dekken.

6-4 6-4 6-4

Het 6-4 6-4 6-4-schema gebruikt vijf teams die in ploegendiensten van 10 uur werken. In dit ploegenschema werkt elk team een cyclus van 30 dagen die bestaat uit:

• Zes dagen AAN (eerste ploeg)
• Vier dagen UIT
• Zes dagen AAN (tweede ploeg)
• Vier dagen UIT
• Zes dagen AAN (derde ploeg)
• Vier dagen UIT

5-3 5-4 5-3

Het 5-3 5-4 5-3 roulerende ploegenschema gebruikt vijf teams die overlappende ploegen werken om volledige dekking voor uw bedrijf te bieden.

In het 5-3 5-4 5-3 schema werkt elk team een cyclus van 25 dagen die bestaat uit:

• Vijf dagen AAN (eerste ploeg)
• Drie dagen UIT
• Vijf dagen AAN (tweede ploeg)
• Vier dagen UIT
• Vijf dagen AAN (derde ploeg)
• Drie dagen UIT

Een belangrijke variabele van de 5-3 5 -4 5-3 schema is dat je de diensten van de ene week naar de andere kunt mixen. De teams hoeven niet eerst in ploegendienst, daarna in de tweede en daarna in de derde ploeg te werken. Je zou het zo kunnen instellen dat team 1 de eerste ploeg de ene week werkt, de derde ploeg de volgende week en de tweede ploeg de laatste week.

4-2 4-3 4-3

Het 4-2 4-3 4-3-schema maakt gebruik van vijf teams die in overlappende ploegen van variabele lengte werken om uw bedrijf de hele werkdag volledig te dekken.

In het 4-2 4-3 4-3-schema werkt elk team aan een cyclus van 20 dagen die bestaat uit:

• Vier dagen AAN (eerste dienst)
• Twee dagen UIT
• Vier dagen AAN (tweede ploeg)
• Drie dagen UIT
• Vier dagen AAN (derde ploeg)
• Drie dagen UIT

Als uw bedrijf 24 uur per dag open is, duurt elke dienst 10 uur. De 10-urige werkdag biedt specifieke uren waarop extra mankracht aanwezig is om de toegenomen activiteit te helpen dekken. U kunt de lengte van elke dienst verkorten als u de overlapping niet nodig heeft.

Gebruik de juiste tool om uw rooster te ordenen

Of u ervoor kiest om een vast ploegenschema te gebruiken , een roterende ploegendienst, een gesplitste ploeg of zelfs een gecomprimeerde werkweek voor uw bedrijf, heeft u nog steeds de juiste tool nodig om uw planningssysteem succesvol te maken.

We hebben Sling ontwikkeld om het planningsproces te stroomlijnen en zelfs de meest gecompliceerde roterende ploegenschema loopt op rolletjes.

En Sling gaat over meer dan alleen namen in tijdvakken stoppen. Het gaat erom dat elk aspect van uw taak – van planning en distributie tot communicatie en tracking – eenvoudiger en sneller wordt.

De intuïtieve en goed georganiseerde planningstools die Sling aanbiedt, maken het eenvoudig om duidelijke, gemakkelijk te maken lees schema’s met slechts een paar muisklikken of tikken op het scherm. En het cloudgebaseerde platform van Sling stroomlijnt het proces van het verzenden van het schema naar iedereen die het nodig heeft. Plaats uw planning gewoon in de cloud zodat iedereen deze kan zien.

U kunt zelfs precies bepalen wie de planning kan bekijken en wie er wijzigingen in kan aanbrengen. Het enige wat je hoeft te doen is individuen toestemming geven of ze een link sturen. Ze kunnen dan inloggen op Sling om de planning altijd en overal te bekijken of te bewerken.

Het cloudgebaseerde programma van Sling biedt ook een centrale locatie waar medewerkers kunnen aangeven wanneer ze beschikbaar zijn om te werken. Sling geeft vervolgens herinneringen weer over dubbele boekingen, verlofverzoeken en onbeschikbaarheid terwijl u uw planning maakt.

Maar vergeet niet dat Sling meer is dan alleen plannen. Naast de kracht van zijn ingebouwde planningsmaker, brengt Sling twee extra toolsets samen om uw werk gemakkelijker te maken: tijdregistratie en loonkostencontrole.

Tijdens de werkweek kunt u met de unieke functies voor tijdregistratie van Sling om van elke telefoon, tablet of computer een volledig functionele tijdklok te maken die uw werknemers kunnen gebruiken om in en uit te klokken.

Sling zal u (en hen) zelfs informeren over aankomende diensten en of een werknemer komt te laat of bent vergeten in te checken.

Aan het einde van de werkweek zijn slechts een paar klikken of tikken alles het duurt om de urenstaten van uw werknemers te exporteren voor loonadministratie. Bekijk eenvoudig de urenstaten, bewerk ze en keur ze goed, en stuur ze vervolgens naar het door u gekozen programma van derden voor een naadloze berekening en distributie van de loonlijst.

U kunt dan teruggaan en de arbeidskostenhulpmiddelen van Sling gebruiken om te meten en beheren en optimaliseer uw uitgaven volgens uw planning.

Geen eindeloze herzieningen meer die proberen om alle ploegen en werk die nodig zijn onder uw bestaande budget te persen. Eén keer door het schema en u weet of u uw arbeidskosten heeft overschreden of niet. Dan zijn het slechts een paar klikken hier en daar om uw uitgaven weer in het ongewisse te brengen.

Dat alles en meer helpt managers om teams samen te brengen, iedereen op de hoogte en betrokken te houden en een betere werkcultuur op te bouwen, ongeacht de schema dat ze gebruiken.