• Rob Woodgate

  @agiledoc

• 26. juli 2018, 8 : 00.00 EDT

Det er mange grunner til at du kanskje vil endre mengden mellomrom mellom linjene i et avsnitt, eller mellom avsnittene selv. Word tilbyr noen praktiske forhåndsinnstilte verdier å bruke, men du kan også ta full kontroll ved å spesifisere nøyaktig avstand. Slik gjør du det.

Å endre linjeavstand eller avsnittavstand i et dokument er ikke noe du kanskje trenger å gjøre veldig ofte. Men som alle som har måttet levere et papir med obligatorisk dobbel avstand vet, kan det være forskjellen mellom å passere og mislykkes. Utenfor college kan du fremdeles møte retningslinjer for linjeavstand fra arbeidsgivere, klienter eller utgivere. Og selv i dine egne dokumenter kan riktig avstand gjøre dokumentet ditt mer lesbart eller fremheve deler av dokumentene du vil at leserne skal fokusere på. Hvis standardavstanden i Word ikke helt treffer stedet for deg, gjør Word det enkelt å endre.

Hva er linjeavstand og avsnittavstand?

De er begge ganske mye det de høres ut som. Linjeavstand er mengden hvitt mellomrom mellom to tekstlinjer. Avstand mellom avsnitt er mengden hvitt mellomrom mellom to avsnitt. Og som å bruke riktig skrift eller riktige marginer, er å kontrollere avstand en viktig del av dokumentformatering.

RELATED: How to Embed Fonts in a Microsoft Word Document

Og rart som det kanskje høres ut i begynnelsen, brukes både linjeavstand og avsnittavstand på avsnittnivå. Linjeavstand styrer hvordan alle linjene i et avsnitt er fordelt. Avstand mellom avsnitt styrer hvor mye plass som kommer før og etter avsnittet.

I Word måles linjeavstand oftest i multipler av hvilken skriftstørrelse som avsnittet bruker. Si for eksempel at du bruker en 12-punkts skrift for teksten i avsnittet ditt. Hvis du velger linjeavstand, vil avstanden mellom linjene være 12 poeng. Hvis du velger dobbel avstand, vil avstanden mellom linjene være 24 poeng. Men hvis du vil finjustere ting, kan du også angi en nøyaktig punktstørrelse som skal brukes.

Avsnitt fungerer litt annerledes. Som standard legger Word til åtte punkter med plass etter et avsnitt og ingen ekstra plass før avsnittet, og du kan endre begge disse verdiene slik du vil.

La oss se nærmere på hvordan du gjør alt dette .

Bruk raske forhåndsinnstillinger for enkle endringer

Word har noen vanlige forhåndsinnstilte alternativer du kan velge mellom. Husk at linjeavstand og avsnittavstand begge brukes på avsnittnivå. Hvis du plasserer innsettingspunktet i et avsnitt, endrer du ting for det avsnittet. Hvis du velger tekst fra flere avsnitt, vil du endre ting for alle disse avsnittene.

Velg alle avsnittene du vil endre (eller plasser innsettingspunktet ditt hvor som helst i et enkelt avsnitt du vil endre). I kategorien Hjem klikker du på «Linje- og avsnittavstand» -knappen.

Dette åpner en rullegardinmeny med forhåndsinnstillinger for linjeavstand (øverst) og avsnittavstand (nederst).

Linjeavstanden vises i multipler. «2.0» er dobbelt avstand, «3.0» er tredobbelt avstand, og så videre. Velg det multiple du vil ha, og Word bruker det på de valgte avsnittene. Hvis du vil velge et annet avstand, eller gå tilbake til den opprinnelige avstanden, klikk på «Linje- og avsnittavstand» -alternativet igjen og velg et annet multiplum.

Avsnittavstanden lar deg bare legge til eller fjerne en forhåndsinnstilt avstand før avsnittet eller etter avsnittet. Og det er litt rart slik det fungerer. Hvis du for øyeblikket ikke har noen avstand før eller etter et avsnitt, viser menyen kommandoer for å legge til avstand på begge steder (som vist i forrige bilde). Hvis du legger til et mellomrom på ett sted, endres den kommandoen slik at du kan fjerne det avstanden.

Så du kan bare legge til eller fjerne ett nivå med forhåndsinnstilt avstand med menykommandoer. Og hva er disse forhåndsinnstillingene? 12 poeng for avstanden før avsnittet og 8 poeng for avstanden etter.

Disse forhåndsinnstillingene fungerer bra nok til enkle endringer i noen få avsnitt. Men hva om du vil endre avstanden på hele dokumentet? Du kan velge alt (Ctrl + A) og deretter bruke de samme kommandoene, men det er noen bedre forhåndsinnstillinger tilgjengelig hvis du vil endre hele dokumentet.

Bruk tilleggsavstandsinnstillinger for hele dokumentet ditt

Bytt til «Design» -fanen, og klikk deretter på «Avsnittavstand» -knappen.

Nå, selv om den knappen er merket «Avsnittavstand, ”Endringene her kan gjelde både avsnitt og linjeavstand for dokumentet ditt. Når du holder markøren over hver forhåndsinnstilling, kan du se endringene gjenspeiles i dokumentet. Du vil også se en liten tekstboble dukke opp som lar deg vite nøyaktig hvilke avstandsalternativer for linje og avsnitt som forhåndsinnstillingen vil gjelde.

Dette er et alternativ «alt eller ingenting», så det fungerer bare for hele dokumentet, eller ikke i det hele tatt. Slik ser forhåndsinnstillingene for kompakt, åpen og dobbel ut på identisk tekst.

Nederst i rullegardinmenyen «Avstandsavstand» kan du også klikke på «Tilpasset avsnittavstand» -kommandoen for å åpne vinduet Administrer stiler.

I kategorien «Angi standard» , verktøyene i avsnittet «Avstandsavstand» lar deg finjustere avstand for dokumentet. Du kan også velge nederst om endringene bare skal brukes i det gjeldende dokumentet, eller til alle nye dokumenter basert på samme mal.

Bruk finere kontroll på avsnitt og linjeavstand

Hvis du vil ha litt mer finesse enn noen av disse forhåndsinnstillingene vi har dekket tilbud, har du et annet alternativ (dette er tross alt

Plasser først innsettingspunktet i avsnittet du vil endre (eller velg flere avsnitt, eller hele dokumentet med Ctrl + A). ”-Fanen, c slikk den lille pilen nederst til høyre i avsnitt-gruppen.

Dette åpner avsnittvinduet. I kategorien «Innrykk og avstand» i delen «Avstand» kan du bruke spesifikke justeringer på både avsnitt og linjeavstand.

Til venstre kan du bruke «Før» og «Etter» kontroller for å spesifisere hvor mye plass du vil ha før og etter avsnitt. Du har også muligheten til å forhindre at avsnittavstanden påvirker tekstblokker som er i forskjellige stiler, ved å slå på avmerkingsboksen «Ikke legg til mellomrom mellom avsnitt i samme stil». (Hvis du ikke er sikker på om du bruker forskjellige stiler enn du sannsynligvis ikke er.)

Til høyre i den delen lar rullegardinmenyen «Linjeavstand» deg velge alle de samme forhåndsinnstillingene for linjeavstand vi så på før, sammen med noen andre alternativer.

Disse tilleggsalternativene inkluderer:

• I det minste: Dette alternativet lar deg spesifisere en minimum punktstørrelse som skal brukes for linjeavstand og er bare nyttig under veldig spesifikke omstendigheter. Si for eksempel at du hadde en linje i et avsnitt som av en eller annen grunn brukte en mindre skriftstørrelse enn de andre linjene. Vanlige avstandsalternativer kan få det til å se rart ut. Velg et minimumsavstand kan hjelpe.
• Nøyaktig: Dette alternativet lar deg spesifisere en nøyaktig punktstørrelse som skal brukes mellom linjene i de valgte avsnittene.
• Flere: Dette alternativet lar deg ringe inn en spesifikt multiplum å bruke for avstand. For eksempel, hvis 1,5 avstand virker for stram og 2,0 virker for bred, kan du prøve noe sånt som 1,75.

Mellom disse tre alternativene har du full kontroll over hele dokumentavstanden din, så nå kan du trygt doble mellomromet eller wow kollegene dine med en perfekt formatert rapport.