Martha jobber for en advokat som bruker Track Changes mye når hun jobber med klienter. Han er irritert over å måtte slå av sporformatering hele tiden. (Han vil ikke spore enkle formateringsendringer.) I tillegg, når han sender dokumentet til en klient (via e-post), hvis de ikke vet hvordan de skal slå av sporing av formateringsendringer, er det returnerte dokumentet alltid full av sporede formateringsendringer. Martha lurer på om det er en måte hun kan slå av sporing av formateringsendringer for alltid.

Når du slår på Sporendringer i Word, sporer programmet mange endringer du gjør. En kategori endringer den kan spore er endringer i formatering. Heldigvis kan du kontrollere hvilke typer endringer som Word faktisk sporer. Dette er hva Martha gjør – hun slår av en spesifikk endringskategori (formatering) slik at Word ikke sporer disse; den sporer bare andre typer endringer.

Hvordan du justerer endringskategoriene som Word spor varierer avhengig av versjonen av Word du bruker. For å slå av sporing av formatering, følger du disse trinnene hvis du bruker Word 2007 eller Word 2010:

1. Forsikre deg om at kategorien Gjennomgang av båndet vises.
2. Klikk på nedpilen under sporingsendringsverktøyet (i sporingsgruppen) og klikk deretter på Endre sporingsalternativer. Word viser dialogboksen Alternativer for sporendringer. (Se figur 1. )



Figur 1. Dialogboksen Alternativer for sporendringer.

3. Fjern merket for sporformatering .
4. Klikk OK.

Hvis du bruker Word 2013, følg disse trinnene i stedet:

1. Forsikre deg om at kategorien Gjennomgang av båndet vises.
2. Klikk på det lille ikonet nederst til høyre på Tr acking gruppe. Word viser dialogboksen Spor endringsalternativer.
3. Klikk på knappen Avanserte alternativer. Word viser dialogboksen Alternativer for avanserte sporendringer. (Se figur 2.)



Figur 2. Dialogboksen Avanserte sporendringsalternativer i Word 2013.

4. Fjern merket for sporformatering.
5. Klikk OK for å lukke dialogboksen Avanserte sporendringsalternativer.
6. Klikk OK for å lukke dialogboksen Alternativer for sporendring.

Til slutt, hvis du bruker Word 2016 eller en nyere versjon av programmet (inkludert versjonen som følger med Office 365), følger du disse trinnene:

1. Kontroller at Gjennomgangsfanen for båndet vises.
2. Klikk på sporingsverktøyet. Word viser alternativene for sporingsgruppe.
3. Klikk på det lille ikonet i nedre høyre hjørne av sporingsgruppen. Word viser dialogboksen Spor endringsalternativer.
4. Klikk på knappen Avanserte alternativer. Word viser dialogboksen Alternativer for avanserte sporendringer. (Se figur 3.)



Figur 3. Dialogboksen Alternativer for avanserte sporendringer i Word 2016.

5. Fjern merket for sporformatering.
6. Klikk OK for å lukke dialogboksen Avanserte sporendringsalternativer.
7. Klikk OK for å lukke dialogboksen Alternativer for sporendring.

Så langt, så bra. Ikke sant? Vel, egentlig ikke. Problemet er at å gjøre denne innstillingen ikke alltid er klissete. Noen sier at endringen vil følge med dokumentet, andre sier at den ikke gjør det. Atter andre sier at endringen vil tilbakestilles hvis du slår av sporendringer og deretter slår den på igjen.

Fra det jeg har klart å fastslå, vil varigheten av denne innstillingen variere basert på versjonen av Word du bruker. Hvis endringen er vedvarende for dokumenter på systemet ditt, kan du kanskje få tilbake et dokument der innstillingen er slått på igjen når du sender dokumentet til noen andre, og hvis de bruker en annen versjon av Word. og alle formateringsendringer er merket. Dette kan være veldig frustrerende.

Etter min erfaring må du foreta en trekantet tilnærming. Først må du åpne Normal-malen og fjerne merket for Sporformatering Når du har gjort endringen og lagret Normal-malen, endres ikke fremtidige dokumenter du oppretter som er basert på den malen, sporformateringen når Sporendringer er slått på. (Dette gjelder selvfølgelig bare hvis versjonen av Word ikke tilbakestiller avmerkingsboksen Sporformatering når du slår sporendringer av og på.)

Den andre tingen du trenger å gjøre er å åpne eksisterende dokumenter og sørg for at innstillingen er slått av for disse dokumentene. (Endringen du har gjort i malen Normal påvirker ikke tidligere opprettede dokumenter. Det påvirker bare nye dokumenter som er opprettet etter at du har gjort endringen.) Dette trinnet kan åpenbart ta en stund å gjøre hvis du har ganske mange dokumenter.

Den tredje tingen du trenger å gjøre er å kvitte seg med sporingsformateringsendringer som kan vises når du mottar et dokument fra noen andre.Dette er igjen nødvendig fordi du ikke har kontroll over hvordan personens system er konfigurert. Du kan kvitte seg med bare den sporede formateringen ved å følge disse trinnene:

1. Vis gjennomgangsfanen på båndet.
2. I sporingsgruppen klikker du på rullegardinlisten Vis markering. Word viser en liste over endringskategorier som den kan vise.
3. Fjern merket for alt unntatt formatering .
4. Klikk på nedpilen under Godta-verktøyet i gruppen Endringer. Word viser noen forskjellige måter du kan godta endringer på.
5. Velg Godta alle viste endringer. Alle formateringsendringene (som er alt som vises på grunn av trinn 3) aksepteres. (ikke velg Godta alle endringer i dokumentet. Det vil godta alle endringene enten de vises eller ikke.)
6. Igjen, klikk rullegardinlisten Vis markering.
7. Forsikre deg om at alle avmerkingsboksene er valgt.

Resultatet av disse trinnene er at du bare ser i dokumentet. alle endringene unntatt f ormatting endres – akkurat som du vil. Ulempen med dette er at du må gjøre det på alle dokumenter du mottar fra andre, nå og for alltid.

Det er makrobaserte tilnærminger du kan følge, hvis du ønsker det. Legge til en enkel AutoOpen makro til alle dokumentene dine kan være enormt tidsbesparende på sikt:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Denne enkle makroen slår av sporing av formatering når dokumentet åpnes. vil til og med jobbe med dokumenter du sender til andre, forutsatt at de ikke deaktiverer makroer når de åpner dokumentet.

Du trenger en annen makro for å kvitte seg med sporet formatering som kan vises i dokumentene du motta fra andre. Følgende vil gjøre susen:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Du kan tilordne denne makroen til en hurtigtast eller til en knapp på QAT. Når den er påkalt, godkjennes alle formateringsendringene i dokumentet umiddelbart, og du kan deretter fortsette å jobbe med andre endringer som ble sporet i dokumentet.