書式変更の追跡を永続的にオフにする

マーサは、クライアントと協力するときに変更の追跡を頻繁に使用する弁護士のために働いています。彼は、トラックのフォーマットを常にオフにしなければならないことに悩まされています。 （彼は単純なフォーマット変更の追跡を望んでいません。）さらに、クライアントにドキュメントを（電子メールで）渡すときに、フォーマット変更の追跡をオフにする方法がわからない場合、返されるドキュメントは常に追跡されたフォーマット変更でいっぱい。マーサは、フォーマットの変更の追跡を永久にオフにできる方法があるかどうか疑問に思います。

Wordで変更の追跡をオンにすると、プログラムはあなたが行った多くの変更を追跡します。追跡できる変更の1つのカテゴリは、フォーマットの変更です。幸い、Wordが実際に追跡する変更の種類を制御できます。これはマーサが行うことです。Wordが変更を追跡しないように、特定のカテゴリの変更（フォーマット）をオフにします。他の種類の変更のみを追跡します。

Wordが変更のカテゴリを調整する方法トラックは、使用しているWordのバージョンによって異なります。フォーマットの追跡をオフにするには、Word2007またはWord2010を使用している場合は、次の手順に従います。

  1. [レビュー]タブを確認します。リボンのが表示されます。
  2. [変更の追跡]ツール（[追跡]グループ内）の下にある下矢印をクリックし、[追跡オプションの変更]をクリックします。Wordに[変更の追跡オプション]ダイアログボックスが表示されます（図1を参照）。 ）

    3. 図1. [トラックの変更オプション]ダイアログボックス。

  3. [トラックの書式設定]チェックボックスをオフにします。 。
  4. [OK]をクリックします。

Word 2013を使用している場合は、代わりに次の手順を実行します。

  1. の[レビュー]タブを確認します。リボンが表示されます。
  2. Trの右下隅にある小さなアイコンをクリックします。 ackingグループ。 Wordに[変更の追跡オプション]ダイアログボックスが表示されます。
  3. [詳細オプション]ボタンをクリックします。 Wordは、[高度なトラック変更オプション]ダイアログボックスを表示します。 （図2を参照してください。）

    4. 図2.Word2013の[高度なトラック変更オプション]ダイアログボックス。

  4. [トラックの書式設定]チェックボックスをオフにします。
  5. [OK]をクリックして、[高度なトラック変更オプション]ダイアログボックスを閉じます。
  6. [OK]をクリックして、[トラック変更オプション]ダイアログボックスを閉じます。

最後に、Word 2016以降のバージョンのプログラム（Office 365で提供されるバージョンを含む）を使用している場合は、次の手順に従います。

  1. リボンの[レビュー]タブが表示されます。
  2. 追跡ツールをクリックします。 Wordにトラッキンググループのオプションが表示されます。
  3. トラッキンググループの右下隅にある小さなアイコンをクリックします。 Wordに[変更の追跡オプション]ダイアログボックスが表示されます。
  4. [詳細オプション]ボタンをクリックします。 Wordは、[高度なトラック変更オプション]ダイアログボックスを表示します。 （図3を参照してください。）

    5. 図3.Word2016の[高度なトラック変更オプション]ダイアログボックス。

  5. [トラックフォーマット]チェックボックスをオフにします。
  6. [OK]をクリックして、[トラック変更オプションの詳細]ダイアログボックスを閉じます。
  7. [OK]をクリックして、[トラック変更オプション]ダイアログボックスを閉じます。

これまでのところ、とても良いです。正しい？まあ、そうではありません。問題は、この設定を行うことが常に固定的であるとは限らないことです。変更はドキュメントとともに行われると言う人もいれば、そうではないと言う人もいます。さらに、[変更の追跡]をオフにしてから再度オンにすると、変更がリセットされると言う人もいます。

私が判断したところによると、この設定の永続性は、のバージョンによって異なります。使用しているWord。したがって、システム上のドキュメントの変更が永続的である場合、ドキュメントを他の人に送信し、別のバージョンのWordを使用すると、設定がオンに戻ったドキュメントが返されることがあります。

私の経験では、3つのアプローチをとる必要があります。まず、通常のテンプレートを開いて、[トラックの書式設定]チェックボックスをオフにする必要があります。変更を加えて通常のテンプレートを保存すると、そのテンプレートに基づいて作成する今後のドキュメントは、[変更の追跡]がオンになっている場合、フォーマットの変更を追跡しません。 （もちろん、これは、Wordのバージョンで[変更の追跡]をオンまたはオフにしたときに[追跡の書式設定]チェックボックスがリセットされない場合にのみ適用されます。）

次に行う必要があるのは、既存のドキュメントを確認し、それらのドキュメントの設定がオフになっていることを確認します（通常のテンプレートに加えた変更は、以前に作成したドキュメントには影響しません。変更を加えた後に作成された新しいドキュメントにのみ影響します）。かなりの数のドキュメントがある場合は、しばらく時間がかかります。

3番目に行う必要があるのは、他の人からドキュメントを受け取ったときに表示される可能性のある、追跡されたフォーマットの変更を取り除くことです。これもまた、その人のシステムの構成方法を制御できないために必要です。次の手順に従って、追跡されたフォーマットのみを削除できます。

  1. [レビュー]タブを表示するリボンの。
  2. [追跡]グループで、[マークアップの表示]ドロップダウンリストをクリックします。Wordには、表示できる変更のカテゴリのリストが表示されます。
  3. フォーマット以外のすべてのチェックを外します。 。
  4. [変更]グループの[承認]ツールの下にある下向き矢印をクリックします。Wordには、変更を承認するさまざまな方法が表示されます。
  5. [表示されているすべての変更を承認]を選択します。すべての書式の変更（手順3で表示されるのはこれだけです）が受け入れられます（[ドキュメント内のすべての変更を受け入れる]を選択しないでください。表示されているかどうかに関係なく、すべての変更が受け入れられます。）
  6. もう一度、をクリックします。 [マークアップを表示]ドロップダウンリスト。
  7. すべてのチェックボックスがオンになっていることを確認します。

これらの手順の結果、ドキュメントにのみ表示されます。 fを除くすべての変更必要に応じて、変更を調整します。これの欠点は、「他の人から受け取ったすべてのドキュメントに対して、今も永遠にそれを行う必要があることです。

必要に応じて、マクロベースのアプローチに従うことができます。単純なAutoOpenを追加するすべてのドキュメントへのマクロは、長期的には大幅な時間の節約になります。

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

この単純なマクロは、ドキュメントが開かれるたびにフォーマットの追跡をオフにします。他の人に送信するドキュメントでも機能します。ただし、ドキュメントを開いたときにマクロが無効になっていない場合に限ります。

ドキュメントに表示される可能性のある追跡されたフォーマットを削除するには、別のマクロが必要です。 

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

このマクロは、ショートカットキーまたはQATのボタンに割り当てることができます。呼び出されると、ドキュメント内のすべてのフォーマット変更がすぐに受け入れられ、ドキュメントで追跡された他の変更を引き続き処理できます。

Write a Comment

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です