Perché è necessario un quorum?

Immagina questo scenario: il giorno prima della riunione del consiglio di dicembre, una tormenta blocca tutti i voli e impedisce a tutti i membri del consiglio tranne due dalla partecipazione. In quella riunione del consiglio, i due membri votano per tre dei loro colleghi e assegnano a se stessi un’autorità di firma per tutti gli assegni superiori a $ 200. Questo è un esempio esagerato, ma sottolinea un punto importante: un quorum garantisce che un numero limitato di membri del consiglio non intraprenda azioni non rappresentative che vincolano l’organizzazione.

Come si imposta un quorum

Molte organizzazioni chiedono se esiste una formula magica per determinare cosa dovrebbe costituire un quorum. Purtroppo no. Se lo statuto della tua organizzazione attualmente non definisce il tuo quorum, che può essere un numero o una
percentuale di membri, controlla prima le leggi del tuo stato per determinare qual è il requisito minimo. Molte leggi statali stabiliscono un quorum per la maggioranza dei membri del consiglio di amministrazione, ma alcuni consentono un quorum fino a un terzo del consiglio. Queste leggi includeranno anche altre informazioni utili come se cose come le deleghe o la delega di autorità al voto siano consentite.

È sempre utile considerare gli scenari peggiori quando si definiscono gli standard del quorum decisionale per il bordo. Ad esempio, un consiglio con 16 membri e un requisito di quorum del 40% significa che una riunione può essere tenuta quando sono presenti sette membri. Quindi, se lo statuto richiede una semplice “maggioranza del quorum” per poter votare, quattro membri (una maggioranza dei sette presenti) possono determinare il destino di una questione. Questo è un quarto del consiglio che agisce che vincola il l’intera organizzazione. Dovresti sforzarti di impostare un numero di quorum rappresentativo del consiglio di amministrazione completo.

Alcuni consigli di amministrazione fissano un quorum elevato, ad esempio al 100 percento, nella speranza di garantire la piena rappresentanza. i consigli di amministrazione non sono mai in grado di raggiungere il quorum. Spetta alla tua organizzazione determinare quale sia un buon equilibrio tra la necessità di una rappresentazione completa e ciò che è realistico. Di seguito viene fornita una politica di quorum di esempio. Tieni presente che questo è solo un esempio. Dovrebbe essere personalizzato per soddisfare le esigenze della tua organizzazione.

E se il raggiungimento del quorum fosse un problema frequente?

Quando una persona accetta un invito a servire in un consiglio, l’obbligo numero uno è per venire alle riunioni. Mentre la maggior parte dei membri del consiglio perde le riunioni di tanto in tanto it, è necessario affrontare i problemi di frequenza cronica. Se stai costantemente lottando per raggiungere un quorum, il problema riguarda più di una o due persone spesso assenti: è un problema a livello di consiglio. Fai un passo indietro e prova a determinare perché i membri mancano alle riunioni.

• Non stanno dando la priorità alle riunioni nei loro programmi? In tal caso, potrebbe essere il momento di discutere il miglioramento della partecipazione concentrandosi sul dovere di cura e su come la scarsa partecipazione danneggi l’organizzazione. Alcuni consigli di amministrazione alle prese con l’assenteismo dei membri del consiglio considerano la possibilità di abbassare il quorum. Questo è un approccio che, alla fine, cerca di correggere una brutta situazione con un rimedio peggiore, inviando un messaggio sbagliato ai membri riguardo al loro obbligo di partecipare alle riunioni.
• Le vostre riunioni sono adeguatamente strutturate? Tenendo conto del carico di lavoro e della struttura attuale del consiglio, potrebbe avere senso che il consiglio consideri di ridurre la frequenza delle sue riunioni. E anche se spesso è preferibile che i membri partecipino alle riunioni di persona, stabilire una politica che consenta ai membri del consiglio di partecipare virtualmente tramite telefono o webcam può consentire flessibilità in caso di eventi imprevisti, come un viaggio di lavoro imprevisto?
  

  Esempio di politica sul quorum

  La maggioranza dei membri del consiglio costituirà il quorum per le transazioni commerciali ufficiali della società. Quando i membri non sono in grado di essere fisicamente presenti, possono partecipare pienamente in teleconferenza. La tecnologia deve consentire ai membri del consiglio di ascoltare gli altri membri non presenti fisicamente e consentire ai membri non presenti fisicamente di ascoltare la discussione del consiglio.