Cos’è una busta paga?

Una busta paga è un record dettagliato della retribuzione corrente di un dipendente. Comprende tutti i guadagni per un determinato periodo di paga (paga oraria o stipendio, straordinari, mance e commissioni), nonché tutte le detrazioni correnti e annuali, l’imposta FICA e le ritenute fiscali.

Sebbene la maggior parte degli stati non richieda ai datori di lavoro di fornire buste paga ai propri dipendenti, molte istituzioni richiedono ancora buste paga a prova di reddito e di occupazione stabile.

Una busta paga è un documento del datore di lavoro che suddivide la retribuzione di un dipendente per un periodo di retribuzione specifico. La busta paga riporta:

• Il numero di ore lavorate dal dipendente
• La retribuzione lorda che il dipendente è stata pagata (prima di qualsiasi detrazione)
• Federale, statale, e imposte locali trattenute dalla retribuzione lorda
• Altre trattenute, come la quota del lavoratore dei premi assicurativi
• Retribuzione netta

Il dipendente dovrebbe ricevere una busta paga ogni periodo di paga.

Le informazioni sulla busta paga devono corrispondere ai dati sul modulo W-2 di ciascun dipendente, che le persone utilizzano per presentare le loro dichiarazioni dei redditi personali. Per creare una busta paga, il primo passo è chiedere a ciascun dipendente di completare un modulo W-4. Dopo aver completato un W-4, dovrai raccogliere ulteriori informazioni per la busta paga.

Chi ha bisogno di buste paga?

Datori di lavoro

Datori di lavoro necessità di generare buste paga, perché i somestati richiedono alle aziende di presentare ed emettere buste paga. L’importo totale in dollari di tutte le buste paga deve essere confrontato con le spese salariali e altri costi di manodopera nelle registrazioni contabili.

Dipendenti

Per i dipendenti, la funzione più importante delle buste paga è la tenuta dei registri.

• Molte istituzioni richiedono buste paga come prova del reddito, anche se i datori di lavoro non sono tenuti a fornirle. Alcune entità richiedono buste paga come prova del reddito quando richiedi un prestito o affittate una casa o un appartamento.

• I dettagli sul datore di lavoro e lo stipendio del lavoratore dimostrano l’occupazione e il reddito totale.

• Le buste paga mostrano il reddito, le tasse pagate e altri contributi di un dipendente. In quanto tale, è utile per qualcuno che presenta la sua dichiarazione dei redditi.

Appaltatori indipendenti, subappaltatori

Gli appaltatori, per definizione, non sono dipendenti e non hanno trattenute fiscali dalla retribuzione. Questi lavoratori ricevono 1099 alla fine dell’anno, che verificano il reddito ricevuto da un cliente.

Una busta paga può aiutare l’appaltatore a verificare che l’importo in dollari sul 1099 sia corretto. Se Acme Manufacturing ti paga $ 5.000 per appaltare lavori nel 2020, tale importo in dollari dovrebbe essere elencato sul 1099 e sulla busta paga di fine anno. Se gli importi non sono d’accordo, contatta il cliente per risolvere il problema.

Lavoratore autonomo

In quanto lavoratore autonomo, troverai comunque i record della busta paga estremamente utili.

Se sei il proprietario di una LLC unipersonale, ad esempio, è importante tenere traccia di tutti i pagamenti effettuati dalla LLC al tuo conto bancario personale. Devi separare le spese aziendali dalle transazioni personali, in modo da poter riportare l’importo corretto del profitto aziendale nella dichiarazione dei redditi.

Anche se sei un lavoratore autonomo, molte banche e istituti richiederanno comunque buste paga.

Di seguito sono riportati alcuni tipi comuni di lavori che richiedono e utilizzano buste paga:

• Società: piccole e grandi società di tutti i tipi
• Rivenditori
• Commercianti: idraulici, falegnami, ditte di servizi di alberi, paesaggisti
• Imprese in fase di avvio

Chi ha bisogno di provare reddito utilizzando una busta paga?

Dipendenti, appaltatori e appaltatori indipendenti necessitano di buste paga come prova del reddito e dell’occupazione stabile. Di seguito sono riportate alcune situazioni che richiedono le informazioni da una busta paga:

• Prestito per la casa o l’auto:
  Il reddito riportato sulla busta paga supporta la tua capacità di rimborsare un prestito. Se stai noleggiando un veicolo, il concessionario richiederà una prova del tuo reddito.
• Proprietà in affitto:
  Le informazioni sulla busta paga aiutano un proprietario a confermare la tua capacità di pagare l’affitto.
• Prestito aziendale:
  appaltatori e lavoratori autonomi possono aver bisogno di prestiti aziendali, come una linea di credito. La busta paga supporta la richiesta di prestito.
• Disabilità:
  se sei infortunato e devi presentare una richiesta di invalidità, la busta paga verifica il reddito che hai guadagnato prima di diventare disabile. Se intenti una causa per la rivendicazione di un infortunio di disabilità, le informazioni sulla busta paga supporteranno la tua richiesta di mancato guadagno.
• Richiesta di visto:
  In alcuni casi, le persone che richiedono il visto devono pagare le matrici a verificare il reddito.

Cosa devono sapere i lavoratori sulle buste paga?

Una busta paga contiene una grande quantità di informazioni e la quantità di dettagli può creare confusione per i lavoratori. Ecco quattro questioni che ogni lavoratore deve comprendere:

• Periodo corrente vs.salari dall’inizio dell’anno:
  La busta paga dovrebbe chiaramente etichettare i salari come per il periodo corrente dall’inizio dell’anno. Il lavoratore deve comprendere l’importo in dollari della retribuzione pagata ora e gli importi guadagnati finora quest’anno.
• Salario lordo e salario netto:
  I dollari pagati al lavoratore in un determinato periodo sono netti salari. Il salario lordo, d’altra parte, è l’importo del risarcimento prima di qualsiasi detrazione. Il lavoratore dovrebbe essere in grado di prendere la retribuzione lorda, sottrarre tutte le ritenute e calcolare la retribuzione netta.
• Salario rispetto alla retribuzione oraria:
  Entrambi questi argomenti sono spiegati in dettaglio di seguito. I lavoratori devono capire se la retribuzione lorda viene calcolata utilizzando un numero di salario annuale o in base alle ore lavorate in un determinato periodo di paga.
• Piano salariale, numero di periodi di paga:
  Un lavoratore deve sapere quando paga viene elaborato, al fine di creare un budget personale e pianificare il pagamento delle bollette. Il numero totale di periodi di retribuzione in un anno dipende dalla frequenza con cui il lavoratore viene retribuito. Ad esempio, se ricevi pagamenti settimanali: ci sono 52 periodi di paga in un anno, bisettimanale è 26, semestrale è 24 e mensile è 12.

Se la tua busta paga è chiaramente risolve ciascuno di questi problemi, eviterai confusione e riceverai meno domande dai lavoratori.

Inoltre, se il lavoratore capisce come leggere una busta paga, potrebbe essere in grado di rilevare errori o potenziali frodi.

Supponiamo, ad esempio, che tu invii $ 1.200 di stipendio lordo al conto bancario, ma il deposito bancario indica $ 1.050 in contanti pagati. Tu e il lavoratore potete trovare rapidamente la differenza, in modo da poter indagare.

Il rischio di false buste paga

False buste paga possono creare una serie di problemi per le aziende. Una persona disonesta può creare una falsa busta paga per sostenere il reddito indicato in una domanda di prestito.

In qualità di potenziale prestatore, puoi controllare i calcoli su una busta paga, insieme al layout del documento e ai caratteri per determinare se il documento è reale. La prova migliore, tuttavia, è chiamare l’azienda elencata sulla busta paga e confermare se l’individuo è (o era) un dipendente.

Puoi evitare problemi con l’emissione di buste paga utilizzando FormPros software.

Informazioni pubblicate su una busta paga

Mentre i requisiti statali per le buste paga possono variare, le buste paga generalmente includono queste informazioni:

• Dettagli dell’azienda del datore di lavoro : ragione sociale, indirizzo.
• Dati personali del dipendente: nome, indirizzo, numero di previdenza sociale.
• Ciclo di pagamento: il numero di periodi di paga determina quanto stipendio viene pagato in ciascuna data di libro paga . Determina anche i giorni di inizio e di fine per il calcolo della paga oraria.
• Salario: paga lorda e paga netta. La retribuzione può essere basata su uno stipendio o calcolata utilizzando una tariffa oraria di retribuzione.
• Ore lavorate, tariffe orarie di retribuzione (ore consecutive, straordinari), se applicabili
• Ritenute fiscali: Importi federali, statali e possibilmente locali trattenuti per le tasse.
• Trattenute sui benefici: importi trattenuti per la quota del dipendente dei premi assicurativi o dei fondi da investire in un piano pensionistico.

Di seguito sono riportati ulteriori dettagli su alcune importanti componenti della busta paga:

Salari lordi

I salari guadagnati prima di qualsiasi ritenuta o detrazione vengono sottratti. La retribuzione lorda per un periodo di retribuzione viene calcolata in uno dei due giorni:

• Dipendenti salariati: (salario annuo / numero di periodi di paga in un anno)
• Impiegati orari: (ore lavorate X retribuzione oraria)

La retribuzione lorda può includere un risarcimento aggiuntivo, inclusi stipendio per malattia, ferie o bonus.

Ore lavorate, tasso di retribuzione

Il totale delle ore lavorate è particolarmente importante per i lavoratori non esenti. La busta paga dovrebbe includere ore regolari (fino a 40 ore settimanali) e ore di straordinario.

La busta paga deve riportare in dettaglio tutte le ore lavorate e il tasso di pagamento guadagnato per ogni ora. Alcuni lavoratori, compresi quelli coperti da contratti sindacali, devono ricevere un’aliquota salariale specifica per gli straordinari o il doppio orario.

Anche i lavoratori salariati possono vedere le ore elencate sulla loro busta paga.

Tasse detrazioni

I lavoratori determinano gli importi delle trattenute fiscali federali sul reddito compilando il modulo W-4 e ogni stato ha un modulo di ritenuta fiscale.

L’imposta FICA viene raccolta per finanziare la previdenza sociale e Medicare. 2020, l’imposta sui dipendenti per la previdenza sociale è del 6,2% sul reddito guadagnato fino a $ 137.700. L’aliquota fiscale Medicare è dell’1,45% su tutti i salari e i contribuenti ad alto reddito pagheranno un’imposta aggiuntiva dello 0,9% per Medicare. L’aliquota FICAtax totale dei dipendenti è del 7,65% nel 2020.

Anche i datori di lavoro pagano il 7,65% e il costo viene detratto come spesa aziendale. I pagamenti del datore di lavoro sono generalmente inclusi nella busta paga.

Detrazioni sui benefici

I lavoratori spesso pagano una quota dei premi assicurativi per l’assicurazione sanitaria fornita dall’azienda e possono contribuire a un piano pensionistico, come un piano 401 (k). 401 (k) i contributi sono effettuati con dollari al lordo delle tasse e il datore di lavoro può aggiungere contributi corrispondenti.

Tasse di disoccupazione

I programmi di disoccupazione sono finanziati dalla tassa FUTA (federale) e dalla tassa SUTA (statale). Questi importi sono pagati dal datore di lavoro, ma anche riportati sulla busta paga.

Retribuzione netta

La retribuzione netta è il dollaro effettivo pagato al lavoratore, dopo tutte le detrazioni.

Ecco un esempio di calcolo della retribuzione netta:

Calcolo della retribuzione netta

In base alle indennità sul suo W-4, la tua azienda dovrebbe trattenere il 20% della sua retribuzione lorda ($ 462) per tasse federali e 5% ($ 115) per le tasse statali. Sally paga anche $ 50 per periodo di paga per la sua quota del piano di assicurazione sanitaria aziendale.

La retribuzione netta di Sally è di $ 2.308, meno un totale di $ 577 per le tasse e $ 50 per i suoi premi di assicurazione sanitaria. La sua retribuzione netta è di $ 1.681.

La busta paga deve includere tutte queste informazioni per il periodo di libro paga corrente e dall’inizio dell’anno. Le buste paga che generi possono includere anche i pagamenti delle tasse di disoccupazione. I lavoratori orari hanno bisogno di dettagli sulle ore totali lavorate e sulle ore pagate come salario straordinario.

Requisiti statali per le buste paga

Il governo federale non ha una legge sulla busta paga che tutti gli stati devono seguire. Tuttavia, il Fair Labour Standards Act richiede ai datori di lavoro di “tenere registri delle retribuzioni e degli orari di lavoro”. Il sito web del Dipartimento del lavoro del tuo stato determina le regole della busta paga per il tuo stato.

Innanzitutto, devi verificare che sia un opt-out o Stato di attivazione:

Stati di disattivazione

Prima che un’azienda cambi il modo in cui fornisce le informazioni sulla busta paga, deve ottenere il consenso del dipendente. Se il lavoratore non acconsente alla modifica , l’attività deve attenersi al vecchio metodo. Ecco la maggior parte degli stati di rinuncia:

Alabama, Arkansas, Florida, Georgia, Louisiana, Mississippi, Ohio, South Dakota e Tennessee

Stati di attivazione:

L’azienda deve offrire una versione cartacea della busta paga. Se il dipendente sceglie di ricevere la busta paga elettronicamente, la versione cartacea non è richiesta. Ecco la maggior parte delle stati fuori:

California, Colorado, Connecticut, Iowa, Maine, Massachusetts, New Mexico, North Carolina, Texas, Vermont e Washington.

Stati complessi:

Infine, questi s tate hanno regole più complesse rispetto alla semplice disattivazione o attivazione. Le regole di ogni stato sono uniche:

Delaware, Hawaii, Minnesota e Oregon.

Successivamente, determina i requisiti per il tuo stato specifico:

• Nessun requisito : Alcuni stati non hanno creato regole a livello statale per la busta paga. Di conseguenza, i datori di lavoro non sono tenuti a fornire una busta paga.
• Stati di accesso: questi stati richiedono di fornire una forma di busta paga, sia in versione elettronica che cartacea.
• Stati di accesso / stampa: in questi stati è possibile fornire una versione elettronica o cartacea. Tuttavia, i tuoi dipendenti devono avere un modo conveniente per stampare la busta paga o per accedervi online.

Se operi in più stati, potresti dover soddisfare diversi requisiti.

Quali sono alcuni errori comuni nella creazione di buste paga?

Fornire informazioni incomplete o imprecise.

Molte persone commettono l’errore di dare per scontate le buste paga. Come tali, molti di loro finiscono per non inserire le informazioni corrette o complete sullo stub. Le aziende non elencano le date di pagamento o il periodo di pagamento o non includono i dettagli di contatto completi per il datore di lavoro o il lavoratore. Questo approccio causerà problemi durante il calcolo delle tasse in seguito.

Errore nei calcoli.

Questo è un metodo complicato, perché in realtà c’è un bel po ‘di calcolo che serve per fare un busta paga. Ad esempio, indicare in modo errato il totale delle ore lavorate durante un periodo di retribuzione può causare un errore nei saldi dall’inizio dell’anno. Molti utenti spesso dedicano 40 ore lavorate a una busta paga bisettimanale mentre in realtà intendevano ridurre 80 ore. Per questo motivo, è sempre meglio utilizzare un generatore automatico di buste paga. L’automazione riduce la probabilità che si verifichi un errore nel calcolo.

Gettare via.

Alcune persone non prestano attenzione alle loro buste paga e le buttano via senza così tanto come una rapida lettura. Cerca di farti pagare le buste paga almeno fino alla fine dell’anno fiscale. Questi ti aiuteranno a verificare se il tuo datore di lavoro ha effettuato i pagamenti corretti per tuo conto. Inoltre, potresti dover mostrare le buste paga quando richiedi un prestito o provi ad affittare un nuovo appartamento.

Come faccio a creare buste paga online?

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Per iniziare, avrai bisogno di alcune informazioni di contatto di base sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Quindi il nostro modulo intuitivo ti farà alcune semplici domande sullo stipendio del dipendente, nonché sulla data di paga corrente e sul periodo di paga.Se hai scelto il nostro modello avanzato, sarai in grado di inserire entrate guadagnate aggiuntive, come straordinari, mance, indennità di ferie e indennità di malattia.

L’intero processo di creazione di una busta paga online richiederà solo pochi minuti. Il nostro modulo intuitivo ti aiuterà persino a calcolare automaticamente gli importi che dovrebbero essere trattenuti per le imposte sul reddito federali e statali, FICA, Medicare e tasse di previdenza sociale. Il modulo calcolerà tutti i saldi lordi, netti e dall’inizio dell’anno per il periodo di paga corrente. Stai certo che le tue informazioni resteranno private e protette.

Perché utilizzare il generatore di buste paga di Form Pros?

Il nostro generatore di buste paga è un modo semplice e veloce per creare buste paga online. Il processo è completamente automatizzato e facile da usare. Tutti i calcoli delle detrazioni e delle ritenute fiscali sul reddito si basano sulle leggi e sui requisiti fiscali vigenti, che teniamo aggiornati con ogni nuovo anno fiscale.

Il nostro intuitivo generatore di buste paga ti consente di creare istantaneamente ed efficacemente record di buste paga per un frazione del costo che normalmente pagheresti a un contabile o a una società di buste paga.

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